Manual de Organización Subdirección de Planeación Estratégica

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1 Página 1 de 1 Sistema DIF Subdirección General Manual de Organización Subdirección de Planeación Estratégica Cuernavaca, Morelos., 4 Mayo 2011

2 Página 1 de 1 II CONTENIDO CONTENIDO PÁGINA Portada Contenido Autorización Introducción Marco Jurídico Atribuciones Misión y Visión Organigrama Plantilla de Personal Descripciones y Perfiles de Puesto Directorio I II III IV V VI VII VIII IX X XI

3 Página 1 de 1 III. AUTORIZACIÓN Con fundamento en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos en su Artículo 45 al 49 y a la Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos en su Artículo 33 Fracción XII y Artículo 48 Fracciones VI, VIII y IX, se expide el presente Manual de Organización de la Subdirección de Planeación Estratégica del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia-Morelos, el cual contiene información referente a su Estructura y Funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal. AUTORIZÓ Lic. Rafael Martínez Flores Director General del Sistema DIF Morelos ELABORÓ Vo. Bo. Lic. Jorge Armando Herrera Zazueta Subdirector de Planeación Estratégica Lic. Rafael Vicente Maldonado Terán Director de Administración y Finanzas Fecha de Autorización Número de Paginas 4 Mayo

4 Página 1 de 1 IV. INTRODUCCIÓN En este Manual se encuentran las atribuciones y funciones que desarrolla esta Subdirección de Planeación Estratégica, que planea de manera estratégica el impacto social que pueden tener los programas en estos grupos vulnerables y dando un seguimiento puntual al desarrollo de la persona humana, anteponiendo siempre la condición de los beneficiarios del Sistema, por ella la Subdirección de Planeación Estratégica,tiene como objetivo principal el control de la información de los programas y proyectos que el Sistema DIF Morelos, puede proponer a los municipios, profesionalizando y certificando procesos y teniendo muy claras las metas y acciones que deben desarrollar los municipios y el propio Sistema de conformidad con las políticas y disposiciones legales establecidas en el marco institucional. Acorde a lo anterior, en este Manual se describen las funciones de cada uno de los puestos, las líneas de comunicación, jerarquías, así como el flujo de información de la Subdirección General.

5 Página 1 de 1 V. MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos-DOF 05/02/1917 Último decreto de reforma DOF 27/09/2004 Leyes Federales: Ley de Asistencia Social-DOF 02/09/04 Leyes Estatales: I. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos.-Periódico Oficial Tierra y Libertad II. 20/11/1930. Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad del Estado de Morelos Periódico Oficial No de Fecha 17 Junio III. Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos-PO. No /07/2008. IV. Ley Orgánica de la Administración Pública en el Estado de Morelos-POTL No /06/2009. V. Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos-POTL No /10/1989. VI. Ley General de Bienes del Estado de Morelos-POTL No /07/1989. VII. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos-POTL. No /08/2003. VIII. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Morelos-POTL No /03/2010. IX. Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública del Estado y Municipios de Morelos-POTL No /11/2008. X. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos-POTL No /09/2008. XI. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos- POTL No /05/2009. XII. Ley de Mejora Regulatoria para el Estado de Morelos PO de Fecha 19/12/2007. Condiciones Generales de Trabajo del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia Morelos- POTL. No /02/2000. Reglamento: Reglamento Interno del Sistema Para el Desarrollo Integral de la Familia Morelos. PO de Fecha 16/09/2009. VI. ATRIBUCIONES Establecer acciones para lograr una mejora continua en todas las actividades, procesos y servicios.

