Manual de Organización de la Coordinación de Archivo Municipal de Huehuetoca (Clave 3915 C 37 a) Marzo de 2013

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1 Manual de Organización de la Coordinación de Archivo Municipal de Huehuetoca (Clave 3915 C 37 a) Marzo de

2 Índice Página Introducción 3 Marco jurídico - normativo 3 Atribuciones 4 Misión 5 Visión 5 Objetivo 5 Estructura orgánica 5 Organigrama general 5 Descripción de la Coordinación de Archivo Municipal 6 Organigrama interno 6 Descripción de puestos 7 Hoja de validación 8 2

3 Introducción La continuada labor administrativa del Ayuntamiento Constitucional desde las primeras décadas del siglo XIX hasta nuestros días, ha generado un cúmulo de información que constituye la memoria documental institucional de Huehuetoca, conservada en el Archivo Municipal. La documentación que integra esta memoria, por una parte, es la fuente imprescindible para el conocimiento de la historia local y de los pueblos vecinos, particularidad que le confiere el sitio de honor en el marco del patrimonio cultural de Huehuetoca, y le hace partícipe de un alto valor en tanto parte del patrimonio documental de la Nación. Por otro lado, en un ámbito pragmático, esta información aporta el imprescindible sustento documental para la toma de decisiones tendientes a la resolución de problemas en las dependencias más importantes de la Administración Municipal. Por tales motivos, la reglamentación en torno a la administración de esos valiosos documentos es materia de interés prioritario para el gobierno municipal, por lo que ahora ha impulsado el establecimiento puntual de sus directrices, proceso del que participa la emisión del presente Manual. Marco jurídico - normativo Federal Ley Federal de Archivos Diario Oficial de la Federación, 23 de enero de Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de 2002 Última reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación, 8 de junio de Ley General de Bienes Nacionales Diario Oficial de la Federación, 20 de mayo de 2004 Última reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación, 16 de enero de Estatal Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México Gaceta del Gobierno, 24 de marzo de Última reforma publicada en la Gaceta del Gobierno 30 de abril de 2004 Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 30 de abril de Última reforma publicada en la Gaceta del Gobierno, 24 de julio de

4 Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios Gaceta del Gobierno, 11 de septiembre de Última reforma publicada en la Gaceta del Gobierno, 21 de julio de Dictámenes en materia de organización y disposición documental, emitidos por el Archivo General del Poder Ejecutivo Municipal Ley Orgánica Municipal del Estado de México Gaceta del Gobierno, 2 de marzo de Última reforma publicada en la Gaceta del Gobierno, 29 de agosto de Bando Municipal 2012 Gaceta Municipal, 5 de febrero de Atribuciones La Ley Orgánica Municipal del Estado de México, en el Título IV, Capítulo I, artículo 91, fracción VI, establece que el secretario del Ayuntamiento deberá tener a su cargo el Archivo Municipal, con las siguientes funciones, señaladas en el Capítulo II, artículo 19 de la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del estado de México: a) Recibir la documentación, procediendo a su resguardo. b) Establecer una identificación, clasificación y catalogación de documentos a fin de que se proporcione el servicio de consulta con la debida oportunidad y eficacia. c) Establecer nexos operativos con el Archivo General del Poder Ejecutivo y el Archivo Histórico del Estado, para efectos de clasificación, catalogación y depuración de documentos. d) Utilizar técnicas especializadas en archivonomía, reproducción y conservación de documentos, cuando éstos contengan materias de interés administrativo general, histórico, institucional, o bien, para efectos de seguridad, sustitución de documentos o facilidad de consulta. e) Establecer nexos de coordinación con el Archivo General del Poder Ejecutivo para efecto de producir y publicar información de interés general. Al tenor de los ordenamientos precedentes, el Bando Municipal establece que: El Archivo Municipal tiene encomendada la administración de dos grandes fondos documentales: el Administrativo y el Histórico [ ] En cuanto al primero, su objetivo principal es perfeccionar continuamente la organización de su acervo, de acuerdo con los lineamientos y dictámenes emitidos por el Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de México, para responder con eficiencia las solicitudes de información y datos personales presentadas tanto por los funcionarios de la Administración Municipal como por la ciudadanía. El Archivo tiene la responsabilidad de asesorar la gestión documental en las dependencias administrativas municipales, así como supervisar que el ingreso de volúmenes documentales a su acervo, provenientes de tales dependencias, se haga con apego a los lineamientos preestablecidos en los dictámenes arriba citados. 4

