REGISTRO DE BIENES INSTRUMENTALES ADQUIRIDOS POR LAS REPRESENTACIONES, ÓRGANOS DESCONCENTRADOS Y DELEGACIONES FORÁNEAS

Transcripción

1 REGISTRO DE BIENES INSTRUMENTALES ADQUIRIDOS POR LAS REPRESENTACIONES, ÓRGANOS DESCONCENTRADOS Y DELEGACIONES FORÁNEAS Datos de Control Copia asignada a: Lic. Armando Gallegos Díaz Puesto: Director General Adjunto de Control de Fecha de implantación: 1 de diciembre de 2004

2 Página: 2 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y 1.5 Propósito del procedimiento. Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita conocer en forma ordenada y sistemática las actividades necesarias para el registro en el Sistema de Inventarios de los bienes instrumentales adquiridos por la Secretaría de Relaciones Exteriores. 1.6 Alcance. Dirección General de Inmuebles y Recursos Materiales, representaciones de México en el exterior, órganos desconcentrados y delegaciones foráneas. 1.7 Referencias. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Nacionales. Normas para la administración y baja de bienes muebles de las dependencias de la Administración Pública Federal. Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores. Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano Circulares emitidas por la Dirección General de Inmuebles y Recursos Materiales. 1.8 Responsabilidades. Es responsabilidad de la Dirección General de Inmuebles y Recursos Materiales la elaboración de este procedimiento, mismo que se llevará a cabo a través de la Dirección General Adjunta de Control de y de la Subdirección de Inventarios. La operación y control del procedimiento corresponderá a la Subdirección de Inventarios, a las representaciones de México en el exterior, órganos desconcentrados y delegaciones foráneas.

3 Página: 3 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y 1.5 Definiciones. BIENES INSTRUMENTALES: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles de registro individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. AVISO DE ALTA: Formato en el cual se registran claramente todas las características físicas y técnicas del bien, valor en pesos mexicanos de acuerdo con el tipo de cambio vigente, por unidad y global, acompañado de copia de factura. Asimismo, en dicho documento se hará referencia al oficio de autorización de recursos que emite la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto. CABM: Catálogo de Muebles, emitido por la Secretaría de la Función Pública.

4 Página: 4 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Políticas y Lineamientos 1. El Titular de la Unidad Administrativa, Órgano Desconcentrado o Representación de México en el Exterior es el responsable de mantener actualizado el Subsistema, pudiendo delegar por escrito la función operativa en un funcionario adscrito directamente a él, al cual se le denominará Administrativo en este documento. 2. La Subdirección de Inventarios efectuará el registro del valor de los bienes de la siguiente forma: a) De acuerdo con la factura en el caso de adquisición. b) Determinando el valor comercial al momento de que la Secretaría asuma la propiedad del Bien, tratándose de casos en que justificadamente no se cuente con la factura. c) En ceros, cuando la Secretaría tenga la posesión del Bien sin su propiedad. d) Para adquiridos en el exterior, su precio se determinará primero en dólares de los Estados Unidos de América y posteriormente se convertirán a pesos mexicanos de acuerdo con el tipo de cambio determinado por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto. e) El valor del Bien se registra para efectos contables y no necesariamente representa su valuación para efectos de recuperación o reposición. 3. El control de las asignaciones de los bienes se efectuará a través de la emisión de resguardos, los cuales se emiten en dos tantos por cada bien. En los conjuntos exterior y foráneo deben de ser firmados por el titular, devolviendo el original a la Subdirección de Inventarios. Además el titular establecerá los mecanismos de control interno necesarios para el resguardo de los bienes por parte del personal que labore bajo su responsabilidad.

5 Página: 5 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Descripción de Actividades Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo (Clave) 1 Titular de la representación de México en el exterior, Órgano desconcentrado o Delegación Foránea Elabora el Aviso de Alta de. -Aviso de Alta de 2 Remite a través de valija diplomática el Aviso de Alta de en original y copia a la Subdirección de Inventarios, con el valor de los bienes en pesos mexicanos, anexando copia de la factura o copia del acta administrativa. -Aviso de Alta de -Copia de la factura o acta administrativa 3 Archiva copia del Aviso de Alta de en el expediente y de la copia de la factura o copia del acta administrativa. 4 Subdirección de Inventarios Recibe el Aviso de Alta de y copia de la factura o del acta administrativa. -Aviso de Alta de -Copia de la factura o acta administrativa 5 Revisa el Aviso de Alta de el cual debe contener la descripción de los bienes, precio unitario en pesos mexicanos, número de serie y número de oficio con el cual fue autorizada la adquisición (no en el caso de Órganos Desconcentrados). Asimismo, copia de la factura o en su caso acta administrativa de valor estimado. En caso de donaciones, se requiere acta administrativa con valor estimado, si no se tiene el valor real. 6 Corresponde la Documentación? NO