6 Página 1 de 1 Promover el análisis y/o rediseño de procedimientos, con cada uno de los Titulares de las Áreas. Involucrar y responsabilizar a los Titulares de las Áreas que intervienen en la operación de las acciones que realizan dentro de su Área. Proponer conjuntamente con las Áreas del Sistema DIF-Morelos el implementar acciones de modernización y simplificación administrativa. Formular y difundir las guías técnicas para la elaboración de los Manuales de Organización, y de Políticas y Procedimientos. Proporcionar capacitación para la elaboración de los Manuales de Operación. Desarrollar evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los programas desarrollados por el Sistema DIF-Morelos, para una mejor atención y satisfacción de los beneficiarios de los programas, los cuales servirán para una mejor toma de decisiones por parte de las áreas directivas de la Institución. Concentrar la información oficial de todas las áreas operativas y administrativas del Sistema para la creación de una base de datos Estatal y Municipal. Establecerse como el área emisora de la información Oficial, relacionada con datos, estadísticas, alcances y comparativos en cuanto a la Asistencia Social Estatal. Planear, Dirigir y Controlar el funcionamiento del Organismo con sujeción a las instrucciones de la Presidencia, Dirección General y Subdirección General. VII. MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Establecerse como una Unidad Administrativa eficiente y eficaz que coordine con las Áreas del Sistema DIF-Morelos, la organización, los procesos y procedimientos, que permita contar con un sistema confiable de información y evaluación, asesorando y proponiendo métodos y sistemas de calidad para la atención y el servicio, lo que tiene la Subdirección de Planeación Estratégica en el Estado y los Municipios.

7 Página 1 de 1 VISIÓN Ser un área que analice, implemente y supervise la información que proporcionan las áreas operativas del Sistema, teniendo un panorama claro de los programas y sus beneficiarios en el Estado, afín de modernizar y simplificar procesos para lograr una profesionalización y una adecuada comunicación con los municipios, para lograr una mejor atención a la ciudadanía.

8 Revisión:0 Página 1 de 1 VIII. ORGANIGRAMA SUBDIRECCIÓN GENERAL SUBDIRECCION DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA SECRETARIA (Sind) DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN, PROFESIONALIZACIÓN, Y VINCULACIÓN MUNICIPAL (Comisión) MANUALES ADMINISTRATIVOS (Secretaria Sind) ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO

9 Revisión:0 Página 1 de 1 IX. PLANTILLA DE PERSONAL Unidades Administrativas Total Mandos Medios y Superiores Subdirector de Planeación Estratégica 1 1 Personal de Apoyo Secretaria (sindicalizada) 1 1 Jefe de Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal (Comisión) 1 1 Manuales Administrativos (Secretaria Sind) 1 1 Administrativo Especializado 1 1 TOTAL 5 2 3

10 Página 1 de 3 X. DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTO DESCRIPCIÓN DEL PUESTO NIVEL: Subdirector /a de Planeación Estratégica JEFE INMEDIATO: Subdirector /a General PERSONAL A SU CARGO: -Jefe de Unidad (Secretaria Sind) 1 -Jefe /a de Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal 1 - Manuales Administrativos (Secretaria Sind) 1 -Administrativo Especializado 1 FUNCIONES PRINCIPALES: I. Coordinar la revisión y evaluación continua de los Sistemas y puestos en áreas determinadas, en el área de personal y en el área de nómina. II. Actualizar, adaptar y difundir los Programas Operativos del Sistema DIF Morelos en los municipios del Estado. III. Coordinar los trabajos de vinculación interna de las áreas del Sistema y los municipios, respecto de los programas y sus beneficiarios. IV. Ejecutar y supervisar la recaudación de información del Sistema Nacional de Asistencia Social. V. Gestionar los cursos y modelos de certificación y profesionalización de los servidores públicos y mandos medios del Sistema DIF Morelos y los municipios del Estado. VI. Supervisar la adecuada operación de los procesos y lineamientos de los programas del Sistema en los municipios. VII. Acudir a las convocatorias del Sistema DIF Nacional, como representante en el área de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal. VIII. Las demás que designe el Subdirector General del Sistema DIF Morelos.

11 Página 2 de 3 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Subdirector /a de Planeación Estratégica RELACIONES INTERNAS: Presidenta del Sistema DIF-Morelos Director /a General del Sistema DIF-Morelos _Subdirector /a General Con todas las Áreas del Sistema DIF-Morelos RELACIONES EXTERNAS: DIF-Nacional Dependencias Municipales Entidades del Poder Ejecutivo Con toda la Ciudadanía

12 Página 2 de 3 PERFIL DEL PUESTO Subdirector /a de Planeación Estratégica ESCOLARIDAD: Licenciatura en Administración o Carrera afín (Experiencia Curricular Comprobable) EXPERIENCIA LABORAL: Administración Pública Administración Privada CONOCIMIENTOS: Administración de Recursos Modernización en la Administración HABILIDADES: Capacidad de Organización Manejo de Grupos Liderazgo Relaciones Públicas Relaciones Humanas Toma de Decisiones Iniciativa Administración del Tiempo DESCRIPCIÓN DEL PUESTO NIVEL: Jefe de Unidad (Secretaria Sind)

