subcontraloría de auditoría financiera y contable

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1 Manual de Organización de la subcontraloría de auditoría financiera y contable ENERO

2 Manual de Organización del Departamento de Auditoria Financiera y Contable C. Gerardo Allende de la Fuente Contralor Municipal C. Lorena Morales Aranda Responsable del Departamento de Subcontraloría de Auditoria Financiera y Contable 2

3 Índice Página I. Introducción 4 II. Marco Jurídico-Administrativo 5 III. Misión, Visión y Políticas de Calidad 6 IV. Estructura Orgánica 7 V. Organigrama General 7 VI. Descripción de la Coordinación de la Unidad Administrativa de Acceso a la Información 8 VII. VIII. Organigrama de Puestos 8 Objetivo General 8 Descripción del puesto del Titular de la Coordinación de la Unidad Administrativa de Acceso a la Información 9 Especificaciones del Puesto 9 Descripción especifica de Funciones 10 Descripción del puesto de Responsable Técnico de la Unidad Administrativa de Acceso a la Información 11 Organigrama de Puestos 11 Objetivo General 11 Especificaciones del Puesto 12 Descripción especifica de Funciones Descripción del puesto de la Unidad Técnica de Planeación y Administración de la Unidad Administrativa de Acceso a la Información Organigrama de Puestos 13 Objetivo General 14 Especificaciones del Puesto 14 Descripción especifica de Funciones 15 IX. Descripción del puesto de Responsable Vinculación Interna y Externa de la Unidad Administrativa de Acceso a la Información 16 Organigrama de Puestos 16 Objetivo General 16 Especificaciones del Puesto 17 Descripción especifica de Funciones X. Descripción del puesto de Auxiliar Administrativo de la Unidad Administrativa de Acceso a la Información 18 Organigrama de Puestos 18 Objetivo General 19 Especificaciones del Puesto 19 Descripción especifica de Funciones 19 XI. Directorio

4 I. INTRODUCCIÓN En el desarrollo del proceso administrativo público una de las funciones más importantes es la de control y evaluación. Esta función constituye un apoyo a la actuación directiva del titular de la administración pública municipal, cuyo objetivo primordial es la vigilancia, control y fiscalización del uso correcto de los recursos humanos, materiales y financieros de que disponen las dependencias municipales para la ejecución de sus programas de trabajo y el cumplimiento de los objetivos. La importancia del control y la evaluación radica en garantizar la excelente administración municipal, a través de sus procesos de administración y gestión. En este sentido, para conseguir una buena gestión es necesario contar con adecuados programas de trabajo, responsabilidades bien definidas, fiscalización, evaluación y control de los programas y obras municipales. El Presidente Municipal, como titular de la administración pública en este ámbito de gobierno, tiene la facultad de implementar y mantener actualizado un sistema de control interno, con la finalidad de salvaguardar los recursos con que cuenta el ayuntamiento, así como, garantizar la veracidad y confiabilidad que se genere, promover la eficiencia en las operaciones, en apego a la normatividad establecida, el cumplimiento de las metas y el logro de los objetivos programados. Es por esto, que se hace indispensable contar con una unidad administrativa especializada que supervise, evalué y controle las actividades y procesos de las dependencias administrativas, ya sean controles de tipo jurídico, contable y administrativo. A esta unidad generalmente se le denomina Contraloría Municipal. El departamento de auditoría interna como parte integral del municipio de Xicotepec para su buen funcionamiento y desarrollo tiene que organizarse de manera adecuada, con el fin de cumplir eficientemente con sus funciones, vigilando el manejo de los recursos y el cumplimiento de normas. El manual de organización está dirigido al personal de auditoría interna y a cualquier persona que quiera consultarlo, puesto que es una guía que presenta una visión de conjunto del departamento, precisa funciones encomendadas, sirve de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso y por último informa las operaciones para optimar los recursos humanos, materiales y técnicos. 4

5 II. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO Municipal Ley Orgánica Municipal Periódico Oficial del Estado, 23 de marzo de 2001 Última reforma publicada en el P.O. el 20 de febrero de 2012 Código Fiscal y Presupuestario para el Municipio de Puebla Periódico Oficial del Estado, 17 de diciembre de 1999 Última reforma publicada en el P.O. el 30 de diciembre de 2011 Código Reglamentario para el Municipio de Puebla Periódico Oficial del Estado. 31 de diciembre de 2004 Última reforma publicada en el P.O. el 11 de febrero de 2011 Reglamento del Código Fiscal y Presupuestario del Municipio de Puebla Periódico Oficial del Estado 17 de diciembre de 1999 Última reforma publicada en el P.O. el 3 de agosto de 2009 Ley de Ingresos del Municipio de Puebla para el Ejercicio Fiscal Periódico Oficial del Estado de Puebla, 17 de diciembre 2014 Código Fiscal y Presupuestario para el Municipio de Puebla Periódico Oficial del Estado, 17 de diciembre de 1999 Última reforma publicada en el P.O. el 10 de diciembre de 2010 Reglamento del Código Fiscal y Presupuestario del Municipio de Puebla Periódico Oficial del Estado, 13 de junio del 2005 Última reforma publicada en el P.O el 11 de agosto de 2010 Código de Ética para el Municipio de Xicotepec Aprobado en Sesión Ordinaria de Cabildo del 6 de enero de 2015 Plan Municipal de Desarrollo Periódico Oficial del Estado, 8 de julio de

