MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES AGOSTO DE 2011 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES AGOSTO DE 2011

3 Derechos reservados Primera edición febrero de 2010 Segunda edición agosto de 2011 Gobierno del Estado de México Secretaría de Educación Subsecretaría de Educación Media Superior y Superior Colegio de Bachilleres del Estado de México Departamento de Recursos Materiales y Servicios y Generales 2ª Privada de la Libertad No. 102 Col. La Merced Alameda, Toluca, México. Impreso y Hecho en Toluca, México. La reproducción total o, parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización exprofeso de la fuente y dándole el crédito correspondiente.

4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. Edición: Segunda Fecha: Agosto 2011 Código: 205N14002 Página: ÍNDICE Presentación... II Objetivo General... III Identificación e interacción de procesos... IV Relación de procesos y procedimientos... V Descripción de los procedimientos... VI Integración del Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México 205N14002/01 01 de 13 Adquisición por Licitación Pública 205N14002/02 01 de 38 Adquisición por Invitación a Cuando Menos Tres Personas 205N14002/03 01 de 38 Adquisición por Adjudicación Directa 205N14002/04 01 de 16 Recepción de Bienes de Consumo, Mobiliario y Equipo 205N14002/05 01 de 9 Suministro de Bienes de Consumo, Mobiliario y Equipo 205N14002/06 01 de 11 Elaboración del Inventario Físico de Almacén 205N14002/07 01 de 15 Realización del Movimiento de Baja de Bienes Muebles 205N14002/08 01 de 15 Simbología... VII Registro de ediciones... VIII Distribución... IX Validación... X

5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. Edición: Segunda Fecha: Agosto 2011 Código: 205N14002 Página: PRESENTACIÓN La sociedad mexiquense exige de su Gobierno la cercanía y responsabilidad para lograr con hechos, obras y acciones; mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello el Licenciado Enrique Peña Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de México, impulsa la construcción de un Gobierno eficiente y de resultados cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de las demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en una Administración Pública más eficiente, que utilice sus recursos de manera más eficaz en el logro de sus propósitos, siendo el ciudadano, el factor principal de su atención y la solución de sus problemas públicos su prioridad. Es en este contexto donde la Administración Pública Estatal, transita hacia un nuevo modelo de gestión orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las Instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeño de las Instituciones Gubernamentales, tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales de los sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de la calidad. El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión del Colegio de Bachilleres del Estado de México. La estructura organizativa, la división del trabajo los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralización o descentralización, los procesos clave de la organización y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la Gestión Administrativa de este Organismo Auxiliar del Ejecutivo Estatal. Este documento contribuye a la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las Dependencias y Organismos Auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad. OBJETIVO GENERAL

6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. Edición: Segunda Fecha: Agosto 2011 Código: 205N14002 Página: Incrementar la eficiencia y eficacia de los trámites y servicios que proporciona el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS

7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. Edición: Segunda Fecha: Agosto 2011 Código: 205N14002 Página: RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Abastecimiento de Bienes y Servicios: de la recepción de solicitudes al registro y entrega

8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. Edición: Segunda Fecha: Agosto 2011 Código: 205N14002 Página: de los bienes y servicios. Procedimientos: Integración del Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México Adquisición por Licitación Pública Adquisición por Invitación a cuando menos Tres Personas Adquisición por Adjudicación Directa Recepción de bienes de consumo, mobiliario y equipo Suministro de bienes de consumo, mobiliario y equipo Inventario físico de almacén Baja de Bienes muebles Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

9 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. Edición: Segunda Fecha: Agosto 2011 Código: 205N14002 Página: - 6 -

10 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. Edición: Segunda Fecha: Agosto 2011 Código: 205N14002 Página: ÍNDICE Presentación... II Objetivo General... III Identificación e interacción de procesos... IV Relación de procesos y procedimientos... V Descripción de los procedimientos... VI Integración del Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México 205N14002/01 01 de 13 Adquisición por Licitación Pública 205N14002/02 01 de 38 Adquisición por Invitación a Cuando Menos Tres Personas 205N14002/03 01 de 38 Adquisición por Adjudicación Directa 205N14002/04 01 de 16 Recepción de Bienes de Consumo, Mobiliario y Equipo 205N14002/05 01 de 9 Suministro de Bienes de Consumo, Mobiliario y Equipo 205N14002/06 01 de 11 Elaboración del Inventario Físico de Almacén 205N14002/07 01 de 15 Realización del Movimiento de Baja de Bienes Muebles 205N14002/08 01 de 15 Simbología... VII Registro de ediciones... VIII Distribución... IX Validación... X

11 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. Edición: Segunda Fecha: Agosto 2011 Código: 205N14002 Página: PRESENTACIÓN La sociedad mexiquense exige de su Gobierno la cercanía y responsabilidad para lograr con hechos, obras y acciones; mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello el Licenciado Enrique Peña Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de México, impulsa la construcción de un Gobierno eficiente y de resultados cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de las demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en una Administración Pública más eficiente, que utilice sus recursos de manera más eficaz en el logro de sus propósitos, siendo el ciudadano, el factor principal de su atención y la solución de sus problemas públicos su prioridad. Es en este contexto donde la Administración Pública Estatal, transita hacia un nuevo modelo de gestión orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las Instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeño de las Instituciones Gubernamentales, tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales de los sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de la calidad. El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión del Colegio de Bachilleres del Estado de México. La estructura organizativa, la división del trabajo los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralización o descentralización, los procesos clave de la organización y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la Gestión Administrativa de este Organismo Auxiliar del Ejecutivo Estatal. Este documento contribuye a la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las Dependencias y Organismos Auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad. OBJETIVO GENERAL

12 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. Edición: Segunda Fecha: Agosto 2011 Código: 205N14002 Página: Incrementar la eficiencia y eficacia de los trámites y servicios que proporciona el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS

13 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. Edición: Segunda Fecha: Agosto 2011 Código: 205N14002 Página: RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

14 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. Edición: Segunda Fecha: Agosto 2011 Código: 205N14002 Página: Proceso: Abastecimiento de Bienes y Servicios: de la recepción de solicitudes al registro y entrega de los bienes y servicios. Procedimientos: Integración del Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México Adquisición por Licitación Pública Adquisición por Invitación a cuando menos Tres Personas Adquisición por Adjudicación Directa Recepción de bienes de consumo, mobiliario y equipo Suministro de bienes de consumo, mobiliario y equipo Inventario físico de almacén Baja de Bienes muebles Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos

15 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. Edición: Segunda Fecha: Agosto 2011 Código: 205N14002 Página: DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

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17 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. Edición: Segunda Fecha: Agosto 2011 Código: 205N14002 Página: - 8 -

18 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. Edición: Primera Fecha: Enero 2010 Código: 205N14002 Página:1

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20 ÍNDICE Presentación Objetivo General Identificación e interacción de procesos Relación de procesos y procedimientos Descripción de los procedimientos II III IV V VI Integración del Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México 205N14002/01 01 de 13 Adquisición por Licitación Pública 205N14002/02 01 de 38 Adquisición por Invitación a Cuando Menos Tres Personas 205N14002/03 01 de 37 Adquisición por Adjudicación Directa 205N14002/04 01 de 16 Recepción de Bienes de Consumo, Mobiliario y Equipo 205N14002/05 01 de 9 Suministro de Bienes de Consumo, Mobiliario y Equipo 205N14002/06 01 de 11 Elaboración del Inventario Físico de Almacén 205N14002/07 01 de 14 Realización del Movimiento de Baja de Bienes Muebles 205N14002/08 01 de 14 Simbología Registro de ediciones Distribución VII VIII IX Validación

21 PRESENTACIÓN La sociedad mexiquense exige de su Gobierno la cercanía y responsabilidad para lograr con hechos, obras y acciones; mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello el Licenciado Enrique Peña Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de México, impulsa la construcción de un Gobierno eficiente y de resultados cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de las demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en una Administración Pública más eficiente, que utilice sus recursos de manera más eficaz en el logro de sus propósitos, siendo el ciudadano, el factor principal de su atención y la solución de sus problemas públicos su prioridad. Es en este contexto donde la Administración Pública Estatal, transita hacia un nuevo modelo de gestión orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las Instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeño de las Instituciones Gubernamentales, tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales de los sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de la calidad. El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión del Colegió de Bachilleres del Estado de México. La estructura organizativa, la división del trabajo los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralización o descentralización, los procesos clave de la organización y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la Gestión Administrativa de este Organismo Auxiliar del Ejecutivo Estatal. Este documento contribuye a la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las Dependencias y Organismos Auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad. OBJETIVO GENERAL

22 Incrementar la eficiencia y eficacia de los trámites y servicios que proporciona el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS

23 RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Abastecimiento de Bienes y Servicios: de la recepción de solicitudes al registro y entrega de los bienes y servicios.

24 Procedimientos: Integración del Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México Adquisición por Licitación Pública Adquisición por Invitación a cuando menos Tres Personas Adquisición por Adjudicación Directa Recepción de bienes de consumo, mobiliario y equipo Suministro de bienes de consumo, mobiliario y equipo Inventario físico de almacén Baja de Bienes muebles Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

25 PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO. OBJETIVO: Mejorar los procesos adquisitivos de bienes y servicios para las Unidades Administrativas, Planteles y Centros de Educación Media Superior a Distancia del Colegio de Bachilleres del Estado de México, mediante la elaboración del Programa Anual de Adquisiciones. ALCANCE: Aplica al personal del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, encargado de la integración del Programa Anual de Adquisiciones, a los titulares y servidores públicos de las

26 unidades administrativas, Planteles y CEMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México, designados por los mismos para realizar la integración y el seguimiento del programa. REFERENCIAS Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 10 de septiembre del Reglamento de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público, Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 19 Septiembre del 2003, última Reforma 01 de diciembre del Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México Apartado VII. Objetivo y funciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Gaceta del Gobierno, 02 de octubre del RESPONSABILIDADES El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales es responsable de coordinar las actividades para la elaboración del Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México. La Dirección General de Recursos Materiales de la Secretaría de Finanzas deberá: Proporcionar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales del Colegio de Bachilleres del Estado de México, el sistema informático actualizado para la elaboración del Programa Anual de Adquisiciones. Proporcionar asesoría en la elaboración e integración del Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México. La Junta Directiva deberá: Validar el Programa Anual de Adquisiciones. El Director General del Colegio de Bachilleres del Estado de México deberá: Dar el visto bueno al Programa Anual de Adquisiciones

27 El Director de Administración y finanzas deberá: Revisar y coordinar la integración del Programa Anual de Adquisición. Los Titulares de las Unidades Administrativas, Planteles o CEMSAD solicitantes del Colegio de Bachilleres del Estado de México deberán: Definir las necesidades de los requerimientos básicos que se deben incluir en el Programa Anual de Adquisiciones, tomando en cuenta, los programas operativos del Colegio de Bachilleres y las funciones del área a su cargo. Validar el contenido del Programa Anual de Adquisiciones de su unidad administrativa. El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá: Coordinar la integración de los Programas Anuales de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Los Representantes de las Unidades Administrativas, Planteles o CEMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México deberán: Acudir a las reuniones que convoque la Dirección de Administración y Finanzas y el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, para la elaboración e integración del Programa Anual de Adquisiciones. Proporcionar en tiempo y forma la información que se requiera para elaborar el Programa Anual de Adquisiciones, en forma impresa y en archivo magnético. El Analista Administrativo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá: Atender las dudas de los Titulares de las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD en la detección de necesidades para la elaboración del Programa Anual de Adquisiciones. Integrar el Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México. DEFINICIONES COBAEM: Colegio de Bachilleres del Estado de México. CEMSAD: Centro de Educación Media Superior a Distancia. Presupuesto: Estimación programada en forma sistemática de los egresos autorizados para las adquisiciones de bienes y servicios para el COBAEM en un periodo determinado, cuyo ejercicio abarca generalmente un año de actividad. Programa Anual de Adquisiciones: Se refiere a la programación de los bienes y servicios a

28 adquirir, que requiere cada Unidad Administrativa Plantel o CEMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México, para su funcionamiento durante un año y que habrán de ser adquiridos por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Representante de la Unidad Administrativa: Es el servidor público, designado por el titular de la Unidad Administrativa, Plantel o CEMSAD, para fungir como enlace ante el Departamento de Recursos Materiales, en lo correspondiente a su Unidad Administrativa en la integración y seguimiento del Programa Anual de Adquisiciones. INSUMOS Copia del oficio de la Secretaria de Finanzas, notificando los techos financieros asignados para la adquisición de bienes y servicios remitidos por el Departamento de Presupuesto y Contabilidad. RESULTADO Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Adquisición de bienes y servicios por licitación pública. Adquisición de bienes y servicios por adjudicación directa. Adquisición de bienes y servicios por invitación a cuando menos tres personas y/o por invitación restringida derivado del origen del recurso.

29 POLITICAS La integración del Programa Anual de Adquisiciones, se deberá realizar conjuntamente con el proyecto de presupuesto y deberá presentarse en el mes de agosto de cada año, o en la fecha que fije la normatividad vigente. Las Unidades Administrativas, los Planteles y CEMSAD al proporcionar sus requerimientos para elaborar el Programa Anual de Adquisiciones, deberán tomar en cuenta los bienes y servicios que solucionen de manera eficaz sus necesidades para la adecuada planeación, operación y ejecución de actividades, así como, los plazos en los que se requerirán los bienes y servicios, observando las políticas y normas administrativas establecidas para tal efecto. Para la realización de trámites adquisitivos de requerimientos que no se hayan considerado en el Programa Anual de Adquisiciones, deberán justificarse por la Dirección a la cual se encuentre adscrita la unidad solicitante, previa autorización presupuestal y emisión de oficio que acredite la suficiencia de recursos. DESARROLLO No. UNIDAD ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO 1 Director de Administración y Finanzas. Recibe copia del oficio de comunicación de la Secretaria de Finanzas del Gobierno del Estado de México, notificando techos financieros, se entera y emite oficio en original y copia dirigido al Departamento de Presupuestos y Contabilidad y al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, dando a conocer techo financiero asignado. Obtiene acuse de recibo y archiva. 2 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales 3 Departamento de Presupuesto y Contabilidad Recibe oficio de techo financiero, se entera y archiva. Recibe oficio de techo financiero, se entera y archiva. 4 Director de Administración y Finanzas. Una vez enterado del techo financiero asignado, convoca a través de oficio que elabora en original y copia a las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México a reunión para la integración del Programa Anual de Adquisiciones, para solicitarles nombrar a un representante para que sea el enlace entre el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales envía oficios, obtiene acuse en la copia de cada oficio y archiva, e informa verbalmente al

30 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales sobre la fecha y hora de la reunión con los representantes de las Unidades Administrativas solicitantes para que asistan. 5 Titulares de las Unidades Administrativas, Planteles y/o CEMSAD. 6 Representante de Unidad Administrativa, Plantel y/o CEMSAD. 7 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 8 Analista Administrativo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 9 Analista Administrativo del Departamento de Informática 10 Analista Administrativo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Reciben oficio de invitación a reunión, se enteran, designan a su representante, le comunican de su designación y le entregan copia del oficio de convocatoria a la reunión para que asista. Recibe designación, indicaciones y oficio de invitación a la reunión de trabajo, y se presenta en el día y hora indicados. Recibe aviso verbal del Director de Administración y Finanzas, respecto a la reunión para la integración del Programa Anual de Adquisiciones se entera de la fecha de la reunión, instruye a su vez al Analista Administrativo para que prepare la información necesaria para el uso del sistema automatizado, para la reunión. Recibe indicaciones y acude al Departamento de Informática para solicitar de forma económica, el sistema automatizado para la integración del Programa Anual de Adquisiciones. Recibe al Analista Administrativo del Departamento Informática y de forma económica le entrega archivo magnético que contiene el sistema automatizado para la integración del Programa Anual de Adquisiciones. Recibe archivo magnético con el sistema automatizado para la integración del Programa Anual de Adquisiciones, lo reproduce en medio magnético o archivo digital para cada una de las Unidades Administrativas y entrega el material al Jefe del Recursos Materiales y Servicios Generales. 11 Director de Administración y Finanzas. En la fecha establecida, preside la reunión y presenta al Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales como responsable de la integración del programa. 12 Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Informa sobre las políticas generales para la elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, entrega a cada uno de los Representantes de las Unidades Administrativas en medio magnético el sistema automatizado, junto con la explicación de su instalación y uso para la integración del

31 programa, solicitándoles le proporcionen al Analista Administrativo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, los datos para la integración del programa, atiende dudas y se da por concluida la reunión. 13 Representante de la Unidad Administrativa, Plantel y CEMSAD. 14 Titulares de las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD. 15 Representante de Unidad Administrativa, Plantel y CEMSAD. 16 Analista Administrativo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe el sistema automatizado, la explicación de su uso, y se retira. Instala el sistema automatizado en su lugar de trabajo e integra los requerimientos de la unidad administrativa que representa, tomando en cuenta los lineamientos y políticas establecidas en la reunión, así como objetivos y planes institucionales, funciones sustantivas y el techo financiero, lo imprime y lo presenta al Titular de la Unidad Administrativa para su Vo. Bo. Recibe información para integrar el Programa Anual de Adquisiciones de la Unidad Administrativa a su cargo, se entera, da el Vo. Bo. y devuelve al Representante de la Unidad Administrativa. Recibe información para integrar el Programa Anual de Adquisiciones y lo envía en forma impresa y en medio magnético al Analista del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Obtiene acuse en la copia del oficio y resguarda. Recibe de las Unidades Administrativas, Planteles, CEMSAD los requerimientos para integrar el Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México, los revisa en cuanto al techo presupuestal asignado y determina: 17 Sí hay observaciones a los datos proporcionados por los Representantes de las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD se comunica vía telefónica con él representante, le indica las observaciones o los ajustes a realizar y le pide que envíe nuevamente el programa actualizado. 18 Representante de Unidad Administrativa. 19 Titulares de las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD. Recibe comunicado telefónico y las indicaciones de los ajustes a realizar, ingresa al sistema, solventa las observaciones y turna al Titular de la Unidad Administrativa, Plantel y CEMSAD para su Vo. Bo. Obtiene programa, firma otorgando Vo. Bo. y turna al Representante de Unidad Administrativa.

32 20 Representante de Unidad Administrativa. 21 Analista Administrativo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 22 Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Obtiene programa envía en forma económica en impreso y medio magnético, al Analista Administrativo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. El procedimiento se conecta con la operación número 16. Sí no hay observaciones, integra los datos al Programa Anual de Adquisiciones y lo turna al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe Programa Anual de Adquisiciones y lo presenta de manera económica, a la Dirección de Administración y Finanzas para su validación. 23 Director de Administración y Finanzas. Recibe Programa Anual de Adquisiciones, lo revisa en función de los lineamientos y políticas establecidas y determina: 24 Sí requiere adecuaciones, las indica y regresa el Programa al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para que las atienda. 25 Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe Programa Anual de Adquisiciones, realiza los ajustes indicados y lo presenta nuevamente al Director de Administración y Finanzas. El procedimiento se conecta con la operación número Director de Administración y Finanzas. Sí no hay adecuaciones, antefirma de visto bueno y presenta el programa de manera económica al Director General del Colegio de Bachilleres del Estado de México para su firma. 27 Director General del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Recibe Programa Anual de Adquisiciones, se entera, lo firma y lo somete a autorización de la Junta Directiva. 28 Junta Directiva. Sesiona, valida, firma de autorización y remite a la Dirección de Administración y Finanzas. 29 Director de Administración y Finanzas. Recibe programa validado, firmado y autorizado por la Junta Directiva y lo devuelve al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 30 Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México validado por el Director de Administración y Finanzas, el Director General del Colegio de Bachilleres del Estado de México y la Junta Directiva. Se conecta con los procedimientos "Adquisición de Bienes y Servicios por Licitación Pública", "Adquisición de Bienes y Servicios por Adjudicación Directa y/o por

33 Invitación Restringida.

34 INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO. Director de Administración y Finanzas Titulares de las Unidades Administrativas, Planteles y/o CEMSAD Representante de Unidad Administrativa, Plantel y/o CEMSAD Departamento de Presupuestos y Contabilidad Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales INICIO 1 Recibe copia del oficio de la Secretaria de Finanzas, notificando techos financieros, se entera y emite oficio en original y copia para que emita oficio al Departamento de Presupuestos y Contabilidad y al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para dar a conocer techo financiero. Convoca a las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México para la integración del Programa Anual de Adquisiciones, para solicitarles un representante para que sea el enlace entre el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales envía oficios, obtiene acuse en la copia de cada oficio y archiva. Informa al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la fecha y hora de la reunión con los representantes de las Unidades Administrativas solicitantes para que asistan. 4 3 Recibe oficio de techo financiero se entera y archiva 2 Recibe oficio de techo financiero se entera y archiva Una vez enterado del techo financiero asignado, convoca a través de oficio que elabora en original y copia a las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México a reunión para la integración del Programa Anual de Adquisiciones, para solicitarles nombrar a un representante para que sea el enlace entre el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales envía oficios, obtiene acuse en la copia de cada oficio y archiva, e informa verbalmente al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales sobre la fecha y hora de la reunión con los representantes de las Unidades Administrativas solicitantes para que asistan. 5 Reciben oficio de invitación a reunión, se enteran, designan a su representante, le comunican de su designación y le entrega copia del oficio de convocatoria la reunión para que asista. 6 Recibe designación, indicaciones y oficio de invitación a la reunión de trabajo, y se presenta en el día y hora indicados. 7 Analista Administrativo del Departamento de Informatica A Analista Administrativo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales 8 Recibe indicaciones y acude al Departamento de Informática para solicitar de forma económica, el sistema automatizado para la integración del Programa Anual de Adquisiciones. Recibe aviso verbal del Director de Administración y Finanzas, respecto a la reunión para la integración del Programa Anual de Adquisiciones se entera de la fecha de la reunión, instruye a su vez al Analista Administrativo para que prepare la información necesaria para el uso del sistema automatizado, para la reunión.

35 INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO. Analista Administrativo del Departamento de Informatica Titulares de las Unidades Administrativas, Planteles y/o CEMSAD Representante de Unidad Administrativa, Plantel y/o CEMSAD Analista Administrativo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales A 9 Recibe al Analista Administrativo del Departamento Informática y de forma económica le entrega archivo magnético que contiene el sistema automatizado para la integración del Programa Anual de Adquisiciones. 10 Director de Administración y Finanzas 11 Recibe archivo magnético con el sistema automatizado para la integración del Programa Anual de Adquisiciones, lo reproduce en medio magnético o archivo digital para cada una de las Unidades Administrativas y entrega el material al Jefe del Recursos Materiales y Servicios Generales. Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales En la fecha establecida, preside la reunión y presenta al Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales como responsable de la integración del programa Informa sobre las políticas generales para la elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, entrega a cada uno de los Representantes de las Unidades Administrativas en medio magnético el sistema automatizado, junto con la explicación de su instalación y uso para la integración del programa, solicitándoles le proporcionen al Analista Administrativo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, los datos para la integración del programa, atiende dudas y se da por concluida la reunión. 14 Recibe el sistema automatizado, la explicación de su uso, y se retira. Instala el sistema automatizado en su lugar de trabajo e integra los requerimientos de la unidad administrativa que representa, tomando en cuenta los lineamientos y políticas establecidas en la reunión, así como objetivos y planes institucionales, funciones sustantivas y el techo financiero, lo imprime y lo presenta al Titular de la Unidad Administrativa para su Vo. Bo. Recibe información para integrar el Programa Anual de Adquisiciones de la Unidad Administrativa a su cargo, se entera, da el Vo. Bo y devuelve al Representante de la Unidad Administrativa. 15 Recibe información para integrar el Programa Anual de Adquisiciones y lo envía en forma impresa y en medio magnético al Analista del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Obtiene acuse en la copia del oficio y resguarda. B

36 INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO. Director de Administración y Finanzas Titulares de las Unidades Administrativas, Planteles y/o CEMSAD Representante de Unidad Administrativa, Plantel y/o CEMSAD Analista Administrativo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales B 16 Recibe de las Unidades Administrativas, Planteles, CEMSAD los requerimientos para integrar el Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México, los revisa en cuanto al techo presupuestal asignado y determina: NO Hay observaciones? SI Sí hay observaciones a los datos proporcionados por los Representantes de las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD se comunica vía telefónica con él representante, le indica las observaciones o los ajustes a realizar y le pide que envíe nuevamente el programa actualizado. 19 Obtiene programa, firma otorgando Vo. Bo. y turna al Representante de Unidad Administrativa. Recibe comunicado telefónico y las indicaciones de los ajustes a realizar, ingresa al sistema, solventa las observaciones y turna al Titular de la Unidad Administrativa, Plantel y CEMSAD para su Vo. Bo. 20 Obtiene programa envía en forma económica en impreso y medio magnético, al Analista Administrativo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. El procedimiento se conecta con la operación número Sí no hay observaciones, integra los datos al Programa Anual de Adquisiciones y lo turna al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 22 C Recibe Programa Anual de Adquisiciones y lo presenta de manera económica, a la Dirección de Administración y Finanzas para su validación.