13 Página 2 de 3 JEFE INMEDIATO: Subdirector /a de Planeación Estratégica PERSONAL A SU CARGO: Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Elaborar oficios, memos y notas informativas. II. III. IV. Mantener activo, actualizado y en orden los archivos de la Subdirección de Planeación Estratégica, procurando agilizar el trabajo profesional. Orientar y apoyar al personal que solicita información en general y específica sobre la Subdirección. Observar las disposiciones emitidas por la Subdirección de Planeación Estratégica. V. Recibir correspondencia de la Subdirección. VI. VII. VIII. IX. Llevar el control y registro de la correspondencia turnada por la Subdirección Atender llamadas telefónicas, registro y control de las mismas. Elaboración formatos de solicitud de vales de gasolina y su control del expediente Llevar el Control de Gestión. X. Trámites administrativos del fondo revolvente XI. Las demás que sean asignadas por la Subdirección de Planeación Estratégica. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Jefe de Unidad (Secretaria Sind) RELACIONES INTERNAS: Con todas las áreas del Sistema DIF-Morelos

14 Página 2 de 3 RELACIONES EXTERNAS: Diferentes Dependencias de Gobierno del Estado Dependencias Municipales DIF Nacional

15 Página 1 de 3 PERFIL DEL PUESTO Jefe de Unidad (Secretaria Sind) ESCOLARIDAD: Bachillerato con Estudios Secretariales, Carrera Técnica Secretarial EXPERIENCIA LABORAL: Administración Privada Administración Pública CONOCIMIENTOS: Secretariales Contables Archivonomía Computación Redacción Taquigrafía HABILIDADES: Capacidad de Organización Redacción Disposición Iniciativa Relaciones Humanas DESCRIPCIÓN DEL PUESTO NIVEL:

16 Página 1 de 3 Jefe /a de Departamento de Planeación, Profesionalización Y Vinculación Municipal (Comisión) JEFE INMEDIATO: Subdirector /a de Planeación Estratégica PERSONAL A SU CARGO: _Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Ejecutar la recaudación de información del Sistema Nacional de Asistencia Social. II. Ejecutar los cursos y modelos de Certificación y profesionalización de los Servidores Públicos y Mandos Medios del Sistema DIF Morelos y los municipios del Estado. III. Ejecutar y monitorear la adecuada operación de los procesos y lineamientos de los programas del Sistema en los municipios. IV. Informar de las convocatorias del Sistema DIF Nacional como representante en el área de planeación, profesionalización y Vinculación Municipal. V. Revisión de Formatos de registro de trámites y servicios (Retys) de CEMER VI. Las demás que designe el Subdirector /a de Planeación Estratégica. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Jefe /a de Departamento de Planeación, Profesionalización Y Vinculación Municipal

17 Página 1 de 3 RELACIONES INTERNAS: Con todas las áreas del Sistema DIF-Morelos RELACIONES EXTERNAS: Diferentes Dependencias de Gobierno del Estado Dependencias Municipales DIF Nacional

18 Página 3 de 3 PERFIL DEL PUESTO Jefe /a de Departamento de Planeación, Profesionalización Y Vinculación Municipal ESCOLARIDAD: Licenciatura, o Carrera Afín (Experiencia Curricular Comprobable) EXPERIENCIA LABORAL: Administración Privada Administración Pública CONOCIMIENTOS: Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos Ley de Asistencia Social Administración de Recursos Modernización en la Administración Pública HABILIDADES: Investigación Capacidad de Organización Liderazgo Relaciones Humanas Relaciones Públicas Manejo de Grupos

19 Página 1 de 3 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO NIVEL: Administrativo Especializado JEFE INMEDIATO: Subdirector de Planeación Estratégica PERSONAL A SU CARGO: Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Diseñar y actualizar formatos para solicitar avances de los programas, cuantitativamente y cualitativamente. II. Recibir, concentrar, capturar y actualizar en una base de datos que contenga los reportes mensuales y las acciones realizadas de las diferentes áreas. III. Elaborar el Programa Operativo Anual del Sistema DIF Morelos, coordinación y colaboración del área de Presupuesto y la Dirección de Administración y Finanzas. IV. Dar seguimiento de manera trimestral a los avances reales y operativos del POA, a través del informe de Gestión Gubernamental del Sistema. V. Capacitar en la elaboración de los POA, en coordinación con el área de Administración y Finanzas. VI. Elaborar estadísticas de apoyos de los programas del Sistema DIF Morelos. VII. Reportar la información solicitada de programas y beneficiarios a las Instituciones que lo solicitan según el caso. VIII. Envío Anual de Información al DIF Nacional IX. Actualización de Catálogo de Programas X. Las demás que designe el Subdirector de Planeación Estratégica Administrativo Especializado DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

