NUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA PROCURADURÍA DE LA DEFENSA DEL MENOR Y LA FAMILI MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PATRIMONIAL

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1 NUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA PROCURADURÍA DE LA DEFENSA DEL MENOR Y LA FAMILI MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE Junio de 2012

2 Código: 201B18403 Página: II CONTENIDO PÁG. PRESENTACIÓN OBJETIVO GENERAL IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS III IV V VI VII Registro de Alta en el Sistema Integral de Control Patrimonial y Emisión de Tarjetas de Resguardo de Bienes Muebles Asignados a las Unidades Administrativas del DIFEM..201B Registro de Baja en el Sistema Integral de Control Patrimonial y Cancelación de Tarjetas de Resguardo de Bienes Muebles Asignados a las Unidades Administrativas del DIFEM. 201B Registro de Transferencia en el Sistema Integral de Control Patrimonial, Cancelación y Emisión de Tarjetas de Resguardo por Actualización de Bienes Muebles Asignados a las Unidades Administrativas del DIFEM. 201B Verificación Física de Bienes Muebles Registrados en el Sistema Integral de Control Patrimonial Asignados a las Unidades Administrativas del DIFEM. 201B de 15 1 de 37 1 de 11 1 de 18 SIMBOLOGÍA REGISTRO DE EDICIONES DISTRIBUCIÓN VALIDACIÓN VIII X XI XII

3 Código: 201B18403 Página: III I. PRESENTACIÓN La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello, el Doctor en Derecho Eruviel Ávila Villegas, Gobernador Constitucional del Estado de México, impulsa la construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de las demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente, en el uso de sus recursos y más eficaz en el logro de sus propósitos. El ciudadano es el factor principal de su atención y la solución de los problemas públicos su prioridad. Es en este contexto la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión, orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de la calidad. El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México. La estructura organizativa, la división del trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralización o descentralización, los procesos clave de la organización y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de esta unidad administrativa del Ejecutivo Estatal. Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad.

4 Código: 201B18403 Página: IV II. OBJETIVO GENERAL Mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de las actividades que tienen encomendadas las unidades administrativas, involucradas en mantener actualizado el inventario de bienes muebles del Organismo, mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo y la difusión de las políticas que regulan su aplicación.

5 Código: 201B18403 Página: V III. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS COMUNICACIÓN CON EL USUARIO DEMANDA DE ACTUALIZA- CIÓN DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD DEL DIFEM ALTA DE BIENES MUEBLES BAJA DE BIENES MUEBLES TRANSFEREN- CIA DE BIENES MUEBLES VERIFICACIÓN FÍSICA DE BIENES MUEBLES UNIDADES ADMINISTRA- TIVAS SOLICITANTES PROCESO SUSTANTIVO ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL PRESUPUESTOS EQUIPAMIENTO TECNOLOGICO PROCESOS ADJETIVOS

6 Código: 201B18403 Página: VI IV. RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Proceso: Actualización permanente del Sistema Integral de Control Patrimonial: De la atención de solicitudes de alta, bajo o transferencia de bienes muebles, a la emisión y/o cancelación de tarjetas de resguardo. Procedimientos: Registro de Alta en el Sistema Integral de Control Patrimonial y Emisión de Tarjetas de Resguardo de Bienes Muebles Asignados a las Unidades Administrativas del DIFEM. Registro de Baja en el Sistema Integral de Control Patrimonial y Cancelación de Tarjetas de Resguardo de Bienes Muebles Asignados a las Unidades Administrativas del DIFEM. Registro de Transferencia en el Sistema Integral de Control Patrimonial, Cancelación y Emisión de Tarjetas de Resguardo por Actualización de Bienes Muebles Asignados a las Unidades Administrativas del DIFEM. Verificación Física de Bienes Muebles Registrados en el Sistema Integral de Control Patrimonial Asignados a las Unidades Administrativas del DIFEM.

7 Código: 201B18403 Página: VII V. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

8 Código: 201B Página: 1 de 16 PROCEDIMIENTO: Registro de Alta en el Sistema Integral de Control Patrimonial y Emisión de Tarjetas de Resguardo de Bienes Muebles Asignados a las Unidades Administrativas del DIFEM. OBJETIVO: Mantener actualizado el inventario del Organismo, mediante el registro de alta de los bienes muebles y la emisión de Tarjetas de Resguardo, asignados a las Unidades Administrativas dentro del Sistema Integral de Control Patrimonial. ALCANCE: Aplica al personal adscrito al Departamento de Control Patrimonial encargado de mantener actualizado el inventario de bienes del Organismo, así como a los titulares de las Unidades Administrativas, Enlaces Administrativos designados, y en general a los servidores públicos del DIFEM a quienes se les asignen bienes de nueva adquisición, manufacturados internamente y/o por donación. REFERENCIAS: - Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, Título Tercero, Capítulo II, Artículo 42, publicada en la Gaceta del Gobierno el 11 de septiembre de Reglamento Interior del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México, Artículo 22, Fracciones l, ll y XVl, publicado en la Gaceta del Gobierno el 25 de abril de Reglamento para la Entrega y Recepción de las Unidades Administrativas de la Administración Pública del Estado de México, publicado en la Gaceta del Gobierno el 26 de marzo de 2004 y sus reformas y adiciones. - Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo (ACP- 001, ACP-003, ACP-004; Incisos a), b), c), e), f), g), h) y m), ACP-007, ACP-008, ACP-010, ACP-012 y ACP-015), publicado en la Gaceta del Gobierno el 24 de febrero de Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno y Municipios del Estado de México (Décima Edición), Apartado Vl: Políticas de Registro, publicado en la Gaceta del Gobierno el 24 de enero de 2011.

