ENTRADA DE DOCUMENTOS A TRAVES DEL CORREO CERTIFICADO

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Salvador Ortiz Poblete
hace 7 años
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1 Rev: 1 Fecha: 21/12/06 Pág.: 1 de 15 ENTRADA DE DOCUMENTOS A TRAVES DEL CORREO ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Puesto: Puesto: Puesto: Comisión de Revisión Comisión de Expertos del Área José Manuel Ocaña Barba Firma: Firma: Firma: Fecha: Fecha: Fecha:

2 Pág.: 2 de 15 ÍNDICE 1. OBJETO ALCANCE PROCESO Diagrama de Flujo Explicación del proceso INDICADORES DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA RESPONSABILIDADES REGISTROS ANEXOS...11

3 Pág.: 3 de OBJETO El objeto de éste procedimiento es elaborar un plan de actuación rápido y eficaz en el tratamiento de la documentación certificada que diariamente entra en la Universidad a través del servicio oficial de correspondencia certificada que ofrece a la UCLM la Entidad Pública Empresarial Correos y Telégrafos. 2. ALCANCE Este procedimiento afecta a la Unidad de Información y Registro con sede en el Rectorado, a la Unidad de Servicios de Rectorado y Coordinación de Campus; a los Registros Auxiliares de los cuatro Campus; a los Registros Auxiliares de todos los Centros, Departamentos e Institutos Universitarios y a las Unidades de Servicios de los Campus de la UCLM.

4 Pág.: 4 de PROCESO 3.1 DIAGRAMA DE FLUJO

5 Pág.: 5 de EXPLICACIÓN DEL PROCESO 1. Recepción de la documentación Las Unidades de Servicios de Campus se encargan de canalizar a cada una de las Oficinas de Registro la documentación dirigida a las Unidades y/o Órganos de Gobierno de la UCLM adscrita al ámbito de cobertura de dicha oficina de Registro. 2. Comprobación de la relación de certificados y de la documentación recibida (ANX 06-01) El encargado de la oficina de registro efectúa las siguientes comprobaciones: 1º.- El número de certificado señalado en la carta se corresponde con el indicado en la relación. 2º.- Que la Oficina de Correos remitente se corresponde con la indicada en la relación. 3º.- Que el destinatario está adscrito a una Unidad Administrativa y/o Órgano de Gobierno del ámbito de cobertura de la Oficina de Registro correspondiente. 4º.- La anotación junto con los datos del destinatario de dicha correspondencia. 5º.- Firma del encargado de la Oficina de Registro que realiza la comprobación en el apartado habilitado para estos efectos con indicación de Nombre y Apellidos, Fecha y Sello de la Oficina de Registro. 3. El encargado de registro tras recibir los correos certificados comprueba que la relación esté correcta.

6 Pág.: 6 de 15 En caso afirmativo, el encargado de registro clasifica el correo certificado en función de su tipología. En el supuesto, que existiera algún error en la relación de certificados se anota la incidencia en la relación de certificados. 4. Clasificar el correo por Tipología del Correo Certificado Personal La correspondencia certificada no siempre va dirigida a Unidades Administrativas y/o Órganos de Gobierno, sino que en algunos casos la correspondencia va dirigida nominalmente a miembros de la Comunidad Universitaria sin distinción entre correspondencia oficial o personal. 5. Es correo nominal? Si es correo nominal, el encargado de registro solamente puede abrir la correspondencia del personal de la Universidad que hubiese dado su autorización para abrirlo. Para eso debe contar con el dicha autorización firmada según modelo ANX En el caso que no dispusiera de ese permiso, se envía al destinatario el correo recibido adjuntando al mismo nota interna donde se indica datos de interés como destinatario, unidad, fecha de recepción y además aparece información del encargado de registro que ha realizado el control documental y la fecha y hora de emisión (PO.21).

7 Pág.: 7 de Una vez que se ha abierto el correo certificado se da registro de entrada de la documentación, siempre y cuando, esta documentación este correcta. En caso que no estuviera correcta, el encargado de registro elabora la correspondiente diligencia utilizando el modelo ANX Esta diligencia se adjunta a la documentación recibida para informar a la Unidad Administrativa y/o Órgano competente sobre esta circunstancia. A continuación damos registro de entrada y sellamos la documentación. Entendemos como correo personal aquel en el que consta el nombre y apellidos de la persona destinataria, venga o no acompañada de la especificación del cargo oficial que ocupa en la Administración de la Universidad de Castilla-La Mancha. Evidentemente, también se debe considerar documentación personal aquella en la que expresamente conste esta circunstancia en la carta/paquete certificado. 7. En algunos casos, los remitentes de la documentación están interesados en conocer la fecha de entrega de sus envíos. La normativa establece que los ciudadanos puede solicitar acuse de recibo, según modelo ANX En el caso que se solicite acuse de recibo el encargado de registro firma el acuse de recibo y a continuación firma la relación de entrada de documentación. En caso negativo, se firma la relación de entrada de documentación. 8. Devolución de la hoja de entrega de certificados al Servicio Oficial de Correos