20 Página 1 de 3 RELACIONES INTERNAS: Con todas las áreas del Sistema DIF-Morelos RELACIONES EXTERNAS: _Secretaría de Desarrollo Humano y Social

21 Página 1 de 3 PERFIL DEL PUESTO Administrativo Especializado ESCOLARIDAD: Licenciatura en Administración o Carrera Afín o Experiencia Curricular Comprobable EXPERIENCIA LABORAL: Investigación Administración Pública CONOCIMIENTOS: Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos Ley de Asistencia Social Administración de Recursos Modernización en la Administración Pública HABILIDADES: Investigación Capacidad de Organización Liderazgo Relaciones Humanas Relaciones Públicas Manejo de Grupos DESCRIPCIÓN DEL PUESTO NIVEL: Manuales Administrativos (Secretaria Sind)

22 Página 1 de 3 JEFE INMEDIATO: Subdirector /a de Planeación Estratégica PERSONAL A SU CARGO: Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Asesorar, apoyar, analizar, revisar, evaluar y elaborar con respecto a sus Manuales de Organización, de Políticas y Procedimientos de todas las áreas del Sistema DIF Morelos. II. III. IV. Revisión y evaluación de los Sistemas y Puestos en áreas determinadas, cotejando con plantillas de personal y en el área de nóminas. Análisis y rediseño de formatos de los Manuales Administrativos del Sistema. Elaborar oficios, memos y notas informativas del àrea a mi cargo. V. Recabar firmas de los Manuales Administrativos de las àreas del Sistema DIF Morelos. VI. VII. VIII. IX. Asistir a las reuniones convocadas por la Secretaría de Desarrollo Humano y la Dirección de Desarrollo Organizacional de Gobierno del Estado en relación a los Manuales Administrativos. Solicitar y asistir a cursos de actualización y en su caso capacitar al personal del Sistema para la Actualización y elaboración de los manuales del Sistema. Concentrado y envío de Información de Metas Estratégicas a la Coordinación de Asesores del Gobernador. Las demás que sean asignadas por el Subdirector de Planeación Estratégica DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Manuales Administrativos (Secretaria Sind) RELACIONES INTERNAS: Con todas las áreas del Sistema DIF-Morelos RELACIONES EXTERNAS:

23 Página 1 de 3 _Secretaría de Desarrollo Humano y Social _Dirección de Desarrollo Organizacional

24 Página 3 de 3 PERFIL DEL PUESTO Manuales Administrativos (Secretaria Sind) ESCOLARIDAD: Licenciatura o Carrera Técnica (o Experiencia Curricular Comprobable) EXPERIENCIA LABORAL: Investigación Administración Pública CONOCIMIENTOS: Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos Administración de Recursos Modernización en la Administración Pública HABILIDADES: Investigación Capacidad de Organización Liderazgo Relaciones Humanas Relaciones Públicas Manejo de Grupos

25 SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA Página 1 de 1 Nombre / Cargo Lic. Rafael Martínez Flores Director General del Sistema DIF Morelos Lic. Jorge Armando Herrera Zazueta Subdirector de Planeación Estratégica XI. DIRECTORIO Teléfonos Oficiales (01777) Ext. 120 (01777) Ext. 107 Dirección Oficial Cuauhtemotzin No. 1 Col. Club de Golf Centro, C.P Cuernavaca, Mor. Cuauhtemotzin No. 1 Col. Club de Golf Centro, C.P Cuernavaca, Mor.

26 SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA Página 1 de 1 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN Participantes Lic. Rafael Martínez Flores Lic. Jorge Armando Herrera Zazueta Puesto Director General del Sistema DIF Morelos Subdirector de Planeación Estratégica C. Liliana Aldana Albarrán Sección de Manuales Administrativos Lic. Rafael Martínez Flores Director General Lic. Jorge Armando Herrera Zazueta Subdirector de Planeación Estratégica Responsable de la Elaboración del Manual de Organización