37 INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO. Director de Administración y Finanzas Titulares de las Unidades Administrativas, Planteles y/o CEMSAD Representante de Unidad Administrativa, Plantel y/o CEMSAD Analista Administrativo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales C 23 Recibe Programa Anual de Adquisiciones, lo revisa en función de los lineamientos y políticas establecidas y determina: NO Hay adecuaciones? SI 24 Sí requiere adecuaciones, las indica y regresa el Programa al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para que las atienda Director General del Colegio de Bachilleres del Estado de México Junta Directiva Recibe Programa Anual de Adquisiciones, realiza los ajustes indicados y lo presenta nuevamente al Director de Administración y Finanzas. El procedimiento se conecta con la operación número 23. Sí no hay adecuaciones, antefirma de visto bueno y presenta el programa de manera económica al Director General del Colegio de Bachilleres del Estado de México para su firma Recibe Programa Anual de Adquisiciones, se entera, lo firma y lo somete a autorización de la Junta Directiva Sesiona valida y firma de autorización y remite a la Dirección de Administración y Finanzas. Recibe programa validado, firmado y autorizado por la Junta Directiva y lo devuelve al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 30 Recibe Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México validado por el Director de Administración y finanzas, el Director General del Colegio de Bachilleres del Estado de México y la Junta Directiva. Se conecta con los procedimientos "Adquisición de Bienes y Servicios por Licitación Pública", "Adquisición de Bienes y Servicios por Adjudicación Directa y/o por Invitación Restringida. MEDICIÓN

38 Indicador para medir satisfacción del usuario. Costo programado del Programa Anual de Adquisiciones. Presupuesto autorizado para el Programa Anual de Adquisiciones. = Porcentaje del monto autorizado para el Programa Anual de Adquisiciones. Registro de evidencias. Todos los registros se encuentran en el sistema automatizado, MIA (Modulo Integral de las Adquisiciones). No aplica. FORMATOS E INSTRUCTIVOS PROCEDIMIENTO : ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA OBJETIVO Mejorar el funcionamiento de las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD del Colegio de

39 Bachilleres del Estado de México, garantizando la atención de sus requerimientos de operación, mediante la Adquisición de Bienes y Servicios por Licitación Pública. ALCANCE Aplica al Comité de Adquisiciones y Servicios y al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, así como al personal encargado de realizar las adquisiciones. REFERENCIAS Código Administrativo del Estado de México, Libro Décimo Tercero. De las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios. Capítulo Primero. Parte General, Artículos 13.1, 13.2, 13.3, 13.4; Capítulo Sexto. De la Integración y Funciones de los Comités. Artículos 13.22, y 13.25; Capítulo Séptimo. De los Procedimientos de Adquisición. Sección Primera, Disposiciones Generales, Artículos y 13.28; Sección Segunda. De la Licitación Pública, Artículos y 13.30; Sección Tercera. De las Excepciones a la Licitación Pública, Artículo Gaceta del Gobierno, 13 de diciembre del 2001 y modificaciones del 21 de agosto del 2006 y 3 de diciembre del Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Gaceta del Gobierno,3 de septiembre del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, Título Tercero, De los Procedimientos de Contratación. Capítulo Primero, De la Licitación Pública. Diario Oficial de la Federación, 20 de agosto del 2001, última reforma 30 de noviembre del Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Título Sexto, De los Procedimientos Adquisitivos. Capítulo Primero, de la Licitación Pública, Artículos del 68 al 90. Gaceta del Gobierno, 22 de diciembre del Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. IV Adquisición de Bienes y Servicios. Disposiciones Generales ACP-058, 059, 062, 064, 069, 072, 073, 074, 076, 097, 098, 099, 100 y 101. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México Apartado VII. Objetivo y funciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Gaceta del Gobierno, 02 de octubre del RESPONSABILIDADES El Comité de Adquisiciones y Servicios, conjuntamente con el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, son los responsables de realizar las adquisiciones de bienes y servicios por

40 licitación pública, para atender los requerimientos de las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México. El Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México deberá: Tramitar, sustanciar y dictaminar el procedimiento de licitación pública, participando en los eventos de presentación, apertura y evaluación de ofertas, dictamen y fallo de adjudicación. Firmar las actas correspondientes a la apertura y desechamiento de ofertas y la emisión del dictamen de adjudicación, así como de las sesiones del Comité, en las que autorizan tramitar el procedimiento adquisitivo. La Dirección de Administración y Finanzas en su calidad de Presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios deberá: Representar legalmente al Comité y autorizar la convocatoria y el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias. Convocar a los integrantes del Comité cuando sea necesario e informar sobre el cumplimiento de los acuerdos tomados en el seno del mismo. Autorizar con su firma la convocatoria, las bases y suscribir los pedidos y/o contratos derivados de los procedimientos adquisitivos. Instaurar y vigilar el procedimiento de licitación pública, de conformidad a lo dispuesto por la normatividad aplicable. El Departamento del Recursos Materiales y Servicios Generales deberá: Realizar las convocatorias, elaborar bases, invitar a proveedores, publicar las bases en el Diario Oficial y en Comprante realizar los cuadros comparativos, publicar los resultados de adjudicación en Compranet, de los de bienes y servicios concursados, elaborar pedido y/o contrato al proveedor adjudicado. El Departamento de Presupuestos y Contabilidad deberá: Proporcionar la suficiencia presupuestal definida en el Programa Anual de Adquisiciones. La Unidad Jurídica deberá: Revisar las bases y elaborar los contratos de los proveedores adjudicados. La Contraloría Interna deberá: Con función de vocal, analizar el orden del día los asuntos a tratar y emitir los comentarios que estime pertinentes. La Unidad solicitante deberá: Solicitar sus requerimientos establecidos en Programa Anual de Adquisiciones, ante el

41 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales mediante el formato Solicitud de Adquisiciones. de El Oferente deberá: Adquirir las bases correspondientes a la licitación pública y presentar sus ofertas dentro de lo establecido por la normatividad vigente. El Proveedor Adjudicado deberá: Firmar el pedido y/o contrato correspondiente y garantizar que se cumpla con las especificaciones convenidas de los requerimientos en tiempo y forma. COBAEM: Colegio de Bachilleres del Estado de México. Plantel: Unidad Educativa solicitante. DEFINICIONES CEMSAD: Centro de Educación Media Superior a Distancia. Licitación Pública: Procedimiento adquisitivo que se realiza en presencia del Comité de Adquisiciones y Servicios y que su importe de compra se encuentra establecido en el presupuesto de egresos del ejercicio fiscal correspondiente. Convocatoria Pública: Escrito que refiere la celebración de una o más licitaciones públicas, la cual se publica sólo una vez en los diarios de mayor circulación de la capital del Estado y del país, así como a través de medios electrónicos. Proveedor: Persona física o moral que celebra contratos de abastecimiento de bienes y/o servicios. Junta aclaratoria: Acto previo a la apertura de ofertas, con el objeto de responder a dudas que tenga el oferente sobre las bases de la adquisición que se vaya a realizar, las cuales pueden ser de tipo técnico y/o administrativo. Apertura de ofertas: Acto mediante el cual se efectúa la revisión cualitativa de las propuestas presentadas por el proveedor, respecto del bien o servicio a adquirir. Evaluación de propuestas: Acto que realiza el Comité de Adquisiciones y Servicios para determinar la calificación o descalificación de algún proveedor, o bien, para la aceptación o desechamiento de propuestas. Dictamen: Documento en el cual se plasma la decisión del Comité de Adquisiciones y Servicios para la adjudicación de contratos a los oferentes participantes en una licitación pública. Fallo: Acto mediante el cual se informa de manera formal, la asignación de las partidas adjudicadas

42 a cada uno de los oferentes por el Comité de Adquisiciones y Servicios. Comité de Adquisiciones Servicios: Grupo de servidores públicos acreditados para opinar, tramitar, y substanciar y dictaminar los procedimientos adquisitivos, de acuerdo a lo que dispone la normatividad en la materia. Acta Circunstanciada: Documento en el cual se plasma la recepción y apertura de ofertas técnicas de cada oferente. Acta de Aceptación: Documento en el cual se plasma la aceptación o desechamiento de ofertas técnicas y apertura de las ofertas económicas. Oferta Técnica: Documentación que presenta el oferente con las especificaciones o características de los bienes o servicios ofertados en los actos adquisitivos. Oferta Económica: Documentación que presenta el oferente con los precios unitarios que oferta para los bienes y servicios. INSUMOS Programa Anual de Adquisiciones. Solicitud de Adquisiciones. RESULTADO Bien o servicio adquirido, mediante Licitación Pública, en las mejores condiciones de precio, calidad, oportunidad y financiamiento. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Integración del Programa Anual de Adquisiciones. Recepción de bienes de consumo mobiliario y equipo. POLÍTICAS La adquisición de bienes y servicios por licitación pública, se determinará con base a la planeación racional de las necesidades y recursos con que cuente el área usuaria solicitante.

43 Podrá declararse desierta una licitación, cuando no se reciba propuesta alguna, o las presentadas no reúnan los requisitos exigidos en las bases de la licitación. Se podrá cancelar una adquisición de bienes y servicios por licitación pública por caso fortuito o causa de fuerza mayor, o cuando existan circunstancias debidamente justificadas, que produzcan la extinción de la necesidad de adquirir los bienes y servicios de que se trate, o que de continuarse con el procedimiento de licitación o contratación en su caso, se pudiera ocasionar un daño o perjuicio a la Administración Pública Estatal o Municipal. En este caso, se comunicará la cancelación del proceso adquisitivo a los interesados, mediante escrito en el que se justifique la causa de la misma. La cancelación no implicará responsabilidad de carácter económico para los convocantes. En la licitación pública, se deberá verificar que los oferentes no se encuentren registrados como empresa no objetada. Para la adquisición de bienes y contratación de servicios con cargo a recursos provenientes de la Federación, el Departamento de Presupuestos y Contabilidad deberá indicar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, el tipo de recurso y programa a efecto de aplicar la Normatividad respectiva. Las Sesiones del Comité de Adquisiciones y Servicios, de acuerdo a lo que establece la normatividad aplicable solo podrán suspenderse por ausencia del Presidente de dicho Comité o de su Suplente, en ese caso se reprogramará tal sesión. DESARROLLO No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO ACTIVIDAD 1 Unidad Administrativa, Plantel Escolarizado o Centro EMSAD. 2 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 3 Departamento de Presupuestos y Contabilidad. Elaboran oficio y/o solicitud de adquisiciones de material y lo remiten al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe oficio y/o solicitud de adquisiciones de material y lo remite al Departamento de Presupuestos y Contabilidad para solicitar la suficiencia presupuestal. Recibe oficio y/o solicitud de Adquisiciones, sella de recibido, valida la suficiencia presupuestal y turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales: 4 Si no hay suficiencia presupuestal elabora oficio dirigido al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el cuál, se indica que no hay suficiencia para tal petición.

44 5 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 6 Unidad Administrativa, Plantel Escolarizado o Centro EMSAD. 7 Departamento de Presupuestos y Contabilidad. 8 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 9 Comité de Adquisiciones Arrendamiento y Servicios. 10 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Obtiene oficio, se entera y comunica verbalmente a la Unidad Administrativa, Plantel Escolarizado o Centro EMSAD que no hay suficiencia presupuestal. Se entera y se retira. Si hay suficiencia presupuestal elabora oficio autorizando la misma y se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para que lleve a cabo el procedimiento correspondiente. Recibe solicitud de requerimientos con la suficiencia presupuestal y convoca mediante oficio al Comité de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios para su valoración, y dictaminación correspondiente, obtiene acuse de recibo y archiva. Recibe oficio de invitación a sesión, se enteran sus miembros y acuden a la misma, en la fecha y hora establecida, llevan a cabo las actividades de acuerdo al orden del día, acuerdan sobre el proceso de licitación pública, se levanta y se firma el acta correspondiente, se le entrega el original al Secretario Técnico del Comité para que la integre al expediente, lo turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para su seguimiento de los acuerdos correspondientes y se da por terminada la sesión. Recibe Acta de sesión original y da inicio al proceso adquisitivo, elabora las bases y la convocatoria para la licitación pública de acuerdo a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento y turna las bases a la Dirección de Administración y Finanzas para su revisión y validación. 11 Dirección de Administración y Finanzas. Revisa bases y convocatoria, otorga su visto bueno y las remite al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 12 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe las bases y convocatorias validadas por la Dirección de Administración y Finanzas y continúa con la publicación en el sistema Compranet, en el Diario Oficial de la Federación y en la página del Colegio de Bachilleres del Estado de México. 13 Oferente. Se entera de la licitación mediante la convocatoria publicada y adquiere las bases, a través del Sistema Compranet, obtiene su comprobante y acude al Área de Recursos Materiales y Servicios Generales. 14 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe a los oferentes que adquirieron las bases y les solicita su comprobante original, los registra en el formato

45 "Registro de oferentes que reciben bases" y les entrega las bases de participación, resguarda comprobantes. 15 Oferente. Recibe las bases de participación, las revisa para preparar su oferta técnica y económica, las presenta al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y espera la fecha de los eventos de presentación, apertura y evaluación de propuestas, dictamen y fallo. 16 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Elabora los oficios de convocatoria al Comité, para la sesión relativa al Acto de Presentación, Apertura y Evaluación de Propuestas, Dictamen y Fallo", elabora orden del día de la sesión del Comité y los presenta en forma económica, junto con el formato Registro de participantes al acto. 17 Comité de Adquisiciones y Servicios. Reciben oficio de convocatoria, y esperan la fecha establecida. 18 Comité de Adquisiciones y Servicios. En el día y hora establecidos para la sesión, realizan el acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas, dictamen y fallo, levantan y firman las actas correspondientes, elaboran el dictamen de adjudicación, obtienen copias y entregan un tanto para cada uno de los participantes en el evento y entregan actas originales al Secretario Técnico del Comité. 19 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Proveedor Adjudicado. Elabora cuadro comparativo derivado de los resultados de la apertura y evaluación de propuestas de los oferentes y se integran al expediente, notifica al proveedor adjudicado y publica los resultados en Compranet y en la página del Colegio de Bachilleres del Estado de México. 20 Proveedor Adjudicado. En la sesión del Comité, recibe copia de los documentos generados, se entera de la adjudicación de contrato y conforme a lo indicado en las bases de participación, espera aviso para asistir a firmar el contrato. 21 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Solicita a la Unidad Jurídica la elaboración del contrato. 22 Unidad Jurídica. Elabora contrato y remite al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para que recabe de la firma del proveedor adjudicado. 23 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe contrato y entrega al proveedor adjudicado para su firma. 24 Proveedor Adjudicado. Firma pedido y/o contrato, recibe su copia, en la fecha determinada, entrega los bienes al almacén del Colegio

46 de Bachilleres del Estado de México, previo acuse de recibido en la factura. 25 Almacén. Recibe previo acuse, los bienes solicitados. Se conecta al procedimiento Recepción de Bienes de Consumo Mobiliario y Equipo. 26 Proveedor Adjudicado. Obtiene acuse de recibo en la factura original y lo entrega al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 27 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe del proveedor adjudicado la factura debidamente sellada por el responsable del almacén y verifica conforme a las fechas establecidas el cumplimiento del contrato: 28 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Si no hay incumplimiento: procede a la elaboración del formato Pago a Proveedores e indica al proveedor acuda al Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su respectivo pago. 29 Proveedor Adjudicado. Recibe Formato Pago a Proveedores y se presenta en el Departamento de Presupuestos y Contabilidad para su pago correspondiente. Se conecta con el procedimiento Pago a Proveedores del Departamento de Presupuestos y Contabilidad. 30 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Si hay incumplimiento en lo estipulado en el Contrato Administrativo para la Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios, realiza el cálculo para la aplicación de la sanción correspondiente, notifica al proveedor y le indica se presente en el Departamento de Presupuestos y Contabilidad para su pago correspondiente. 31 Proveedor Adjudicado. Obtiene formato de pago con el descuento respectivo y lo presenta al Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su pago correspondiente. Se conecta con el procedimiento Pago a Proveedores, del Departamento de Presupuestos y Contabilidad.

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48 ADQUISICION POR LICITACIÓN PÚBLICA Unidad Administrativa, Plantel escolarizado o Centro EMSAD Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Departamento de Presupuestos y Contabilidad Comité de Adquisiciones Arrendamiento y Servicios Director de Administración y Finanzas INICIO 1 Elaboran oficio y/o solicitud de adquisiciones de material y lo remiten al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 2 Recibe oficio y/o solicitud de adquisiciones de material y lo remite al Departamento de Presupuestos y Contabilidad para solicitar la suficiencia presupuestal. 3 Recibe oficio y/o solicitud de Adquisiciones, sella de recibido, valida la suficiencia presupuestal y turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales: SI Hay suficiencia? NO 4 5 Si no hay suficiencia presupuestal elabora oficio dirigido al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el cuál se indica que no hay suficiencia para tal petición. 6 Obtiene oficio, se entera y comunica verbalmente a la Unidad Administrativa, Plantel Escolarizado o Centro EMSAD que no hay suficiencia presupuestal. Se entera y se retira. 7 8 Si hay suficiencia presupuestal elabora oficio autorizando la misma y se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para que lleve a cabo el procedimiento correspondiente. Recibe solicitud de requerimientos con la suficiencia presupuestal y convoca mediante oficio al Comité de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios para su valoración, y dictaminación correspondiente, obtiene acuse de recibo y archiva. 9 A Recibe oficio de invitación a sesión, se enteran sus miembros y acuden a la misma, en la fecha y hora establecida, llevan a cabo las actividades de acuerdo al orden del día, acuerdan sobre el proceso de licitación pública, se levanta y se firma el acta correspondiente, se le entrega el original al Secretario Técnico del Comité para que la integre al expediente, lo turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para su seguimiento de los acuerdos correspondientes y se da por terminada la sesión.

49 ADQUISICION POR LICITACIÓN PÚBLICA Unidad Administrativa, Plantel escolarizado o Centro EMSAD Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Departamento de Presupuestos y Contabilidad Comité de Adquisiciones Arrendamiento y Servicios Director de Administración y Finanzas A 10 Recibe Acta de sesión original y da inicio al proceso adquisitivo, elabora las bases y la convocatoria para la licitación pública de acuerdo a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento y turna las bases a la Dirección de Administración y Finanzas para su revisión y validación. 11 Oferente 12 Revisa bases y convocatoria, otorga su visto bueno y las remite al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 13 Recibe las bases y convocatorias validadas por la Dirección de Administración y Finanzas y continúa con la publicación en el sistema Compranet, en el Diario Oficial de la Federación y en la página del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Se entera de la licitación mediante la convocatoria publicada y adquiere las bases, a través del Sistema Compranet, obtiene su comprobante y acude al Área de Recursos Materiales y Servicios Generales Recibe a los oferentes que adquirieron las bases y les solicita su comprobante original, los registra en el formato "Registro de oferentes que reciben bases" y les entrega las bases de participación, resguarda comprobantes. Recibe las bases de participación, las revisa para preparar su oferta técnica y económica, las presenta al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y espera la fecha de los eventos de presentación, apertura y evaluación de propuestas, dictamen y fallo. 16 Elabora los oficios de convocatoria al Comité, para la sesión relativa al Acto de Presentación, Apertura y Evaluación de Propuestas, Dictamen y Fallo", elabora orden del día de la sesión del Comité y los presenta en forma económica, junto con el formato Registro de participantes al acto. 17 Reciben oficio de convocatoria, y esperan la fecha establecida. 18 B En el día y hora establecidos para la sesión, realizan el acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas, dictamen y fallo, levantan y firman las actas correspondientes, elaboran el dictamen de adjudicación, obtienen copias y entregan un tanto para cada uno de los participantes en el evento y entregan actas originales al Secretario Técnico del Comité.

50 ADQUISICION POR LICITACIÓN PÚBLICA Oferente Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Departamento de Presupuestos y Contabilidad Comité de Adquisiciones Arrendamiento y Servicios Director de Administración y Finanzas B 19 Proveedor Adjudicado 20 Elabora cuadro comparativo derivado de los resultados de la apertura y evaluación de propuestas de los oferentes y se integran al expediente, notifica al proveedor adjudicado y publica los resultados en Compranet y en la página del Colegio de Bachilleres del Estado de México. En la sesión del Comité, recibe copia de los documentos generados, se entera de la adjudicación de contrato y conforme a lo indicado en las bases de participación espera aviso para asistir a firmar el contrato. 21 Unidad Jurídica Solicita a la Unidad Jurídica la elaboración del contrato Elabora contrato y remite al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para que recabe de la firma del proveedor adjudicado. 24 Recibe contrato y entrega al proveedor adjudicado para su firma. Firma pedido y/o contrato, recibe su copia, en la fecha determinada, entrega los bienes al almacén del Colegio de Bachilleres del Estado de México, previo acuse de recibido en la factura, la cual entrega al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Almacén Recibe previo acuse, de los bienes solicitados. Se conecta al procedimiento Recepción de Bienes de Consumo Mobiliario y Equipo. Obtiene acuse de recibo en la factura original y lo entrega al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Archiva acuse. 27 Recibe del proveedor adjudicado la factura debidamente sellada por el responsable del almacén y verifica conforme a las fechas establecidas el cumplimiento del contrato: SI Hay incumplimiento? NO 28 C D Si no hay incumplimiento: procede a la elaboración del formato Pago a Proveedores e indica al proveedor acuda al Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su respectivo pago.

51 ADQUISICION POR LICITACIÓN PÚBLICA Proveedor Adjudicado Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Departamento de Presupuestos y Contabilidad Almacén Unidad Jurídica D 29 Recibe Formato Pago a Proveedores y se presenta en el Departamento de Presupuestos y Contabilidad para su pago correspondiente. Se conecta con el procedimiento Pago a Proveedores del Departamento de Presupuestos y Contabilidad. C Obtiene formato de pago con el descuento respectivo y lo presenta al Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su pago correspondiente. Si hay incumplimiento en lo estipulado en el Contrato Administrativo para la Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios, realiza el cálculo para la aplicación de la sanción correspondiente, notifica al proveedor y le indica se presente en el Departamento de Presupuestos y Contabilidad para el pago correspondiente. Se conecta con el procedimiento Pago a Proveedores del Departamento de Presupuestos y Contabilidad.