9 Código: 201B Página: 2 de 16 - Manual General de Organización del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México, Apartado VII.- Objetivos y funciones por unidad administrativa: Departamento de Control Patrimonial, publicado en la Gaceta del Gobierno el 23 de junio de Circulares Internas de Bienes Muebles que se generen por la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración del DIFEM, según el ejercicio fiscal correspondiente. RESPONSABILIDADES: El Departamento de Control Patrimonial es el encargado de mantener actualizado el Sistema Integral de Control Patrimonial, así como de emitir las Tarjetas de Resguardo correspondientes a los bienes muebles propiedad del Organismo y conservarlas debidamente firmadas por los servidores públicos que los tienen asignados para el desarrollo de sus actividades. La Unidad Administrativa solicitante y/o el Enlace Administrativo deberán: - Solicitar mediante oficio al titular del Departamento de Control Patrimonial, el registro de alta de bienes muebles. - Recabar la documentación establecida para gestionar ante el Departamento de Control Patrimonial el alta de bienes muebles en el Sistema Integral de Control Patrimonial que corresponda (SICOPA-WEB o bien SARECO). El Departamento de Control Patrimonial deberá: - Recibir la solicitud de alta de los bienes muebles de los titulares de las Unidades Administrativas o de los Enlaces Administrativos de éstas. - Registrar a solicitud de las Unidades Administrativas el alta de los bienes muebles ingresados al Organismo, por nueva adquisición, manufacturados internamente y/o por donación en el Sistema Integral de Control Patrimonial que corresponda (SICOPA-WEB o SARECO). - Asignar los números de inventario a cada uno de los bienes muebles registrados como alta y asegurar que se encuentren debidamente identificados con éstos. - Generar las Tarjetas de Resguardo correspondientes. - Recabar la firma de los servidores públicos a quienes se les asignen bienes de nueva adquisición, manufacturados internamente y/o por donación en las Tarjetas de Resguardo correspondientes.

10 Código: 201B Página: 3 de 16 - Mantener actualizados los expedientes de bienes muebles por Unidad Administrativa y anexar copia de las Tarjetas de Resguardo correspondientes a los bienes muebles dados de alta y, en su caso, el inventario físico y copia de la factura del vehículo. DEFINICIONES: Para efectos del presente Manual, se entenderá por: Procedimiento de Alta: SARECO (Sistema Alterno de Registro y Control): SICOPA-WEB (Sistema Integral de Control Patrimonial versión Web): Sistema Integral de Control Patrimonial: Tarjeta de Resguardo: Al movimiento administrativo que se efectúa con motivo de la adquisición de bienes muebles, a través de sus diferentes modalidades: - Nueva adquisición. - Manufacturados Internamente. - Recibidos bajo la modalidad de donación. Al sistema automatizado para el registro, control y administración de los bienes muebles considerados por su valor como de consumo de la Institución (bienes con valor inferior a 17 veces el salario mínimo general de la zona económica C ). Al sistema automatizado para el registro, control y administración de los bienes muebles con un valor igual o mayor a 17 veces el salario mínimo general de la zona económica C. Al sistema automatizado para el registro, actualización y consulta del inventario de bienes muebles, así como su asignación entre usuarios de las diversas unidades administrativas, permitiendo con ello la conformación de fichas e informes estadísticos, al cual se accede mediante el uso de una cuenta y contraseña de usuario. (SICOPA-WEB Y SARECO). Al documento generado por el Sistema Integral de Control Patrimonial, en el cual, entre otras cosas, se describen el número de inventario asignado, las características del bien mueble, la información de su adquisición, el área de adscripción y nombre del servidor público responsable del mismo. INSUMOS: Oficio de solicitud de alta de bienes muebles de las Unidades Administrativas. Documentación soporte:

11 Código: 201B Página: 4 de 16 Alta de bienes de nueva adquisición: Copia de la factura. En su caso, copia del dictamen favorable para la adquisición, emitido por la instancia gubernamental correspondiente. Alta de bienes manufacturados internamente: Copia de la factura o recibos de los materiales utilizados para su fabricación. Alta de bienes recibidos bajo la modalidad de donación: Copia de la factura o comprobante de compra en su caso. Copia del contrato o recibo respectivo. Autorización del Grupo de Trabajo para la Aceptación de Donativos al Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México. Formato para el Registro de Bienes Muebles Recibidos en Calidad de Donación. RESULTADOS: Actualización del Sistema Integral de Control Patrimonial mediante el registro de alta de los bienes de nueva adquisición, manufacturados internamente y/o recibidos en donación. Emisión de Tarjetas de Resguardo correspondientes a bienes muebles registrados en el Sistema Integral de Control Patrimonial. Expedientes actualizados en materia de bienes muebles de cada Unidad Administrativa. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Registro de Baja en el Sistema Integral de Control Patrimonial y Cancelación de Tarjetas de Resguardo de Bienes Muebles Asignados a las Unidades Administrativas del DIFEM. Registro de Transferencia en el Sistema Integral de Control Patrimonial, Cancelación y Emisión de Tarjetas de Resguardo por Actualización de Bienes Muebles Asignados a las Unidades Administrativas del DIFEM. Verificación Física de Bienes Muebles Registrados en el Sistema Integral de Control Patrimonial Asignados a las Unidades Administrativas del DIFEM.