8 Pág.: 8 de 15 El encargado de la oficina de registro devuelve al personal del Servicio Oficial de Correos la relación del correo certificado del día anterior, debidamente comprobada, fechada y firmada con las incidencias y devoluciones pertinentes. 4. INDICADORES Indicador Responsable del Control Frecuencia de Control Nº de entradas de correo certificado Encargado de Registro Nº de certificados nominales Encargado de Registro Diario Diario Nº de certificados con acuse de recibo Encargado de Registro Diario Nº de devoluciones Encargado de Registro Diario 5. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Ley Orgánica 4/2001, de 12 de noviembre, reguladora del derecho de petición. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Orden de 20 de octubre de 1958 (Gobernación), sobre la aplicación por el servicio de correos de los artículos 66 y 80 de la Ley de procedimiento administrativo.

9 Pág.: 9 de 15 Decreto 1653/1964, de 14 de mayo (Gobernación), por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Correos, adaptado a las normas básicas contenidas en la vigente ordenanza Postal. Directiva Europea 97/67/CE del Parlamento y del Consejo de 15 de diciembre de 1997, relativa a las normas comunes para el desarrollo del mercado interior de los servicios postales de la Comunidad y la mejora de la calidad del Servicio. Ley 24/1998, de regulación del Servicio Postal Universal y de la Liberalización de los Servicios Postales Real Decreto 176/1998, de 16 de febrero, por el que se aprueba el Estatuto de la Entidad Pública Empresarial Correos y Telégrafos. Real Decreto 772/1999, de 7 de Mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro. Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regulan los Servicios de Información Administrativa y Atención al Ciudadano. Orden de 14 de abril de 1999, del Ministerio de Administraciones Públicas, por la que se establecen criterios para la emisión de la comunicación a los interesados prevista en el artículo 42.4 de la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y

10 Pág.: 10 de 15 del Procedimiento Administrativo Común. Apartado Segundo para el adelanto de la solicitud a la Unidad competente para resolver por parte de las Oficinas de Registro receptoras. Resolución del Secretario General de la UCLM, 28 de mayo de RESPONSABILIDADES Subdirector de la Unidad de Información y Registro, como responsable de la Unidad encargada de la gestión diaria de la documentación, así como responsable del Registro del Rectorado. Director de la Unidad de Rectorado y Coordinación de Campus, como encargado de la gestión del envío de documentación a través de la Entidad Pública Empresarial Correos y Telégrafos. Directores de la Unidad de Gestión Administrativa y Servicios de los cuatro Campus. Secretarios de Centros, Departamentos e Institutos Universitarios en lo relativo a los Registros Auxiliares de sus respectivas dependencias. Directores de las Unidades de Servicios de Campus, como responsables de distribución del correo certificado a los Registros Auxiliares correspondientes.

11 Pág.: 11 de REGISTROS Registro Responsable Lugar de Archivo Tiempo Mínimo SIGRES Subdirector Unidad Soporte Informático Permanente Panel de Actividad Ejecutivo/Aux. Admtvo. Archivo Excel Mensual Archivo Unidad Subdirector Unidad Soporte Papel 5 años Archivo Unidad Subdirector Unidad Soporte Digital Permanente 8. ANEXOS ANX ANX ANX ANX Modelo de relación de certificado recibida por las Oficinas de Registro de a Entidad Pública Empresarial Correos y Telégrafos. Modelo de Autorización Especial para apertura de Correo Personal. Diligencia para hacer constar presentación irregular de documentación certificada. Modelo de Acuse de Recibo de documentación certificada.

12 Pág.: 12 de 15 ANEXO Modelo de relación de certificado recibida por las Oficinas de Registro de la Entidad Pública Empresarial Correos y Telégrafos.

13 Pág.: 13 de 15 ANEXO Modelo de Autorización Especial para apertura de Correo Personal

14 Pág.: 14 de 15 ANEXO Diligencia para hacer constar presentación irregular de documentación certificada

15 Pág.: 15 de 15 ANEXO Modelo de Acuse de Recibo de documentación certificada

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