6 III. MISIÓN, VISIÓN Y POLÍTICAS DE CALIDAD. MISIÓN Establecer en la administración pública municipal la permanente vigilancia de recursos públicos, la eficiente instrumentación de mecanismos que permitan conocer la actuación de los servidores públicos, así como los servicios prestados a la ciudadanía, a fin de evaluar la calidad en el servicio, el cumplimiento de sus obligaciones, así como la observancia de proyectos, planes y programas de las dependencias municipales y organismos descentralizados del gobierno Municipal VISIÓN Ser una dependencia eficiente en la vigilancia de los recursos públicos, conocedora de las áreas de oportunidades aplicables para mejorar la prestación del servicio público en las dependencias municipales y organismos descentralizados de la administración pública municipal. 6

7 POLÍTICAS DE CALIDAD Precisión.- Al vigilar y fiscalizar los bienes del patrimonio municipal, así como el desempeño y actuación de los servidores públicos, es importante llevar a cabo un minuciosos escrutinio. Imparcialidad.- Al llevar a cabo las funciones encomendadas se deberá erradicar toda actividad que implique conflicto de intereses, mismos que confronten el deber de observancia de la Ley con intereses personales. Integridad.- Al realizar las funciones se deberá mostrar siempre con una conducta recta y transparente, con independencia de cualquier persona o personas que pueda alterar el correcto desempeño, o bien evitando obtener algún provecho o ventaja personal como servidor o compañero de trabajo. Responsabilidad.- Se debe cumplir con las funciones actuando en todo momento con profesionalismo y dedicación en la búsqueda del servicio con calidad en los ciudadanos. 7

8 IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA Nivel Contraloría Municipal No. De plazas A Contraloría Municipal 1 B Subcontraloría 1 C Subcontraloría de Auditoría Financiera y Contable 1 V. ORGANIGRAMA GENERAL CONTRALORÍA MUNICIPAL SUBCONTRALORIA SUBCONTRALORIA DE AUDITORIA FINANCIERA Y CONTABLE 8

9 VI. DESCRIPCIÓN DE LA COORDINACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA CONTABLE Organigrama de puestos CONTRALORÍA MUNICIPAL SUBCONTRALORIA SUBCONTRALORIA DE AUDITORIA FINANCIERA Y CONTABLE Objetivo general Realizar el examen de los libros de contabilidad, de los registros, documentación y comprobación correspondiente, de la entidad llevada a cabo, con el objeto de determinar la exactitud o inexactitud de las cuentas respectivas y de informar y determinar acerca de ellas. 9

10 Descripción del puesto Nombre del puesto: Nombre de la Dependencia: Área de Adscripción: A quien reporta: A quien supervisa: Subcontraloría de auditoría financiera y contable Contraloría Municipal Subcontraloría de auditoría financiera y contable Contralor/a Municipal No aplica Especificaciones del Puesto Escolaridad: Licenciatura en Contaduría Pública, Derecho, Economía o estudios afines. Conocimientos: Derecho, Administración Pública, Finanzas, Impuestos, Contaduría Pública y Normatividad Municipal vigente. Habilidades: Supervisión, trabajo en equipo, coordinación, analista. 10

11 Descripción especifica de funciones -Planear y programar las actividades correspondientes al área a su cargo para la integración del Programa Anual y someterlo a consideración del contralor - Llevar a cabo las inspecciones o auditorias, para verificar la aplicación de los recursos y detectar anomalías o desviaciones y en su caso hacer recomendaciones. - Analizar las transacciones y registros financieros para determinar si la información financiera que se produce es confiable, oportuna y útil. - Vigilar y supervisar permanentemente los trabajos de inspección y/o auditoria y aprobar los informes del avance de las mismas. - Elaborar y presentar al contralor la propuesta de recomendaciones y observaciones realizadas a las diferentes unidades administrativas del H. Ayuntamiento. - Investigar e informar al contralor, de los actos u omisiones que pueda implicar alguna irregularidad o conducta ilícita de las diferentes unidades administrativas del H. Ayuntamiento. - Revisar la integración del expediente de la inspección y/o auditoria practicadas a las diferentes unidades administrativas del H. Ayuntamiento y someterlo a autorización del contralor. - Revisar los informes finales y someterlo a consideración del contralor. - Presentar al contralor las observaciones derivadas de la inspección y/o auditoría realizada. 11

12 XI. DIRECTORIO Unidad Administrativa Titular Correo electrónico Teléfono Responsable del Departamento de la Subcontraloría de Auditoria Financiera y Contable C.P Lorena Morales Aranda

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