ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO DE TRÁMITE Y DE CONCENTRACIÓN EN LOS CENTROS SCT

Transcripción

1 ; ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL k, Í REVISIÓN : FECHA : PAGINA: 0 MAYO DE 10 Revisó Subdirector de Administración del Centro SCT Sinaloa Autorizó Director Ge eral del Centro SCT Sinaloa 1. Control de cambios Revisión Fecha Motivo del Cambio 0 Mayo 2011 Emisión del procedimiento como un documento institucional. 2. Objetivo: Organizar y mantener un sistema de Archivos, que permita la clasificación, instalación, depuración, valoración y transferencia de los expedientes de la SCT en los 31 Centros, mediante la aplicación de los instrumentos de control y consulta archivística, con la finalidad de dar cumplimiento a los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. 3. Alcance: Aplica a las diferentes áreas adscritas a los 31 Centros SCT que lleven a cabo la organización y mantenimiento de sus archivos. 4. Glosario Para los efectos del presente procedimiento, se entenderá por: Administración de documentos : Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. AGN: Archivo General de la Nación. Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades. Archivo de Concentración : Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final. Archivo de trámite : Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Archivo histórico : Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional. F Rey. 0

2 REVISIÓN : FECHA : PAGINA: 0 MAYO DE 10 Baja documental : Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos. Catálogo de disposición documental : Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. Clasificación archivística : Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad. CONALITEG : Comisión Nacional de Libros y Textos Gratuitos. Conservación de archivos : Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo. Cuadro General de Clasificación Archivística : Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad. Destino Final : Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico. Documentación activa : Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite. Documentación histórica : Aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente. Documentación semiactiva : Aquella de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración. Documento de archivo : Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. Documento electrónico : Información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. Expediente : Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad. Guía simple de archivo : Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. 4

3 REVISIÓN : FECHA : PÁGINA: 0 MAYO DE 10 Inventarios documentales : Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental). Plazo de conservación : Período de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el período de reserva, en su caso, y los períodos adicionales establecidos en los presentes Lineamientos. SHCP.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Transferencia : Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria). Valor documental : Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios). Valoración : Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. Vigencia Documental : período durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. 5. Responsabilidades: Director General.- Asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos del Centro SCT y custodia de la Información de acuerdo a las disposiciones normativas aplicables. Subdirectores de Administración Responsable del archivo de trámite.- Coordinar la Organización, clasificación, conservación y modernización de los archivos de trámite y concentración que resguardan los expedientes del Centro SCT. Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Encargado de Servicios Generales.- Coadyuvar al responsable del Archivo de trámite en la aplicación de las medidas necesarias para la organización, clasificación y ordenamiento del archivo de trámite y concentración. Personal encargado del archivo de trámite adscrito a las diferentes áreas del Centro SCT.- Ejecutar las acciones para la correcta organización de los expedientes que permitan la conservación de la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental, con el objeto de que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos. Responsable del archivo de Concentración.- Recibir de las áreas generadoras de archivos de trámite, la documentación semiactiva y conservarla precautoriamente hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental, elaborar los inventarios documentales y realizar la solicitud de bajas para su destino final y/o de transferencia secundaria. I

4 U$ ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL `\\ REVISIÓN: FECHA : PÁGINA: 0 MAYO DE 10 No. Responsable Descripción 6.1 Personal encargado del Identifica en el Cuadro General de Clasificación Archivística las series archivo de trámite documentales que resguardan los expedientes, de contar con documentación de adscrito a las diferentes valor que no se encuentre en dicho cuadro solicita a la Coordinación de Archivos áreas del Centro SCT de la SCT a través de la Subdirección de Administración sea dado de alta como una serie documental. Identifica en el catálogo de disposición documental los valores de las series documentales correspondientes al área (legal, administrativa y contable), Clasificación de la información (Reservada y confidencial) plazos de conservación (archivo de trámite y concentración) y verifica si cuenta con posible valor histórico. Identifica los expedientes de archivo de trámite y los de transferencia primaria al archivo de concentración, de acuerdo a los años de conservación establecidos en el Catálogo de Disposición Documental. Integra los expedientes con documentación generada durante el proceso de trámite con documentos originales, acuses ó copias certificadas. Es necesario depurarlos sacando todas aquellas copias que se repitan más de una vez y que no contengan ningún valor documental. Ordena el contenido de los expedientes desde el documento más antiguo al más actual. Ubica los expedientes de acuerdo al ordenamiento topográfico registrado en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico (SICCA) en la página del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI), es decir, donde quedarán físicamente (edificio, piso o pasillo, librero, archivero, repisa e inclusive caja o cualquier otro mueble). Organiza los expedientes en caso de archiveros del frente hacia atrás, en el caso de libreros o repisas de izquierda a derecha, y en ambos casos de arriba hacia abajo. Captura los expedientes en el SICCA dentro de la página del IFAI e Imprime la carátula. Pega la carátula en la parte frontal de cada uno de los expedientes y de manera opcional, anexa una adicional al interior del expediente. Coloca los expedientes de acuerdo a su ordenamiento topográfico y los conserva durante el tiempo de trámite establecido en el catálogo de disposición documental. Una vez que se cerró el expediente y se venció su tiempo de conservación en el archivo de trámite, procede a foliar, comenzando del documento más antiguo, cada una de sus hojas para preparar su transferencia primaria al archivo de i