52 Indicador para medir satisfacción del usuario. MEDICIÓN Número de solicitudes de bienes y servicios realizadas por los 29 Planteles Escolarizados, 23 CEMSAD y Dirección General en un semestre. Número de licitaciones públicas de bienes y servicios realizadas en un semestre. = Porcentaje de bienes y servicios proporcionados a los 29 Planteles Escolarizados, 23 CEMSAD y Dirección General. Registro de evidencias. Estos se determinan por el número de Oficios de Solicitud de bienes y servicios, Dictámenes de Adjudicación, Pedidos y Contratos. FORMATO F 7.- Acta de Apertura FORMATO F 8.- Dictamen de Adjudicación FORMATO F 9.- Cuadro Comparativo FORMATO F 10.- Acta de Fallo FORMATO F 11.- Pedido FORMATO F 12.- Contrato FORMATOS E INSTRUCTIVOS ACTA DE APERTURA

53 ACTA CIRCUNSTANCIADA REFERENTE A LA PRESENTACIÓN Y APERTURA DE PROPOSICIONES PARA LA ADQUISICIÓN DE (1) En la ciudad de Toluca de Lerdo, capital del Estado de México, a las (2) horas del día (2), reunidos en las oficinas que ocupa la Dirección General del Colegio de Bachilleres del Estado de México, ubicadas en la calle Av. Juárez Sur 517 Col. Cuauhtémoc, Toluca, México, se reunieron los C.C., Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México (3); así como los C.C. (4) representantes de las negociaciones mercantiles; con fundamento en lo dispuesto por el artículo 35 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y con el propósito de dar a conocer a los licitantes el nombre de las sociedades y negociaciones mercantiles, cuyas propuestas fueron desechadas en virtud de no cumplir con alguno de los requisitos solicitados en la bases y aquellas que fueron aceptadas para su posterior evaluación indicando el importe total de cada una de ellas, bajo el siguiente orden del día: 1. Declaratoria de inicio del acto 2. Lectura del registro de asistencia y declaratoria de asistencia del número de licitantes 3. Declaratoria de aceptación o desechamiento de propuestas. En desahogo del primer punto del orden del día, el Secretario Ejecutivo, procedió a declarar el inicio del acto referente a la presentación y apertura de proposiciones para la adquisición de (5). FO DRMSG-07 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO COBAEM/LP/*/2009 A continuación desahogando el segundo punto del orden del día, el Secretario Ejecutivo dio lectura en voz alta al registro de asistencia al acto e hizo la declaratoria de asistencia del número de oferentes siguientes: SOCIEDADES Y NEGOCIACIONES MERCANTILES

54 (6) Representado por (7) representado por representado por En desahogo del tercer punto del orden del día, el Secretario Ejecutivo, en voz alta pronunció el nombre o razón social de los licitantes que cumplieron con la información, documentación y demás requisitos solicitados en las bases mencionando el importe total de cada una de sus propuestas, así como las que incumplieron dando a conocer en los siguientes términos: PROPUESTAS QUE CUMPLIERON CONFORME A LAS BASES INDICANDO EL IMPORTE TOTAL DE CADA UNA DE ELLAS (8) Representado por (9) (10) representado por representado por En consecuencia, con fundamento en el artículo 35 fracción III de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público se les comunica a las sociedades y negociaciones mercantiles (11), sus propuestas han sido aceptadas, para su posterior evaluación en consecuencia se continúa con el procedimiento correspondiente. Se notifica en las oficinas centrales de la institución a los oferentes, que el fallo se dará el día (12) alas (12) hrs. No habiendo otro asunto que tratar se cierra la presente siendo las (13) horas del día (13), firmando para debida constancia en ella los que intervinieron y quisieron hacerlo los servidores públicos asistentes y los licitantes. (14) SUPLENTE DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO

55 SECRETARIO EJECUTIVO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO REPRESENTANTE DEL ÁREA FINANCIERA SUPLENTE DEL REPRESENTANTE DEL ÁREA JURÍDICA REPRESENTANTE DE EL ÁREA INTERESADA EN LA ADQUISICIÓN SUPLENTE DEL REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO SOCIEDADES Y NEGOCIACIONES MERCANTILES NOMBRE O RAZÓN SOCIAL PROPIETARIO O REPRESENTANTE FIRMA (15) (16) (17) Instructivo de llenado para el Acta de Apertura FO DRMSG-07 Objetivo: Este formato es utilizado para aperturas de proposiciones para la adquisición de bienes o servicios. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN

56 Bienes o servicios. Hora y Fecha. Nombre de quienes Intervienen. Representantes de las negociaciones. Bienes o servicios. Sociedades mercantiles. Nombre del representante. Nombre de la sociedad. mercantil. Nombre. Firma. Nombre de las sociedades mercantiles aceptadas. Fecha y Hora de Fallo. Fecha y Hora. Nombre y Firma. Nombre de las sociedades mercantil. Nombre del representante. Firma. Indicar el nombre de los bienes o servicios a adquirir. Escribir la hora y fecha en que se llena el formato (día /mes/año). Anotar los nombres y cargos de los C.C. del Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Escribir los nombres de los representantes legales de las negociaciones mercantiles. Indicar el nombre de los bienes o servicios a adquirir. Registrar el nombre de las sociedades y negociaciones mercantiles. Anotar el nombre de la persona que funge como apoderado legal o representante. Nombre de las sociedades y negociaciones mercantiles. Escribir el nombre de la persona que funge como apoderado legal o representante. Asentar la firma del representante o apoderado legal. Indicar el nombre de las sociedades y negociaciones mercantiles que cumplieron conforme a las bases y fueron aceptadas. Escribir la hora y fecha en que se dará el fallo de la misma. Anotar fecha y hora en que se cierra la presente. Registrar nombre, cargo y firma de los C.C. del Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Nombre de las sociedades y negociaciones mercantiles. Escribir el nombre de la persona que funge como apoderado legal o representante. Firma del representante. DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN

57 PARA LA CONTRATACIÓN DE ADQUISICIONES DE BIENES EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PUBLICA COBAEM/LP/0**/200* REFERENTE A LA ADQUISICIÓN DE (1) EXPEDIENTE NUM: (2) DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN NUM: (3) Vistos para dictaminar en definitiva los documentos del presente procedimiento adquisitivo, instaurado con motivo del requerimiento formulado por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales referente a la adquisición de (4). RESULTANDO 1.-Que por Solicitud de Adquisición de Bienes y Servicios COBAEM/LP/0**/200* presentada el (5) en curso, se requirió a la Dirección de Administración y Finanzas del Colegio de Bachilleres del Estado de México la adquisición correspondiente al giro de (6) al Programa de Gasto Corriente. 2.-Que con fecha (7) el Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México, se reunió para llevar a cabo el acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas, de la invitación COBAEM/LP/0**/200*, con la presentación de (8) licitantes debidamente registrados en términos de ley, desarrollándose este acto en el siguiente orden cronológico: SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO FO DRMSG-08 COBAEM/LP/D/0**/2009* El Secretario Ejecutivo, procedió a declarar el inicio del Acto de Presentación, Apertura y Evaluación de Propuestas. Enseguida el Secretario Ejecutivo procedió a dar lectura al registro de asistencia al acto. Posteriormente el Secretario Ejecutivo, procedió a declarar la asistencia de los oferentes siguientes: SOCIEDADES Y NEGOCIACIONES MERCANTILES

58 (9) Representado por (10) Representado por Representado por Posteriormente el Secretario Ejecutivo solicitó a los oferentes la presentación de las propuestas y nombró a cada una de las sociedades y negociaciones mercantiles para presenciar la apertura de los sobres en que se contenían sus propuestas técnicas y económicas. Una vez abiertas las propuestas en presencia de los representantes de las sociedades y negociaciones mercantiles participantes se procedió a revisarlas para verificar que contaran con la información, documentación y demás requisitos solicitados en las bases. Enseguida el Secretario Ejecutivo nombró en voz alta a la negociación mercantil que cumplió con los requisitos solicitados en las bases de licitación para su posterior evaluación, dando a conocer en los siguientes términos: SOCIEDADES Y NEGOCIACIONES MERCANTILES (11) Representado por (12) representado por representado por Posteriormente el Secretario Ejecutivo nombró a las propuestas que incumplieron con la información, documentación y demás requisitos solicitados en las bases dando a conocer en los siguientes términos: No hubo propuestas desechadas por el Comité. Documentándose lo anterior, se acentó en el acta análisis de propuestas económicas. CONSIDERANDO I. Que el Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México integrado por: (13), es competente para emitir el dictamen de adjudicación de la presente invitación a cuando menos tres personas, que servirá como fundamento para la emisión del fallo en los términos de lo dispuesto por el artículo 22 de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público. II. Se llevó a cabo el análisis y evaluación de propuestas tomando en cuenta los criterios

59 III. IV. siguientes: La capacidad administrativa, financiera, legal y técnica, del oferente para atender el requerimiento. El comportamiento del oferente ante el Gobierno del Estado de México en cuanto al cumplimiento de contratos adjudicados. La capacidad administrativa, financiera, legal y técnica, del oferente para atender el requerimiento. El comportamiento del oferente ante el Gobierno del Estado de México en cuanto al cumplimiento de contratos adjudicados Que los bienes muebles objeto de la invitación COBAEM/LP/0**/200*, es el que se detalla en las bases respectivas; los que deben reunir las especificaciones técnicas y características exigidas por los mismos. Que una vez analizados y evaluados los requisitos formales de las ofertas técnicas presentadas, así como de la documentación anexa correspondiente, resultó lo siguiente: Las propuestas que presentaron los cinco participantes cumplieron satisfactoriamente conforme a las bases de la licitación en su modalidad de invitación a cuando menos tres personas No. COBAEM/LP/0**/200*. V. Que una vez analizados y evaluados los requisitos solicitados en las bases de la presente Invitación a cuando menos tres personas, con fundamento en el artículo 36 último párrafo de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, las negociaciones mercantiles, son las que ofrecen las mejores condiciones para la convócate. En mérito de lo anterior se: R E S U E L V E: PRIMERO.- Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 129, de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México, 38 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y en el punto 6 de las bases respectivas, se DICTAMINA ADJUDICAR los bienes objeto de la presente Invitación a cuando menos tres personas a favor del oferente que a continuación se menciona, por un importe total de (14) incluyendo el IVA.

60 (15) NO. DESCRIPCIÓN CANT U M PU PT (16) (17) (18) (19) (20) (21) SUBTOTAL (22) IVA (23) TOTAL (24) CON UN TOTAL DE (25) PARTIDA ADJUDICADA SEGUNDO.- En virtud del resolutivo anterior, y con fundamento en el presente Dictamen; notifíquese a las sociedad Mercantil adjudicada, que deberá comparecer en las Oficinas Centrales de la Dirección General del Colegio de Bachilleres del Estado de México, dentro de un término no mayor a 10 días naturales, contados a partir de la fecha de notificación del fallo respectivo, para firmar el contrato, en el que se cumplirán todos los derechos y obligaciones derivadas del contrato que al respecto se firme. TERCERO.- Los adjudicatarios beneficiados, se obligan a entregar los bienes muebles dentro de un plazo de 10 días hábiles contados a partir de la suscripción del contrato. Así lo resolvió el Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México, en sesión celebrada el (26), firmando los que ella intervino y quisieron hacerlo. COMITÉ DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS (27) PRESIDENTE DEL COMITÉ SECRETARIO EJECUTIVO DEL COMITÉ

61 REPRESENTANTE DEL ÁREA FINANCIERA REPRESENTANTE DEL ÁREA JURÍDICA REPRESENTANTE DEL ÁREA USUARIA INTERESADA EN LA ADQUISICIÓN REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO

62 Instructivo de llenado para el Dictamen de Adjudicación FO DRMSG-08 Objetivo: Este formato es utilizado para el dictamen de adjudicación. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN Bienes o Servicios. Expediente Número. Dictamen de Adjudicación Número. Bienes o Servicios. Fecha de la Solicitud. Giro. Fecha de apertura número de participantes. Negociaciones mercantiles. Nombre del Representante. Negociaciones mercantiles. Nombre del Representante. Integrantes del comité. Importe de la adjudicación. Nombre de la Sociedad Mercantil. Número de partida. Descripción. Cantidad. Unidad de medida. Precio unitario. Precio total. Suma de totales sin IVA. Impuesto sobre el valor agregado (IVA). Gran total. Número de partidas. Fecha de cierre. Nombre cargo y firma de los integrantes del comité. Escribir el nombre de los bienes o servicios a adquirir. Indicar el número de expediente. Anotar el número del Dictamen de Adjudicación. Escribir el nombre de los bienes o servicios a adquirir. Señalar el día, mes y año de la solicitud de Adquisición de Sienes y servicios. Se debe especificar el giro al que corresponde en bien o servicio. Indicar el día, mes y año de apertura de propuestas y anotar el número de licitantes. Registrar nombre de las negociaciones o sociedades mercantiles. Escribir el nombre de la persona que funge como apoderado legal o representante. Indicar nombre de las negociaciones o sociedades mercantiles. Anotar el nombre de la persona que funge como apoderado legal o representante. Escribir los nombres y cargos de los C.C. del Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Anotar con número y letra el monto total de la adjudicación. Indicar el nombre de la sociedad mercantil. Registrar el número de la partida. Anotar las características del artículo. Escribir con número la cantidad solicitada. Anotar la unidad de medida (pieza, caja, paquete etc.,). Indicar el precio por unidad. Anotar el precio total por partida. Escribir el precio total de partidas sin IVA. Sacar el IVA de la suma total. Anotar con número el total de la compra. Indicar el número total de partidas adjudicadas. Escribir el día, mes y año del cierre del acta. Registrar el nombre, cargo y firma de los C.C. del Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México. CUADRO COMPARATIVO

63 CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS ECONÓMICAS FECHA DE ELABORACIÓN (1) TIPO DE CONCURSO Dependencia Solicitante NO. DE REQUISICIÓN (2) (3) Colegio de Bachilleres del Estado de México NEGOCIACIONES MERCANTILES PARTICIPANTES NO. DESCRIPCIÓN CANT U M (4) (4) (4) PU PT PU PT PU PT (5) (6) (7) (8) (9) (10) (9) (10) (9) (10) SUBTOTAL (11) SUBTOTAL (11) SUBTOTAL (11) IVA (12) IVA (12) IVA (12) TOTAL (13) TOTAL (13) TOTAL (13) DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Elaboró Departamento de Recursos Materiales y servicios Generales. Autorizó Dirección General. Versión 1 Fecha de revisión Septiembre SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO

64 FO DRMSG-09 Instructivo de llenado para el Cuadro Comparativo FO DRMSG-09 Objetivo: Este formato es utilizado para el análisis de las propuestas económicas de los proveedores y determinar la mejor propuesta mediante los cuadros comparativos. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN Fecha de elaboración. No. De requisición. Especificar tipo de concurso. Nombre de las negociaciones mercantiles. Número de partida. Descripción. Cantidad. Unidad de medida. Precio unitario. Precio total. Suma de totales sin IVA. Impuesto sobre el valor agregado (IVA). Gran total. Nombre cargo y firma del comité. Registrar el día, mes y año en que se elabora el cuadro. Escribir el número de la requisición. Anotar el tipo de concurso (ITP, AD, LP.). Indicar el nombre de cada una de las negociaciones mercantiles. Registrar el número de la partida. Anotar las características del artículo. Escribir con número la cantidad solicitada. Indicar la unidad de medida (pieza, caja, paquete etc.). Anotar el precio por unidad. Escribir el precio total por partida. Indicar el precio total de partidas sin IVA. Obtener el IVA de la suma total. Anotar con número el total de la compra. Registrar el nombre, cargo y firma de los C.C. del Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

65 ACTA DE FALLO ACTA DE FALLO PARA LA CONTRATACIÓN DE ADQUISICIONES DE BIENES MUEBLES EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PUBLICA COBAEM/LP/00*/200* REFERENTE A LA ADQUISICIÓN DE (1) En la ciudad de Toluca de Lerdo, capital del Estado de México, a las horas (2) del día (3), reunidos en las oficinas que ocupa la Dirección General del Colegio de Bachilleres del Estado de México, ubicada en Av. Juárez Sur 517 Col. Cuauhtémoc, Toluca, México se reunieron los C.C., (4), se llevó a cabo este acto, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 35, 36 y 37 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, procede a notificar el fallo dictaminado. El fallo de adjudicación se desarrolló conforme al siguiente orden del día: 1. Lista de oferentes que participaron en la presente invitación a cuando menos tres personas No. COBAEM/LP/00*/200*. 2. Lista de oferentes cuyas propuestas fueron desechadas y sus causas, conforme a las bases 3. Lista de oferentes cuyas propuestas económicas fueron determinadas como solventes 4. Comunicación del fallo al adjudicatario para suscribir el contrato, así como la identificación de cada partida y montos asignados. 5. Suscripción del contrato, así como la presentación de garantías y en su caso entrega de anticipos Lista de oferentes que participaron en la presente invitación a cuando menos tres personas No. COBAEM/LP/00*/200* SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO FO DRMSG-10 LP/00*/2009* SOCIEDADES Y NEGOCIACIONES MERCANTILES

66 (5) (6) (7) Lista de oferentes cuyas propuestas fueron desechadas y sus causas, conforme a las bases: Se señala que los proveedores anteriormente señalados, cumplieron satisfactoriamente con lo establecido en las bases. Lista de licitantes cuyas propuestas económicas fueron determinadas como solventes (8) Notificación del fallo a los adjudicatarios para suscribir el contrato, así como la identificación de cada partida y montos asignados incluyendo IVA: No. DESCRIPCIÓN UM CANT P U P T (9)

67 (10) (11) (12) (13) (14) (15) SUBTOTAL (16) IVA (17) TOTAL (18) CON UN TOTAL DE (19) PARTIDAS ADJUDICADAS El Suplente del Presidente del comité de Adquisiciones de Bienes y Servicios del Colegio Bachilleres del Estado de México, con fundamento en el artículo 46 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, y Servicios del Sector Público, notifica a los adjudicatarios que cuentan con un plazo no mayor de veinte días naturales, a partir de esta fecha, para suscribir el contrato relativo, en las oficinas centrales del Colegio de Bachilleres, ubicado en Av. Juárez Sur No 517 Col. Cuauhtémoc Toluca, Estado de México, en un horario de 9 a 18 horas en días hábiles, debiendo presentar la documentación indicada en el anexo cinco o su cédula de proveedor vigente. Las garantías de cumplimiento de contrato en términos de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público y la relativa a los defectos o vicios ocultos de Material de Papelería, previstas en el articulo 48 fracción II, de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, deberán exhibirse por los oferentes adjudicados, dentro del plazo de diez días hábiles posteriores a la suscripción del contrato, respectivamente, por un importe del 10% del total del contrato. No habiendo otro asunto que tratar, el suplente del Presidente del Comité de Adquisiciones de Bienes y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México, dio lectura en voz alta al contenido de esta acta, dando por terminada la sesión en que se comunicó el fallo de adjudicación, a las (19) horas del día (19), firmando para debida constancia en ella los que intervinieron y quisieron

68 hacerlo, los servidores públicos asistentes. COMITÉ DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS (20) PRESIDENTE DEL COMITÉ SECRETARIO EJECUTIVO DEL COMITÉ REPRESENTANTE DEL ÁREA FINANCIERA REPRESENTANTE DEL ÁREA JURÍDICA REPRESENTANTE DEL ÁREA USUARIA INTERESADA EN LA ADQUISICIÓN REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO Instructivo de llenado para el Acta de Fallo FO DRMSG-10 Objetivo: Este formato es utilizado para el Acta de Fallo. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN Bienes y servicios. Hora y Fecha. Integrantes del Comité. Anotar el nombre de los bienes o servicios a adquirir. Escribir la fecha y hora (día, mes, año.) en que se elabora el Acta de Fallo. Indicar los nombres y cargos de los C.C. del Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del

69 Negociación mercantil. Representada por nombre del representante. Lista de licitantes. Nombre de la sociedad mercantil. Número de partida Descripción. Unidad de medida. Cantidad. Precio unitario. Precio total. Suma de totales sin IVA. Impuesto sobre el valor agregado (IVA). Gran total. Número de partidas. Fecha y hora de fallo. Nombre cargo y firma de los integrantes del Comité. Estado de México. Registrar nombre de las negociaciones o sociedades mercantiles. Escribir el nombre de la persona que funge como apoderado legal o representante. Anotar el nombre de los participantes cuyas propuestas fueron determinadas como solventes. Indicar el nombre de la sociedad mercantil. Anotar el número de la partida. Señalar las características del artículo. Indicar la unidad de medida (pieza, caja, paquete etc.,) Escribir con número la cantidad solicitada. Registrar el precio por unidad. Anotar el precio total por partida. Escribir el precio total de partidas sin IVA. Obtener el IVA de la suma total. Escribir con número el total de la compra. Anotar el número total de partidas adjudicadas. Registrar la fecha del cierre del acta. Escribir el nombre, cargo y firma de los C.C. del Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México. PEDIDO FECHA: (1) P E D I D O P R O V E E D O R ESPECIFICACIONES DE ENTREGA CLAVE NOMBRE CLAVE DEL PROGRAMA DEPENDENCIA / ALMACÉN (1) (2) DOMICILIO COLONIA DOMICILIO COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO (3) (4) (9) LOCALIDAD MUNICIPIO LOCALIDAD MUNICIPIO (5) (6) TOLUCA TOLUCA

70 TELÉFONO CONDICIONES DE PAGO TELÉFONO FECHA DE ENTREGA (7) (8) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN SUBDIRECCIÓN / UNIDAD DIRECCIÓN GENERAL DEL COBAEM (10) No. DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO, NOMBRE, ESPECIFICACIONES UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD PRECIO UNITARIO IMPORTE (11) (12) (13) (14) (15) (16) OBSERVACIONES TOTAL (17) IVA. (18) TOTAL (19) REVISÓ AUTORIZÓ ACEPTO DE CONFORMIDAD Elaboró Departamento de Recursos Materiales y servicios Generales. Autorizó Dirección General. Versión 1 Fecha de revisión Septiembre (20) (21) JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS (22) PROVEEDOR FO DRMSG-11 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO Instructivo de llenado para el formato de Pedido FO DRMSG-11 Objetivo: Describir y enunciar con sus características los bienes y servicios a adquirir. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria.

71 No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN Fecha. Clave del proveedor. Sociedad mercantil. Domicilio del proveedor. Colonia. Localidad. Municipio. Teléfono. Condiciones de pago. Dirección de la entrega. Solicitante. Partida. Bienes o servicios. Unidad de medida. Cantidad. Precio unitario. Precio total. Suma de totales sin IVA. Impuesto sobre el valor agregado (IVA). Gran total. Nombre y firma. Nombre y firma. Nombre y firma. Anotar la fecha en que se realiza el pedido (día, mes, año.). Según el Catálogo de Proveedores del Gobierno del Estado de México. Escribir el nombre da la sociedad mercantil a la que se realiza el pedido. Indicar la dirección completa del proveedor o sociedad mercantil. Indicar el nombre de la colonia. Especificar el nombre de la localidad a la cual pertenece la colonia especificada. Escribir el nombre del municipio donde se localiza. Anotar el número telefónico del proveedor. Especifican las condiciones de pago. Indicar la dirección en donde se realizará la entrega. Escribir el nombre del área, unidad o plantel que solicita el bien o servicio. Indicar el número de la partida. Anotar el bien o servicio a pedir. Registrar la unidad de medida (pieza, caja, paquete etc.). Escribir con número la cantidad solicitada. Indicar el precio por unidad. Señalar el precio total por partida. Anotar el precio total de partidas sin IVA. Obtener el IVA de la suma total. Escribir con número el total de la compra Anotar nombre y firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Registrar nombre y firma del Director de Administración y Finanzas. Escribir nombre y firma del proveedor. CONTRATO

72 CONTRATO DE ADQUISICIÓN BIENES MUEBLES CONSISTENTES EN (1), DERIVADO DE LA LICITACIÓN PUBLICA QUE DE ACUERDO A LOS ARTÍCULOS 43, 44, 45, 46, 48, 53, 54 Y DEMÁS RELATIVOS APLICABLES DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO, ASÍ COMO LOS ARTÍCULOS 1.1 FRACCIÓN II, 1.5 FRACCIÓN VI, 1.7, 1.8, 1.9, 1.10 Y DEMÁS RELATIVOS APLICABLES DEL CÓDIGO ADMINISTRATIVO VIGENTE EN EL ESTADO DE MÉXICO, CELEBRAN POR UNA PARTE EL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO, REPRESENTADA POR EL (2), EN SU CARÁCTER DE PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS, A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINA EL COLEGIO Y POR LA OTRA, LA NEGOCIACIÓN MERCANTIL (3), REPRESENTADA POR EL (4) A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINA ADJUDICATARIO, PARTES CONTRATANTES CON CAPACIDAD LEGAL PARA CONTRAER DERECHOS Y OBLIGACIONES, AL TENOR DE LAS SIGUIENTES: I. DEL COLEGIO : D E C L A R A C I O N E S PRIMERA.- Que es un Organismo Público Descentralizado de carácter estatal, con personalidad jurídica y patrimonio propios, en términos del decreto de creación número 147 de fecha veintiocho de junio de mil novecientos noventa y seis. SEGUNDA.- Declara el (5) ser Director de Administración y Finanzas del Colegio de Bachilleres del Estado de México y Presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios, derivada su personalidad de la constitución del Comité de Adquisiciones del COBAEM de fecha 16 de junio del 2009 (6) y que fue publicada en la Gaceta del Gobierno con fecha 03 de mayo de FO DRMSG-12 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO TERCERA.- Sigue declarando el (7), que el día (8), se llevo a cabo la apertura para la adquisición de bienes muebles, consistentes en (9), en términos del artículo 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público en la modalidad de LICITACIÓN PUBLICA número COBAEM/LP/00/200* en la que participaron (10) negociaciones mercantiles. CUARTA.- Sigue declarando el (11), que una vez analizadas las ofertas de las negociaciones mercantiles participantes, se dicto el fallo respectivo el día (12), a favor de (13) quien fue legalmente notificado del mismo. QUINTA.- El Colegio señala como su domicilio para los efectos del presente convenio, el que se encuentra ubicado en (14), de esta ciudad de Toluca, Estado de México.