12 Código: 201B Página: 5 de 16 POLÍTICAS: - El Titular de cada Unidad Administrativa del DIFEM (Secretarios Particulares, Directores, Jefes de Unidad, Coordinadores o equivalentes) deberán nombrar e instruir a un Enlace Administrativo con el Departamento de Control Patrimonial a fin de que se informe a dicho Departamento sobre los movimientos de alta de bienes muebles generados en el área, para lo cual, informará por escrito el nombre de la persona designada. Asimismo ante la salida o cambio del servidor público designado como Enlace Administrativo, deberá notificar por la vía escrita al Departamento de Control Patrimonial el nombre del nuevo enlace, el cual, en cada ejercicio fiscal deberá ratificarse y/o actualizarse. - Los bienes muebles únicamente podrán asignarse a los servidores públicos que formen parte de la plantilla de personal autorizada del Organismo. - Para el registro de alta de un bien mueble en el Sistema Integral de Control Patrimonial, se deberá entregar al Departamento de Control Patrimonial, anexo al oficio de solicitud la siguiente documentación soporte, según sea el caso: Alta de bienes de nueva adquisición: Copia de la factura. En su caso, copia del dictamen favorable para la adquisición, emitido por la instancia gubernamental correspondiente. Alta de bienes manufacturados internamente: Copia de la factura o recibos de los materiales utilizados para su fabricación. Alta de bienes recibidos bajo la modalidad de donación: Copia de la factura o comprobante de compra en su caso. Copia del contrato o recibo respectivo. Autorización del Grupo de Trabajo para la Aceptación de Donativos al Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México. Formato para el Registro de Bienes Muebles Recibidos en Calidad de Donación. - Para efectos del registro de altas y control de bienes muebles se deberá referir como valor, el consignado en la factura incluyendo el Impuesto al Valor Agregado (IVA), a falta de éste, se tomará en cuenta el valor estimado por perito o, en su defecto, será el Departamento de Control Patrimonial con base en sus funciones, el encargado de determinarlo, considerando bienes de idénticas características ya registrados en el inventario. - Para registrar bienes muebles manufacturados internamente, su valor se estimará sumando los importes de las facturas de los materiales utilizados, incluyendo el I.V.A. correspondiente.

13 Código: 201B Página: 6 de 16 - Para el registro de equipo de cómputo, deberá asignarse a cada uno de sus componentes el número de inventario respectivo, tomando en consideración su precio unitario, incluyendo el I.V.A.; de la misma forma se procederá tratándose de bienes con características análogas. - Tratándose de bienes muebles adquiridos en paquete, se deberá solicitar al proveedor, que en la factura se consigne el valor unitario de cada uno de ellos, para tal efecto la Unidad Administrativa usuaria y/o beneficiada con dicha adquisición, deberá solicitar al Departamento de Programación de Adquisiciones, dependiente de la Subdirección de Recursos Materiales, que al momento de efectuar el procedimiento adquisitivo correspondiente, se incluya esta solicitud dentro de las convocatorias, bases de licitación en cualquiera de sus modalidades o en compras directas. - Los bienes muebles de nueva adquisición, de fabricación interna y los recibidos por donación o permuta, deberán ser dados de alta en el Sistema Integral de Control Patrimonial; para tal efecto las Unidades Administrativas beneficiadas con los bienes deberán solicitarlo mediante oficio al Departamento de Control Patrimonial, anexando la documentación soporte correspondiente. - Para llevar a cabo el registro de alta de bienes muebles recibidos en donación e ingresados al Almacén de Donativos o directamente a un área en particular, las Unidades Administrativas beneficiadas deberán solicitar el alta al Departamento de Control Patrimonial mediante oficio, y necesariamente anexarán el documento que ampare la autorización del Grupo de Trabajo para la Aceptación de Donativos al Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México, junto con el Formato para el Registro de Bienes Muebles Recibidos en Calidad de Donación, y una vez registrados los bienes recibidos en donación, el Departamento de Control Patrimonial generará las Tarjetas de Resguardo correspondientes para firma de los servidores públicos usuarios de los mismos. - Con la finalidad de conocer y conciliar las nuevas adquisiciones de bienes muebles, el Departamento de Compras y Adjudicaciones de la Subdirección de Recursos Materiales, deberá remitir al Departamento de Control Patrimonial copia de los pedidos y/o contratos y facturas relacionados con dichas adquisiciones, así como, en su caso, del dictamen favorable para la adquisición emitido por la instancia gubernamental correspondiente. - Será responsabilidad de la Unidad Administrativa beneficiada con los bienes, tanto de nueva adquisición como los recibidos en donación que le son entregados por el Departamento de Almacenes, verificar que cuenten con el número de identificación asignado por el Departamento de Control Patrimonial. - Las Unidades Administrativas no podrán retirar de los almacenes del DIFEM ningún bien mueble que no se encuentre debidamente identificado por el Departamento de Control Patrimonial con la numeración correspondiente. - Los bienes muebles de nueva adquisición destinados a Programas Institucionales, siendo en nuestro caso particular, aquellos que son entregados a los Sistemas Municipales DIF bajo la

14 Código: 201B Página: 7 de 16 modalidad de donación, y de conformidad con lo establecido en el numeral ACP-002 del Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo, no afectarán el activo fijo de la institución y, por lo tanto, no se llevará a cabo el registro de alta en el inventario del Organismo. - Los bienes muebles de nueva adquisición destinados a Programas Institucionales y entregados bajo la modalidad de préstamo y/o comodato por las Unidades Administrativas del DIFEM, serán dados de alta en el Sistema Integral de Control Patrimonial y el Titular de la Unidad Administrativa a cargo del programa deberá firmar las Tarjetas de Resguardo de cada bien, como el resguardatario responsable. - Los bienes muebles recibidos por las Unidades Administrativas del Organismo bajo la modalidad de comodato, deberán ser notificados al Departamento de Control Patrimonial, a través del envió de la copia del contrato de comodato respectivo, acta de entrega y/o recibo. En virtud de que no son propiedad del DIFEM no afectarán el activo fijo de la institución y, por lo tanto, no se efectuará el alta en el inventario de este Organismo. - Los servidores públicos que ingresen bienes muebles particulares a su Unidad Administrativa, deberán informarlo de manera previa al Titular de la Unidad y/o al Enlace Administrativo, quien realizará su registro en un control interno e informará por escrito al Departamento de Control Patrimonial para que estos bienes no se integren al inventario del Organismo. - El Enlace Administrativo de cada unidad será responsable de autorizar la entrada y salida de bienes muebles de propiedad particular. - Queda estrictamente prohibido efectuar movimientos de bienes muebles sin llevar a cabo el procedimiento correspondiente ante el Departamento de Control Patrimonial, el incumplimiento de ésta disposición será responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa respectiva. - El Enlace Administrativo deberá presentar ante el Departamento de Control Patrimonial un reporte mensual que incluya los movimientos de alta realizados, debidamente avalado por el Titular de cada Unidad Administrativa, en caso de no enviarlo se entenderá que no hubo movimientos. - Será responsabilidad de los servidores públicos que firmen las Tarjetas de Resguardo de bienes bajo su custodia y/o uso, conservar una copia de las mismas para su control y/o futuras aclaraciones. - Tratándose de actos de Entrega-Recepción de Unidades Administrativas, invariablemente se deberá observar lo establecido en el Reglamento para la Entrega Recepción de las Unidades Administrativas de la Administración Pública del Estado de México, publicado en la Gaceta del Gobierno. Asimismo, será responsabilidad de los servidores públicos sujetos a este