6 Página: 6 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Descripción de Actividades Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo (Clave) 7 Subdirección de Inventarios Notifica por oficio y/o vía telefónica el motivo por el cual no es posible efectuar el registro de los bienes en el Sistema de Inventarios, solicitándole la documentación o información necesaria. Regresa a la actividad número 4. SI -Oficio 8 Registra los bienes en el Sistema de Inventarios y asigna número de inventario de acuerdo con el CABM. 9 Elabora etiquetas y tarjetas de resguardo de los bienes registrados. -Etiquetas -tarjetas de Resguardo 10 Envía por valija diplomática etiquetas y tarjetas de resguardo en original y copia al subsistema correspondiente, para que sean debidamente colocadas las etiquetas y firmadas las tarjetas por el Titular. -Etiquetas -tarjetas de Resguardo 11 Titular de la representación de México en el exterior, Órgano desconcentrado o Delegación Foránea Recibe las Etiquetas y Tarjetas de Resguardo para firma, revisa si la información es correcta. 12 Están Correctas? NO

7 Página: 7 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Descripción de Actividades Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo (Clave) 13 Titular de la representación de México en el exterior, Órgano desconcentrado o Delegación Foránea Remite las Tarjetas de Resguardo sin firmas, junto con sus observaciones. Regresa a la actividad número Titular de la representación de México en el exterior, Órgano desconcentrado o Delegación Foránea 15 Subdirección de Inventarios SI Coloca las etiquetas en los bienes y remite a la Subdirección de Inventarios el original de las Tarjetas de Resguardo debidamente firmadas. Recibe las tarjetas de resguardo firmadas y las archiva, por solicitante. Tarjetas de resguardo Tarjetas de resguardo FIN DE PROCEDIMIENTO

8 Página: 8 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Diagrama de Flujo INICIO Elaborar aviso de alta de bienes. 1 Aviso de alta de bienes Remitir a través de valija diplomática aviso de alta y copia de factura o de acta administrativa. 2 Aviso de alta Copia de factura o de acta adm. Archivar copia de aviso de alta y copia de factura. 3 Recibir el aviso de alta y la copia de la factura o del acta administrativa. 4 Aviso de alta Copia de factura o de acta adm. 5

9 Página: 9 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Diagrama de Flujo Revisar el aviso de alta y la copia de la factura o del acta administrativa. 5 Aviso de alta Descripción de bienes Precios unitario en pesos mexicanos Número de serie Número de oficio de autorización de adquisición (no en el caso de órganos desconcentrados) 10 Corresponde la documentación? 6 NO Notificar por oficio el motivo por el cual no se efectúa el registro solicitando la información correspondiente. 7 SI Registrar los bienes en el sistema de inventarios y asignar número de inventario. 8 4 Elaborar etiquetas y tarjetas de resguardo de los bienes registrados. 9 Etiquetas Tarjetas de resguardo Enviar por valija diplomática etiquetas y tarjetas de resguardo de los bienes registrados. 10 Etiquetas Tarjetas de resguardo 11

10 Página: 10 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Diagrama de Flujo Recibir y revisar etiquetas y tarjetas de resguardo de los bienes registrados para firma. 11 Etiquetas Tarjetas de resguardo 10 Están correctas? 12 NO Remitir las tarjetas sin firma con observaciones. 13 SI Colocar las etiquetas en los bienes y remitir las tarjetas de resguardo firmadas Recibir las tarjetas de resguardo firmadas y las archiva por representación. 15 FIN

11 Página: 11 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Formatos e instructivos

12 Página: 12 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y FORMATO DE AVISO DE ALTA

13 Página: 13 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. Fecha Día, Mes y Año en que se presenta el documento. 2. Oficina Número Número asignado. 3. Carácter Breve descripción con las principales características del bien. 4. Lugar Ubicación de la oficina. 5. Aviso de Alta Número Número consecutivo asignado por la propia oficina. 6. Número Progresivo Se deberá enumerar en forma progresiva cada uno de los movimientos inscritos. 7. Descripción Se anotará una breve descripción con las principales características del Bien. 8. Cantidad Número de bienes que se darán de baja. 9. Precio Unitario Valor de adquisición del bien conforme a factura. 10. Valor Parcial El valor del Bien cuando se forma de partes (CPU, monitor, etc.). 11. Valor Total Valor total de los bienes cuando se trata de varios bienes del mismo tipo. 12. Procedencia y/o Autorización Forma de adquisición y número de oficio de autorización (DGPOP y DGBIRM).