73 II. DE EL CONTRATISTA SEXTA.- Que es una Negociación Mercantil, debidamente constituida, conforme a las Leyes de los Estados Unidos Mexicanos, con registro fiscal No (15), representada por el (16) y que con base en ello está facultado para ejercer actos de comercio. En esas consideraciones, las partes se ajustan a las siguientes: C L Á U S U L A S -* 1.- La H. Junta Directiva del COBAEM acordó y autorizo el presupuesto para el año 200*, en todas sus partidas presupuéstales para poder ser utilizadas en la adquisición de bienes muebles o servicios, de acuerdo a las necesidades que se requieran y de esa forma afectar las mismas. 2.- Con base en la cláusula anterior, el Colegio adquiere bienes o servicios consistentes en (17) de acuerdo a las partidas que se ofertaron y que se refieren a los artículos que se describen el anexo número uno, que se agrega a este contrato. 3.- El valor de la adjudicación a favor de la sociedad mercantil citada, es de (18) (00/100 M. N.) Con IVA incluido. 4.- El Adjudicatario de los bienes muebles que se describen en el anexo que se ha dejado citado, a la firma de este contrato se comprometen a entregar los mismos dentro de los diez días hábiles siguientes a la firma de este contrato, en el domicilio del Colegio, que ha quedado descrito en la declaración quinta. 5.- Para el caso de que el Adjudicatario no entregue los bienes muebles al Colegio dentro del término que se señala en la cláusula anterior, de pleno derecho se declarara nulo este contrato, sin responsabilidad para el Colegio y no surtirá efectos jurídicos, sin necesidad de declaración judicial, quedando el Colegio en plena libertad para contratar con terceras personas. 6.- El Adjudicatario a la entrega de los bienes, objeto de este contrato, entregara la factura correspondiente sobre el valor que se describe en la cláusula tercera del mismo. 7.- El Adjudicatario se obliga a la instalación y puesta a punto de los bienes, objeto de este contrato. 8.- El Colegio se obliga a pagar al Adjudicatario el valor de la factura dentro de los cinco días hábiles siguientes a la entrega de los bienes ofertados. 9.- El Adjudicatario se obliga a garantizar la suma total de la operación, objeto de este contrato, como cumplimiento del mismo, a través de una fianza que deberá ser constituida por una Institución de Fianzas o Financiera, cuyo beneficiario será el Colegio de Bachilleres del Estado de México Las partes convienen, que para el caso de que el Adjudicatario no entregue los bienes muebles o artículos adjudicados dentro del termino que se fije, el Adjudicatario pagara una fianza convencional al millar sobre la suma total de la operación, objeto de este contrato El Colegio eximirá al Adjudicatario de otorgar las fianzas que se citan en las cláusulas ocho y nueve de este contrato, cuando haga entrega de los bienes muebles o artículos,

74 objeto de este contrato dentro de los cinco días naturales a partir de su firma, en términos del artículo 48 último párrafo de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Las partes manifiestan que en este contrato no existe error, dolo o mala fe, por ninguna de ellas, ya que se encuentra hecho de acuerdo a los intereses de las partes que representan Cualquier violación a las condiciones estipuladas en este contrato por parte del Adjudicatario será motivo de rescisión administrativa del mismo, sin responsabilidad para el Colegio, y no es necesario tramitar juicio ante las autoridades judiciales competentes Para la interpretación y cumplimiento de este contrato las partes se someten a la jurisdicción y competencia de los Tribunales de esta ciudad de Toluca, México; renunciando a cualquier fuero que por razón de cambio de domicilio tengan en el futuro, firmándose en la ciudad de Toluca, México el día (19). POR EL COLEGIO POR EL ADJUDICATARIO (20) (21) PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES DE BIENES MUEBLES Y SERVICIOS DEL COBAEM (22) TESTIGO (23) TESTIGO Instructivo de llenado para el formato de Contrato FO DRMSG-12 Objetivo: formalizar la adquisición. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN

75 Bienes o Servicios. Nombre del representante del Comité. Nombre de la negociación mercantil. Nombre del representante. Nombre del Director de Administración y Finanzas. Fecha del nombramiento del cargo del Director de Administración y Finanzas. Nombre del Director de Administración y Finanzas. Día de la apertura. Bienes o servicios. Número de negociaciones. Nombre del director de Administración y Finanzas. Fecha de fallo. Negociación mercantil. Domicilio del COBAEM. RFC del representante o sociedad mercantil. Nombre del representante Bienes o servicios. Monto con IVA. Fecha. Nombre y firma del representante del COBAEM. Describir el bien o servicio a adquirir. Escribir el nombre del presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios del COBAEM. Anotar el nombre de la sociedad mercantil con la que realiza el contrato. Indicar nombre completo del representante legal de la sociedad mercantil. Señalar nombre del Director de Administración y Finanzas del COBAEM. Escribir el día, mes y año en el que se asigna el cargo del Director de Administración y Finanzas como Presidente del Comité de Adquisiciones. Indicar nombre del Director de Administración y Finanzas del COBAEM. Señalar el día, mes y año en el que se realizó la apertura de la adquisición. Describir el bien o servicio a adquirir. Escribir con número el total de participantes o negociaciones sociedades mercantiles. Indicar nombre del Director de Administración y Finanzas del COBAEM. Anotar el día, mes y año en el que se dió a conocer el fallo de la adquisición. Escribir el nombre de la negociación mercantil a la que se le dio el fallo a favor. Anotar la dirección del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Anotar el Registro Federal de Contribuyentes del representante legal o de la sociedad negociación mercantil. Escribir el nombre y apellidos de quien representa la sociedad mercantil. Describir el bien o servicio a adquirir. Escribir la cantidad con número y letra el valor total de la adjudicación incluyendo el IVA. Registrar el día, mes y año en el que se realiza el contrato. Indicar el nombre completo del Presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios del COBAEM Nombre y firma del adjudicatario. Nombre y firma de testigo. Nombre y firma de testigo. Anotar el nombre y firma del representante legal de la negociación o sociedad mercantil. Escribir nombre y asentar firma de testigo (1). Indicar nombre y asentar firma de testigo (2).

76 PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS. OBJETIVO Mejorar el funcionamiento de las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México, garantizando la atención de sus requerimientos de operación, mediante la adquisición de bienes y servicios por invitación a cuando menos tres personas. ALCANCE Aplica al Comité de Adquisiciones y Servicios, al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales (responsable de realizar la adquisición por invitación a cuando menos tres personas de los bienes y servicios solicitados por las Unidades Administrativas), a Planteles y CEMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México. REFERENCIAS Código Administrativo del Estado de México, Libro Décimo Tercero. De las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios. Capítulo Primero. Parte General, Artículos 13.1, 13.2, 13.3, 13.4; Capítulo Sexto. De la Integración y Funciones de los Comités. Artículos 13.22, y 13.25; Capítulo Séptimo. De los Procedimientos de Adquisición. Sección Primera, Disposiciones Generales, Artículos y 13.28; Sección Segunda. De la licitación pública, Artículos y 13.30; Sección Tercera. De las Excepciones a la licitación pública, Artículo Gaceta del Gobierno, 13 de diciembre del 2001 y modificaciones del 21 de agosto del 2006 y 3 de diciembre del Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Gaceta del Gobierno, 3 de septiembre del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, Título Tercero, De los Procedimientos de Contratación. Capítulo Primero, de la licitación pública. Diario Oficial de la Federación, 20 de agosto del 2001, última reforma 30 de noviembre del Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Título Sexto, De los Procedimientos Adquisitivos. Capítulo Primero, de la licitación pública, Artículos del 68 al 90. Gaceta del Gobierno, 22 de diciembre del Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. IV Adquisición de Bienes y Servicios. Disposiciones Generales ACP-058, 059, 062, 064, 069, 072, 073, 074, 076, 097, 098, 099, 100 y 101. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Objetivo y funciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Gaceta del Gobierno, 02 de octubre del2009.

77 RESPONSABILIDADES El Comité de Adquisiciones y Servicios, conjuntamente con el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, son los responsables de realizar las adquisiciones de bienes y servicios por invitación a cuando menos tres personas, para atender los requerimientos de las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México. El Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México deberá: Tramitar, sustanciar y dictaminar el procedimiento de invitación a cuando menos tres personas participando en los eventos de presentación, apertura y evaluación de ofertas, dictamen y fallo de adjudicación. Levantar y firmar las Actas correspondientes a la apertura y desechamiento de ofertas y el dictamen de adjudicación. La Dirección de Administración y Finanzas en su calidad de Presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios deberá: Representar legalmente al Comité, autorizar la convocatoria y el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias. Convocar a los integrantes del Comité cuando sea necesario e informar sobre el cumplimiento de los acuerdos tomados en el seno del mismo. Autorizar con su firma la convocatoria, las bases y suscribir los pedidos y/o contratos derivados de los procedimientos adquisitivos. Instaurar y vigilar el procedimiento de la invitación a cuando menos tres personas, de conformidad a lo dispuesto por la normatividad aplicable. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá: Realizar las convocatorias, elaborar bases, invitar a proveedores, publicar las bases en el Diario Oficial y en Compranet, realizar los cuadros comparativos, publicar los resultados de adjudicación en Compranet, de los de bienes y servicios concursados, elaborar pedido y/o contrato al proveedor adjudicado. El Departamento de Presupuestos y Contabilidad deberá: Proporcionar la suficiencia presupuestal definida en el Programa Anual de Adquisiciones. La Unidad Jurídica deberá: Revisar las bases y elaborar los contratos de los proveedores adjudicados. La Unidad solicitante deberá: Solicitar sus requerimientos establecidos en Programa Anual de Adquisiciones, ante el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales mediante el formato de Solicitud de Adquisiciones. El Oferente deberá:

78 Adquirir las bases correspondientes a la licitación pública y presentar sus ofertas dentro de lo establecido por la normatividad vigente. El Proveedor Adjudicado deberá: Firmar el pedido y/o contrato correspondiente y garantizar que se cumpla con las especificaciones convenidas de los requerimientos en tiempo y forma. DEFINICIONES COBAEM: Colegio de Bachilleres del Estado de México. Plantel: Unidad Educativa solicitante. CEMSAD: Centro de Educación Media Superior a Distancia. Invitación restringida: Procedimiento adquisitivo que se realiza en presencia del Comité de Adquisiciones y Servicios y que su importe de compra se encuentra establecido en el presupuesto de egresos del ejercicio fiscal correspondiente. Oferente: Persona física o moral que presenta ofertas técnicas y económicas de abastecimiento de bienes y/o servicios. Proveedor: Persona física o moral que celebra contratos de abastecimiento de bienes y/o servicios. Junta aclaratoria: Acto previo a la apertura de ofertas, con el objeto de responder a dudas que tenga el oferente sobre las bases de la adquisición que se vaya a realizar, las cuales pueden ser de tipo técnico y/o administrativo. Apertura de ofertas: Acto mediante el cual se efectúa la revisión cualitativa de las propuestas presentadas por el proveedor, respecto del bien o servicio a adquirir.

79 Evaluación de propuestas: Acto que realiza el Comité de Adquisiciones y Servicios para determinar la calificación o descalificación de algún proveedor o bien, para la aceptación o desechamiento de propuestas. Dictamen: Documento en el cual se plasma la decisión del Comité de Adquisiciones y Servicios para la adjudicación de contratos a los oferentes participantes en una licitación pública. Fallo: Acto mediante el cual se informa de manera formal, la asignación de las partidas adjudicadas a cada uno de los oferentes por el Comité de Adquisiciones y Servicios. Comité de Adquisiciones y Servicios: Grupo de servidores públicos acreditados para opinar, tramitar, substanciar y dictaminar los procedimientos adquisitivos, de acuerdo a lo que dispone la normatividad en la materia. Acta Circunstanciada: Documento en el cual se plasma la recepción y apertura de ofertas técnicas de cada oferente. Acta de Aceptación: Documento en el cual se plasma la aceptación o desechamiento de ofertas técnicas y apertura de las ofertas económicas. Oferta Técnica: Documentación que presenta el oferente con las especificaciones o características de los bienes o servicios ofertados en los actos adquisitivos. Oferta Económica: Documentación que presenta el oferente con los precios unitarios que oferta para los bienes y servicios. INSUMOS Programa Anual de Adquisiciones. Solicitud de Adquisiciones. RESULTADO Bien o servicio adquirido, mediante invitación a cuando menos tres personas en las mejores condiciones de precio, calidad, oportunidad y financiamiento, para satisfacer las necesidades de las Unidades Administrativas, Planteles Escolarizados y CEMSAD.

80 INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Integración del Programa Anual de Adquisiciones. Recepción de bienes de consumo mobiliario y equipo. POLÍTICAS La adquisición de bienes y servicios por invitación a cuando menos tres personas, aplica cuando el monto total de los bienes a adquirir, se encuentra dentro de los montos autorizados por el Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México para el ejercicio presupuestal vigente. La adquisición de bienes y servicios en la modalidad de invitación a cuando menos tres personas, se determinará con base a la planeación racional de las necesidades y recursos con que cuente el área usuaria solicitante. El Departamento de Recursos Materiales, deberá verificar que los proveedores invitados o que participan en los procesos de adquisición de bienes y servicios en la modalidad de invitación a cuando menos tres personas, no cuenten con sanciones administrativas, derivadas de procedimientos adquisitivos previos en la Administración Pública. En el proceso adquisitivo por invitación a cuando menos tres personas serán seleccionados los participantes conforme al catálogo de proveedores; quienes, satisfagan las bases de ésta modalidad adquisitiva, tendrán derecho a presentar sus propuestas, la técnica y la económica. Para la adquisición de bienes y contratación de servicios con cargo a recursos provenientes de la Federación, el Departamento de Presupuestos y Contabilidad, deberá indicar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, el tipo de recurso y programa para la aplicación de la normatividad respectiva. DESARROLLO

81 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO 1 Unidad Administrativa solicitante, Plantel Escolarizado o CEMSAD. 2 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 3 Departamento de Presupuestos y Contabilidad. ACTIVIDAD Elaboran oficio y/o formato de solicitud de adquisición de material y lo remiten al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Obtiene acuse de recibo y archiva. Recibe oficio y/o solicitud de adquisiciones de material, se entera y lo remite al Departamento de Presupuestos y Contabilidad para solicitar la suficiencia presupuestal. Recibe oficio y/o solicitud de Adquisiciones, sella de recibido, valida la suficiencia presupuestal y turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 4 Si no hay suficiencia presupuestal elabora oficio dirigido al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el cuál se indica que no hay suficiencia para tal petición. Obtiene acuse de recibo y archiva. 5 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 6 Unidad Administrativa, Plantel Escolarizado o Centro EMSAD. 7 Departamento de Presupuestos y Contabilidad. 8 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 9 Departamento de Presupuestos y Contabilidad. 10 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en calidad de Secretario Técnico del Comité. Obtiene oficio, se entera y comunica verbalmente a la Unidad Administrativa, Plantel Escolarizado o Centro EMSAD que no hay suficiencia presupuestal. Se entera y se retira. Si hay suficiencia presupuestal elabora oficio autorizando la misma y lo turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para que lleve a cabo el procedimiento correspondiente. Obtiene acuse de recibo y archiva. Recibe solicitud de requerimientos con la suficiencia presupuestal y convoca mediante oficio al Comité de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios para su valoración, y dictaminación correspondiente, obtiene acuse de recibo y archiva. Recibe oficio de invitación a sesión, se enteran y acuden a la misma. En la fecha y hora establecida, llevan a acabo las actividades de acuerdo al orden del día, acuerdan sobre el proceso de invitación a cuando menos tres personas se levanta y se firma el Acta correspondiente, se le entrega el original al Secretario Técnico del Comité para que la integre al expediente y se dá por terminada la sesión. Recibe Acta y con base al tipo de bienes a adquirir selecciona del catálogo de proveedores, a los oferentes del giro adquisitivo que serán invitados, requisita el formato "Bitácora de Invitación a Oferentes", oficios de

82 invitación a Oferentes y formato de "Registro de Oferentes que reciben invitación (reglas de participación)", los tres en original, elabora las bases y turna a la Dirección de Administración y Finanzas para su revisión y validación. 11 Dirección de Administración y Finanzas. Obtiene bases e invitaciones, otorga su visto bueno y las remite al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 12 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe las bases e invitaciones validadas y rubricadas por la Dirección de Administración y Finanzas y continúa con la entrega de las invitaciones a los oferentes. 13 Oferente. Recibe la invitación a cuando menos tres personas, adquiere las bases de participación, las revisa y elabora propuestas técnicas y económicas, las presenta en sobre cerrado y lacrado por separado y en la fecha indicada los presenta al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, espera la notificación del fallo. Continúa en la operación número Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Elabora los oficios de convocatoria al Comité, para la sesión relativa, elabora orden del día de la sesión del Comité y los presenta en forma económica, junto con el formato Registro de Participantes al Acto. Obtiene acuse de recibo de la convocatoria y archiva. Se presenta en la fecha establecida Comité de Adquisiciones y Servicios. Reciben oficio de convocatoria, y esperan la fecha establecida. En el día y hora establecidos para la sesión, realiza el acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas, dictamen y fallo, con la participación de los convocados levantan y firman las actas correspondientes, elaboran el dictamen de adjudicación, y entregan actas originales al Secretario Técnico del Comité. 17 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en calidad de Secretario Técnico del Comité. Derivado de los resultados de la apertura y evaluación de propuestas de los oferentes, elabora cuadro comparativo y lo integran al expediente, notifica al proveedor adjudicado y publica los resultados en la página del Colegio de Bachilleres del Estado de México. 18 Proveedor Adjudicado. Recibe notificación de adjudicación del contrato y conforme a lo indicado en las bases de participación espera aviso, para asistir a firmar el contrato y/o pedido. 19 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Solicita a la Unidad Jurídica la elaboración del contrato y procede a la elaboración del pedido.

83 20 Unidad Jurídica. Elabora contrato y remite al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para la recabación de la firma del proveedor adjudicado. 21 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recaba firma del proveedor adjudicado y le entrega copia del contrato y/o pedido. 22 Proveedor Adjudicado. Obtiene copia del pedido y/o contrato y en la fecha determinada entrega los bienes al almacén del Colegio de Bachilleres del Estado de México, así como la factura correspondiente. 23 Almacén. Recibe el bien, acusa de recibido en la factura y entrega al proveedor. Se conecta al procedimiento Recepción de Bienes de Consumo Mobiliario y Equipo. 24 Proveedor Adjudicado Obtiene factura y la entrega al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 25 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe del proveedor adjudicado la factura debidamente sellada por el responsable del almacén y verifica conforme a las fechas establecidas el cumplimiento del contrato: 26 Si no hay incumplimiento: procede a la elaboración del formato Pago a Proveedores e indica al proveedor acuda al Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su respectivo pago. 27 Proveedor Adjudicado. Recibe la notificación y se presenta en el Departamento de Presupuestos y Contabilidad para su pago correspondiente. Se conecta con el procedimiento Pago a Proveedores del Departamento de Presupuestos y Contabilidad. 28 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Si hay incumplimiento en lo estipulado en el Contrato Administrativo para la Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios, realiza el cálculo para la aplicación de la sanción correspondiente, notifica al proveedor y le informa se presente en el Departamento de Presupuestos y Contabilidad para el pago correspondiente. 29 Proveedor Adjudicado Obtiene formato de pago con la sanción correspondiente y lo presenta al Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su pago. Se conecta con el procedimiento Pago a Proveedores.

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85 ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS Unidad Administrativa solicitante, Plantel escolarizado o CEMSAD Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Departamento de Presupuestos y Contabilidad Dirección de Administración y Finanzas Oferente INICIO 1 Elaboran oficio y/o formato de solicitud de adquisición de material y lo remiten al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Obtiene acuse de recibo y archiva. 2 Recibe oficio y/o solicitud de adquisiciones de material y lo remite al Departamento de Presupuestos y Contabilidad para solicitar la suficiencia presupuestal. 3 Recibe oficio y/o solicitud de Adquisiciones, sella de recibido, valida la suficiencia presupuestal y turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. SI Hay suficiencia? NO 4 5 Si no hay suficiencia presupuestal elabora oficio dirigido al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el cuál se indica que no hay suficiencia para tal petición. 6 Obtiene oficio, se entera y comunica verbalmente a la Unidad Administrativa, Plantel Escolarizado o Centro EMSAD que no hay suficiencia presupuestal. Se entera y se retira. 7 8 Si hay suficiencia presupuestal elabora oficio autorizando la misma y lo turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para que lleve a cabo el procedimiento correspondiente. Obtiene acuse de recibo y archiva. Recibe solicitud de requerimientos con la suficiencia presupuestal y convoca mediante oficio al Comité de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios para su valoración, y dictaminación correspondiente, obtiene acuse de recibo y archiva. 9 A Recibe oficio de invitación a sesión, se enteran y acuden a la misma, en la fecha y hora establecida, llevan a acabo las actividades de acuerdo al orden del día, acuerdan sobre el proceso de invitación a cuando menos tres personas se levanta y se firma el Acta correspondiente, se le entrega el original al Secretario Técnico del Comité para que la integre al expediente y se dá por terminada la sesión.

