Manual de Procedimientos. Secretaría

Transcripción

1 Manual de Procedimientos enero 2014

2 Manual de Procedimientos Elaboró Presentó Validó LIC. DANIEL TAPIA SERRANO / SECRETARIO PARTICULAR L.A.E. CARLOS MANUEL VILLALOBOS ORGANISTA / SECRETARIO DE HACIENDA María Guadalupe Ruiz Durazo Secretaria de la Contraloría General Validado de acuerdo a lo establecido en el art ículo 26, Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio S de fecha 30/01/2014.

3 Contenido I. Introducción II. Objetivo del Manual III. Red de Procesos IV. Lista Maestra V. Presentación de los procedimientos

4 Introducción El desarrollo eficiente de las actividades propias del servicio público, es sin duda alguna una prioridad para todos los interesados en la profesionalización del mismo, razón por la cual se hace necesaria la integración de los procedimientos que se realizan en las distintas áreas del ejercicio laboral, la estrategia que permite lograr un entendimiento entre todas las partes involucradas en los procedimientos, se hace necesaria y se convierte en el esfuerzo básico del presente documento; así pues, el Despacho del de Hacienda, presenta el Manual de Procedimientos que rigen el comportamiento de quienes en el laboran. Es intención de quienes han integrado el presente documento, que el mismo sirva de guía para el desarrollo sustentable de las actividades que realizamos, por ello, se concibe la necesidad del mejoramiento continuo, comprendiendo que todo proceso está sujeto a las necesarias modificaciones que, en pro de la satisfacción de los usuarios sean requeridas. En vista de lo anterior, sea manifiesta la voluntad por recibir de manera oportuna las observaciones que permitan lograr a cabal forma el cumplimiento de las metas organizacionales manifiestas en el Plan Estatal de Desarrollo, concernientes a las actividades propias de esta Unidad Administrativa. 1

5 Objetivo del Manual La profesionalización de los servicios a fin de brindar a los usuarios del mismo la calidad que la presente Administración Estatal promueve y que sirva de instrumento de apoyo en el funcionamiento de las operaciones realizadas por el Despacho del de Hacienda 2

6 RED DE PROCESOS de Hacienda Fecha de Hojas Elaboración 10/09/2013 Hoja 1 de 1 Código de la Red 05-DSE-RP/Rev.00 No. Dir. Facultad Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, Procedimiento Productos Indicadores Cliente 6.20 A 07 1 Coordinación de la Operación Interna Alta Dirección Particular Respuesta a las Solicitudes de Audiencia Solicitudes de Audiencia Atendidas/ Solicitudes de Audiencia Recibidas 01 Gestión Administrativa del Despacho del Acuerdos tomados ante instancias competentes Número de Solicitud de Audiencias Atendidas/Total de Solicitud de Audiencias Ciudadano, Dependencias Municipales, Estatales y Federales Catálogo de Macroprocesos 01 Recuadación de ingresos 08 Control de egresos 02 Control de bebidas alcoholicas 03 Control de los fondos publicos 07 Planeación y administración de la gestión interna 04 Verificación y fiscalización 06 Control del recursos humanos 05 Marco legal Catálogo de Facultades A Planeación B Ingresos C Catastral Y Registral D Bebidas Alcohólicas E Administración e Informática F Contabilidad, Evaluación y Estadística Elaboró Revisó Validó C. GLADYS VARELA MUNGUIA / COORDINADOR DE AREA LIC. DANIEL TAPIA SERRANO / SECRETARIO PARTICULAR L.A.E. CARLOS MANUEL VILLALOBOS ORGANISTA / SECRETARIO DE HACIENDA 3

7 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS de Hacienda NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Administrativa del Despacho del CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 05-DSE-P01/Rev.01 FECHA DE EMISIÓN: 07/12/2016 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Facilitar el cumplimiento de sus responsabilidades mediante la organizaci ón de actividades que conlleven al logro de los objetivos y metas de la de Hacienda. II.- ALCANCE La Ciudadanía en General, todas las Instancias Municipales, Estatales y Federales. III.- DEFINICIONES DSE: Despacho del U.A. Unidad Administrativa IV.- REFERENCIAS - Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora. - Reglamento Interior de la de Hacienda del Estado, facultades otorgadas por el Boletín Oficial N 32, Sección II, publicado el día Jueves 20 de Octubre de Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, facultades otorgadas por el Bolet ín Oficial N 50, Sección I, publicado el 21 de Diciembre de 2015, Fe de Erratas, publicado en el Boletín Oficial N 4, Sección I, de fecha 14 de Enero de 2016 y reformas publicadas en el Boletín Oficial N 1, Sección IV, de fecha 04 de Julio de V.- POLITICAS - Toda solicitud de audiencia con el de Hacienda deberá registrarse en los formatos correspondientes. - El solicitante deberá anotar debidamente todos los datos personales para facilitar su localizaci ón para poder contactarlo. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo 05-DSE-P01-F01/Rev.01 Nombre del Formato/Instructivo SOLICITUD DE AUDIENCIAS 05-DSE-P01-F02/Rev.01 PERSONAS ATENDIDAS EN RECEPCION 05-DSE-P01-F03/Rev.01 RELACION DE DOCUMENTOS RECIBIDOS PARA FIRMA 05-DSE-P01-F04/Rev.01 LLAMADAS RECIBIDAS Y AUDIENCIAS SOLICITADAS VII.- ANEXOS Clave de Anexo 05-DSE-P01-A01/Rev.01 Nombre DIAGRAMA DE FLUJO GESTION ADMINISTRATIVA DEL DESPACHO DEL SECRETARIO 4

