CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL AGN 2013

Transcripción

1 CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL AGN 2013 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD SITUACIÓN ACTUAL ACTIVIDADES A DESARROLLAR PLAZO PROGRAMADO Establecimiento de un programa de capacitación archivística. Se impartió en el mes de agosto del 2012 un curso introductorio a los responsables de los archivos de trámite sobre organización de archivos. Se implementará una plática sobre clasificación de información con base a la Ley de Transparencia. Mayo Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la información para el manejo y control de archivos. Actualmente se están realizando adecuaciones al Sistema de Administración de Archivos. Se capacitará al personal para el uso del Sistema de Administración de Archivos. Noviembre Revisión, adecuación y aplicación del Cuadro General de Clasificación y el Catalogo de Disposición Documental. Seguimiento al proceso de organización de los archivos de trámite. El Archivo General de la Nación está revisando estos instrumentos. Se vigila el seguimiento a las actividades que deben realizarse para mantener la organización y clasificación de los archivos de las diferentes áreas. 1. Se analizarán y adecuaran estos instrumentos, en conjunto con las áreas. 3. Posteriormente a su validación se difundirán y capacitará. Dar seguimiento a las acciones para mantener la organización de los Archivos con base al Manual Administrativo de Aplicación General. Abril a octubre Noviembre Permanente Recepción de transferencias primarias. Se reciben transferencias primarias, supervisando que los inventarios de transferencia estén bien requisitados. Seguimiento a las transferencias primarias que realice cada Unidad Administrativa, de acuerdo a las vigencias documentales, los procedimientos y las políticas establecidos. Permanente Promoción y dictamen de disposición documental. Actualmente se tiene en trámite de disposición final documental 3 solicitudes de destino final. Dar continuidad al trámite de disposición documental y promover los expedientes que ya vencieron su plazo de guarda precaucional. Permanente

2 CALENDARIO INSTITUCIONAL E INFORME DE AVANCE PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN I. Objetivo general Definir el calendario institucional e informe de avance señalados en el numeral séptimo transitorio de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero del II. Políticas Indicar los avances y fechas programados para el cumplimiento de los puntos que se señalan a continuación y en caso de haberlos cumplido, anotar el mes en que se llevó a cabo.

3 MÓDULO I COMITÉ DE INFORMACIÓN ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS TÉCNICOS Instrucciones En Registro de Coordinadores de archivos Fecha límite 02 abril 2004 Indicar Sí o No se llevó a cabo Establecimiento de criterios específicos para procedimientos y organización de archivos Establecimiento de un programa de capacitación y asesoría archivística Desarrollo de aplicaciones de Tecnologías de la Información para el manejo y control de archivos Elaboración del Cuadro de Clasificación de Archivos Fecha límite Octubre 2004 Elaboración del Catálogo de disposición documental Fecha límite Octubre 2004 Diseño de formatos para inventarios de archivos Señalar en que mes del año se realizó o se programa llevar a cabo esta acción Indicar el número de servidores públicos que se han capacitado y los que se programa capacitar en los subsecuentes Describir brevemente las aplicaciones que se van a desarrollar en cada año Indicar Sí o No se llevó a cabo su elaboración Indicar Sí o No se llevó a cabo su elaboración Indicar Sí o No se llevó a cabo el diseño de formatos Si Si Si Diseño e integración de la guía simple de archivos Fecha límite 1º de enero de 2005 Indicar el porcentaje de avance 99 %

4 MÓDULO 2 ARCHIVOS DE TRÁMITE Instrucciones Designación del responsable(s) del Archivo de Trámite Incorporación de procedimientos de archivo de trámite en manual de procedimientos Registro de correspondencia de entrada y salida en formatos con elementos de descripción obligatorios Clasificación y descripción de expedientes de archivo en carátulas Elaboración de Inventario documental Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos (mobiliario, espacios y medidas de seguridad) Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico Indicar el % de unidades administrativas que ha sido designado el responsable Indicar en que mes del año que corresponda, se llevará a cabo administrativas en que se implementará esta acción Indicar el porcentaje en que se programa llevar a cabo esta acción Indicar el porcentaje en que se programa llevar a cabo esta acción administrativas en que se ha implementado esta acción administrativas en que se ha implementado esta acción Julio En

5 MÓDULO 3 ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN Instrucciones Establecimiento de Procedimientos para la recepción de archivos semiactivos y control de préstamo de expedientes Establecimiento de sistemas para el control del préstamo de expedientes Elaboración de inventarios de los archivos que se localizan en el Acervo de Concentración Promoción y dictamen de disposición documental Rescate y transferencias documentales a Archivo Histórico Organización de archivos que están en custodia Elaboración de instrumentos de descripción de los archivos en custodia. Instrumentación de mecanismos automatizados para el control de archivos de concentración Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos (mobiliario, espacios y medidas de seguridad) Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico Señalar en que mes del año se realizó o se programa llevar a cabo esta acción administrativas en que se implementará esta acción Señalar el porcentaje por año en que se realizará esta acción Anotar el número de procesos efectuados por año Anotar el número de procesos efectuados por año Anotar en número de archivos organizados Anotar el número de archivos descritos Septiembre Septiembre 60 % 40 % En Indicar cuando se llevará a cabo Jul Indicar el porcentaje por año en que se implementará esta acción 100% Señalar en que año se realizará esta acción

6 MÓDULO 4 ARCHIVOS HISTORICOS Instrucciones En Recepción de archivos con valor histórico Señalar los metros lineales recibidos 3,396 piezas fotográficas Organización de archivos históricos Elaboración de instrumentos de consulta Establecimiento de sistema para el servicio de consulta del acervo documental Establecimiento de programas de conservación Establecimiento de programas de difusión Señalar los porcentajes en que se realizará esta acción Señalar los porcentajes en que se realizará esta acción Señalar en que año se programa llevar a cabo esta acción Señalar en que año(s) se programa esta acción Señalar en que año se programa esta acción (1) (2) Vigente desde 2003 Es un programa vigente y sustantivo Es un programa vigente y sustantivo (1) Incremento del presupuesto para organizar (2) Incremento del presupuesto para describir Incremento del presupuesto para organizar y describir (1) (2) Años para terminar la organización y descripción 0% 0% 0% % 5.0% 10.5% % 11.3% 24.9% % 22.4% 48.7% % 34.5% 71.7% % 81.6% 181.5% 3 Con base en los acervos por organizar y describir, de los 50 kilómetros existentes, donde la base de cálculo es igual al presupuesto modificado no centralizado a valor presente de El cálculo considera un flujo equilibrado entre organización y descripción.