86 ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS Unidad Administrativa solicitante, Plantel escolarizado o CEMSAD Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Departamento de Presupuestos y Contabilidad Dirección de Administración y Finanzas Oferente A 10 Recibe Acta y con base al tipo de bienes a adquirir selecciona del catálogo de proveedores, a los oferentes del giro adquisitivo que serán invitados, requisita el formato "Bitácora de Invitación a Oferentes", oficios de invitación a Oferentes y formato de "Registro de Oferentes que reciben invitación los tres en original, elabora las bases y turna a la Dirección de Administración y Finanzas para su revisión y validación Obtiene bases e invitaciones, otorga su visto bueno y las remite al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe las bases e invitaciones validadas y rubricadas por la Dirección de Administración y Finanzas y continúa con la entrega de las invitaciones a los oferentes. 13 Comité de Adquisiciones y Servicios 14 Recibe la invitación a cuando menos tres personas, adquiere las bases de participación, las revisa y elabora propuestas técnicas y económicas, las presenta en sobre cerrado y lacrado por separado y en la fecha indicada los presenta al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, espera la notificación del fallo. Continúa en la operación número Elabora los oficios de convocatoria al Comité, para la sesión relativa, elabora orden del día de la sesión del Comité y los presenta en forma económica, junto con el formato Registro de Participantes al Acto. Obtiene acuse de recibo de la convocatoria y archiva. Se presenta en la fecha establecida. 17 Reciben oficio de convocatoria, y esperan la fecha establecida. 16 En el día y hora establecidos para la sesión, realiza el acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas, dictamen y fallo, con la participación de los convocados levantan y firman las actas correspondientes, elaboran el dictamen de adjudicación, y entregan actas originales al Secretario Técnico del Comité. B

87 ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS Comité de Adquisiciones y Servicios Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Departamento de Presupuestos y Contabilidad Dirección de Administración y Finanzas Oferente B 17 Derivado de los resultados de la apertura y evaluación de propuestas de los oferentes, elabora cuadro comparativo y lo integran al expediente, notifica al proveedor adjudicado y publica los resultados en la página del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Proveedor Adjudicado 18 Unidad Juridica 19 Recibe notificación de adjudicación del contrato y conforme a lo indicado en las bases de participación espera aviso, para asistir a firmar el contrato y/o pedido 20 Solicita a la Unidad Jurídica la elaboración del contrato y procede a la elaboración del pedido. Elabora contrato y remite al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para la recabación de la firma del proveedor adjudicado. 21 Recaba firma del proveedor adjudicado y le entrega copia del contrato y/o pedido Almacén 23 Recibe el bien, acusa de recibido en la factura y entrega al proveedor. Se conecta al procedimiento Recepción de Bienes de Consumo Mobiliario y Equipo. Obtiene copia del pedido y/o contrato y en la fecha determinada entrega los bienes al almacén del Colegio de Bachilleres del Estado de México, así como la factura correspondiente. 24 Obtiene factura y la entrega al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe del proveedor adjudicado la factura debidamente sellada por el responsable del almacén y verifica conforme a las fechas establecidas el cumplimiento del contrato: SI NO Hay Incumplimiento? 26 C Si no hay incumplimiento: procede a la elaboración del formato Pago a Proveedores e indica al proveedor acuda al Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su respectivo pago. D

88 ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS Unidad Juridica Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Almacén Dirección de Administración y Finanzas Proveedor Adjudicado D 27 C 28 Recibe la notificación y se presenta en el Departamento de Presupuestos y Contabilidad para su pago correspondiente. Si hay incumplimiento en lo estipulado en el Contrato Administrativo para la Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios, realiza el cálculo para la aplicación de la sanción correspondiente, notifica al proveedor y le informa se presente en el Departamento de Presupuestos y Contabilidad para el pago correspondiente. Se conecta con el procedimiento Pago a Proveedores del Departamento de Presupuestos y Contabilidad. 29 Recibe la notificación y se presenta en el Departamento de Presupuestos y Contabilidad para su pago correspondiente. Se conecta con el procedimiento Pago a Proveedores del Departamento de Presupuestos y Contabilidad. MEDICIÓN Indicador para medir satisfacción del usuario.

89 Número de solicitudes de bienes y servicios realizadas por los 29 Planteles Escolarizados, 23 Centros EMSAD y Dirección General en un semestre. Número de compras por Invitación a cuando menos tres personas de bienes y servicios realizadas en un semestre. = Porcentaje de bienes y servicios proporcionados a los 29 Planteles Escolarizados, 23 Centros EMSAD y Dirección General. Registro de evidencias. Estos se determinan por el número de Oficios de Solicitud de bienes y servicios, Dictámenes de Adjudicación, Pedidos y Contratos. FORMATOS E INSTRUCTIVOS F 7.-Acta de Apertura F 8.-Dictamen de Adjudicación F 9.-Cuadro Comparativo F 10.-Acta de Fallo F 11.-Pedido F 12.-Contrato ACTA DE APERTURA ACTA CIRCUNSTANCIADA REFERENTE A LA PRESENTACIÓN Y

90 APERTURA DE PROPOSICIONES PARA LA ADQUISICIÓN DE (1) En la ciudad de Toluca de Lerdo, capital del Estado de México, a las (2) horas del día (2), reunidos en las oficinas que ocupa la Dirección General del Colegio de Bachilleres del Estado de México, ubicadas en la calle Av. Juárez Sur 517 Col. Cuauhtémoc, Toluca, México, se reunieron los C.C., Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México (3); así como los C.C. (4) representantes de las negociaciones mercantiles; con fundamento en lo dispuesto por el artículo 35 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y con el propósito de dar a conocer a los licitantes el nombre de las sociedades y negociaciones mercantiles, cuyas propuestas fueron desechadas en virtud de no cumplir con alguno de los requisitos solicitados en la bases y aquellas que fueron aceptadas para su posterior evaluación indicando el importe total de cada una de ellas, bajo el siguiente orden del día: 1. Declaratoria de inicio del acto. 2. Lectura del registro de asistencia y declaratoria de asistencia del número de licitantes. 3. Declaratoria de aceptación o desechamiento de propuestas. En desahogo del primer punto del Ejecutivo, procedió a declarar el orden del día, el Secretario inicio del acto referente a la presentación y apertura de proposiciones para la adquisición de (5). SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO FO DRMSG-07 COBAEM/ITP/*/200 A continuación desahogando el segundo punto del orden del día, el Secretario Ejecutivo dio lectura

91 en voz alta al registro de asistencia al acto e hizo la declaratoria de asistencia del número de oferentes siguientes: SOCIEDADES Y NEGOCIACIONES MERCANTILES (6) Representado por (7) representado por representado por En desahogo del tercer punto del orden del día, el Secretario Ejecutivo, en voz alta pronunció el nombre o razón social de los licitantes que cumplieron con la información, documentación y demás requisitos solicitados en las bases mencionando el importe total de cada una de sus propuestas, así como las que incumplieron dando a conocer en los siguientes términos: PROPUESTAS QUE CUMPLIERON CONFORME A LAS BASES INDICANDO EL IMPORTE TOTAL DE CADA UNA DE ELLAS (8) Representado por (9) (10) representado por representado por En consecuencia, con fundamento en el artículo 35 fracción III de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público se les comunica a las sociedades y negociaciones mercantiles (11), sus propuestas han sido aceptadas, para su posterior evaluación en consecuencia se continúa con el procedimiento correspondiente. Se notifica en las oficinas centrales de la institución a los oferentes, que el fallo se dará el día (12) a las (12) hrs. No habiendo otro asunto que tratar se cierra la presente siendo las (13) horas del día (13), firmando

92 para debida constancia en ella los que intervinieron y quisieron hacerlo los servidores públicos asistentes y los licitantes. (14) SUPLENTE DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO SECRETARIO EJECUTIVO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO REPRESENTANTE DEL ÁREA FINANCIERA SUPLENTE DEL REPRESENTANTE DEL ÁREA JURÍDICA REPRESENTANTE DE EL ÁREA INTERESADA EN LA ADQUISICIÓN SUPLENTE DEL REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO SOCIEDADES Y NEGOCIACIONES MERCANTILES NOMBRE O RAZÓN SOCIAL PROPIETARIO O REPRESENTANTE FIRMA (15) (16) (17) Instructivo de llenado para el Acta de Apertura FO DRMSG-07 Objetivo: Este formato es utilizado para aperturas de proposiciones para la adquisición de bienes o servicios. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN

93 Bienes o servicios. Hora y Fecha. Nombre de quienes Intervienen. Representantes de las negociaciones. Bienes o servicios. Sociedades mercantiles. Nombre del representante. Nombre de la sociedad. mercantil. Nombre. Firma. Nombre de las sociedades mercantiles aceptadas. Fecha y Hora de Fallo. Fecha y Hora. Nombre y Firma. Nombre de las sociedades mercantil. Nombre del representante. Firma. Indicar el nombre de los bienes o servicios a adquirir. Escribir la hora y día, mes y año en que se requisita el formato Anotar los nombres y cargos de los C.C. del Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Escribir los nombres de los representantes legales de las negociaciones mercantiles. Indicar el nombre de los bienes o servicios a adquirir. Registrar el nombre de las sociedades y negociaciones mercantiles. Anotar el nombre de la persona que funge como apoderado legal o representante. Nombre de las sociedades y negociaciones mercantiles. Escribir el nombre de la persona que funge como apoderado legal o representante. Asentar la firma del representante o apoderado legal. Indicar el nombre de las sociedades y negociaciones mercantiles que cumplieron conforme a las bases y fueron aceptadas. Escribir la hora y el día, mes y año en que se dará el fallo de la misma. Anotar el día, mes y año y hora en que se cierra la presente. Registrar nombre, cargo y firma de los C.C. del Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Nombre de las sociedades y negociaciones mercantiles. Escribir el nombre de la persona que funge como apoderado legal o representante. Firma del representante. DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN

94 PARA LA CONTRATACIÓN DE ADQUISICIONES DE BIENES EN LA MODALIDAD DE INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS COBAEM/ITP/0**/200* REFERENTE A LA ADQUISICIÓN DE (1) EXPEDIENTE NUM: (2) DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN NUM: (3) Vistos para dictaminar en definitiva los documentos del presente procedimiento adquisitivo, instaurado con motivo del requerimiento formulado por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales referente a la adquisición de (4). RESULTANDO 1.-Que por Solicitud de Adquisición de Bienes y Servicios COBAEM/ITP/0**/200* presentada el (5) en curso, se requirió a la Dirección de Administración y Finanzas del Colegio de Bachilleres del Estado de México la adquisición correspondiente al giro de (6) al Programa de Gasto Corriente. 2.-Que con fecha (7) el Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México, se reunió para llevar a cabo el acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas, de la invitación COBAEM/ITP/0**/200*, con la presentación de (8) licitantes debidamente registrados en términos de ley, desarrollándose este acto en el siguiente orden cronológico: El Secretario Ejecutivo, procedió a declarar el inicio del Acto de Presentación, Apertura y Evaluación de Propuestas. SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO FO DRMSG-08 COBAEM/ITP/D/0**/200* Enseguida el Secretario Ejecutivo procedió a dar lectura al registro de asistencia al acto. Posteriormente el Secretario Ejecutivo, procedió a declarar la asistencia de los oferentes siguientes:

95 SOCIEDADES Y NEGOCIACIONES MERCANTILES (9) REPRESENTADO POR (10) REPRESENTADO POR REPRESENTADO POR Posteriormente el Secretario Ejecutivo solicitó a los oferentes la presentación de las propuestas y nombró a cada una de las sociedades y negociaciones mercantiles para presenciar la apertura de los sobres en que se contenían sus propuestas técnicas y económicas. Una vez abiertas las propuestas en presencia de los representantes de las sociedades y negociaciones mercantiles participantes se procedió a revisarlas para verificar que contaran con la información, documentación y demás requisitos solicitados en las bases. Enseguida el Secretario Ejecutivo nombró en voz alta a la negociación mercantil que cumplió con los requisitos solicitados en las bases de licitación para su posterior evaluación, dando a conocer en los siguientes términos: SOCIEDADES Y NEGOCIACIONES MERCANTILES (11) Representado por (12) representado por representado por Posteriormente el Secretario Ejecutivo nombró a las propuestas que incumplieron con la información, documentación y demás requisitos solicitados en las bases dando a conocer en los siguientes términos: No hubo propuestas desechadas por el comité. Documentándose lo anterior, se acentó en el acta análisis de propuestas económicas CONSIDERANDO

96 Que el Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México integrado por: (13), es competente para emitir el dictamen de adjudicación de la presente invitación a cuando menos tres personas, que servirá como fundamento para la emisión del fallo en los términos de lo dispuesto por el artículo 22 de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Se llevó a cabo el análisis y evaluación de propuestas tomando en cuenta los criterios siguientes: La capacidad administrativa, financiera, legal y técnica, del oferente para atender el requerimiento. El comportamiento del oferente ante el Gobierno del Estado de México en cuanto al cumplimiento de contratos adjudicados. La capacidad administrativa, financiera, legal y técnica, del oferente para atender el requerimiento. El comportamiento del oferente ante el Gobierno del Estado de México en cuanto al cumplimiento de contratos adjudicados Que los bienes muebles objeto de la invitación COBAEM/ITP/0**/200*, es el que se detalla en las bases respectivas; los que deben reunir las especificaciones técnicas y características exigidas por los mismos. Que una vez analizados y evaluados los requisitos formales de las ofertas técnicas presentadas, así como de la documentación anexa correspondiente, resultó lo siguiente: Las propuestas que presentaron los cinco participantes cumplieron satisfactoriamente conforme a las bases de la licitación en su modalidad de invitación a cuando menos tres personas No. COBAEM/ITP/0**/200*. Que una vez analizados y evaluados los requisitos solicitados en las bases de la presente Invitación a cuando menos tres personas, con fundamento en el artículo 36 último párrafo de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, las negociaciones mercantiles, son las que ofrecen las mejores condiciones para la convocante. En mérito de lo anterior se: R E S U E L V E: PRIMERO.- Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 129, de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México, 38 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y en el punto 6 de las bases respectivas, se DICTAMINA ADJUDICAR los bienes objeto de la presente Invitación a cuando menos tres personas a favor del oferente que a

97 continuación se menciona, por un importe total de (14) incluyendo el IVA. (15) NO. DESCRIPCIÓN CANT U M PU PT (16) (17) (18) (19) (20) (21) SUBTOTAL (22) IVA (23) TOTAL (24) CON UN TOTAL DE (25) PARTIDA ADJUDICADA SEGUNDO.- En virtud del resolutivo anterior, y con fundamento en el presente Dictamen; notifíquese a las sociedad Mercantil adjudicada, que deberá comparecer en las Oficinas Centrales de la Dirección General del Colegio de Bachilleres del Estado de México, dentro de un término no mayor a 10 días naturales, contados a partir de la fecha de notificación del fallo respectivo, para firmar el contrato, en el que se cumplirán todos los derechos y obligaciones derivadas del contrato que al respecto se firme. TERCERO.- Los adjudicatarios beneficiados, se obligan a entregar los bienes muebles dentro de un plazo de 10 días hábiles contados a partir de la suscripción del contrato. Así lo resolvió el Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México, en sesión celebrada el (26), firmando los que ella intervino y quisieron hacerlo. COMITÉ DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS (27) PRESIDENTE DEL COMITÉ

98 SECRETARIO EJECUTIVO DEL COMITÉ REPRESENTANTE DEL ÁREA FINANCIERA REPRESENTANTE DEL ÁREA JURÍDICA REPRESENTANTE DEL ÁREA USUARIA INTERESADA EN LA ADQUISICIÓN REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO

99 Instructivo de llenado para el Dictamen de Adjudicación FO DRMSG-08 Objetivo: Este formato es utilizado para el dictamen de adjudicación. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN Bienes o Servicios. Expediente Número. Dictamen de Adjudicación número. Bienes o Servicios. Fecha de la Solicitud. Giro. Fecha de apertura número de participantes. Negociaciones mercantiles. Nombre del Representante. Negociaciones mercantiles. Nombre del Representante. Integrantes del comité. Importe de la adjudicación. Nombre de la sociedad mercantil. Número de partida. Descripción. Cantidad. Unidad de medida. Precio unitario. Precio total. Suma de totales sin IVA. Impuesto sobre el valor agregado (IVA). Gran total. Número de partidas. Fecha de cierre. Nombre cargo y firma de los integrantes del comité. Escribir el nombre de los bienes o servicios a adquirir. Indicar el número de expediente. Anotar el número del Dictamen de Adjudicación. Escribir el nombre de los bienes o servicios a adquirir. Señalar el día, mes y año en que se realiza la solicitud de adquisición de bienes y servicios. Se debe especificar el giro al que corresponde en bien o servicio. Indicar el día, mes y año en que se realiza la apertura de propuestas y anotar el número de licitantes. Registrar nombre de las negociaciones o sociedades mercantiles. Escribir el nombre de la persona que funge como apoderado legal o representante. Indicar nombre de las negociaciones o sociedades mercantiles. Anotar el nombre de la persona que funge como apoderado legal o representante. Escribir los nombres y cargos de los C.C. del Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Anotar con número y letra el monto total de la adjudicación. Indicar el nombre de la sociedad mercantil. Registrar el número de la partida. Anotar las características del artículo. Escribir con número la cantidad solicitada. Anotar la unidad de medida (pieza, caja, paquete etc.). Indicar el precio por unidad. Anotar el precio total por partida. Escribir el precio total de partidas sin IVA. Sacar el IVA de la suma total. Anotar con número el total de la compra. Indicar el número total de partidas adjudicadas. Escribir el día. mes y año en que se realiza el cierre del acta. Registrar el nombre, cargo y firma de los C.C. del Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México. CUADRO COMPARATIVO

100 CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS ECONÓMICAS FECHA DE ELABORACIÓN (1) TIPO DE CONCURSO Dependencia Solicitante NO. DE REQUISICIÓN (2) (3) Colegio de Bachilleres del Estado de México NEGOCIACIONES MERCANTILES PARTICIPANTES NO. DESCRIPCIÓN CANT U M (4) (4) (4) PU PT PU PT PU PT (5) (6) (7) (8) (9) (10) (9) (10) (9) (10) SUBTOTAL (11) SUBTOTAL (11) SUBTOTAL (11) IVA (12) IVA (12) IVA (12) TOTAL (13) TOTAL (13) TOTAL (13) PRESIDENTE DEL COMITÉ (14) SECRETARIO EJECUTIVO DEL COMITÉ (14) REPRESENTANTE DEL ÁREA FINANCIERA (14) REPRESENTANTE DEL ÁREA JURÍDICA (14) REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO (14) REPRESENTANTE DEL ÁREA USUARIA (14) Elaboró Departamento de Recursos Materiales y servicios Generales. Autorizó Dirección General. Versión 1 Fecha de revisión Septiembre FO DRMSG-09 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO

101 Instructivo de llenado para el Cuadro Comparativo FO DRMSG-09 Objetivo: Este formato es utilizado para el análisis de las propuestas económicas de los proveedores y determinar la mejor propuesta mediante los cuadros comparativos. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN Fecha de elaboración. No. De requisición. Especificar tipo de concurso. Nombre de las negociaciones mercantiles. Número de partida. Descripción. Cantidad. Unidad de medida. Precio unitario. Precio total. Suma de totales sin IVA. Impuesto sobre el valor agregado (IVA). Gran total. Nombre cargo y firma del comité. Registrar el día, mes y año en que se elabora el cuadro. Escribir el número de la requisición. Anotar el tipo de concurso (ITP, AD, LP.). Indicar el nombre de cada una de las negociaciones mercantiles. Registrar el número de la partida. Anotar las características del artículo. Escribir con número la cantidad solicitada. Indicar la unidad de medida (pieza, caja, paquete etc.). Anotar el precio por unidad. Escribir el precio total por partida. Indicar el precio total de partidas sin IVA. Obtener el IVA de la suma total. Anotar con número el total de la compra. Registrar el nombre, cargo y firma de los C.C. del Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México. ACTA DE FALLO

102 ACTA DE FALLO PARA LA CONTRATACIÓN DE ADQUISICIONES DE BIENES MUEBLES EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PUBLICA COBAEM/ITP/00*/200* REFERENTE A LA ADQUISICIÓN DE (1) En la ciudad de Toluca de Lerdo, capital del Estado de México, a las horas (2) del día (3), reunidos en las oficinas que ocupa la Dirección General del Colegio de Bachilleres del Estado de México, ubicada en Av. Juárez Sur 517 Col. Cuauhtémoc, Toluca, México se reunieron los C.C., (4), se llevó a cabo este acto, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 35, 36 y 37 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, procede a notificar el fallo dictaminado. El fallo de adjudicación se desarrolló conforme al siguiente orden del día: Lista de oferentes que participaron en la presente invitación a cuando menos tres personas No. COBAEM/ITP/00*/200*. Lista de oferentes cuyas propuestas fueron desechadas y sus causas, conforme a las bases Lista de oferentes cuyas propuestas económicas fueron determinadas como solventes Comunicación del fallo al adjudicatario para suscribir el contrato, así como la identificación de cada partida y montos asignados. Suscripción del contrato, así como la presentación de garantías y en su caso entrega de anticipos. Lista de oferentes que participaron en la presente invitación a cuando menos tres personas No. COBAEM/ITP/00*/200* SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO FO DRMSG-10 ITP/00*/200* SOCIEDADES Y NEGOCIACIONES MERCANTILES (5) (6) (7)

103 Lista de oferentes cuyas propuestas fueron desechadas y sus causas, conforme a las bases: Se señala que los proveedores anteriormente señalados, cumplieron satisfactoriamente con lo establecido en las bases. Lista de licitantes cuyas propuestas económicas fueron determinadas como solventes (8) Notificación del fallo a los adjudicatarios para suscribir el contrato, así como la identificación de cada partida y montos asignados incluyendo IVA: (9) No. DESCRIPCIÓN UM CANT P U P T (10) (11) (12) (13) (14) (15) SUBTOTAL (16) IVA (17) TOTAL (18) CON UN TOTAL DE (19) PARTIDAS ADJUDICADAS El Suplente del Presidente del comité de Adquisiciones de Bienes y Servicios del Colegio Bachilleres del Estado de México, con fundamento en el artículo 46 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, y Servicios del Sector Público, notifica a los adjudicatarios que cuentan con un plazo no mayor de veinte días naturales, a partir de esta fecha, para suscribir el contrato relativo, en las oficinas centrales del Colegio de Bachilleres, ubicado en Av. Juárez Sur No 517 Col. Cuauhtémoc Toluca, Estado de México, en un horario de 9 a 18 horas en días hábiles, debiendo presentar la

104 documentación indicada en el anexo cinco o su cédula de proveedor vigente. Las garantías de cumplimiento de contrato en términos de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público y la relativa a los defectos o vicios ocultos de Material de Papelería, previstas en el articulo 48 fracción II, de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, deberán exhibirse por los oferentes adjudicados, dentro del plazo de diez días hábiles posteriores a la suscripción del contrato, respectivamente, por un importe del 10% del total del contrato. No habiendo otro asunto que tratar, el suplente del Presidente del Comité de Adquisiciones de Bienes y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México, dio lectura en voz alta al contenido de esta acta, dando por terminada la sesión en que se comunicó el fallo de adjudicación, a las (19) horas del día (19), firmando para debida constancia en ella los que intervinieron y quisieron hacerlo, los servidores públicos asistentes. COMITÉ DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS (20) PRESIDENTE DEL COMITÉ SECRETARIO EJECUTIVO DEL COMITÉ REPRESENTANTE DEL ÁREA FINANCIERA REPRESENTANTE DEL ÁREA JURÍDICA REPRESENTANTE DEL ÁREA USUARIA INTERESADA EN LA ADQUISICIÓN REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO Instructivo de llenado para el Acta de Fallo FO DRMSG-10 Objetivo: Este formato es utilizado para el Acta de Fallo. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN Bienes y servicios. Hora y Fecha. Integrantes del Comité. Anotar el nombre de los bienes o servicios a adquirir. Escribir la fecha y hora (día, mes, año.) en que se elabora el Acta de Fallo. Indicar los nombres y cargos de los C.C. del Comité de

105 Negociación mercantil. Representada por nombre del representante. Lista de licitantes. Nombre de la sociedad mercantil. Número de partida Descripción. Unidad de medida. Cantidad. Precio unitario. Precio total. Suma de totales sin IVA. Impuesto sobre el valor agregado (IVA). Gran total. Número de partidas. Fecha y hora de fallo. Nombre cargo y firma de los integrantes del Comité. Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Registrar nombre de las negociaciones o sociedades mercantiles. Escribir el nombre de la persona que funge como apoderado legal o representante. Anotar el nombre de los participantes cuyas propuestas fueron determinadas como solventes. Indicar el nombre de la sociedad mercantil. Anotar el número de la partida. Señalar las características del artículo. Indicar la unidad de medida (pieza, caja, paquete etc.) Escribir con número la cantidad solicitada. Registrar el precio por unidad. Anotar el precio total por partida. Escribir el precio total de partidas sin IVA. Obtener el IVA de la suma total. Escribir con número el total de la compra. Anotar el número total de partidas adjudicadas. Registrar el día, mes y año del cierre del acta. Escribir el nombre, cargo y firma de los C.C. del Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México. PEDIDO FECHA: (1) P E D I D O P R O V E E D O R ESPECIFICACIONES DE ENTREGA CLAVE NOMBRE CLAVE DEL PROGRAMA DEPENDENCIA / ALMACÉN (1) (2) DOMICILIO COLONIA DOMICILIO COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO (3) (4) (9) LOCALIDAD MUNICIPIO LOCALIDAD MUNICIPIO TELÉFONO (5) (6) TOLUCA TOLUCA CONDICIONES DE TELÉFONO FECHA DE PAGO ENTREGA (7) (8) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN SUBDIRECCIÓN / UNIDAD DIRECCIÓN GENERAL DEL COBAEM (10)

106 No. DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO, NOMBRE, ESPECIFICACIONES UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD PRECIO UNITARIO IMPORTE (11) (12) (13) (14) (15) (16) OBSERVACIONES TOTAL (17) IVA. (18) TOTAL (19) REVISÓ AUTORIZÓ ACEPTO DE CONFORMIDAD Elaboró Departamento de Recursos Materiales y servicios Generales. Autorizó Dirección General. Versión 1 Fecha de revisión Septiembre (20) (21) JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS (22) PROVEEDOR SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO FO DRMSG-11 Instructivo de llenado para el formato de Pedido FO DRMSG-11 Objetivo: Describir y enunciar con sus características los bienes y servicios a adquirir. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN Fecha. Clave del proveedor. Sociedad mercantil. Domicilio del proveedor. Colonia. Anotar la fecha en que se realiza el pedido (día, mes, año.). Según el Catálogo de Proveedores del Gobierno del Estado de México. Escribir el nombre da la sociedad mercantil a la que se realiza el pedido. Indicar la dirección completa del proveedor o sociedad mercantil. Indicar el nombre de la colonia.