5 En lo que hace al segundo fondo, además de tomar las decisiones competentes en cuanto a los criterios de organización documental, es prioridad del Archivo poner la memoria histórica y el patrimonio cultural del Municipio al servicio de la comunidad, a través del estudio profesional de sus importantes secciones documentales, la difusión de los resultados de dicha investigación y la extensión de los mismos a la población del Municipio. Misión Planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, descripción, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo generados por la Administración Municipal de Huehuetoca, México. Visión Ser una dependencia que administre eficientemente los documentos de archivo generados por la Administración Municipal de Huehuetoca, México, para su consulta por parte de las autoridades y de la ciudadanía, bajo las premisas de innovación estratégica y competitividad institucional, así como criterios ecológicos y de simplificación administrativa. Objetivo Dirigido al personal del Archivo Municipal, este manual tiene como propósito orientar y facilitar su trabajo dentro de la unidad administrativa, sin que ello obste para que futuras revisiones y actualizaciones mejoren su disposición y aseguren su vigencia. Estructura orgánica Organigrama general C. P. Benito Jiménez Martínez Presidente Municipal Constitucional Ing. Eduardo Barragán Licea Secretario del H. Ayuntamiento Lic. Leopoldo Basurto Hernández 5

6 Descripción de la Coordinación del Archivo Municipal Organigrama interno de la dependencia de Huehuetoca Lic. Leopoldo Basurto Hernández Secretaria Angélica Matías Hernández Secretaria Wendy Janeth González Castro Jefe del Archivo de Concentración Santiago Hernández Hernández Auxiliar 1 Cristóbal Maldonado Cano Auxiliar 2 Edgar Apreza Robles Auxiliar 3 Guadalupe Padilla Contreras Auxiliar 4 Iris Cristal Zapata Moreno Descripción del puesto Nombre del puesto Dependencia General Reporta a Supervisa a Coordinador Jefe del Archivo de Concentración Perfil del puesto Escolaridad Conocimientos Habilidades Licenciatura en Historia, Archivística o experiencia equivalente, licenciatura en Administración Pública Archivística, administración documental, conservación documental, paleografía, diplomática, historiografía mexicana y mexiquense, computación Profesionalismo, dirección de trabajo en equipo, alta ética institucional, relaciones públicas, habilidad en manejo documental y elaboración de proyectos, dominio de contenidos historiográficos de la Nación y del Estado de México, capacidad para realizar lecturas de largo aliento y difundir investigaciones entre el público 6

7 Descripción del puesto Nombre del puesto Dependencia General Reporta a Jefe del Archivo de Concentración Perfil del puesto Escolaridad Conocimientos Habilidades Licenciatura en Archivística, Historia o experiencia equivalente Archivística, administración documental, conservación documental, computación Profesionalismo, habilidades para el trabajo en equipo, alta ética institucional, manejo documental y elaboración de proyectos, capacidad para realizar lecturas de largo aliento Descripción del puesto Nombre del puesto Auxiliares 1 al 4 Dependencia General Reporta a Perfil del puesto Escolaridad Conocimientos Habilidades Pasante en Historia, en Archivística o experiencia equivalente Administración documental, computación Profesionalismo, habilidades para el trabajo en equipo, alta ética institucional, manejo documental, capacidad para realizar lecturas de largo aliento y para realizar actividades de difusión cultural Descripción del puesto Nombre del puesto Dependencia General Reporta a Secretaria Perfil del puesto Escolaridad Conocimientos Habilidades Técnico en Secretariado o experiencia equivalente Paquetería de oficina, nociones de administración documental Profesionalismo, habilidades para el trabajo en equipo, alta ética institucional, relaciones públicas, capacidad para realizar lecturas de largo aliento 7

8 Manual de Organización de la Coordinación de Archivo Municipal Autorizaciones C. P. Benito Jiménez Martínez Lic. Oscar Basurto Calzadilla Presidente Municipal Constitucional Ing. Eduardo Barragán Licea Síndico Municipal Lic. Leopoldo Basurto Hernández Secretario del H. Ayuntamiento 8

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