MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBGERENCIA DE INNOVACIÓN

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CAPUFE PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DE ESTRUCTURA ORGÁNICA OBJETIVO Establecer una herramienta de guía en la gestión de modificaciones a la Estructura Orgánica del Organismo a fin de informar de las gestiones y requisitos para su procedencia. CPFM

2 CAPUFE Unidad Administrativa Gerencia de Gubernamental TITULO: PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DE ESTRUCTURA ORGÁNICA. UNIDAD ADMINISTRATIVA: CLAVE: 05 PAG. 1 DE 3 FECHA: MARZO 2006 No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO 1. Solicita mediante oficio la realización de un estudio de organización anexando los proyectos respectivos y que consiste en la creación o modificación de unidades administrativas y envía. 2. Recibe mediante turno de la Dirección de Administración y Finanzas o Subdirección de Recursos Humanos e Gubernamental, el proyecto de organización y anexos, para el desarrollo del estudio y turna para su análisis y opinión técnica. 3. Recibe oficio de solicitud y anexos, analiza y turna al analista responsable. Oficio s 4. Recibe y revisa documentos, instrucciones y procede a identificar necesidades y amplitud del estudio. Esta completa la información? No. 5. Solicita vía telefónica la información complementaria. regresa a la actividad 4 Si. 6. Prepara y/o recaba la información documental o estadística necesaria, a través de la investigación documental, pudiendo ser esta: -Leyes -Decretos -Reglamentos Manuales (de Organización, de Normas Presupuestarias, de Percepciones de la APF, de Sueldos y Prestaciones) - Plantilla de Personal Cuestionario de Descripción de Puestos- Criterios Específicos. 7. Aplica el Cuestionario de Descripción de Puestos instruyendo al personal seleccionado, para identificar las actividades y funciones desarrolladas de acuerdo al puesto. 8. Ordena y clasifica la información efectúa el análisis de la misma y verifica la normatividad vigente. Oficio, s y Documentación Soporte Cuestionario de Descripción de Puestos 9. Identifica las estructuras Orgánicas para determinar la creación o modificación de las áreas y funciones, prepara los formatos de justificación técnico - funcional e integra el proyecto de organización y entrega. Justificación Unidad Administrativa 10. Evalúa el proyecto y efectúa adecuaciones, en su caso, y entrega para su corrección o aclaraciones pertinentes. 11. Efectúa precisiones a la propuesta de organización, tanto a las estructuras como a las funciones y presenta para su revisión final. 12. Revisa el estudio final de la organización y los somete a validación de las áreas correspondientes. 13. Recibe el estudio final, lo analizan de manera particular o en su caso de manera conjunta con la ; emiten comentarios o bien validan y envían. 14. Recibe mediante Oficio los comentarios al estudio de organización o la validación de esté, lo analiza y turna al analista responsable. Oficio Gerencia de Gubernamental 24

3 CAPUFE TITULO: PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DE ESTRUCTURA ORGÁNICA. UNIDAD ADMINISTRATIVA: CLAVE: 05 PAG. 2 DE 3 FECHA: MARZO 2006 No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO 15. Efectúa las correcciones necesarias según el caso y entrega el estudio final. 16. Somete a dictamen de la Dirección de Administración y Finanzas y Subdirección de Recursos Humanos e Gubernamental el estudio de organización para su aprobación. Dirección de Administración y Finanzas y Subdirección de Recursos Humanos e Gubernamental 17. Revisa y analiza el estudio de organización, dictamina o bien precisa comentarios en su caso y entrega para las correcciones. 18. Prepara el acuerdo con el Director General para el Vo.Bo. del estudio y posteriormente lo entrega junto con el acuerdo firmado. Acuerdo 19. Prepara el acuerdo para someterlo al H. Consejo de Administración para su autorización y envía a la dirección de administración y Finanzas junto con el estudio de organización, para su integración en la carpeta para la sesión correspondiente a través del prosecretario del Consejo referido. Acuerdo Unidad Administrativa 20. Toma conocimiento posteriormente de los acuerdos aprobados por el H. Consejo de Administración e instruye al analista responsable. 21. Elabora proyecto de oficio y presenta firma. 22. Recaba firmas del director de Administración y Finanzas y envía los estudios de organización para conocimiento de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y Coordinadora Sectorial. 23. Recaba firma de su superior o superiores y envía copia del estudio de organización autorizado, al titular o responsable de la unidad administrativa correspondiente y a la Administración del Capital Humano para la implantación de las áreas creadas o modificadas y los puestos respectivos. 24. Gira instrucciones al analista responsable para la integración o actualización del Manual General de Organización. 25. Prepara la información necesaria e integra el proyecto de manual o la actualización de esté, de acuerdo con las Guía para la Elaboración y Actualización de Manuales de Organización. 26. Recibe del de manual o su actualización, analiza y prueba, o determina conjuntamente con su superior comentarios en su caso y devuelve. 27. Efectúa las correcciones determinadas, elabora oficio de envío y entrega junto con el manual definitivo. 28. Recaba firma del jefe inmediato y envía el manual definitivo a las unidades administrativas para su validación o comentarios finales. 29. Revisa el Manual definitivo, aprueba, o en su caso, emite comentarios finales y envían mediante oficio. Acuerdos Oficio Copia Manual Oficio y Manual Oficio y Manual Gerencia de Gubernamental 25