8 VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1 Recepción de Solicitudes de Audiencia 1.1 Secretaria Recepcionista Recibe vía telefónica o personalmente solicitudes de audiencia y las registra en formato de personas atendidas en recepción 1.2 Turna las solicitudes al Particular en el formato de solicitud de audiencias 1.3 Particular Analiza y da a atención a las solicitudes de audiencia 1.4 Si el asunto no amerita la intervención del Atiende al solicitante o lo turna a la Unidad Administrativa competente para su atención 1.5 Si el asunto amerita la intervención del Agenda y presenta al las solicitudes de audiencia que así lo ameriten 1.6 de Hacienda Analiza las solicitudes e instruye al Particular para que agende e informe al solicitante hora y fecha de la audiencia o para que sea recibido por el titular de la Unidad Administrativa que él designe para atender el asunto del solicitante. 1.7 Particular Agenda e informa al solicitante la fecha en que será atendido por el. 1.8 de Hacienda Recibe al solicitante de audiencia y resuelve y de ser necesario turna al solicitante con el titular de la Unidad Administrativa competente. 1.9 Titular de la Unidad Administrativa Recibe al solicitante, resuelve e informa al la resolución del asunto. 2 Recepción de Correspondencia 2.1 Secretaria Recepcionista Recibe correspondencia y clasifica. Si es para firma registra en formato relación de documentos para firma del y turna al particular 2.2 Particular Si el documento es para firma" Lo analiza y de ser necesario lo turna a la Unidad Administrativa Competente para revisión antes de firma Una vez revisado por la Unidad Administrativa 2.3 Turna a firma del con tarjeta informativa del resultado del análisis 2.4 de Hacienda Analiza y firma los documentos previamente revisados por el Particular y la Unidad Administrativa correspondiente y turna al Particular 2.5 Particular Informa a la Dependencia o Unidad Administrativa que envió el documento para firma, que éste, ya está firmado. 2.6 Secretaria Recepcionista Entrega documento firmado a representante de la Dependencia o Unidad Administrativa que lo envió mismo que firma de recibido en formato Relación de Documentos firmados por el. 5 Formato de Personas atendidas en recepción Escrito en Agenda Tarjeta Informativa Relación de documentos firmados por el Copia Minutario

9 2.7 Particular Si el documento es para revisión y análisis Turna al los documentos que ameriten ser revisados y los que no, instruye para que sean turnados directamente a la Unidad Administrativa Competente. 2.8 de Hacienda Revisa y analiza los documentos definiendo Unidad Administrativa competente y la instrucción para su trámite y atención y turna. 2.9 Asistente del Particular Registra el documento en el Sistema de Control de Seguimiento de Asuntos y genera una carátula con número de folio, Unidad Administrativa designada, instrucción y fecha Particular Revisa contenido de carátula de folio con el documento anexo y lo firma para su envío Asistente del Particular 2.12 Titular de la Unidad Administrativa Fotocopia carátula de folio de los documentos a turnar, para archivo de seguimiento del, y entrega carátula de folio y documentos a la Unidad administrativa designada quedando acuse de recibo. Ejecuta instrucciones y de ser necesario informa al del resultado de la gestión. FIN DEL PROCEDIMIENTO Registro en Sistema Acuse de recibo de carátula Tarjeta Informativa Elaboró: Revisó: Aprobó: C. FRANCISCA IRENE LUCERO MONTAÑO / ASISTENTE DEL SECRETARIO MTRO. HÉCTOR EDUARDO AYALA RASCÓN / SECRETARIO PARTICULAR C.P. RAÚL NAVARRO GALLEGOS / SECRETARIO DE HACIENDA SIP-F02/REV.02 6

10 INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO de Hacienda NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Administrativa del Despacho del Hoja 1 de 1 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 05-DSE-P01/Rev.01 Fecha de elaboración: 07/12/ :13:47a.m. No. Registro Puesto Responsable* Tipo Tiempo Resguardo Ubicación Disposición final 1 Formato de Personas Atendidas en Recepción Secretaria Recepcionista Papel 1 Año Área de Recepción 2 Escrito en Agenda Particular Papel 1 Año Despacho del 3 Tarjeta Informativa Particular Papel 1 Año Despacho del 4 Relación de documentos firmados por el Secretaria Recepcionista Papel 1 Año Área de Recepción 5 Copia Minutario Particular Papel 1 Año Despacho del 6 Registro en Sistema Particular Electrónico 1 Año Despacho del 7 Acuse de recibo Carátula Particular Papel 1 Año Despacho del 8 Tarjeta informativa Particular Papel 1 Año Despacho del * El responsable del resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.02 7

11 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO de Hacienda NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Administrativa del Despacho del 05-DSE-P01/Rev.01 Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 Se registran todas las llamadas telefónicas o solicitudes de audiencia en el formato de personas atendidas en recepción? 2 Se turnan las solicitudes al Particular en el formato de solicitud de audiencias? 3 El de Hacienda analiza y da atención a las solicitudes de audiencia? 4 Se registra la correspondencia recibida para firma en el formato de relación de documentos? 5 El particular analiza la correspondencia para firma del de Hacienda y de ser necesario turna el asunto a la U.A. correspondiente? 6 Se reciben por parte de las U.A. tarjetas informativas con el resultado del análisis de los asuntos turnados? 7 El de Hacienda analiza y firma los documentos previamente revisados por el Particular y las U.A.? 8 Se le notifica a la U.A. que el documento para forma esta listo y se registra en el formato de Relación de documentos firmados por el de Hacienda? 9 El Particular registra en el Sistema de Control de Seguimiento de Asuntos y asigna un folio a los documentos turnados a las U.A. con la instrucción para su trámite? 10 La Asistente Particular del registra los folios de los Asuntos Turnados, para archivo y seguimiento del de Hacienda? 8 SIP-F04/REV.01