5 L1 IP$II!MS$II1 ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL \ k g REVISIÓN: FECHA : PÁGINA: 0 M AYO DE 10 concentración. Llena formato de Transferencia Primaria Administrativa F o el formato de Transferencia Primaria Contable F según sea el caso, para el envío al archivo de concentración. TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE CENTROS SCT PARA SU GUARDA Y CONSERVACIÓN 6.2 Responsable del área Envía a través del correo electrónico o mediante medios magnéticos los generadora del archivo formatos de Transferencia Primaria Administrativa F o Contable F al Responsable del Archivo de Concentración del Centro SCT para su revisión. 6.3 Responsable del Archivo Recibe formatos de transferencia los revisa y si la información cumple, los de Concentración del aprueba e informa al Responsable del área generadora del archivo la fecha de Centro SCT recepción física de los expedientes. En caso de existir observaciones, devuelve los formatos señalando las modificaciones al Responsable del área generadora. 6.4 Responsable del área Recibe los formatos con la autorización para que proceda a recabar las firmas generadora del archivo autógrafas del Titular del Centro SCT, Subdirector Administrativo y responsable del área generadora, de acuerdo a los formatos de Transferencia Primaria Administrativa F y/o Contable F Envía al Responsable del Archivo de Concentración del Centro SCT con copia al Subdirector de Administración oficio de solicitud de concentración de documentos, anexando una copia en archivo electrónico de los formatos de Transferencia Primaria Administrativa F y/o Contable F y dos tantos impresos con las firmas autógrafas de validación y la documentación física, conforme a la fecha previamente acordada, cabe mencionar que dicha documentación debe ser enviada en cajas de cartón o plástico. Para los casos en que reciba formatos conteniendo observaciones, procede a realizar las modificaciones correspondientes y realiza la actividad del punto Responsable del Archivo Recibe la documentación en el Archivo de Concentración, revisa expediente por de Concentración del expediente, asegurándose que vengan debidamente foliados, que coincidan los Centro SCT datos de la carátula con los del inventario en caso de existir correcciones solicita las adecuaciones pertinentes. En caso de estar correctos entrega acuse de recibo e incorpora los archivos electrónicos a la base de datos, para la integración del inventario general del archivo de concentración. Clasifica, cataloga y archiva la documentación recibida de acuerdo al cuadro general de clasificación por unidad administrativa y tiempo de conservación. I Documento Intranet / SGC-SCT Comunicará por escrito, a través del Subdirector de Administración, cuando haya concluido el tiempo de conservación precautorio de la documentación al área generadora solicitante, para que en un término de 10 días hábiles como máximo, conteste por escrito que no tiene inconveniente en que se continúe con 1,1

6 REVISIÓN : FECHA : PÁGINA: 0 MAYO2011 6DE10 los trámites de baja. Si no recibe ninguna respuesta en el término establecido, se considerará como procedente entendiéndose que el área generadora solicitante no tiene inconveniente en autorizar que se continúen los trámites de baja. Si el área solicitante requiere que la documentación se conserve más tiempo, deberá manifestar la justificación por escrito al Subdirector de Administración. Realiza la depuración de los documentos para extraer los que contengan valores secundarios o históricos e iniciar el inventario de Transferencia Secundaria formato F o en su caso realizar la baja documental mediante los formatos F /o F BAJA DE DOCUMENTOS DE CENTROS SCT 6.6 Responsable del Archivo Elabora oficio de solicitud de baja e Inventario de baja documental, si es de Concentración del documentación administrativa requisita el formato F040406, y si es contable Centro SCT requisita el formato F En ambos casos elabora Ficha Técnica F y Declaratoria de Prevaloración F y envía a la Subdirección del área generadora para su firma. 6.7 Responsable del área Revisa, recaba y valida las firmas autógrafas del Titular del Centro SCT, generadora del archivo Subdirector de Administración y Responsable del área generadora en los formatos para la baja de la documentación y envía al archivo de concentración del Centro SCT. 6.8 Responsable del Archivo Recibe formatos validados y envía, a través de la Subdirección de de concentración del Administración, a la Dirección de Proyectos Coordinación de Centro SCT, para su baja correspondiente. 6.9 Dirección de Proyectos Recibe los formatos correspondientes a cada Centro SCT y turna al Responsable del Archivo de Concentración de la SCT, quien acusa de recibido Coordinación de en la libreta de control y revisa Responsable del Archivo Para el caso de baja de documentación Contable: de concentración de Prepara oficio de solicitud de baja a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Áreas Centrales Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, anexando los formatos correspondientes y envía a la Dirección de Proyectos Coordinación de para su firma Dirección de Proyectos Recibe oficio, le asigna número y fecha, lo firma y efectúa los trámites para entregarlo a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Coordinación de 6.12 Secretaría de Hacienda Recibe oficio, lo analiza y si no encuentra ningún incumplimiento autoriza la baja y Crédito Público de documentos y lo envía a la Dirección de Proyectos Coordinación de junto con el dictamen de valoración. En caso de no autorizar notifica a la Dirección de Proyectos Coordinación de para realizar su corrección Dirección de Proyectos Recibe oficio y dictamen de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y lo envía al Responsable del Archivo de Concentración de Áreas Centrales. Coordinación de