4 CAPUFE Gerencia de Gubernamental TITULO: PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DE ESTRUCTURA ORGÁNICA. UNIDAD ADMINISTRATIVA: CLAVE: 05 PAG. 3 DE 3 FECHA: MARZO 2006 No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO 30. Recibe mediante turno de la Dirección de Administración y Finanzas el manual Comentarios autorizado, o los comentarios realizados y turna. Gerencia de Gubernamental 31. Efectúa los ajustes necesarios al manual, comenta éstos con sus superiores y elabora la hoja de Autorización del Director General para la firma de autorización del Manual. 32. Gestiona ante el director de Administración y Finanzas el Acuerdo con el Director General para la firma y Autorización del Manual. 33. Recibe la Hoja de Autorización del Director General y gestiona ante la Subdirección de Informática su difusión del manual mediante INTRANET. 34. Archiva la solicitud original y copia de la documentación soporte para control interno. Termina Procedimiento Hoja de Autorización Acuerdo y Manual Hoja de Autorización Acuerdo y Manual Gerencia de Gubernamental 26

5 Página 1 de 1 Titulo PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DE ESTRUCTURA ORGÁNICA Autorizado: 13/03/2006 Manual: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA Área: SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS E INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL Sustituye: 06/12/2001 UNIDAD ADMINISTRATIVA GERENCIA DE INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL (ANALISTA) INICIO OFICIO Y S SOLICITA LA REALIZACIÓN DE ESTUDIO DE ORGANIZACIÓN CONSISTENTE EN EL ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA OCUPACIONAL, FUNCIONES Y PUESTOS OPERATIVOS 1 RECIBE DE LA DAF O SRHIG, EL DE ORGANIZACIÓN Y ANEXOS, PARA EL DESARROLLO DEL ESTUDIO Y TURNA 2 RECIBE OFICIO DE SOLICITUD Y ANEXOS, ANALIZA Y TURNA AL ANALISTA 3 OFICIO, Y DOCUMENTACIÓN SOPORTE RECIBE, REVISA DOCUMENTOS, INSTRUCCIONES Y PROCEDE A IDENTIFICAR NECESIDADES Y AMPLITUD DEL ESTUDIO 4 NO ESTÁ COMPLETA LA INF.? SI SOLICITA VÍA TELEFÓNICA LA INFORMACIÓN COMPLEMENTARIO 5 PREPARA LA INFORMACIÓN, A TRAVÉS DE LA INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL 6 CUESTIONARIO APLICA EL CUESTIONARIO INSTRUYENDO AL PERSONAL SELECCIONADO. 7 A 27

6 Página 2 de 1 Titulo PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DE ESTRUCTURA ORGÁNICA Autorizado: 13/03/2006 Manual: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA Área: SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS E INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL Sustituye: 06/12/2001 (ANALISTA) UNIDAD ADMINISTRATIVA A ORDENA Y CLASIFICA LA INFORMACIÓN EFECTÚA EL ANÁLISIS DE LA MISMA Y VERIFICA LA NORMATIVIDAD VIGENTE 8 JUSTIFICACIÓN DEL IDENTIFICA LAS ESTRUCTURAS ORGÁNICAS PARA DETERMINAR LA CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE LAS ÁREAS Y FUNCIONES, PREPARA LOS FORMATOS 9 EVALÚA EL Y EFECTÚA ADECUACIONES, EN SU CASO, Y ENTREGA PARA SU CORRECCIÓN O ACLARACIONES PERTINENTES 10 EFECTÚA PRECISIONES A LA PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN, TANTO A LAS ESTRUCTURAS COMO A LAS FUNCIONES Y PRESENTA PARA SU REVISIÓN FINAL 11 EFECTÚA ACLARACIONES Y PROCEDE A CORREGIR LAS OBSERVACIONES DETERMINADAS DE LOS ESTUDIOS DE PUESTOS Y FUNCIONES Y PRESENTA PARA SU REVISIÓN FINAL 12 RECIBE EL ESTUDIO FINAL, LO ANALIZAN DE MANERA PARTICULAR O CONJUNTA CON LA SUBG. DE INN. EMITEN COMENTARIOS O BIEN VALIDAN Y ENVÍAN 13 EFECTÚA LAS CORRECCIONES NECESARIAS SEGÚN EL CASO Y ENTREGA EL ESTUDIO FINAL 15 OFICIO RECIBE MEDIANTE OFICIO LOS COMENTARIOS AL ESTUDIO DE ORGANIZACIÓN O LA VALIDACIÓN DE ESTÉ, LO ANALIZA Y TURNA AL ANALISTA 14 SOMETE A DICTAMEN DE LA DAF Y LA SRHIG EL ESTUDIO DE ORGANIZACIÓN PARA SU APROBACIÓN 16 B 28

7 Página 3 de 1 Titulo PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DE ESTRUCTURA ORGÁNICA Autorizado: 13/03/2006 Manual: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA Área: SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS E INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL Sustituye: 06/12/2001 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Y SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS E INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL (ANALISTA) B REVISA Y ANALIZA EL ESTUDIO DE ORGANIZACIÓN, DICTAMINA O BIEN PRECISA COMENTARIOS EN SU CASO Y ENTREGA PARA LAS CORRECCIONES 17 ACUERDO PREPARA EL ACUERDO CON EL DIRECTOR GENERAL PARA EL VO.BO. DEL ESTUDIO Y POSTERIORMENTE LO ENTREGA JUNTO CON EL ACUERDO FIRMADO 18 ACUERDO Y SOMETE ACUERDO AL CONSEJO PARA SU AUTORIZACIÓN Y ENVÍA A LA DAF JUNTO CON EL ESTUDIO, PARA SU INTEGRACIÓN EN LA CARPETA PARA LA SESIÓN CORRESPONDIENTE 19 ACUERDO TOMA CONOCIMIENTO DE LOS ACUERDOS APROBADOS POR EL H. CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN E INSTRUYE AL ANALISTA 20 OFICIO ELABORA DE OFICIO Y PRESENTA FIRMA 21 RECABA FIRMAS DE DAF Y ENVÍA LOS ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN PARA CONOCIMIENTO DE LA SEP Y COORDINADORA SECTORIAL 22 COPIA RECABA FIRMAS Y ENVÍA COPIA DEL ESTUDIO AL TITULAR O DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTE Y A LA SGCH 23 GIRA INSTRUCCIONES AL ANALISTA PARA LA INTEGRACIÓN O ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN 24 C 29

8 Página 4 de 1 Titulo PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DE ESTRUCTURA ORGÁNICA Autorizado: 13/03/2006 Manual: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA Área: SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS E INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL Sustituye: 06/12/2001 (ANALISTA) UNIDAD ADMINISTRATIVA GERENCIA DE INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL C MANUAL PREPARA LA INF. NECESARIA E INTEGRA EL DE MANUAL, DE ACUERDO CON LAS GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN 25 RECIBE DEL DE MANUAL O SU ACTUALIZACIÓN, ANALIZA Y PRUEBA, O DETERMINA CONJUNTAMENTE CON SU SUPERIOR COMENTARIOS EN SU CASO Y DEVUELVE 26 OFICIO Y MANUAL EFECTÚA LAS CORRECCIONES DETERMINADAS, ELABORA OFICIO DE ENVÍO Y ENTREGA JUNTO CON EL MANUAL DEFINITIVO 27 RECABA FIRMA Y ENVÍA EL MANUAL DEFINITIVO A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS PARA SU VALIDACIÓN O COMENTARIOS FINALES 28 OFICIO Y MANUAL REVISA EL MANUAL DEFINITIVO, APRUEBA, O EN SU CASO, EMITE COMENTARIOS FINALES Y ENVÍAN MEDIANTE OFICIO 29 COMENTARIOS RECIBE MEDIANTE DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EL MANUAL AUTORIZADO, O LOS COMENTARIOS REALIZADOS Y TURNA 30 HOJA DE AUTORIZACIÓN EFECTÚA LOS AJUSTES, COMENTA CON SUS SUPERIORES Y ELABORA LA HOJA DE AUTORIZACIÓN DEL DIRECTOR GENERAL PARA LA FIRMA DE AUTORIZACIÓN DEL MANUAL. 31 GESTIONA ANTE EL DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EL ACUERDO CON EL DIRECTOR GENERAL PARA LA FIRMA Y AUTORIZACIÓN DEL MANUAL 32 HOJA DE AUTORIZACIÓN ARCHIVA LA SOLICITUD ORIGINAL Y COPIA DE LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE PARA CONTROL INTERNO RECIBE LA HOJA DE AUTORIZACIÓN DEL DIRECTOR GENERAL Y GESTIONA ANTE LA SUBDIRECCIÓN DE INFORMÁTICA SU DIFUSIÓN DEL MANUAL MEDIANTE INTRANET FIN 30