15 Código: 201B Página: 8 de 16 proceso, contar con copia de la documentación relacionada con su inventario de bienes muebles.

16 Código: 201B Página: 9 de 16 DESARROLLO: No. Unidad Administrativa/Puesto 1. Unidad Administrativa solicitante y/o Enlace Administrativo 2. Departamento de Control Patrimonial 3. Departamento de Control Patrimonial 4. Unidad Administrativa solicitante y/o Enlace Administrativo Actividad Solicita mediante oficio en original y copia el alta de bienes muebles al Departamento de Control Patrimonial, anexa la documentación soporte establecida en el apartado "POLÍTICAS" de éste manual, según el tipo de alta de que se trate, entrega oficio original y recaba acuse de recibo en la copia. Recibe oficio original de solicitud de alta con la documentación soporte, firma y entrega acuse de recibo, revisa documentación y determina: Si la documentación soporte no está completa, elabora oficio en original y copia dirigido a la Unidad Administrativa solicitante, en el cual, indica qué documentación hace falta para que proceda el registro de alta, entrega oficio original, recaba acuse de recibo en la copia y archiva. Recibe oficio, se entera y recaba la documentación faltante. Elabora oficio en original y copia, anexa documentación completa y entrega al Departamento de Control Patrimonial, previo acuse de recibo en la copia. Se conecta al paso Departamento de Control Patrimonial Si la documentación soporte está completa, inicia el registro de alta de los bienes muebles en el Sistema Integral de Control Patrimonial, solicita verbalmente a la Unidad Administrativa que le indique la ubicación física (almacén o unidad administrativa) de los bienes muebles dados de alta, para identificarlos con el número de inventario correspondiente.

17 Código: 201B Página: 10 de 16 No. Unidad Administrativa/Puesto 6. Departamento de Control Patrimonial Actividad Acude a colocar el número de inventario correspondiente a cada uno de los bienes muebles dados de alta. Genera las Tarjetas de Resguardo originales de cada bien mueble, elabora en original y copia oficio mediante el cual, remite las Tarjetas de Resguardo para que los servidores públicos responsables del uso y custodia de cada bien mueble dado de alta, firmen las Tarjetas de Resguardo de la Unidad Administrativa solicitante y lo turna, recaba acuse de recibo en la copia del oficio y lo integra al expediente de la Unidad Administrativa solicitante. 7. Unidad Administrativa solicitante y/o Enlace Administrativo Recibe oficio original con las Tarjetas de Resguardo originales, revisa Tarjetas de Resguardo, verifica los datos de los servidores públicos responsables del uso y custodia de los bienes muebles dados de alta y determina: 8. Si los datos asentados en las Tarjetas de Resguardo no están correctos, elabora en original y copia oficio mediante el cual, solicita la corrección de los datos al Departamento de Control Patrimonial, anexa las Tarjetas de Resguardo erróneas, entrega oficio original con Tarjetas, recaba acuse de recibo en la copia del oficio y archiva. 9. Departamento de Control Patrimonial Recibe oficio original con las Tarjetas de Resguardo erróneas, realiza correcciones en las Tarjetas de Resguardo correspondientes y las vuelve a remitir a la Unidad Administrativa solicitante y/o Enlace Administrativo. Se conecta al paso 7.

18 Código: 201B Página: 11 de 16 No. Unidad Administrativa/Puesto 10. Unidad Administrativa solicitante y/o Enlace Administrativo 11. Departamento de Control Patrimonial Actividad Si los datos asentados en las Tarjetas de Resguardo son correctos, recaba las firmas de los servidores públicos responsables del uso y custodia de los bienes muebles dados de alta, y las remite mediante oficio en original y copia al Departamento de Control Patrimonial, entrega oficio original con las Tarjetas de Resguardo firmadas, previo acuse de recibo en la copia del oficio. Recibe oficio original y Tarjetas de Resguardo originales debidamente firmadas y las archiva en el expediente de la Unidad Administrativa solicitante.

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20 Código: 201B Página: 13 de 16 MEDICIÓN: Indicador para medir la capacidad de respuesta: Número solicitudes atendidas mediante el alta de bienes muebles en el Sistema Integral de Control Patrimonial X 100 = % solicitudes atendidas Número de solicitudes de alta de bienes muebles ingresadas Número de Tarjetas de Resguardo firmadas por el usuario Número de Tarjetas de Resguardo emitidas por alta de bienes muebles X 100 = % de actualización de expedientes por Unidad Administrativa Registro de Evidencias: - Oficio de solicitud de alta de bienes muebles y documentos de soporte. - Las solicitudes atendidas se ven reflejadas en el Sistema Integral de Control Patrimonial. - La cantidad de expedientes actualizados se ve reflejada en las Tarjetas de Resguardo. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO: - Registro de Bienes Muebles Recibidos en Calidad de Donación. El resto de los formatos utilizados en este procedimiento operativo son emitidos por el Sistema Integral de Control Patrimonial de la Dirección General de Recursos Materiales.

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22 Código: 201B Página: 15 de 16 INSTRUCTIVO DE LLENADO REGISTRO DE BIENES MUEBLES RECIBIDOS EN CALIDAD DE DONACIÓN (FO201B18403/133/2011) Objetivo: Documentar el alta de bienes muebles recibidos en calidad de donación, solicitada por las diferentes Unidades Administrativas del Organismo. Distribución y destinatario: Se elabora en original y copia, el original se resguarda en el Departamento de Control Patrimonial y la copia a la Unidad Administrativa solicitante. No. Concepto Descripción 1. Unidad Administrativa del DIFEM que recibe los bienes muebles en donación Asentar el nombre de la Unidad Administrativa que recibe los bienes muebles en donación. 2. Fecha de Recepción Señalar el día, mes y año en la que se recibió la donación. 3. Cantidad Indicar por tipo el total de bienes donados. 4. Descripción del bien Escribir el nombre, el tipo y las características generales de cada uno de los bienes donados. 5. Estado Marcar con una X el estado en que se encuentra cada uno de los bienes donados (nuevo, si es usado se marcará en B cuando su estado sea bueno o en R cuando esté regular). 6. No. y fecha de la misma En caso de que se entregue la factura de los bienes donados, anotar el número y fecha de la misma. 7. Importe del bien En caso de que se cuente con la información, indicar el costo del bien recibido en donación. 8. Importe del valor aproximado En caso de que no se proporcione el valor del bien donado, el Departamento de Control Patrimonial deberá mencionar el valor aproximado. 9. Soporte y/o documento que acredite la donación de los bienes 10. Los bienes descritos anteriormente fueron donados por: Mencionar la documentación que acredite la donación de los bienes recibidos. Señalar el nombre de la persona o razón social de la empresa que dona los bienes muebles recibidos.

23 Código: 201B Página: 16 de 16 No. Concepto Descripción 11. Representado por: Escribir el nombre completo de la persona que representa a quien dona los bienes muebles recibidos. 12. en su carácter de: Indicar el carácter con que cuenta la persona representante de quien realiza la donación. 13. Con domicilio legal en: Anotar el domicilio completo de quien realiza la donación. 14. Entrega Espacio disponible para colocar el nombre y firma del servidor público que ha sido designado como representante del Departamento de Control Patrimonial, para participar en la instrumentación del Acta Administrativa Circunstanciada. 15. Unidad Administrativa que recibe Espacio disponible para colocar el nombre, cargo y firma del servidor público del Departamento de Control Patrimonial que recibe el formato de solicitud de registro de bienes muebles donados.

24 Código: 201B Página: 1 de 38 PROCEDIMIENTO: Registro de Baja en el Sistema Integral de Control Patrimonial y Cancelación de Tarjetas de Resguardo de Bienes Muebles Asignados a las Unidades Administrativas del DIFEM. OBJETIVO: Mantener actualizado el inventario del Organismo, mediante el registro de baja de los bienes muebles dentro del Sistema Integral de Control Patrimonial y la cancelación de las Tarjetas de Resguardo correspondientes. ALCANCE: Aplica al personal adscrito al Departamento de Control Patrimonial encargado de mantener actualizado el inventario de bienes del Organismo, así como a los Titulares de las Unidades Administrativas, Enlaces Administrativos designados y en general a los servidores públicos del DIFEM quienes tienen asignados bienes muebles. REFERENCIAS: - Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, Título Tercero, Capítulo II, Artículo 42, publicada en la Gaceta del Gobierno el 11 de septiembre de Reglamento Interior del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México, Artículo 22, Fracciones l, ll y XVl, publicado en la Gaceta del Gobierno el 25 de abril de Reglamento para la Entrega y Recepción de las Unidades Administrativas de la Administración Pública del Estado de México, publicado en la Gaceta del Gobierno el 26 de marzo de 2004 y sus reformas y adiciones. - Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo (ACP- 004, inciso a), b), e) y g), ACP-010, ACP-013, ACP-014), publicado en la Gaceta del Gobierno el 24 de febrero de Manual General de Organización del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México, Apartado VII.- Objetivos y funciones por unidad administrativa: Departamento de Control Patrimonial, publicado en la Gaceta del Gobierno el 23 de junio de 2005.

25 Código: 201B Página: 2 de 38 - Circulares Internas de Bienes Muebles que se generen por la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración del DIFEM, según el ejercicio fiscal correspondiente. RESPONSABILIDADES: El Departamento de Control Patrimonial es el encargado de mantener actualizado el Sistema Integral de Control Patrimonial, así como, de cancelar las Tarjetas de Resguardo correspondientes a los bienes muebles propiedad del Organismo que han dejado de estar asignados a un servidor público. El Departamento de Control de Bienes Muebles de la Dirección General de Recursos Materiales del GEM deberá: - Recibir oficio del Departamento de Control Patrimonial mediante el cual, le solicita el registro de baja en el Sistema Integral de Control Patrimonial. - Elaborar oficio de respuesta dirigido al Departamento de Control Patrimonial. - Realizar el registro de baja en el Sistema Integral de Control Patrimonial. La Unidad Administrativa solicitante y/o el Enlace Administrativo deberán: - Solicitar mediante oficio al Titular del Departamento de Control Patrimonial, la baja de bienes muebles. - Trasladar al almacén respectivo los bienes muebles dados de baja y entregarlos al personal del Departamento de Control Patrimonial designado, en la fecha y horario programados para tal fin. - Recabar la documentación soporte para gestionar ante el Departamento de Control Patrimonial la baja de bienes muebles en el Sistema Integral de Control Patrimonial que corresponda (SICOPA-WEB o bien SARECO). - Registrar mediante un control interno los bienes muebles de propiedad particular que los servidores públicos retiren de la unidad administrativa. - Autorizar la entrada y salida de bienes de propiedad particular a la Unidad Administrativa. - Reportar mensualmente al Departamento de Control Patrimonial (en su caso) los movimientos de baja registrados en la Unidad Administrativa, debidamente firmado por el Titular de ésta última.

26 Código: 201B Página: 3 de 38 La Unidad de Contraloría Interna deberá: - Recibir y tomar conocimiento del oficio que le envía el Departamento de Control Patrimonial, mediante el cual, le informa de las anomalías o faltantes de bienes muebles en las Unidades Administrativas. El Departamento de Control Patrimonial deberá: - Recibir la solicitud de baja de los bienes muebles de los Titulares de las Unidades Administrativas o de los Enlaces Administrativos de éstas, según corresponda. - Recibir de las Unidades Administrativas solicitantes los bienes muebles a dar de baja, en el Almacén correspondiente en la fecha y horario programados. - Cancelar las tarjetas de resguardo correspondientes a fin de mantener actualizado el expediente de la Unidad Administrativa. - Solicitar mediante oficio a la Dirección General de Recursos Materiales del Gobierno del Estado de México, que se lleve a cabo el registro de baja de bienes muebles en el SICOPA- WEB, anexando la documentación soporte que así lo acredite. - Llevar a cabo, en su caso, el registro de baja de bienes muebles considerados de consumo en el SARECO. - Incluir los bienes muebles dados de baja en el inventario de existencias del Almacén de Obsoletos. - En caso de baja de vehículo, realizar al momento de la recepción en el almacén correspondiente, el inventario físico del mismo. - Informar mediante oficio a la Unidad de Contraloría Interna las anomalías o faltantes de bienes muebles que hay en las Unidades Administrativas. DEFINICIONES: Para efectos del presente Manual, se entenderá por: Procedimiento de Baja: Al movimiento administrativo que se efectúa con motivo de la solicitud de baja de bienes muebles, a través de sus diferentes modalidades: - Baja de bienes muebles: Registrados en el SARECO. Que por su origen no cuentan con número de inventario.

27 Código: 201B Página: 4 de 38 Registrados en el SICOPA-WEB. - Baja de bienes muebles informáticos. - Baja de bienes muebles por siniestro, extravío o robo. - Baja de vehículo. SARECO (Sistema Alterno de Registro y Control): SICOPA-WEB (Sistema Integral de Control Patrimonial versión Web): Sistema Integral de Control Patrimonial: Tarjeta de Resguardo: Al sistema automatizado para el registro, control y administración de los bienes muebles considerados por su valor como de consumo de la Institución (bienes con valor inferior a 17 veces el salario mínimo general de la zona económica C ). Al sistema automatizado para el registro, control y administración de los bienes muebles con un valor igual o mayor a 17 veces el salario mínimo general de la zona económica C. Al sistema automatizado para el registro, actualización y consulta del inventario de bienes muebles, así como su asignación entre usuarios de las diversas unidades administrativas, permitiendo con ello, la conformación de fichas e informes estadísticos al cual, se accede mediante el uso de una cuenta y contraseña de usuario. (SICOPA-WEB y SARECO). Al documento generado por el Sistema Integral de Control Patrimonial, en el cual, entre otras cosas se describen, el número de inventario asignado, las características del bien mueble, la información de su adquisición, el área de adscripción y servidor público responsable del mismo. INSUMOS: Oficio de solicitud de baja de bienes muebles. Documentación soporte (ver apartado de políticas). RESULTADOS: Actualización del Sistema Integral de Control Patrimonial mediante el registro de bienes muebles dados de baja. Expedientes actualizados por unidad administrativa mediante la cancelación de las tarjetas de resguardo correspondientes. Bienes muebles dados de baja ingresados al almacén correspondiente.

28 Código: 201B Página: 5 de 38 INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Verificación Física de Bienes Muebles Registrados en el Sistema Integral de Control Patrimonial. Registro para la Afectación Contable de Baja de Bienes Muebles del DIFEM (Subdirección de Contabilidad y Presupuesto). POLÍTICAS: - El Titular de cada Unidad Administrativa del DIFEM (Secretarios Particulares, Directores, Jefes de Unidad, Coordinadores o equivalentes), deberá nombrar e instruir a un Enlace Administrativo con el Departamento de Control Patrimonial a fin de que se informe a dicho Departamento sobre los movimientos de baja de bienes muebles generados en el área, para lo cual, informará por escrito el nombre de la persona designada. Asimismo, ante la salida o cambio del servidor público designado como Enlace Administrativo, se deberá notificar por la vía escrita al Departamento de Control Patrimonial el nombre del nuevo enlace, el cual, en cada ejercicio fiscal deberá ratificarse y/o actualizarse. - Para el registro de baja de bienes muebles en el Sistema Integral de Control Patrimonial, se deberá entregar al Departamento de Control Patrimonial anexo al oficio de solicitud, la siguiente documentación soporte, según sea el caso: Baja de bienes muebles registrados en el SARECO: - Formato de Acta Administrativa Circunstanciada para la Baja de Bienes Muebles Registrados en el SARECO. Baja de bienes muebles que por su origen no fueron registrados en el inventario: - Formato de Acta Administrativa Circunstanciada para la Baja de Bienes Muebles que por su Origen no fueron Registrados en el Inventario. Baja de bienes muebles registrados en SICOPA-WEB: - Formato de Solicitud de Baja de Bienes Muebles. Baja de bienes muebles informáticos: - Dictamen Técnico emitido por la Dirección General del Sistema Estatal de Informática (SEI). - En su caso, formato de Acta Administrativa Circunstanciada para la Baja de Bienes Muebles Registrados en el SARECO. - En su caso, formato de Solicitud de Baja de Bienes Muebles.