7 REVISIÓN : FECHA: PAGINA: 0 MAYO2011 7DE Responsable del Archivo Para el caso de documentación contable dictaminada por la SHCP ó de Concentración de documentación para baja de carácter administrativo: Áreas Centrales Prepara oficio de solicitud de baja ante el Archivo General de la Nación, para firma del Coordinador de, y anexa en caso de carácter Contable: la copia del oficio de autorización y la copia de los formatos del inventario de baja documental F dictaminados por la SHCP y; para el caso de documentación Administrativa anexa los formatos del inventario de baja documental F Archivo General de la Analiza los inventarios y si no encuentra documentación histórica o algún Nación incumplimiento, emite el acta de baja documental y su dictamen y lo envía a la Dirección de Proyectos Coordinación de Dirección de Proyectos Recibe oficio de autorización acompañado del acta de baja y el dictamen correspondiente del Archivo General de la Nación y lo remite al Responsable del coordinación de Archivos Archivo de Concentración de Áreas Centrales. de la SCT 6.17 Responsable del Archivo Recibe la documentación acusando de recibido en la libreta de control, prepara de Concentración Áreas oficio dirigido a la Subdirección de Administración del Centro SCT (anexando Centrales copia de la solicitud del Centro SCT, copia de la solicitud al Archivo General de la Nación, copia del oficio de autorización, copia del acta de baja y dictamen del Archivo General de la Nación) y turna a la Dirección de Proyectos Coordinación de para su firma Dirección de Proyectos Recibe oficio, le asigna número y fecha, lo firma y efectúa los trámites para su envió a la Subdirección de Administración del Centro SCT. Coordinación de 6.19 Subdirección de Recibe el oficio de autorización acompañado del acta de baja y el dictamen Administración del correspondiente del Archivo General de la Nación y lo archiva. Continúa en la Centro SCT actividad No PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES 6.20 Responsable del Área Solicita al Archivo de Concentración del Centro SCT el expediente para su Generadora consulta, mediante el formato de Vale de Préstamo de Expedientes F debidamente requisitado Responsable del Archivo Recibe el vale de préstamo y localiza el expediente, lo retira del acervo de Concentración documental y en su lugar coloca una copia del vale de préstamo. Revisa el expediente y cuenta las fojas del mismo, anotando esta información en el vale del préstamo. Entrega el expediente y conserva el vale original para su control Responsable del Área Una vez consultado el expediente, lo devuelve al Archivo de Concentración del Generadora Centro SCT. Nota: Constituye un delito penado por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Artículo 63 Fracción 1 el hecho de desglosar documentos de los expedientes, no se prestarán a i