107 Localidad. Municipio. Teléfono. Condiciones de pago. Dirección de la entrega. Solicitante. Partida. Bienes o servicios. Unidad de medida. Cantidad. Precio unitario. Precio total. Suma de totales sin IVA. Impuesto sobre el valor agregado (IVA). Gran total. Nombre y firma. Nombre y firma. Nombre y firma. Especificar el nombre de la localidad a la cual pertenece la colonia especificada. Escribir el nombre del municipio donde se localiza. Anotar el número telefónico del proveedor. Especifican las condiciones de pago. Indicar la dirección en donde se realizará la entrega. Escribir el nombre del área, unidad o plantel que solicita el bien o servicio. Indicar el número de la partida. Anotar el bien o servicio a pedir. Registrar la unidad de medida (pieza, caja, paquete etc.). Escribir con número la cantidad solicitada. Indicar el precio por unidad. Señalar el precio total por partida. Anotar el precio total de partidas sin IVA. Obtener el IVA de la suma total. Escribir con número el total de la compra Anotar nombre y firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Registrar nombre y firma del Director de Administración y Finanzas. Escribir nombre y firma del proveedor. CONTRATO CONTRATO DE ADQUISICIÓN BIENES MUEBLES CONSISTENTES EN (1), DERIVADO DE LA INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS QUE DE ACUERDO A LOS ARTÍCULOS 43, 44, 45, 46, 48, 53, 54 Y DEMÁS RELATIVOS APLICABLES DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO, ASÍ COMO LOS ARTÍCULOS 1.1 FRACCIÓN II, 1.5 FRACCIÓN VI, 1.7, 1.8, 1.9, 1.10 Y DEMÁS RELATIVOS APLICABLES DEL CÓDIGO ADMINISTRATIVO VIGENTE EN EL ESTADO DE MÉXICO, CELEBRAN POR UNA PARTE EL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO, REPRESENTADA POR EL (2), EN SU CARÁCTER DE PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS, A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINA EL COLEGIO Y POR LA OTRA, LA NEGOCIACIÓN MERCANTIL (3), REPRESENTADA POR EL (4) A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINA ADJUDICATARIO, PARTES CONTRATANTES CON CAPACIDAD LEGAL PARA CONTRAER DERECHOS Y

108 OBLIGACIONES, AL TENOR DE LAS SIGUIENTES: D E C L A R A C I O N E S I. DEL COLEGIO : PRIMERA.- Que es un Organismo Público Descentralizado de carácter estatal, con personalidad jurídica y patrimonio propios, en términos del decreto de creación número 147 de fecha veintiocho de junio de mil novecientos noventa y seis. SEGUNDA.- Declara el (5) ser Director de Administración y Finanzas del Colegio de Bachilleres del Estado de México y Presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios, derivada su personalidad de la constitución del Comité de Adquisiciones del COBAEM de fecha (6) y que fue publicada en la Gaceta del Gobierno con fecha 03 de mayo de TERCERA.- Sigue declarando el (7), que el día (8), se llevo a cabo la apertura para la adquisición de bienes muebles, consistentes en (9), en términos del artículo 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público en la modalidad de INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS número COBAEM/ITP/00/200* en la que participaron (10) negociaciones mercantiles. SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO FO DRMSG-12 CUARTA.- Sigue declarando el (11), que una vez analizadas las ofertas de las negociaciones mercantiles participantes, se dicto el fallo respectivo el día (12), a favor de (13) quien fue legalmente notificado del mismo. QUINTA.- El Colegio señala como su domicilio para los efectos del presente convenio, el que se encuentra ubicado en (14), de esta ciudad de Toluca, Estado de México. DE EL CONTRATISTA SEXTA.- Que es una Negociación Mercantil, debidamente constituida, conforme a las Leyes de los Estados Unidos Mexicanos, con registro fiscal No (15), representada por el (16) y que con base en ello esta facultado para ejercer actos de comercio. En esas consideraciones, las partes se ajustan a las siguientes: C L Á U S U L A S 1.- La H. Junta Directiva del COBAEM acordó y autorizo el presupuesto para el año 200*, en todas sus partidas presupuéstales para poder ser utilizadas en la adquisición de bienes muebles o servicios, de acuerdo a las necesidades que se requieran y de esa forma afectar las mismas. 2.- Con base en la cláusula anterior, el Colegio adquiere bienes o servicios consistentes en (17) de acuerdo a las partidas que se ofertaron y que se refieren a los artículos que

109 se describen el anexo número uno, que se agrega a este contrato. 3.- El valor de la adjudicación a favor de la sociedad mercantil citada, es de (18) (00/100 M. N.) Con IVA incluido. 4.- El Adjudicatario de los bienes muebles que se describen en el anexo que se ha dejado citado, a la firma de este contrato se comprometen a entregar los mismos dentro de los diez días hábiles siguientes a la firma de este contrato, en el domicilio del Colegio, que ha quedado descrito en la declaración quinta. 5.- Para el caso de que el Adjudicatario no entregue los bienes muebles al Colegio dentro del término que se señala en la cláusula anterior, de pleno derecho se declarara nulo este contrato, sin responsabilidad para el Colegio y no surtirá efectos jurídicos, sin necesidad de declaración judicial, quedando el Colegio en plena libertad para contratar con terceras personas. 6.- El Adjudicatario a la entrega de los bienes, objeto de este contrato, entregara la factura correspondiente sobre el valor que se describe en la cláusula tercera del mismo. 7.- El Adjudicatario se obliga a la instalación y puesta a punto de los bienes, objeto de este contrato. 8.- El Colegio se obliga a pagar al Adjudicatario el valor de la factura dentro de los cinco días hábiles siguientes a la entrega de los bienes ofertados. 9.- El Adjudicatario se obliga a garantizar la suma total de la operación, objeto de este contrato, como cumplimiento del mismo, a través de una fianza que deberá ser constituida por una Institución de Fianzas o Financiera, cuyo beneficiario será el Colegio de Bachilleres del Estado de México Las partes convienen, que para el caso de que el Adjudicatario no entregue los bienes muebles o artículos adjudicados dentro del termino que se fije, el Adjudicatario pagara una fianza convencional del 1 al millar sobre la suma total de la operación, objeto de este contrato El Colegio eximirá al Adjudicatario de otorgar las fianzas que se citan en las cláusulas ocho y nueve de este contrato, cuando haga entrega de los bienes muebles o artículos, objeto de este contrato dentro de los cinco días naturales a partir de su firma, en términos del artículo 48 último párrafo de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Las partes manifiestan que en este contrato no existe error, dolo o mala fe, por ninguna de ellas, ya que se encuentra hecho de acuerdo a los intereses de las partes que representan Cualquier violación a las condiciones estipuladas en este contrato por parte del Adjudicatario será motivo de rescisión administrativa del mismo, sin responsabilidad para el Colegio, y no es necesario tramitar juicio ante las autoridades judiciales competentes Para la interpretación y cumplimiento de este contrato las partes se someten a la jurisdicción y competencia de los Tribunales de esta ciudad de Toluca, México; renunciando a cualquier fuero que por razón de cambio de domicilio tengan en el futuro, firmándose en la ciudad de Toluca, México el día (19). POR EL COLEGIO (20) POR EL ADJUDICATARIO (21) PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES DE BIENES MUEBLES Y SERVICIOS DEL

110 COBAEM (22) TESTIGO (23) TESTIGO Instructivo de llenado para el formato de Contrato FO DRMSG-12 Objetivo: formalizar la adquisición. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN

111 Bienes o Servicios. Nombre del representante del Comité. Nombre de la negociación mercantil. Nombre del representante. Nombre del Director de Administración y Finanzas. Fecha del nombramiento del cargo del Director de Administración y Finanzas. Nombre del Director de Administración y Finanzas. Día de la apertura. Bienes o servicios. Número de negociaciones. Nombre del Director de Administración y Finanzas. Fecha de fallo. Negociación mercantil. Domicilio del COBAEM. RFC del representante o sociedad mercantil. Nombre del representante Bienes o servicios. Monto con IVA. Fecha. Nombre y firma del representante del COBAEM. Describir el bien o servicio a adquirir. Escribir el nombre del presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios del COBAEM. Anotar el nombre de la sociedad mercantil con la que realiza el contrato. Indicar nombre completo del representante legal de la sociedad mercantil. Señalar nombre del Director de Administración y Finanzas del COBAEM. Escribir el día, mes y año en el que se asigna el cargo del Director de Administración y Finanzas como Presidente del Comité de Adquisiciones. Indicar nombre del Director de Administración y Finanzas del COBAEM. Señalar fecha en la que se realizó la apertura de la adquisición. Describir el bien o servicio a adquirir. Escribir con número el total de participantes o negociaciones sociedades mercantiles. Indicar nombre del Director de Administración y Finanzas del COBAEM. Anotar el día, mes y año en el que se dió a conocer el fallo de la adquisición. Escribir el nombre de la negociación mercantil a la que se le dio el fallo a favor. Anotar la dirección del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Anotar el Registro Federal de Contribuyentes del representante legal o de la sociedad negociación mercantil. Escribir el nombre y apellidos de quien representa la sociedad mercantil. Describir el bien o servicio a adquirir. Escribir la cantidad con número y letra el valor total de la adjudicación incluyendo el IVA. Fecha en la que se realiza el contrato (día/mes/año). Indicar el nombre completo del Presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios del COBAEM Nombre y firma del adjudicatario. Nombre y firma de testigo. Nombre y firma de testigo. Anotar el nombre y firma del representante legal de la negociación o sociedad mercantil. Escribir nombre y asentar firma de testigo (1). Indicar nombre y asentar firma de testigo (2).

112 PROCEDIMIENTO : ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA OBJETIVO Mejorar el funcionamiento de las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México, garantizando la atención de sus requerimientos de operación, mediante la adquisición de bienes y servicios en la modalidad de adjudicación directa. ALCANCE Aplica al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, a las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México, que requieran de la adquisición de un bien o servicio necesario para el desempeño de sus funciones. REFERENCIAS Código Administrativo del Estado de México, Libro Décimo Tercero. De las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios. Capítulo Primero. Parte General, Artículos 13.1, 13.2, 13.3, 13.4; Capítulo Sexto. De la Integración y Funciones de los Comités. Artículos 13.22, y 13.25; Capítulo Séptimo. De los Procedimientos de Adquisición. Sección Primera, Disposiciones Generales, Artículos y 13.28; Sección Segunda. De la Licitación Pública, Artículos y 13.30; Sección Tercera. De las Excepciones a la Licitación Pública, Artículo Gaceta del Gobierno, 13 de diciembre del 2001 y modificaciones del 21 de agosto del 2006 y 3 de diciembre del Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Gaceta del Gobierno, 03 de septiembre del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Título Tercero, De los Procedimientos de Contratación. Capítulo Primero, De la Licitación Pública. Diario Oficial de la Federación, 20 de agosto del 2001, última reforma 30 de noviembre del Título Sexto, De los Procedimientos Adquisitivos. Capítulo Primero, De la Licitación Pública, Artículos del 68 al 90. Gaceta del Gobierno, 22 de diciembre del Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. IV Adquisición de Bienes y Servicios. Disposiciones Generales ACP-058, 059, 062, 064, 069, 072, 073, 074, 076, 097, 098, 099, 100 y 101. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México Apartado VII. Objetivo y funciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

113 Gaceta del Gobierno, 02 de octubre del RESPONSABILIDADES El Departamento de Adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, responsable de realizar las adquisiciones por adjudicación directa de bienes y servicios, para las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México, que así lo requieran. El Director de Administración y Finanzas del Colegio de Bachilleres deberá: Recibir los oficios y/o formatos Solicitud de Adquisición de los requerimientos no considerados en el Programa Anual de Adquisiciones. Autorizar los pedidos y/o contratos derivados de los procedimientos adquisitivos, previo a la revisión y valoración de las propuestas y cotizaciones de los proveedores. Instaurar y vigilar el procedimiento de adjudicación directa, de conformidad a lo dispuesto por la normatividad aplicable. El Departamento de Presupuestos y Contabilidad deberá: Proporcionar la autorización presupuestal. El Jefe del Departamento Recursos Materiales y Servicios Generales deberá: Dar seguimiento a los oficios y solicitudes de adquisición de las Unidades Administrativas Planteles y CEMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Integrar la documentación establecida para llevar a cabo el procedimiento de Adquisición Directa. Emitir las invitaciones a los oferentes. Solicitar las cotizaciones necesarias de las solicitudes de adquisición. Elaborar el pedido y/o contrato de los bienes y servicios a adquirir. El Responsable del Almacén deberá: Recibir los bienes de parte del proveedor; revisar los bienes contra las especificaciones del contrato y/o pedido, sellar de recibido la factura e informar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, sobre los bienes recibidos. El Proveedor deberá: Firmar el contrato correspondiente y cumplirlo en tiempo y forma.

114 COBAEM: Colegio de Bachilleres del Estado de México. DEFINICIONES Plantel: Unidad Educativa solicitante. CEMSAD: Centro de Educación Media Superior a Distancia. Adjudicación directa: Procedimiento adquisitivo que se realiza y se determina conforme a los montos autorizados por el Comité de Adquisiciones y Servicios con base en el presupuesto de egresos del ejercicio fiscal vigente. Proveedor: Persona física o moral que celebra contratos y/o pedidos de abastecimiento de bienes y/o servicios. Evaluación de propuestas: Acto que realiza la Dirección de Administración y Finanzas para determinar la adjudicación de la adquisición del bien o servicio. Oferta Económica: Documentación que presenta el proveedor con los precios unitarios que oferta para los bienes y servicios a adquirir. INSUMOS Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Oficios y/o formato de Solicitud de Adquisición. RESULTADOS Bien o servicio adquirido mediante adjudicación directa, en las mejores condiciones de precio, calidad, oportunidad y financiamiento para satisfacer las necesidades de las Unidades Administrativas, Planteles Escolarizados y CEMSAD. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Recepción de bienes de consumo mobiliario y equipo.

115 Suministro de bienes de consumo de mobiliario y equipo. Inventario físico de almacén. POLÍTICAS La adquisición de bienes y servicios por adjudicación directa, aplica cuando el monto total de los bienes a adquirir, se encuentra establecido dentro del importe que señala el decreto de presupuesto de egresos del ejercicio fiscal vigente, así como a los montos autorizados por el Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México, cuando se haya declarado desierto un procedimiento adquisitivo de invitación restringida; cuando se rescinda un contrato de adquisición de bienes por alguna de las modalidades anteriores o cuando el bien o servicio a adquirir se encuentre dentro de los supuestos que establece el Reglamento del Libro Décimo Tercero en su Título Séptimo. La adquisición de bienes y servicios en la modalidad de adjudicación directa, se determinará con base a la planeación racional de las necesidades y recursos con que cuente el área usuaria solicitante. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, deberá verificar que los proveedores invitados o que participan en los procesos de adquisición de bienes y servicios en la modalidad de adquisición directa, no se encuentren registrados en la página de Internet de la Secretaria de la Contraloría denominada Boletín de Empresas Objetadas. Para llevar a cabo el procedimiento de adquisición de bienes o servicios por adjudicación directa, el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, deberá verificar que la compra cuente con suficiencia presupuestal. Para la adquisición de bienes y contratación de servicios con cargo a recursos provenientes de la Federación, el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, deberá substanciar y realizar los procedimientos de adjudicación directa, conforme a la normatividad vigente. DESARROLLO No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO 1 Unidad Administrativa solicitante, Plantel Escolarizado o CEMSAD. 2 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. ACTIVIDAD Elabora oficio y/o formato de solicitud de adquisición de material y lo remite al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Obtiene acuse de recibo y archiva. Recibe oficio y/o solicitud de adquisiciones de material y lo remite al Departamento de Presupuestos y Contabilidad para solicitar la suficiencia presupuestal. 3 Departamento de Presupuestos y Recibe oficio y/o solicitud de adquisiciones, sella de

116 Contabilidad. 4 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. recibido, valida la suficiencia presupuestal y turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe solicitud de requerimiento con la suficiencia presupuestal, selecciona en el catálogo de proveedores, emite invitaciones y solicita vía telefónica cotización de los bienes y servicios a adquirir. 5 Proveedor. Recibe el requerimiento y presenta la cotización de los bienes requeridos con las especificaciones detalladas al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 6 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe cotizaciones, elabora cuadro comparativo y presenta expediente a la Dirección de Administración y Finanzas. 7 Dirección de Administración y Finanzas. Recibe expediente, revisa cuadro comparativo y documentación anexa, determina la adjudicación y remite al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 8 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe expediente, elabora pedido, en su caso, contrato entrega original al proveedor adjudicado y copia al almacén general. 9 Proveedor Adjudicado. Recibe pedido, en su caso, contrato y dentro del plazo establecido, realiza la entrega de los bienes al almacén general. 10 Almacén General. Recibe copia del contrato y los bienes adquiridos. Se conecta con el procedimiento Recepción de bienes y servicios.

117 ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA Unidad Administrativa solicitante, Plantel escolarizado o CEMSAD Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Departamento de Presupuestos y Contabilidad Proveedor Dirección de Administración y Finanzas INICIO 1 Elabora oficio y/o formato de solicitud de adquisición de material y lo remiten al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Obtiene acuse de recibo y archiva. 2 Recibe oficio y/o solicitud de adquisiciones de material y lo remite al Departamento de Presupuestos y Contabilidad para solicitar la suficiencia presupuestal. 3 4 Recibe oficio y/o solicitud de adquisiciones, sella de recibido, valida la suficiencia presupuestal y turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe solicitud de requerimiento con la suficiencia presupuestal, selecciona en el catálogo de proveedores, emite invitaciones y solicita vía telefónica cotización de los bienes y servicios a adquirir. 6 5 Recibe el requerimiento y presenta la cotización de los bienes requeridos con las especificaciones detalladas al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe cotizaciones, elabora cuadro comparativo y presenta expediente a la Dirección de Administración y Finanzas. 7 Proveedor Adjudicado 8 Recibe expediente, revisa cuadro comparativo y documentación anexa, determina la adjudicación y remite al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 9 Recibe expediente, elabora pedido, en su caso, contrato entrega original al proveedor adjudicado y copia al almacén general. Almacén Recibe pedido, en su caso, contrato y dentro del plazo establecido realiza la entrega de los bienes al almacén general. 10 Recibe copia del contrato y los bienes adquiridos. Se conecta con el procedimiento Recepción de bienes y servicios. FIN MEDICIÓN

118 Indicador para medir capacidad de respuesta Total de bienes proporcionados durante un semestre. Total de solicitudes de bienes durante un semestre. = Total de bienes utilizados durante un semestre para las diferentes actividades operativas de los 35 Planteles Escolarizados, 23 Centros EMSAD y Dirección General del COBAEM. REGISTRO DE EVIDENCIAS La captura en el sistema de la recepción de bienes en el Sistema (Entradas). FORMATO F 9.- Cuadro Comparativo F 11.- Pedido F 12.- Contrato FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO CUADRO COMPARATIVO CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS ECONÓMICAS

119 FECHA DE ELABORACIÓN (1) TIPO DE CONCURSO Dependencia Solicitante NO. DE REQUISICIÓN (2) (3) Colegio de Bachilleres del Estado de México NEGOCIACIONES MERCANTILES PARTICIPANTES NO. DESCRIPCIÓN CANT U M (4) (4) (4) PU PT PU PT PU PT (5) (6) (7) (8) (9) (10) (9) (10) (9) (10) SUBTOTAL (11) SUBTOTAL (11) SUBTOTAL (11) IVA (12) IVA (12) IVA (12) TOTAL (13) TOTAL (13) TOTAL (13) PRESIDENTE DEL COMITÉ (14) SECRETARIO EJECUTIVO DEL COMITÉ (14) REPRESENTANTE DEL ÁREA FINANCIERA (14) REPRESENTANTE DEL ÁREA JURÍDICA (14) REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO (14) REPRESENTANTE DEL ÁREA USUARIA (14) Elaboró Departamento de Recursos Materiales y servicios Generales. Autorizó Dirección General. Versión 1 Fecha de revisión Septiembre 2009.