29 Código: 201B Página: 6 de 38 Baja de bienes muebles por siniestro, extravío o robo: - En su caso, formato de Acta Administrativa Circunstanciada para la Baja de Bienes Muebles Registrados en el SARECO. - En su caso, formato de Solicitud de Baja de Bienes Muebles. - En su caso, formato de Baja de Vehículo. - Copia del Acta de Averiguación Previa, cuando por motivo de siniestro o robo, se dé vista al Ministerio Público. - Copia del Acta Administrativa Circunstanciada de Hechos con la participación del Órgano de Control Interno. NOTA: Estas dos últimas actas deberán levantarse dentro de los cinco días hábiles posteriores a la fecha en que ocurrió el incidente. Baja de vehículo: - Formato de Baja de Vehículo. - Documentación descrita en el formato de Baja de Vehículo. - Llaves de la unidad vehicular. - Inventario de vehículo. NOTA: Los vehículos deberán entregarse sin logotipo de identificación oficial. - Para el caso de bienes muebles que cuentan con más de un número de inventario o que fueron registrados erróneamente, será responsabilidad de las Unidades Administrativas, tramitar la baja correspondiente ante el Departamento de Control Patrimonial, remitiendo el formato respectivo y acta administrativa en la que se hagan constar los hechos, la cual, contará con la participación del Órgano de Control Interno. - Para llevar a cabo la baja de bienes muebles informáticos, la Unidad Administrativa solicitante deberá gestionar ante la Unidad de Calidad y Tecnologías de Información del DIFEM, el Dictamen Técnico correspondiente de la Dirección General del Sistema Estatal de Informática (SEI). - Para la baja de bienes muebles obsoletos, en desuso y/o inservibles, las Unidades Administrativas del Organismo solicitarán por la vía escrita al Departamento de Control Patrimonial la baja correspondiente, anexando los formatos y el soporte documental respectivo. - La baja de vehículos en desuso irrecuperables por incosteabilidad, sólo procederá una vez satisfechos los requisitos señalados en el trámite de Baja de Vehículo y determinada, en su caso, la responsabilidad administrativa a que haya lugar por parte del Órgano de Control Interno.

30 Código: 201B Página: 7 de 38 - La falta de documentos para comprobar la propiedad del vehículo, no imposibilitará la baja del mismo, para tal efecto, las Unidades Administrativas deberán acreditar lo siguiente: a) Copia constatada del acta administrativa, suscrita por el Titular de la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración del Organismo, en la que se manifieste la documentación faltante o, en su caso, la carencia de la factura que acredite la propiedad del motor del vehículo al momento del trámite de baja, así como establecer que en los recibos de pago de tenencias o tarjeta de circulación, se consigna el número del motor que se entregará con el vehículo. b) Copias constatadas por el Departamento de Control Patrimonial del registro del vehículo en el SICOPA y del resguardo respectivo. c) En su caso, copia certificada de la declaración judicial por la que se reconozca al Gobierno del Estado de México (GEM) y/o Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México (DIFEM) como propietario, la cual se tramitará en coordinación con la Dirección de Servicios Jurídico Asistenciales del DIFEM. d) Tratándose de motores de los cuales no se cuente con la factura correspondiente, se deberá proceder de acuerdo con lo establecido en la presente política, para poder acreditar la propiedad. - Toda solicitud de baja deberá contar con el visto bueno de las áreas relacionadas con el tipo de bien, o el documento de éstas que así lo avalen: tratándose de vehículos por mal estado físico y mecánico, se requiere del dictamen del taller mecánico de la Institución, dependiente del Departamento de Transportes y Mantenimiento de Vehículos; para el equipo de cómputo, el Dictamen Técnico de la Dirección General del SEI, gestionado por la Unidad de Calidad y Tecnologías de Información. - El Departamento de Control Patrimonial invariablemente realizará la verificación física de los bienes muebles, previo a su autorización de baja, con el objeto de constatar las condiciones en que se encuentran. - Las Unidades Administrativas invariablemente requerirán en el oficio de solicitud de baja al Departamento de Control Patrimonial, la fecha y hora de recepción de los bienes muebles en el Almacén correspondiente. - A efecto de que se tomen las medidas respectivas, la recepción de bienes muebles a dar de baja en el almacén correspondiente, se llevará a cabo en la fecha y hora que el Departamento de Control Patrimonial establezca en el oficio de respuesta. - Los bienes muebles objeto de baja, al momento de ser ingresados en el almacén correspondiente, deberán ser entregados por la unidad administrativa en su forma original, salvo el deterioro causado por su uso normal; en caso contrario, tanto la recepción, como la

31 Código: 201B Página: 8 de 38 autorización de la baja procederá hasta en tanto se cuente con la copia del acuse de recibido del oficio por el que se da vista de cualquier anomalía al Órgano de Control Interno. - Tratándose de vehículos, al momento de la recepción de los mismos en el Almacén respectivo, el Departamento de Control Patrimonial realizará un inventario físico de la unidad que se recibe en baja, a fin de determinar si existen faltantes o, en su caso, anomalías que pudiera causar alguna responsabilidad administrativa; situación que en su oportunidad se hará del conocimiento de la Unidad Administrativa solicitante y/o Enlace Administrativo y, en su caso, del Órgano de Control Interno. - Queda estrictamente prohibido efectuar movimientos de bienes muebles sin llevar a cabo el procedimiento correspondiente ante el Departamento de Control Patrimonial, el incumplimiento de ésta disposición será responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa respectiva. - El Enlace Administrativo deberá presentar ante el Departamento de Control Patrimonial un reporte mensual que incluya los movimientos de baja realizados, debidamente avalado por el Titular de cada Unidad Administrativa, en caso de no enviarlo, se entenderá que no hubo movimientos. - Tratándose de actos de Entrega-Recepción de Unidades Administrativas, invariablemente se deberá observar lo establecido en el Reglamento para la Entrega Recepción de las Unidades Administrativas de la Administración Pública del Estado de México, publicado en la Gaceta del Gobierno. Asimismo, será responsabilidad de los servidores públicos sujetos a este proceso, contar con copia de la documentación relacionada con su inventario de bienes muebles.

