Sistema de Clasificación de Archivos del Siglo XXI. Sicar XXI 1

Transcripción

1 Sistema de Clasificación de Archivos del Siglo XXI Sicar XXI 1

2 Introducción EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DEL SIGLO XXI (SICAR XXI) INICIA EN EL MES DE NOVIEMBRE DE 2001 POR INSTRUCCIONES DEL SECRETARIO DEL RAMO PARA TODAS LAS OFICINAS DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES Y REPRESENTACIONES DE MÉXICO EN EL EXTERIOR, CON EL PROPÓSITO DE CLASIFICAR DE MANERA CORRECTA Y HOMOGÉNEA LOS DOCUMENTOS IMPRESOS Y ELECTRÓNICOS QUE ÉSTAS PRODUCEN. 2

3 EL SICAR XXI CONSTITUYE UNA HERRAMIENTA DE TRABAJO QUE PERMITE A LOS USUARIOS SIMPLIFICAR LOS PROCESOS DE CLASIFICACIÓN, CAPTURA, DIGITALIZACIÓN Y RÁPIDA LOCALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE SE PRODUCEN EN LA SECRETARÍA. ELLO, IMPLICÓ ROMPER INERCIAS Y ESQUEMAS OBSOLETOS EN MATERIA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. 3

4 ES UN SISTEMA AMIGABLE Y DE FÁCIL OPERACIÓN PARA EL PERSONAL QUE LO UTILIZA. EN LA DIRECCIÓN GENERAL DEL ACERVO HISTÓRICO DIPLOMÁTICO RECAE LA RESPONSABILIDAD DE DIRIGIR Y COORDINAR ESTA IMPORTANTE LABOR DE CONFORMIDAD CON LAS ATRIBUCIONES QUE TIENE ASIGNADAS Y QUE SE ENCUENTRAN EN EL REGLAMENTO INTERNO DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES. 4

5 Funciones del Acervo Histórico Diplomático I. DIRIGIR Y COORDINAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA SECRETARÍA CON BASE EN LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN MATERIA ARCHIVÍSTICA, ASÍ COMO LA ORGANIZACIÓN, VALORACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y DE LAS REPRESENTACIONES DE MÉXICO EN EL EXTERIOR. 5

6 II. DISEÑAR, PLANEAR Y EJECUTAR LOS PROCESOS DE AUTOMATIZACIÓN DE LOS ACERVOS DOCUMENTALES, ASÍ COMO LOS PROCESOS TÉCNICOS PARA LA ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN, CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN. III. ORGANIZAR Y COORDINAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA ATENCIÓN Y ORIENTACIÓN DE LOS USUARIOS EN LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIONES E HISTÓRICO GENARO ESTRADA 6

7 Ámbito DESARROLLADO PARA LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA CANCILLERÍA, REPRESENTACIONES DIPLOMÁTICAS, CONSULARES Y DELEGACIONES PERMANENTES DE MÉXICO EN EL EXTERIOR 7

8 Objetivo GARANTIZAR LA CONSERVACIÓN ADECUADA DE LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES PARA EVITAR PÉRDIDAS QUE IMPOSIBILITEN LA RECONSTRUCCIÓN DE SUCESOS RELEVANTES DE NUESTRA HISTORIA Y DE LA HISTORIA MUNDIAL 8

9 Características de diseño SEGURIDAD EN EL ACCESO A LA BASE DE DATOS HERRAMIENTAS DE DESARROLLO Y ALMACENAMIENTO DE ACUERDO A LAS NORMAS DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES SISTEMA DISEÑADO PARA TRABAJAR EN RED 9

10 Registro de expedientes TOMANDO COMO BASE EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Por tema Alfabética Búsqueda por texto libre GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE LOS NÚMEROS CLASIFICADORES 10

11 Consultas BÚSQUEDAS COMBINADAS Todas las combinaciones posibles CONSULTA DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN En forma temática y alfabética 11

12 Multisesión USUARIO DE CAPTURA LOCAL Captura, consulta, modificación y borrar registros. USUARIO DE CAPTURA EN RED Captura, consulta, modificación y borrar registros conectado a una base de datos central. USUARIO DE CONSULTA EN RED Sólo consulta registros en una base de datos central. USUARIO ADMINISTRADOR Todos los privilegios de la base de datos para mantener actualizados los catálogos. 12

13 Concentración anual de expedientes UNIDADES ADMINISTRATIVAS: Servidores en una base de datos central al concluir el año. MISIONES EN EL EXTERIOR: Disco compacto. 13

14 Estadísticas de instalación y operación Unidades Administrativas 43 Embajadas 68 Consulados 61 Delegaciones Permanentes 5 Oficinas de Enlace Consular 3 Instalación Embajadas 80% Consulados 85% Unidades 100% Administrativas Delegaciones 80% Permanentes Oficinas de 0% Enlace Consular Agosto

15 Discos compactos Embajadas 68 Delegaciones Permanentes 5 Unidades Administrativas 43 Consulados 61 Enviaron 20 Embajadas = 34% 10 Consulados = 18% 3 Unidades = 9% Administrativas 2 Delegaciones = 40% Permanentes Agosto

16 Requerimiento de equipo PC Pentium IV Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows Me ó Windows XP Professional Conexión a red opcional ESCÁNER Con alimentador automático de documentos IMPRESORA Láser QUEMADOR DISCOS COMPACTOS 16

17 Sistema de Clasificación de Archivos del Siglo XXI Sicar XXI 17

18 Sicarxxi.lnk Acceso a la base de datos Utilexxi.lnk Acceso a las Utilerías del sistema Imagevew.lnk Programa para digitalizar documentos Iconos del SicarXXI 18

19 FIL ****** Acceso al SicarXXI 19

20 INDICADOR DE ESTADO CAMPOS DE SELECCIÓN IDENTIFÍCADOR DE USUARIO NOMBRE DE LA MISIÓN MÓDULOS BOTONES DE CONTROL CAMPOS UTOMÁTICOS OPCIONES DE SELECCIÓN NÚMERO DE REGISTROS CAMPO DE CAPTURA CAMPOS DE RESULTADOS DE CONSULTAS UBICACIÓN DE EXPEDIENTES Componentes de la base de datos 20

21 APLICACIÓN DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL (DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION, 20 DE FEBRERO DE 2004) Registro de un expediente en forma alfabética 21

22 APLICACIÓN DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL (DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION, 20 DE FEBRERO DE 2004) Registro de un expediente por temas 22

23 APLICACIÓN DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL (DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION, 20 DE FEBRERO DE 2004) ABUSO Registro de un expediente mediante subtemas 23

24 Consulta de expedientes por tema general 24

25 Consulta de expedientes por tema particular 25

26 Consulta de expedientes por subtemas 26

27 Consulta de expedientes por números clasificadores 27

28 Consulta de Expedientes por País 28

29 2004 Consulta de Expedientes por Año 29

30 30 Consulta de Expedientes por Descripción Compuesta Sistema de Clasificación de Archivos del Siglo XXI %EMBAJADA%INVENTARIO%

31 Reporte del cuadro de clasificación 31

32 Reporte del catálogo de países 32

33 Sicarxxi.lnk Utilexxi.lnk Utilerías del sistema Imagevew.lnk Iconos del SicarXXI 33

34 Utilerías del sistema SicarXXI 34

35 Base de Datos SicarXXI Usuario Cliente 1 Usuario Cliente 3 Diseño del SicarXXI en red Usuario Cliente 2 35

36 Sicarxxi.lnk Acceso a la Base de datos SOLO CONSULTAS Utilexxi.lnk Imagevew.lnk Iconos del SicarXXI 36

37 2004 ACONTRERAS CONSULTA ******* Acceso al SicarXXI para usuario de solo consulta 37

38 Sicarxxi.lnk Acceso a la Base de datos central Utilexxi.lnk Imagevew.lnk Iconos del SicarXXI 38

39 ADMIN ****** Acceso a la base de datos central SicarXXI 39

40 Conclusiones EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DEL SIGLO XXI HA SIDO AMPLIAMENTE ACEPTADO EN LAS OFICINAS LOCALES Y EXTERIORES DE LA CANCILLERÍA. CON SU INSTRUMENTACIÓN, DIO INICIO LA MODERNIZACIÓN DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES EL SICAR XXI ES UN SISTEMA PERFECTIBLE QUE INCORPORA INNOVACIONES DE LOS USUARIOS, CON EL FIN DE MANTENERLO ACTUALIZADO, TANTO EN LAS UTILERIAS COMO EN LOS CATÁLOGOS DE CLASIFICACIÓN. 40

41 MEDIANTE EL USO DE LOS MEDIOS ELECTRÓNICOS, EL SICAR XXI LOGRÓ UNIFICAR LOS CRITERIOS PARA LA CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LA INSTITUCIÓN. EL SICAR XXI CONTRIBUYE A FORTALECER UNA CULTURA ARCHIVÍSTICA QUE EVITA LA PÉRDIDA DE TESTIMONIOS DOCUMENTALES Y PRESERVA EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES. 41

42 Sistema de Clasificación de Archivos del Siglo XXI Sicar XXI 42