8 ", \ 4 REVISIÓN : FECHA : PAGINA: 0 MAYO2011 8DE10 un plazo mayor de 30 días naturales; en caso de requerir un plazo mayor el expediente deberá formularse un nuevo vale de préstamo Responsable del Archivo Recibe el expediente, revisa que las fojas estén completas y procede a cancelar de Concentración el vale de préstamo, regresándole el original al solicitante y mantiene copia para su control. Coloca el expediente en su lugar de origen concluyendo el trámite de préstamo de expediente. DONAC IÓN DE DOCUMENTACIÓN DICTAMINADA POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COMO BAJA 6.24 Subdirección de Solicita al CONALITEG, la fecha y hora del retiro de la documentación Administración del dictaminada por el AGN como baja y conjuntamente con el órgano Interno de Centro SCT Control, se entrega documentación al CONALITEG elaborándose un acta circunstanciada sobre la documentación contable y se remite una copia a la Dirección de Proyectos Coordinación de Dirección de Proyectos Recibe copia del acta circunstanciada de la donación al CONALITEG y la envía al Responsable del Archivo de Concentración de Áreas Centrales. Coordinación de 6.26 Responsable del Archivo Recibe copia del Acta Circunstanciada e integra al expediente del trámite de de Concentración Áreas baja para concluirlo, y prepara oficio de envío de actas circunstanciadas a la Centrales Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, para la firma de la Dirección de Proyectos Coordinación de Dirección de Proyectos Envía las actas circunstanciadas a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Coordinación de Público para concluir el trámite de baja documental contable y, en el caso de documentación administrativa integra al expediente del trámite de bajas. DONACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO ( ÉSTA DOCUMENTACIÓN NO ES DICTAMINADA POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, POR NO SER PARTE DE LOS EXPEDIENTES Y CONSIDERARSE COMO BIENES DE CONSUMO ) 6.28 Responsable del Área Selecciona y separa toda aquella documentación que no corresponde a las Generadora series documentales del archivo de trámite y que carece de valor administrativo, legal o contable retirando broches, clips, grapas, pastas y separadores de plástico, etc. y posteriormente realiza amarres de 40 cm. Registra en el formato F el papel de trabajo seleccionado y separado y lo envía, junto con la documentación física, con oficio al Responsable del Archivo de Concentración del Centro SCT, anexando copia al Subdirector de Administración, 6.29 Responsable del archivo Recibe oficio y formato con la documentación y realiza solicitud para la donación de Concentración de papel de trabajo a su Departamento de Recursos Materiales Departamento de Recibe oficio con el formato F y requisita el formato "Solicitud de trámite Recursos Materiales de baja de bienes de consumo", y solicita al CONALITEG día y fecha para la entrega del papel de trabajo CONALITEG Recibe y notifica día y la hora en que recogerá los papeles de trabajo. 11

9 REVISIÓN : FECHA : PÁGINA: 0 MAYO DE 10' 6.32 Departamento de Recursos Materiales Entrega los papeles de trabajo y recibe acuse, envía copia a la Coordinación de para su conocimiento Coordinación de Recibe y archiva. NOTA: Se consideran papeles de trabajo toda aquella documentación que no corresponde a las series documentales del archivo de trámite y que carece de valor administrativo, legal o contable tales como: Documentación de apoyo, copias que se rehúsan o reciclan. Carpetas donde se integran copias de documentos de diversos temas que ya se encuentran en un expediente original. Engargolados de los diversos comités. (Sólo se conserva el de la unidad responsable o secretario técnico del comité). Publicaciones periódicas (diarios oficiales, folletos, revistas) u otro tipo de documento que no forme parte del documento de archivo, es decir, cuando se trate de conjunto de documentos que no reflejan una acción o trámite. Controles internos para diferentes operaciones (agendas, faxes, minutarios, correspondencia de entrada y salida, entre otros). 7. Documento de Referencia Cabe mencionar que dicha documentación no se transfiere al archivo de concentración, se debe trasladar a una bodega en espera de ser donados al CONALITEG Referencias Generales Códi g o Nombre N/A Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo 6 N/A Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental N/A Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las De endencias y Entidades de la Administración Pública Federal N/A Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental N/A Disposiciones Aplicables al archivo Contable Gubernamental N/A Guía para el descarte de libros o publicaciones periódicas que se ubican en los archivos de concentración de las dependencias y entidades de la administración Pública Federal. N/A Guía Práctica para la captura de expedientes en el SICCA ( FA ) N/A Ley de obras Art. 74 N/A Ley de adquisiciones Art. 56 N/A Catálogo de Disposición Documental N/A Cuadro General de Clasificación 7.2 Documentos relacionados Códi g o Nombre N/A NMXX - CC - INMC ISO :2008. Re q uisitos MC0401 Manual de la Calidad de la Coordinación de General de Centros SCT DP Diagrama de proceso PC Plan de calidad I i

10 .x. ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL REVISIÓN: FECHA: PÁGINA: 0 MAYO DE 10 P Lineamientos Generales y Control de Documentos y Registros Voz del usuario P Control de Servicio o Producto No Conforme 8. Registros de Calidad Códi g o Nombre F Formato de Trasferencia Primaria Administrativa F Formato de Trasferencia Primaria Contable F Formato del Inventario General del Archivo de Concentración Administrativo F Formato del Inventario General del Archivo de Concentración Contable F Vale de préstamo de ex pedientes del Archivo de Concentración F Formato del Inventario de baja documental del archivo de Concentración Administrativo F Formato del Inventario de baja documental del archivo de Concentración Contable F Declaratoria de Prevaloración de Archivos Institucionales F Ficha Técnica de Prevaloración F Formato del Inventario de transferencia Secundaria del archivo de Concentración (histórico) F Formato de donación de pa pel de trabajo al CONALITEG F Oficio de solicitud de asig nación de lugar, fecha y hora para efectuar la donación F Formato de Baja de Bienes de Consumo F Relación de Bienes de Consumo 9. Anexos N/A