120 FO DRMSG-09 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO Instructivo de llenado para el Cuadro Comparativo FO DRMSG-09 Objetivo: Este formato es utilizado para el análisis de las propuestas económicas de los proveedores y determinar la mejor propuesta mediante los cuadros comparativos. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN Fecha de elaboración. No. de requisición. Especificar tipo de concurso. Nombre de las negociaciones mercantiles. Número de partida. Descripción. Cantidad. Unidad de medida. Precio unitario. Precio total. Suma de totales sin IVA. Impuesto sobre el valor agregado (IVA). Gran total. Nombre cargo y firma del comité. Registrar el día, mes y año en que se elabora el cuadro. Escribir el número de la requisición. Anotar el tipo de concurso (ITP, AD, LP.). Indicar el nombre de cada una de las negociaciones mercantiles. Registrar el número de la partida. Anotar las características del artículo. Escribir con número la cantidad solicitada. Indicar la unidad de medida (pieza, caja, paquete etc.). Anotar el precio por unidad. Escribir el precio total por partida. Indicar el precio total de partidas sin IVA. Obtener el IVA de la suma total. Anotar con número el total de la compra. Registrar el nombre, cargo y firma de los C.C. del Comité de Adquisiciones y Servicios del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

121 PEDIDO FECHA: (1) P E D I D O P R O V E E D O R ESPECIFICACIONES DE ENTREGA CLAVE NOMBRE CLAVE DEL PROGRAMA DEPENDENCIA / ALMACÉN (2) (3) DOMICILIO COLONIA DOMICILIO COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO (4) (5) (6) LOCALIDAD MUNICIPIO LOCALIDAD MUNICIPIO TELÉFONO (7) (8) TOLUCA TOLUCA CONDICIONES DE TELÉFONO FECHA DE PAGO ENTREGA (9) (10) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN SUBDIRECCIÓN / UNIDAD DIRECCIÓN GENERAL DEL COBAEM (11) No. DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO, NOMBRE, ESPECIFICACIONES UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD PRECIO UNITARIO IMPORTE (12) (13) (14) (15) (16) (17) OBSERVACIONES TOTAL (18) IVA. (19) TOTAL (20) REVISO AUTORIZO ACEPTO DE CONFORMIDAD (21) (22) JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS (23) PROVEEDOR Elaboró Departamento de Recursos Materiales y servicios Generales. Versión 1 Autorizó Dirección General. Fecha de revisión Septiembre FO DRMSG-11 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO Instructivo de llenado para el formato de Pedido FO DRMSG-11

122 Objetivo: Describir y enunciar con sus características los bienes y servicios a adquirir. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN Fecha. Clave del proveedor. Sociedad mercantil. Domicilio del proveedor. Colonia. Localidad. Municipio. Teléfono. Condiciones de pago. Dirección de la entrega. Solicitante. Partida. Bienes o servicios. Unidad de medida. Cantidad. Precio unitario. Precio total. Suma de totales sin IVA. Impuesto sobre el valor agregado (IVA). Gran total. Nombre y firma. Nombre y firma. Nombre y firma. Anotar la fecha en que se realiza el pedido (día, mes, año.). Según el Catálogo de Proveedores del Gobierno del Estado de México. Escribir el nombre da la sociedad mercantil a la que se realiza el pedido. Indicar la dirección completa del proveedor o sociedad mercantil. Indicar el nombre de la colonia. Especificar el nombre de la localidad a la cual pertenece la colonia especificada. Escribir el nombre del municipio donde se localiza. Anotar el número telefónico del proveedor. Especificar las condiciones de pago. Indicar la dirección en donde se realizará la entrega. Escribir el nombre del área, unidad o plantel que solicita el bien o servicio. Indicar el número de la partida. Anotar el bien o servicio a pedir. Registrar la unidad de medida (pieza, caja, paquete etc.). Escribir con número la cantidad solicitada. Indicar el precio por unidad. Señalar el precio total por partida. Anotar el precio total de partidas sin IVA. Obtener el IVA de la suma total. Escribir con número el total de la compra Anotar nombre y firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Registrar nombre y firma del Director de Administración y Finanzas. Escribir nombre y firma del proveedor. CONTRATO

123 CONTRATO DE ADQUISICIÓN BIENES MUEBLES CONSISTENTES EN (1), DERIVADO DE LA ADQUISICIÓN DIRECTA QUE DE ACUERDO A LOS ARTÍCULOS 43, 44, 45, 46, 48, 53, 54 Y DEMÁS RELATIVOS APLICABLES DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO, ASÍ COMO LOS ARTÍCULOS 1.1 FRACCIÓN II, 1.5 FRACCIÓN VI, 1.7, 1.8, 1.9, 1.10 Y DEMÁS RELATIVOS APLICABLES DEL CÓDIGO ADMINISTRATIVO VIGENTE EN EL ESTADO DE MÉXICO, CELEBRAN POR UNA PARTE EL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO, REPRESENTADA POR EL (2), EN SU CARÁCTER DE PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS, A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINA EL COLEGIO Y POR LA OTRA, LA NEGOCIACIÓN MERCANTIL (3), REPRESENTADA POR EL (4) A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINA ADJUDICATARIO, PARTES CONTRATANTES CON CAPACIDAD LEGAL PARA CONTRAER DERECHOS Y OBLIGACIONES, AL TENOR DE LAS SIGUIENTES: D E C L A R A C I O N E S I. DEL COLEGIO : PRIMERA.- Que es un Organismo Público Descentralizado de carácter Estatal, con personalidad jurídica y patrimonio propios, en términos del decreto de creación número 147 de fecha veintiocho de junio de mil novecientos noventa y seis. SEGUNDA.- Declara el (5) ser Director de Administración y Finanzas del Colegio de Bachilleres del Estado de México y Presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios, derivada su personalidad de la constitución del Comité de Adquisiciones del COBAEM de fecha (6) y que fue publicada en la Gaceta del Gobierno con fecha 03 de mayo de TERCERA.- Sigue declarando el (7), que el día (8), se llevo a cabo la apertura para la adquisición de bienes muebles, consistentes en (9), en términos del artículo 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público en la modalidad de ADQUISICIÓN DIRECTA número COBAEM/AD/00/200* en la que participaron (10) negociaciones mercantiles. SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO FO DRMSG-12 CUARTA.- Sigue declarando el (11), que una vez analizadas las ofertas de las negociaciones mercantiles participantes, se dicto el fallo respectivo el día (12), a favor de (13) quien fue legalmente notificado del mismo. QUINTA.- El Colegio señala como su domicilio para los efectos del presente convenio, el que se encuentra ubicado en (14), de esta ciudad de Toluca, Estado de México.

124 III. DE EL CONTRATISTA SEXTA.- Que es una Negociación Mercantil, debidamente constituida, conforme a las Leyes de los Estados Unidos Mexicanos, con registro fiscal No (15), representada por el (16) y que con base en ello esta facultado para ejercer actos de comercio. En esas consideraciones, las partes se ajustan a las siguientes: C L Á U S U L A S 1.- La H. Junta Directiva del COBAEM acordó y autorizo el presupuesto para el año 200*, en todas sus partidas presupuéstales para poder ser utilizadas en la adquisición de bienes muebles o servicios, de acuerdo a las necesidades que se requieran y de esa forma afectar las mismas. 2.- Con base en la cláusula anterior, el Colegio adquiere bienes o servicios consistentes en (17) de acuerdo a las partidas que se ofertaron y que se refieren a los artículos que se describen el anexo número uno, que se agrega a este contrato. 3.- El valor de la adjudicación a favor de la sociedad mercantil citada, es de (18) (00/100 M. N.) Con IVA incluido. 4.- El Adjudicatario de los bienes muebles que se describen en el anexo que se ha dejado citado, a la firma de este contrato se comprometen a entregar los mismos dentro de los diez días hábiles siguientes a la firma de este contrato, en el domicilio del Colegio, que ha quedado descrito en la declaración quinta. 5.- Para el caso de que el Adjudicatario no entregue los bienes muebles al Colegio dentro del término que se señala en la cláusula anterior, de pleno derecho se declarara nulo este contrato, sin responsabilidad para el Colegio y no surtirá efectos jurídicos, sin necesidad de declaración judicial, quedando el Colegio en plena libertad para contratar con terceras personas. 6.- El Adjudicatario a la entrega de los bienes, objeto de este contrato, entregara la factura correspondiente sobre el valor que se describe en la cláusula tercera del mismo. 7.- El Adjudicatario se obliga a la instalación y puesta a punto de los bienes, objeto de este contrato. 8.- El Colegio se obliga a pagar al Adjudicatario el valor de la factura dentro de los cinco días hábiles siguientes a la entrega de los bienes ofertados. 9.- El Adjudicatario se obliga a garantizar la suma total de la operación, objeto de este contrato, como cumplimiento del mismo, a través de una fianza que deberá ser constituida por una Institución de Fianzas o Financiera, cuyo beneficiario será el Colegio de Bachilleres del Estado de México Las partes convienen, que para el caso de que el Adjudicatario no entregue los bienes muebles o artículos adjudicados dentro del termino que se fije, el Adjudicatario pagara una fianza convencional al millar sobre la suma total de la operación, objeto de este contrato El Colegio eximirá al Adjudicatario de otorgar las fianzas que se citan en las cláusulas ocho y nueve de este contrato, cuando haga entrega de los bienes muebles o artículos, objeto de este contrato dentro de los cinco días naturales a partir de su firma, en términos del artículo 48 último párrafo de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Las partes manifiestan que en este contrato no existe error, dolo o mala fe, por ninguna de ellas, ya que se encuentra hecho de acuerdo a los intereses de las partes que representan.

125 13.- Cualquier violación a las condiciones estipuladas en este contrato por parte del Adjudicatario será motivo de rescisión administrativa del mismo, sin responsabilidad para el Colegio, y no es necesario tramitar juicio ante las autoridades judiciales competentes Para la interpretación y cumplimiento de este contrato las partes se someten a la jurisdicción y competencia de los Tribunales de esta ciudad de Toluca, México; renunciando a cualquier fuero que por razón de cambio de domicilio tengan en el futuro, firmándose en la Ciudad de Toluca, México el día (19). POR EL COLEGIO (20) POR EL ADJUDICATARIO (21) PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES DE BIENES MUEBLES Y SERVICIOS DEL COBAEM (22) TESTIGO (23) TESTIGO Instructivo de llenado para el formato de Contrato FO DRMSG-12 Objetivo: formalizar la adquisición. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN

126 Bienes o Servicios. Nombre del representante del Comité. Nombre de la negociación mercantil. Nombre del representante. Nombre del Director de Administración y Finanzas. Fecha del nombramiento del cargo del Director de Administración y Finanzas. Nombre del Director de Administración y Finanzas. Día de la apertura. Bienes o servicios. Número de negociaciones. Nombre del Director de Administración y Finanzas. Fecha de fallo. Negociación mercantil. Domicilio del COBAEM. RFC del representante o sociedad mercantil. Nombre del representante Bienes o servicios. Monto con IVA. Fecha. Nombre y firma del representante del COBAEM. Nombre y firma del adjudicatario. Nombre y firma de testigo. Nombre y firma de testigo. Describir el bien o servicio a adquirir. Escribir el nombre del presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios del COBAEM. Anotar el nombre de la sociedad mercantil con la que realiza el contrato. Indicar nombre completo del representante legal de la sociedad mercantil. Señalar nombre del Director de Administración y Finanzas del COBAEM. Escribir el día, mes y año en el que se asigna el cargo del Director de Administración y Finanzas como Presidente del Comité de Adquisiciones. Indicar nombre del Director de Administración y Finanzas del COBAEM. Señalar fecha en la que se realizó la apertura de la adquisición. Describir el bien o servicio a adquirir. Escribir con número el total de participantes o negociaciones sociedades mercantiles. Indicar nombre del Director de Administración y Finanzas del COBAEM. Anotar el día, mes y año en el que se dió a conocer el fallo de la adquisición. Escribir el nombre de la negociación mercantil a la que se le dió el fallo a favor. Anotar la dirección del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Anotar el Registro Federal de Contribuyentes del representante legal o de la sociedad negociación mercantil. Escribir el nombre y apellidos de quien representa la sociedad mercantil. Describir el bien o servicio a adquirir. Escribir la cantidad con número y letra el valor total de la adjudicación incluyendo el IVA. Fecha en la que se realiza el contrato (día/mes/año). Indicar el nombre completo del Presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios del COBAEM. Anotar el nombre y firma del representante legal de la negociación o sociedad mercantil. Escribir nombre y asentar firma de testigo (1). Indicar nombre y asentar firma de testigo (2).

127 PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE BIENES DE CONSUMO, MOBILIARIO Y EQUIPO OBJETIVO Mantener actualizado el Sistema de Inventarios mediante el adecuado registro de la recepción de bienes y materiales adquiridos por el Colegio de Bachilleres del Estado de México, para su guarda y custodia en el almacén general. ALCANCE Aplica a los servidores públicos adscritos al área de almacén que tienen la responsabilidad de llevar a cabo la recepción, registro, guarda y custodia de los bienes y materiales que ingresan al almacén. REFERENCIAS Acuerdo por el que se establecen las normas administrativas para la asignación y uso de bienes y servicios de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos públicos del Poder Ejecutivo Estatal (Normas ACP-071, ACP-072, ACP-073, ACP-097, ACP-100, ACP- 101). Gaceta del Gobierno, 24 de febrero de Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos del Gobierno y Municipios del Estado de México, Capitulo VI, Rubro inventarios/almacenes, Gaceta del Gobierno, el 02 de enero del Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Apartado VII. Objetivo y funciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Gaceta del Gobierno, 02 de octubre del RESPONSABILIDADES El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales es el responsable de llevar el control de la guarda, custodia y almacenamiento de los bienes y materiales adquiridos por el Colegio de Bachilleres del Estado de México. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá: Coordinar y vigilar el cumplimiento al procedimiento recepción de bienes de consumo, mobiliario y equipo. Proporcionar al encargado del almacén los contratos y/o pedidos a efecto de dar seguimiento al cumplimiento o incumplimiento de los proveedores en el suministro oportuno de los bienes ante el almacén general. Aplicar las penalizaciones que establece la normatividad en caso de incumplimiento de contrato de los proveedores. El Encargado del Área de Almacén deberá: Conocer de los contratos y/o pedidos de los bienes de consumo, mobiliario y equipo por recibir en el almacén.

128 Recibir los bienes de consumo, mobiliario y equipo cotejando contra factura pedido y/o contrato. Establecer las condiciones de recepción y almacenamiento de los materiales adquiridos de acuerdo a sus características, empaque, grado de conservación, volumen y frecuencia de uso. Remitir al Departamento de Contabilidad los movimientos de entrada de almacén para su afectación contable. Actualizar el Sistema de Inventario de Entradas y Salidas. Notificar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el incumplimiento del contrato y/o pedido. El Proveedor deberá: Entregar los bienes adjudicados en estricto apego a las características requeridas por el área usuaria acompañados con el documento legal que los ampare (factura, remisión); así como el contrato y/o pedido debidamente suscrito por las partes que intervienen. DEFINICIONES COBAEM: Colegio de Bachilleres del Estado de México. Plantel: Unidad Educativa solicitante. CEMSAD: Centro de Educación Media Superior a Distancia. Tarjeta KARDEX: Documento mediante el cual se identifica un bien, registrando sus entradas y salidas a efecto de determinar la existencia física. Sistema de Control de Almacenes: Sistema de registro automatizado en el cual se asientan las entradas y salidas de almacén a fin de determinar la existencia física a preciso promedio. Cuenta de orden: Es el registro contable el cual aparece al pie de los estados financieros para informar la cantidad y el valor de los bienes almacenados. Pedido y/o contrato: Es el documento oficial que emite el Organismo para formalizar con el proveedor adjudicado la entrega de los bienes. Recepción: Es el momento mediante el cual el proveedor hace entrega física y documental de los bienes adjudicados. Copia de contrato y/o pedido Tarjeta kardex Sistema de Inventario de Almacén INSUMOS Registro y control de recepción de bienes de consumo, mobiliario y equipo RESULTADO

129 INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Adquisición por Licitación Pública Adquisición por Adjudicación Directa Adquisición por Invitación a Cuando Menos Tres Personas Inventario de Almacén POLÍTICAS Para la recepción en el almacén de bienes de consumo, mobiliario y equipo se deberá observar lo siguiente: Adjunto a la entrega de bienes el proveedor deberá presentar contrato y/o pedido y factura para que el encargado del almacén realice el cotejo de los bienes. Los bienes que no cubran con las especificaciones no serán recibidos por el encargado del almacén. La falta de cumplimiento por parte del proveedor en la entrega de los bienes y materiales se hará acreedor a las penalizaciones que establece la normatividad vigente. DESARROLLO No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO ACTIVIDAD

130 1 Departamento Recursos Materiales y Servicios Generales. Proporciona al encargado del almacén copia del contrato y/o pedido y entrega original del contrato y/o pedido al proveedor adjudicado. 2 Encargado del almacén. Recibe copia del contrato y/o pedido y espera le sean entregados los bienes. Se conecta a la operación 5. 3 Proveedor adjudicado. Recibe contrato y/o pedido para su conocimiento de entrega y espera fecha de suministro. 4 En el tiempo señalado entrega los bienes solicitados en el pedido, así como factura o remisión original al responsable del almacén para revisión y cotejo. 5 Encargado del almacén. Recibe los bienes y verifica que cumplan con las condiciones, características y especificaciones técnicas contenidas en el contrato y/o pedido: 6 Si no cumple con el contrato, no se reciben los bienes y señala al proveedor las inconsistencias. 7 Proveedor adjudicado. Se entera de las inconsistencias del contrato, y subsana errores y los vuelve a presentar al encargado del almacén. Se conecta a la operación 5. 8 Encargado del almacén. Si cumple recibe los bienes, acusa de recibido la factura y devuelve al proveedor para el tramite de pago. Clasifica los bienes, registra en la tarjeta kardex y actualiza el Sistema de Inventario de Almacén. Se conecta al procedimiento Suministro de Bienes de Consumo, Mobiliario y Equipo. 9 Proveedor adjudicado. Recibe factura debidamente sellada por el almacén y la presenta al Departamento Recursos Materiales y Servicios Generales para el trámite de pago a proveedores. 10 Departamento Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe del proveedor adjudicado la factura debidamente sellada por el responsable del almacén, procede a la elaboración del formato Pago a Proveedores e indica al proveedor acuda

131 al Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su respectivo pago Proveedor adjudicado. Departamento de Presupuestos y Contabilidad Recibe factura, formato Pago a Proveedores y documentación soporte, y se presenta en el Departamento de Presupuestos y Contabilidad a solicitar su pago. Atiende al proveedor y programa el pago a realizarlo en un tiempo máximo de 15 días. Se conecta con el procedimiento Pago a Proveedores.

132 RECEPCIÓN DE BIENES DE CONSUMO MOBILIARIO Y EQUIPO Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Encargado del Almacén Proveedor Adjudicado Departamento de Presupuestos y Contabilidad INICIO 1 Proporciona al encargado del almacén copia del contrato y/o pedido y entrega original del contrato y/o pedido al proveedor adjudicado. 2 Recibe copia del contrato y/o pedido y espera le sean entregados los bienes. Se conecta a la operación 5. 3 Recibe contrato y/o pedido para su conocimiento de entrega y espera fecha de suministro. 4 5 Recibe los bienes y verifica que cumplan con las condiciones, características y especificaciones técnicas contenidas en el contrato y/o pedido: En el tiempo señalado entrega los bienes solicitados en el pedido, así como factura o remisión original al responsable del almacén para revisión y cotejo. SI Cumple condiciones? 6 NO Si no cumple con el contrato, no se reciben los bienes y señala al proveedor las inconsistencias. 7 Se entera de las inconsistencias del contrato, y subsana errores y los vuelve a presentar al encargado del almacén. Se conecta a la operación Si cumple recibe los bienes, acusa de recibido la factura y la devuelve al proveedor para el tramite de pago. Clasifica los bienes, registra en la tarjeta kardex, actualiza el Sistema de Inventario de Almacén. 10 Se conecta al procedimiento Suministro de Bienes de Consumo, Mobiliario y Equipo. 9 Recibe factura debidamente sellada por el almacén y la presenta al Departamento Recursos Materiales y Servicios Generales para el trámite de pago a proveedores. Recibe del proveedor adjudicado la factura debidamente sellada por el responsable del almacén, procede a la elaboración del formato Pago a Proveedores e indica al proveedor acuda al Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su respectivo pago. 11 Recibe factura, formato Pago a Proveedores y documentación soporte, y se presenta en el Departamento de Presupuestos y Contabilidad para solicitar su pago. 12 Atiene al proveedor y programa el pago en un tiempo máximo de 15 días. Se conecta con el procedimiento Pago a Proveedores, MEDICIÓN Indicador para medir capacidad de respuesta:

133 Total de bienes dados de alta en el Sistema de Inventario del Almacén Total de bienes recibidos = Porcentaje de actualización del Sistema de Inventario del Almacén REGISTRO DE EVIDENCIAS La captura en el sistema de la recepción de bienes. FORMATO: Requisición de entrada de materiales y bienes de consumo FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO REQUISICIÓN DE ENTRADA DE MATERIALES Y BIENES DE CONSUMO

134 REQUISICIÓN DE ENTRADA DE MATERIALES Y BIENES DE CONSUMO FECHA MES FACTURA No REMISION No CLAVE DESCRIPCION Unidad de Medida CATEGORIA UNIDADE S ENTRADA COSTO UNITARI O COSTO TOTAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO Instructivo del llenado para la Requisición de entrada de materiales y bienes de consumo. Objetivo: Este formato es utilizado para registrar entradas, de diversos materiales, bienes de consumo mobiliario y equipo de oficina, con fechas y números de documentos según sea el caso. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria.

135 No. CONCEPTO DESCRIPCION Fecha. Mes. Factura No. Remisión No. Registrar el día, mes y año en que se elaboró la factura o remisión. Registrar el mes que indica la factura o remisión. Anotar él número correspondiente que trae la factura o remisión. 4 Clave Artículo. Registrar la clave asignada de acuerdo al catálogo Descripción. Unidad de medida. Categoría. Escribir la descripción del material de acuerdo al catálogo del sistema. Registrar la unidad de medida del artículo según catálogo. A que tipo de rubro corresponde el material en el catálogo del sistema. 8 Unidades de entrada. Registrar las unidades de entrada 9 10 Costo Unitario. Costo total. correspondientes para cada artículo. Especificar el costo que aparece en la factura. Registrar la operación de multiplicar las unidades entradas por el costo unitario. PROCEDIMIENTO : SUMINISTRO DE BIENES DE CONSUMO, MOBILIARIO Y EQUIPO OBJETIVO Mejorar la calidad en la atención de los requerimientos de los bienes de consumo, mobiliario y equipo de las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México, mediante el adecuado suministro de los mismos.

136 ALCANCE Aplica a las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD solicitantes y a los servidores públicos adscritos al área de almacén encargado de llevar a cabo el Programa de Suministro y Distribución de bienes de consumo, mobiliario y equipo. REFERENCIAS Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos del Gobierno y Municipios del Estado de México en el Capitulo VI rubro inventarios/almacenes, Gaceta de Gobierno, 02 de enero del Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México, Apartado VII. Objetivo y funciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Gaceta del Gobierno, 02 de octubre del Programa de Suministro y Distribución de bienes de consumo, mobiliario y equipo emitido por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales del Colegio de Bachilleres del Estado de México. RESPONSABILIDADES El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales es la unidad administrativa responsable de registrar y controlar el suministro de los bienes y materiales requeridos por las áreas usuarias del COBAEM. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá: Autorizar la salida de los bienes materiales de acuerdo a los establecimientos del Programa Anual de Adquisiciones. Autorizar la salida de los bienes y materiales que por necesidades propias de las áreas usuarias requieran y que no fueron consideradas en el Programa Anual de Adquisiciones. Las Unidades Administrativas, Planteles o CEMSAM deberá: Requisitar correctamente los formatos Requisición de Materiales y Bienes de Consumo y Salida de Bienes Muebles del Almacén y presentarlos al encargado del almacén. Verificar los bienes y materiales recibidos de acuerdo a su requerimiento. El Encargado de Almacén deberá: Suministrar los bienes y materiales de acuerdo al formato Requisición de materiales y bienes de consumo y/o Salida de bienes muebles de almacén. Registrar en tarjetas kardex los bienes suministrados en la cantidad autorizada y en el tiempo programado, dando el folio consecutivo correspondiente en movimiento de almacén. Emitir los reportes en tiempo y forma de los movimientos de almacén como lo marca la normatividad vigente en la materia. Actualizar el Sistema de Inventario de Almacén establecido para tal efecto. El Responsable del traslado de bienes y materiales deberá: Acudir a las Unidades Administrativas, Planteles o CEMSAD para realizar el abastecimiento de bienes y materiales, solicitados.

137 Recibir los bienes y materiales que no cumplen con las especificaciones solicitadas y entregarlos al encargado del almacén, indicándole las causas de la devolución. COBAEM: Colegio de Bachilleres del Estado de México. DEFINICIONES Plantel: Unidad Educativa solicitante. CEMSAD: Centro de Educación Media Superior a Distancia. Tarjeta KARDEX: Documento mediante el cual se identifica un bien, registrando sus entradas y salidas a efecto de determinar la existencia física. Sistema de Control de Almacenes: Sistema de registro automatizado en el cual, se asientan las entradas y salidas del almacén a fin de determinar la existencia física a preciso promedio. Suministro: La entrega de materiales almacenados. Movimiento de almacén: Es la acción realizada en el formato establecido para el suministro de los bienes y materiales custodiados por el almacén. Requisición de materiales y bienes de consumo Requisición de salida de bienes muebles de almacén INSUMOS RESULTADO Suministro oportuno de los bienes y materiales resguardados en el almacén conforme a los requerimientos de las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Recepción de bienes de consumo mobiliario y equipo POLÍTICAS Los documentos de salida de almacén invariablemente deberán contar con la autorización del Titular del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales correspondientes. El horario de entrega de bienes materiales a las áreas solicitante será de 9:00 am a 16:00 pm de lunes a viernes. El Titular del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, autorizará la salida de bienes y materiales fuera del horario establecido en caso de cualquier contingencia o compromiso del organismo.