14 Página: 14 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y TARJETA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE CONTROL DE BIENES SUBDIRECCIÓN DE INVENTARIOS TARJETA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES SISTEMA DE INVENTARIOS NÚMERO DE INVENTARIO 1 NÚMERO DE SERIE 2 NÚMERO DE RESGUARDO 3 DENOMINACIÓN SEGÚN CATÁLOGO 4 DESCRIPCIÓN CORTA DEL BIEN 5 CATEGORÍA 6 VALOR DE ADQUISICIÓN O INVENTARIO 7 UNIDAD DE ADSCRIPCIÓN 8 9 FECHA DE ALTA RESPONSABLE DEL BIEN COORDINADOR ADMINISTRATIVO /TITULAR 12 FIRMA R.F.C. 13 FIRMA 14 ORIGINAL SUBDIRECCIÓN DE INVENTARIOS SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE CONTROL DE BIENES SUBDIRECCIÓN DE INVENTARIOS TARJETA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES SISTEMA DE INVENTARIOS NÚMERO DE INVENTARIO NÚMERO DE SERIE NÚMERO DE RESGUARDO DENOMINACIÓN SEGÚN CATÁLOGO DESCRIPCIÓN CORTA DEL BIEN CATEGORÍA VALOR DE ADQUISICIÓN O INVENTARIO UNIDAD DE ADSCRIPCIÓN FECHA DE ALTA RESPONSABLE DEL BIEN COORDINADOR ADMINISTRATIVO /TITULAR FIRMA R.F.C. FIRMA COPIA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

15 Página: 15 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA TARJETA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES 1. Número de inventario El Número de Inventario se compondrá de 21 dígitos distribuidos de la siguiente manera: a) Dos dígitos numéricos vinculados a la clave presupuestal asignada a la Secretaría de Relaciones Exteriores, por lo que invariablemente será 05; b) Diez dígitos alfanuméricos que corresponderán a la clave que en el CABM se le asigne al Bien de que se trate; c) Cuatro dígitos numéricos que señalarán el año de adquisición del Bien; d) Cuatro dígitos numéricos que determinarán el número progresivo del Bien; y e) Un dígito para determinar características específicas del bien, que podrá ser letra o símbolo. Si el Bien consta de una sola parte, se utilizará el o si consta de varias, se utilizará el alfabeto para numerar dichas partes; f) Para los a disposición y bajo responsabilidad de la Secretaría que sin tener su propiedad y se determine pertinente controlar, la Subdirección de Inventarios determinará que el símbolo a utilizarse en este espacio para su identificación será "F". 2. Número de serie Número de serie que el fabricante haya determinado para el bien.

16 Página: 16 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y 3. Número de resguardo El resguardo es el documento con el cual se controla la asignación de los. Este número será asignado por la Subdirección de Inventarios. 4. Denominación según Catálogo Se deberá anotar el nombre del bien asignado en el Catálogo de Muebles (CABM) de la Secretaría de la Función Pública. 5. Descripción corta del bien Breve descripción con las principales características del bien. 6. Categoría General. 7. Valor de adquisición o inventario La Subdirección de Inventarios efectuará el registro del valor de los bienes de la siguiente forma: a. De acuerdo con la factura en el caso de adquisición. b. Determinando el valor comercial al momento de que la Secretaría asuma la propiedad del Bien, tratándose de casos en que justificadamente no se cuente con la factura. c. En ceros, cuando la Secretaría tenga la posesión del Bien sin su propiedad. d. Para adquiridos en el exterior, su precio se determinará primero en dólares de los Estados Unidos de América y posteriormente se convertirá a pesos mexicanos de acuerdo con el tipo de cambio determinado por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto. e. El valor del Bien se registra para efectos contables y no necesariamente representa su valuación para efectos de recuperación o reposición.

17 Página: 17 de 17 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y 8. Unidad o Adscripción Nombre de la Unidad Administrativa, Órgano Desconcentrado o Representación de México en el Exterior, ha la que haya sido asignado el bien. 9. Fecha de Alta Día, Mes y Año en que cause alta en el sistema. 10. Responsable del Bien: Nombre del Servidor Público a quien se le asigna el bien. 11. Coordinador Administrativo/ Titular Nombre del Coordinador Administrativo o del Titular de la Unidad Responsable. 12. Firma Firma del Servidor Público a quien se le asigna el bien. 13. Firma Firma del Coordinador Administrativo. Para los conjuntos foráneo y exterior la firma es del Titular. 14. R.F.C Registro Federal de Causantes del Servidor Público a quien se le asigna el bien.

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