32 Código: 201B Página: 9 de 38 DESARROLLO: No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 1. Unidad Administrativa solicitante y/o Enlace Administrativo Acude a verificar en el Departamento de Control Patrimonial, el registro del bien mueble a darse de baja, a fin de determinar el tipo de movimiento a realizar de conformidad con lo establecido en el apartado "POLITÍCAS" de este manual. 2. Departamento de Control Patrimonial Recibe a la Unidad Administrativa y/o Enlace Administrativo, verifica registro del bien mueble a dar de baja y determina: 3. Si el bien mueble no cuenta con número de inventario, entrega en original y/o medio magnético a la Unidad Administrativa solicitante y/o Enlace Administrativo, el formato Acta Administrativa Circunstanciada para la Baja de Bienes Muebles que por su origen no fueron registrados en el Inventario. Se conecta al paso Si el bien mueble cuenta con número de inventario, lo consulta en el Sistema Integral de Control Patrimonial y determina: 5. Departamento de Control Patrimonial Si el registro corresponde al SICOPA-WEB, entrega a la Unidad Administrativa solicitante y/o Enlace Administrativo, el formato Solicitud de Baja de Bienes Muebles y/o Solicitud de Baja de Vehículo, según corresponda y registra en el Libro de Control Interno de Bajas (formato libre), nombre del servidor público que lo recibe y Unidad Administrativa de adscripción. Se conecta al paso Si el registro corresponde al SARECO, entrega en original y/o medio magnético a la Unidad Administrativa solicitante y/o Enlace Administrativo, el formato Acta Administrativa Circunstanciada para la Baja de Bienes Muebles Registrados en el SARECO.

33 Código: 201B Página: 10 de 38 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 7. Unidad Administrativa Recibe formato correspondiente, lo requisita, anexa solicitante y/o Enlace la documentación soporte según el tipo de Administrativo movimiento de baja, elabora en original y copia oficio de solicitud de baja de bienes muebles dirigido al Departamento de Control Patrimonial, en el que solicita fecha y hora de recepción de los bienes muebles en el almacén correspondiente, anexa formato y documentación soporte y entrega oficio original al Departamento de Control Patrimonial, previo acuse de recibo en la copia del oficio. 8. Departamento de Control Patrimonial Recibe oficio original de solicitud de baja con la documentación soporte anexa, analiza y determina: 9. Si el formato no está bien requisitado o la documentación soporte no está completa, elabora en original y copia oficio mediante el cual, indica las razones por las cuales no se autoriza dicho movimiento (falta de documentación o errores en el requisitado), dirigido a la Unidad Administrativa solicitante, anexa formato y documentación soporte, entrega oficio original, recaba acuse de recibo en la copia, y archiva en el expediente de la Unidad Administrativa correspondiente. 10. Unidad Administrativa solicitante y/o Enlace Administrativo Recibe oficio original, formato y documentación soporte, acusa de recibido en la copia, se entera de la casusa de rechazo y determina: 11. Si la causa de rechazo fue la falta de documentación soporte, recaba documentación y remite mediante oficio al Departamento de Control Patrimonial. Se conecta al paso Si la causa de rechazo fue error en el llenado del formato de baja correspondiente, acude al Departamento de Control Patrimonial a entregar el formato para su cancelación y solicita uno nuevo.

34 Código: 201B Página: 11 de 38 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 13. Departamento de Control Patrimonial Recibe formato mal requisitado, cancela en el Libro de Control Interno correspondiente, lo ingresa al archivo del Departamento de Control Patrimonial y entrega un nuevo formato a la Unidad Administrativa solicitante y/o Enlace Administrativo. Se conecta al paso Si el formato se encuentra bien requisitado y la documentación soporte está completa, elabora en original y copia, oficio mediante el cual, comunica fecha y hora de recepción de los bienes en el Almacén respectivo, dirigido a la Unidad Administrativa solicitante, entrega oficio original, recaba acuse de recibo en la copia y archiva en el expediente de la Unidad Administrativa solicitante. 15. Unidad Administrativa solicitante y/o Enlace Administrativo 16. Departamento de Control Patrimonial Recibe oficio original y toma las medidas necesarias para efectuar el traslado de los bienes objeto de baja al almacén correspondiente, en la fecha y hora señaladas. Acude al almacén respectivo con copia del formato de baja y/o acta correspondientes, en la fecha y hora señaladas, recibe bienes muebles a dar de baja y determina: 17. Si el bien a dar de baja no es un vehículo, se conecta al paso Departamento de Control Patrimonial Si se trata de vehículo, verifica físicamente contra el inventario levantado al momento de la entrega recepción del bien, para detectar faltantes y/o anomalías y determina: 19. Si no se detectan faltantes y/o anomalías en el vehículo a dar de baja, se conecta al paso Si se detectan faltantes y/o anomalías, elabora en original y copia, oficio mediante el cual, requiere su reposición y/o aclaración a la Unidad Administrativa Solicitante, entrega oficio original, recaba acuse de recibo en la copia y archiva en el expediente de la Unidad Administrativa correspondiente.