138 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO ACTIVIDAD DESARROLLO 1 Unidades Administrativas, Planteles o CEMSAD. 2 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 3 Unidades Administrativas, Planteles o CEMSAD. Elaboran formato, Requisición de materiales y bien de consumo y/o Salida de bienes muebles almacén y acuden al Departamento de Recurs Materiales y Servicios Generales para su autorizació Recibe formato de Requisición de materiales bienes de consumo y/o Salida de bienes muebles almacén analiza el requerimiento, valida y devuel al área usuaria. Recibe formato de Requisición de materiales bienes de consumo y/o Salida de bienes muebles almacén autorizado, acude al almacén general pa solicitar el suministro le entrega formato y espe

139 fecha de abastecimiento. 4 Encargado de almacén. Obtiene los formatos de requerimiento, concentra e integra los requerimientos en el Programa de Distribución de Bienes y Materiales. 5 En las fechas establecidas, en el Programa de Distribución de Bienes y Materiales, instruye al responsable del traslado, acuda a las Unidades Administrativas, Planteles o CEMSAD para el abastecimiento de bienes y materiales, registra en kardex el movimiento de almacén. 6 Responsable del traslado de bienes y materiales. 7 Unidades Administrativas, Planteles o CEMSAD. Se entera y acude a las Unidades Administrativas, Planteles o CEMSAD para el abastecimiento de bienes y materiales, solicitados. Reciben los bienes y materiales y verifican que corresponda a los requerimientos establecidos: 8 Si los bienes y materiales no cumplen con el formato de requerimiento, se hace la devolución correspondiente al responsable de traslado de bienes y materiales. 9 Responsable del traslado de bienes y materiales. Recibe los bienes y materiales y entrega al encargado del almacén, indicándole las causas de la devolución. 10 Encargado de almacén. Recibe los bienes y/o materiales se entera corrige y devuelve al responsable del traslado de los bienes y materiales. Se conecta con la operación número Unidades Administrativas, Planteles o CEMSAD. 12 Responsable del traslado de bienes y materiales. Si los bienes y materiales cumplen con los requerimientos, firma de recibido el formato de requerimiento, y entrega al responsable del traslado de bienes y materiales. Recibe formato y entrega al encargado del almacén. 13 Encargado de almacén. Recibe formato rubricado a entera satisfacción del área usuaria y procede a actualizar el Sistema de Inventario y archiva.

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141 SALIDA DE BIENES DE CONSUMO, MOBILIARIO Y EQUIPO Unidades Administrativas, Planteles o CEMSAD Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Encargado de almacén Responsable del traslado de bienes y materiales INICIO 1 Elaboran formato, Requisición de materiales y bienes de consumo y/o salida de bienes muebles de almacén y acuden al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para su autorización. 2 3 Recibe formato de Requisición de materiales y bienes de consumo y/o Salida de bienes muebles de almacén autorizado, acude al almacén general para solicitar el suministro le entrega el formato y espera fecha de abastecimiento. Recibe formato de Requisición de materiales y bienes de consumo y/o Salida de bienes muebles de almacén analiza el requerimiento, valida y devuelve al área usuaria. 4 Obtiene los formatos de requerimiento, concentra e integra los requerimientos en el Programa de Distribución de Bienes y Materiales. 5 7 Reciben los bienes y materiales y verifican que corresponda a los requerimientos establecidos: En las fechas establecidas, en el Programa de Distribución de Bienes y Materiales, instruye al responsable del traslado, acuda a las Unidades Administrativas, Planteles o CEMSAD para el abastecimiento de bienes y materiales, registra en kardex el movimiento de almacén. 6 Se entera y acude a las Unidades Administrativas, Planteles o CEMSAD para el abastecimiento de bienes y materiales, solicitados. SI Cumple requerimiento? NO 8 Si los bienes y materiales no cumplen con el formato de requerimiento, se hace la devolución correspondiente al responsable de traslado de bienes y materiales Recibe los bienes y materiales y entrega al encargado del almacén, indicándole las causas de la devolución. 11 Recibe los bienes y/o materiales se entera corrige y devuelve al responsable del traslado de los bienes y materiales. Se conecta con la operación número 6. Si los bienes y materiales cumplen con los requerimientos, firma de recibido el formato de requerimiento, y entrega al responsable del traslado de bienes y materiales Recibe formato y entrega al encargado del almacén. Recibe formato rubricado a entera satisfacción del área usuaria, procede a actualizar el Sistema de Inventario y archiva. FIN MEDICIÓN

142 Indicador para medir capacidad de respuesta: Total de bienes proporcionados durante un semestre. Total de solicitudes de requisición de bienes durante un semestre. = Total de bienes proporcionados durante un semestre para las diferentes actividades operativas de los 35 Planteles Escolarizados, 23 Centros EMSAD y Dirección General. REGISTRO DE EVIDENCIAS Formato de Requisición de entrada materiales y bienes de consumo Formato de Requisición de salida de bienes muebles de almacén FORMATOS E INSTRUCTIVOS

143 REQUISICIÓN DE ENTRADA DE MATERIALES Y BIENES DE CONSUMO FECHA MES FACTURA No REMISION No CLAVE DESCRIPCION Unidad de Medida CATEGORIA UNIDADES ENTRADA COSTO UNITARIO COSTO TOTAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO Instructivo del llenado para la requisición de entrada de materiales y bienes de consumo. Objetivo: Este formato es utilizado para registrar entradas, de diversos materiales, bienes de consumo mobiliario y equipo de oficina, con fechas y números de documentos según sea el caso. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCION 1 2 Fecha. Mes. Registrar el día, mes y año en que se elaboró la factura o remisión. Registrar el mes que indica la factura o

144 Factura No. Clave Artículo. Descripción. Unidad de medida. Categoría. Unidades de entrada. Costo Unitario. Costo total. Remisión No. remisión. Anotar el número correspondiente que trae la factura o remisión. Registrar la clave asignada de acuerdo al catálogo. Escribir la descripción del material de acuerdo al catálogo del sistema. Registrar la unidad de medida del artículo según catálogo. A que tipo de rubro corresponde el material en el catálogo del sistema. Registrar las unidades de entrada correspondientes para cada artículo. Especificar el costo que aparece en la factura. Registrar la operación de multiplicar las unidades entradas por el costo unitario. FOLIO: REQUISICIÓN DE SALIDA DE MATERIAL UNIDAD ADMINISTRATIVA, PLANTEL O CEMSAD COBAEM Recursos Materiales y Servicios Generales PERSONA QUE SOLICITA CARGO COBAEM PERMANENTE TRANSFERENCIA

145 MOTIVO DE SALIDA TEMPORAL PRESTAMO DESTINO FECHA DE SALIDA CANTIDAD DESCRIPCIÓN SERIE FECHA ADQUISICIÓN FACTURA COSTO INVENTARIO RECIBIÓ ENTREGÓ AUTORIZÓ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO Instructivo del llenado para la Requisición de salida de material. Objetivo: Este formato es utilizado para registrar salidas, de diversos materiales, mobiliario y equipo de oficina, con fechas y números de documentos según sea el caso. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y una copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCION Folio de Salida. Unidad Administrativa, Plantel o CEMSAD. Persona que solicita. Cargo. Motivo de la Salida. Permanente. Registrar el número de folio en el formato de salida de almacén. Escribir la Unidad Administrativa, Plantel o CEMSAD que genera la solicitud. Escribir el nombre y apellidos del servidor público que requiere el bien. Describir su cargo en donde labora. Indicar la razón por la cual requiere el bien. Especificar si el bien asignado va a permanecer un

146 Transferencia. Temporal. Observación. Destino. Fecha de salida. Cantidad. Descripción. Serie. Fecha de adquisición. Factura. Costo Unitario (incluye el IVA). Inventario. Recibió. Entregó. Autorizó. periodo de un año. Señalar si el bien se ha devuelto de una Dirección, Departamento, Plantel o Centro al almacén para ser asignado posteriormente a otro lugar. Especificar si el bien va a estar en un periodo de tiempo de seis meses o menos. Anotar situación y/o comentario que no aparece en el formato. Escribir el nombre de la Unidad donde se asignó el bien. Anotar el día que sale el bien del almacén. Registrar la cantidad en que se proporcionó para cada artículo. Escribir las especificaciones del material de acuerdo al catálogo del sistema. Registrar el número de serie que aparece en cada bien, si lo trae. Indicar el día, mes y año correspondiente que trae la factura o remisión. Anotar el número de factura que corresponde al documento. Escribir el costo que aparece en la factura, incluyendo el IVA. Registrar el número de inventario que le corresponde según la base de datos que se tiene en la computadora del almacén. Escribir nombre y apellidos de la persona que recibe el bien o los bienes. Registrar a la persona que está asignada y autorizada al almacén y que puede proporcionar el bien o bienes. Asentar firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN OBJETIVO Mantener el registro y control de las entradas y salidas de los bienes y materiales mediante conteos físicos permanentes, cotejados contra el Sistema de Inventario de Almacén. ALCANCE Aplica al personal encargado del manejo y control del almacén en la toma física de inventarios de bienes y materiales resguardados del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. REFERENCIAS Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos Públicos del Poder Ejecutivo Estatal, Normas ACP-097, ACP-098, ACP-099. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero de 2005.

147 Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México Apartado VII. Objetivo y funciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Gaceta del Gobierno, 02 de octubre de RESPONSABILIDADES El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales es el responsable de mantener actualizado el inventario de almacén mediante el registro de entradas y salidas en las tarjetas kardex y el Sistema de Inventario de Almacén establecido para tal efecto. El Órgano de Control Interno deberá: Designar a un responsable que participe en el desarrollo del inventario físico de almacén. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá: Vigilar que el encargado de almacén realice inventarios físicos permanentemente de bienes y materiales resguardados en el almacén, a efecto de que dé cumplimiento a la normatividad establecida. El Representante de la Contraloría Interna deberá: Presentarse con el encargado del almacén en la fecha estipulada con su oficio de comisión y realizar de manera conjunta el inventario físico del almacén. El Encargado del almacén deberá: Mantener actualizado el Sistema de Inventario de Almacén, así como los registros de entrada y salida de bienes y materiales en las tarjetas kardex para atender los requerimientos del Órgano de Control Interno referente al inventario físico de almacén. Proporcionar al Representante del Órgano de Control Interno el inventario inicial. Fijar el marbete en los bienes y materiales, previo al inicio del inventario físico. Atender las medidas y recomendaciones que observe el Órgano de Control Interno. COBAEM: Colegio de Bachilleres del Estado de México. DEFINICIONES Plantel: Unidad Educativa solicitante. CEMSAD: Centro de Educación Media Superior a Distancia. Acta de inventarios: Documento que acuerda la Autoridad Administrativa, que contiene los hechos y declaraciones surgidos en todo el proceso de la toma de inventario físico y la cual certifica los resultados obtenidos. Anaquel/Góndola: Mueble donde se colocan los diversos artículos para su adecuado acomodo,

148 manejo e identificación con base en un orden establecido (alfabético, numérico o cronológico). Marbete: Cédula que se fija a un objeto y donde se anotan sus características y referencias. Tarjeta KARDEX: Documento mediante el cual se identifica un bien, registrando sus entradas y salidas a efecto de determinar la existencia física. Existencias: Cantidad de un bien o mercancía que se tiene almacenado. Inventario inicial: Es el que se realiza al dar comienzo a las operaciones del procedimiento. Inventario físico: Es el conteo que se realiza de las existencias en bodega, confrontando el registro en Sistema de Inventario de Almacén con lo que se tiene físicamente. Stock: Reserva de bienes o mercancías que se tienen almacenadas. Zonificación: Planeación del uso y distribución de las áreas del inmueble, conforme a las características de las tendencias de crecimiento. Sistema de Inventario de Almacén: Registro y control de inventarios que permiten conocer y evaluar el comportamiento y efectividad de un área. Oficio de notificación del Órgano de Control Interno de inicio de inventario INSUMOS RESULTADO Sistema de Inventario de Almacén que garantice el registro y control de los bienes y materiales resguardados en bodega. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Recepción de bienes de consumo, mobiliario y equipo. Suministro de bienes de consumo, mobiliario y equipo. POLÍTICAS El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá garantizar que el encargado del almacén proporcione la información necesaria para llevar a cabo el inventario físico en los términos que establece la normatividad vigente. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, durante la realización del inventario físico en el almacén no aceptara recibir, sustituir o entregar mercancía bajo ninguna circunstancia. Estas fechas se darán a conocer con anticipación a los planteles, centros EMSAD y Dirección General. Las existencias físicas disponibles en el almacén deberán ser estrictamente necesarias para el

149 cumplimiento de las funciones sustantivas y programas del Colegio de Bachilleres del Estado de México, debiendo realizarse inventarios físicos en los meses de junio y diciembre de cada año, en los que se deberá contar, invariablemente, con la presencia de un representante del Órgano del Control Interno. DESARROLLO No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO 1 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. ACTIVIDAD Determina la fecha de inicio del inventario físico y solicita mediante oficio que elabora en original y copia al Órgano de Control Interno la presencia de un representante durante el procedimiento de verificación de bienes y materiales. Obtiene acuse de recibo y archiva. 2 Contraloría Interna. Recibe oficio, se entera, nombra a un representante y notifica al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, mediante oficio que elabora en original y copia, el nombre de la persona asignada. 3 Representante de la Contraloría Interna. Recibe instrucciones y espera la fecha indicada. 4 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe oficio se entera del nombre del representante de la Contraloría y notifica al encargado del almacén la fecha de inicio de inventario, e informa por medio de memorandum, que elabora en original y copia a las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD el periodo que permanecerá cerrado el almacén por inventario, obtiene acuse de recibo y archiva. 5 Encargado del almacén. En la fecha establecida da inicio a las actividades internas para preparar la documentación necesaria para el inventario físico, verifica el Sistema de Inventario de Almacén, coteja contra entradas y salidas registradas en kardex y prepara listados que

150 determinan el inventario inicial, Coloca marbete en cada uno de los bienes y materiales, anota las características y referencias espera la fecha establecida para la realización del inventario físico en presencia del Representante del Órgano de Control Interno. 6 Representante de la Contraloría Interna. En la fecha establecida acude con el encargado de almacén, le presenta oficio de comisión y conjuntamente elaboran y firman el Acta de Inicio de Inventario, solicita la documentación necesaria para dar inicio al inventario físico de almacén. 7 Encargado del almacén. Proporciona al Representante de la Contraloría Interna en forma impresa la relación de bienes y materiales que conforman el inventario inicial y en coordinación con él llevan a cabo el primer conteo, registra la cantidad en el marbete y emiten resultados: 8 Encargado del almacén. Si no hay diferencia se da por terminado el inventario y conjuntamente con el Representante de la Contraloría Interna elaboran y firman Acta y emiten resultado al Órgano de Control Interno y al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 9 Si existen diferencias realizan un segundo conteo registran en el marbete y comparan las diferencias del primer conteo y conjuntamente con el Representante del Órgano de Control Interno emiten un reporte sobre dichas diferencias. 10 Contraloría Interna. Recibe Acta, analiza resultados y solicita mediante oficio al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la aclaración a las diferencias de más o de menos, estableciendo un término. Obtiene Acuse de recibo y archiva. 11 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Recibe oficio de aclaración de diferencias y conjuntamente con el encargado del almacén realizan una revisión minuciosa para determinar los motivos de las diferencias y en los términos establecidos por el Órgano de Control Interno, emite por oficio las aclaraciones respectivas. 12 Contraloría Interna. Obtiene acuse de recibo que elabora en original y copia, archiva y determina: 13 Si solventa las aclaraciones emite oficio de término de inventario y, en su caso, emite sugerencias para el mejoramiento de los mecanismos de registro y control del inventario de almacén.

151 14 Si no solventa aclaraciones de las diferencias solicita mediante oficio que elabora en original y copia al responsable de almacén la reposición de los bienes y materiales faltantes y establece fecha de cumplimiento. 15 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Obtiene acuse de recibo y archiva e instruye al encargado del almacén por oficio en original y copia la indicación de la Contraloría Interna sobre la reposición de los bienes y materiales faltantes. 16 Encargado del almacén. Se entera y en la fecha establecida por la autoridad administrativa, repone los bienes muebles faltantes y solicita la presencia del Órgano de Control Interno. 17 Contraloría Interna. Certifica el ingreso de los bienes al almacén para que formen parte del inventario final.

152 ELABORACION DEL INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Contraloría Interna Representante de la Contraloría Interna Encargado del almacén INICIO 1 Determina la fecha de inicio del inventario físico y solicita mediante oficio que elabora en original y copia al Órgano de Control Interno la presencia de un representante durante el procedimiento de verificación de bienes y materiales. Obtiene acuse de recibo y archiva. 4 2 Recibe oficio, se entera, nombra a un representante y notifica mediante oficio que elabora en original y copia al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y el nombre de la persona asignada. 3 Recibe instrucciones y espera la fecha indicada. Recibe oficio se entera del nombre del representante de la Contraloría y notifica al encargado del almacén la fecha de inicio de inventario, e informa por medio de memorandum, que elabora en original y copia a las Unidades Administrativas, Planteles y CEMSAD el periodo que permanecerá cerrado el almacén por inventario, obtiene acuse de recibo y archiva. 5 6 En la fecha establecida acude con el encargado de almacén, le presenta oficio de comisión y conjuntamente elaboran y firman el Acta de Inicio de Inventario, solicita la documentación necesaria para dar inicio al inventario físico de almacén. En la fecha establecida da inicio a las actividades internas para preparar la documentación necesaria para el inventario físico, verifica el Sistema de Inventario de Almacén, coteja contra entradas y salidas registradas en kardex y prepara listados que determinan el inventario inicial, Coloca marbete en cada uno de los bienes y materiales, anota las características y referencias espera la fecha establecida para la realización del inventario físico en presencia del Representante del Órgano de Control Interno. 7 Proporciona al Representante de la Contraloría Interna en forma impresa la relación de bienes y materiales que conforman el inventario inicial y en coordinación con él llevan a cabo el primer conteo, registra la cantidad en el marbete y emiten resultados: Hay diferencia? SI NO 8 Si no hay diferencia se da por terminado el inventario y conjuntamente con el Representante de la Contraloría Interna elaboran y firman Acta y emiten resultado al Órgano de Control Interno y al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 9 A Si existen diferencias realizan un segundo conteo registran en el marbete y comparan las diferencias del primer conteo y conjuntamente con el Representante del Órgano de Control Interno emiten un reporte sobre dichas diferencias.

153 ELABORACION DEL INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Contraloría Interna Representante de la Contraloría Interna Encargado del almacén A Recibe Acta, analiza resultados y solicita mediante oficio al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la aclaración a las diferencias de más o de menos, estableciendo un término. Recibe oficio de aclaración de diferencias y conjuntamente con el encargado del almacén realizan una revisión minuciosa para determinar los motivos de las diferencias y en los términos establecidos por el Órgano de Control Interno emite por oficio las aclaraciones respectivas. 12 Obtiene acuse de recibo que elabora en original y copia, archiva y determina: Solventa Aclaraciones? NO SI 13 Si solventa las aclaraciones emite oficio de término de inventario y, en su caso emite, sugerencias para el mejoramiento de los mecanismos de registro y control del inventario de almacén Si no solventa aclaraciones de las diferencias solicita mediante oficio que elabora en original y copia al responsable de almacén la reposición de los bienes y materiales faltantes y establece fecha de cumplimiento. Obtiene acuse de recibo y archiva e instruye al encargado del almacén por oficio en original y copia la indicación de la Contraloría Interna sobre la reposición de los bienes y materiales faltantes Se entera y en la fecha establecida por la autoridad administrativa, repone los bienes muebles faltantes y solicita la presencia del Órgano de Control Interno. Certifica el ingreso de los bienes al almacén para que formen parte del inventario final. FIN MEDICIÓN

154 Indicador para medir satisfacción del usuario. Número total de bienes inventariados en un semestre. Número total de bienes registrados en entradas y salidas en un semestre. = Total de bienes en inventario durante un semestre. Registro de evidencias. Tarjetas de Almacén (Entradas) y Formatos de Requisición de Bienes (Salidas). FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO FORMATO F 1.- REQUISICIÓN DE MATERIALES Y BIENES DE CONSUMO (SALIDAS). FORMATO F 3.- TARJETA KARDEX (ENTRADAS). FORMATO F 4.- MARBETE REQUISICIÓN DE MATERIALES Y BIENES DE CONSUMO (SALIDAS).

155 REQUISICION DE MATERIALES Y BIENES DE CONSUMO UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE FOLIO FECHA NO. CLAVE ARTÍCULO NOMBRE Y DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD SOLICITADA CANTIDAD ENTREGADA TITULAR DEL AREA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES ENTREGA ALMACÉN RECIBIÓ NOMBRE, FIRMA Y CARGO NOMBRE, FIRMA Y CARGO NOMBRE, FIRMA Y CARGO NOMBRE, FIRMA Y CARGO SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO Instructivo de llenado para el formato de Requisición de Materiales y Bienes de Consumo (salidas). Objetivo: Este formato es utilizado para registrar entradas y salidas de diversos materiales, bienes de consumo, mobiliario y equipo de oficina. Distribución y destinatario: El formato se genera en original y copia. El original se turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia al área usuaria. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN

156 Unidad Administrativa solicitante. No. de folio. Fecha de solicitud. No. Clave del artículo. Nombre y descripción del articulo Unidad. Cantidad solicitada. Cantidad entregada. Firma del titular del área solicitante. Firma del jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Firma del encargado del almacén. Firma de la persona que recibió. Escribir el nombre de la Unidad Administrativa solicitante. Anotar el número de folio correspondiente. Escribir el día, mes y año en el cual se hizo la solicitud. Asignar el número progresivo de la tarjeta. Registrar la clave asignada. Anotar el nombre y la descripción del artículo solicitado. Señalar la unidad de medida del artículo. Escribir la cantidad solicitada. Anotar la cantidad registrada. Escribir el nombre, apellidos y firma del titular del área solicitante. Anotar el nombre, apellidos y firma del jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Escribir el nombre, apellidos y firma del encargado del almacén. Anotar el nombre, apellidos y firma de la persona que recibió. TARJETA KARDEX (ENTRADAS). TARJETA KARDEX ARTÍCULO CLAVE DEL ARTÍCULO

157 FECHA ALMACÉN CASILLERO UNIDAD FACTURA No REMISIÓN No REFERENCIA ORDEN No UNIDADES COSTOS VALORES LIMITES FECHA MÁXIMO MÍNIMO FECHA MÁXIMO MÍNIMO REVISADOS EN: ENTRADA SALIDA EXISTENCIA UNITARIO MEDIO DEBE HABER SALDO Elaboró Departamento de Recursos Materiales y servicios Generales. Autorizó Dirección General. Versión 1 Fecha de revisión Septiembre SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO FO DRMSG-03 Instructivo de llenado para el formato: Tarjeta Kardex (FO DRMSG-03) Objetivo: Este formato es utilizado para registrar entradas y salidas de diversos materiales, bienes de consumo, mobiliario y equipo de oficina, con fechas y números de documentos según sea el caso.

158 Distribución y destinatario: El formato se genera en original y se resguarda en el área de Almacén del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN No. Articulo. Clave del artículo. Almacén. Casillero No. Unidad. Fecha. Mínimo. Máximo. Fecha. Mínimo. Máximo. Factura No. Remisión No. Referencia. Orden No. Entrada. Salida. Existencia. Unitario. Medio. Valores. Debe. Haber. Saldo. Asignar el número progresivo de la tarjeta. Anotar la descripción del material. Registrar la clave asignada. Dejar en blanco. Dejar en blanco. Registrar la unidad de medida del artículo. Registrar el día, mes y año del inventario inicial. Anotar los límites mínimos de almacenamiento. Escribir los límites máximos de almacenamiento. Registrar el día, mes y año de inventario final. Anotar los límites mínimos de almacenamiento. Anotar los límites máximos de almacenamiento. Registrar número de factura correspondiente. Escribir número de remisión. Anotar la referencia correspondiente. Escribir el número de unidades. Registrar la entrada de artículos. Registrar la salida de artículos. Registrar la diferencia entre las entradas y salidas. Anotar el costo unitario acorde a la unidad de medida del cada uno de los productos. Escribir el costo promedio que se determina con base a los inventarios anteriores. Registrar el costo de entradas contra factura. Registrar costo de salida contra requisición. Registrar la diferencia entre costo de entradas y salidas. MARBETE

159 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO FO DRMSG-04 Instructivo de llenado para el formato: Marbete (FO DRMSG-04) Objetivo: Este formato es utilizado para registrar entradas y salidas de diversos materiales, bienes de consumo, mobiliario y equipo de oficina, con fechas y números de documentos según sea el caso. Distribución y destinatario: El formato se genera en original y se resguarda en el área de Almacén del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN