Responsables Firma Fecha Ana María García, Irene

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1 INDICE 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS 4. DEFINICIONES 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 7. INDICADORES DE DESEMPEÑO 8. REGISTROS 9. ANEXOS MUNICIPALIDAD Copia Controlada Nº Asignada a: Fecha entrega: Elaborado por Revisado por Aprobado por Responsables Firma Fecha Ana María García, Irene 30 de noviembre del 2009 Gutiérrez, Tamara Sánchez Comité de mejora Alcalde (delegación) 1

2 CONTROL DE CAMBIOS Rev. Párrafo Modificación Realizada 2

3 1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento de la calidad es definir el proceso utilizada por la para la compra de bienes y servicios requeridos por los diferentes departamentos municipales en forma oportuna y de acuerdo a los requerimientos solicitados. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica cada vez que algún departamento municipal requiera la compra de bienes y servicios que permiten el desarrollo de sus actividades. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS Descripción global del proceso de Adquisiciones (Ver anexo 1) Presupuesto anual municipal Ley de compras públicas. 4. DEFINICIONES No aplica. 3

4 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO Dueño del proceso: Deptos. Municipales Encargada de Adquisiciones Directora de Finanzas Encargado de Bodega Proveedor Registro Inicio Emisión Nota de Pedido NOTA 1 Recepción Nota de Pedido NOTA 2 Nota de Pedido Corrección Nota de Pedido NOTA 3 NO SI SI Aprueba Existe NO Fin Devolución de Nota de Pedido NOTA 4 A NO Menor 3 Firma Nota de Pedido NOTA 5 SI Emision Orden de Compra NOTA 6 B Orden de Compra Firma O/C NOTA 7 Retira Producto NOTA 8 Entrega Producto y Factura NOTA 9 Salida de Bodega NOTA 12 Recepcion Factura y Producto NOTA 10 Salida de Bodega Factura Recepcion de Producto NOTA 13 Recepcion de Factura NOTA 14 Certificación de Factura NOTA 11 Adjuntar Documentos (legajo) NOTA 15 Envio a Pago NOTA 16 Fin 4

5 Deptos. Municipales Encargada de Adquisiciones Directora de Finanzas Encargado de Bodega Proveedor Registro A Mayor a 3 UTM y menor a 100 UTM? NO SECPLAN SI Publica Licitación NOTA 17 Ficha de Licitacion Apertura Licitacion NOTA 18 Acta de Apertura SI Desierta? NO Evaluacion Licitacion NOTA 19 Cuadro Comparativo NO SI Inadmisible? NO Adjudicación Licitacion NOTA 20 Acepta Acta de Adjudicacion SI B 5

6 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO NOTA 1: Emisión Nota de Pedido Los Directores o Jefes de Departamentos Municipales que requieren de la compra deben indicar claramente las especificaciones técnicas y cotizaciones (datos del proveedor). Aquellas compras que superen las 3 UTM deben además adjuntar criterios de evaluación, ponderación, factor de la oferta económica y presupuesto estimativo. NOTA 2 Recepción de la Nota de Pedido La encargada de adquisiciones recepciona la nota de pedido (Anexo N 2), quien la revisa para que contenga todos los requerimientos técnicos de lo solicitado y además adjunta la cotización necesaria; para definir el tipo de compra. En caso que la nota de pedido venga incompleta se devuelve al emisor. NOTA 3 Corrección Nota de Pedido El encargado del departamento municipal que solicita los productos, corrige la nota de pedido y la completa con todo lo necesario para realizar la compra. NOTA 4 Devolución de Nota de Pedido La encargada de adquisiciones devuelve la nota de pedido, ya que no existe presupuesto disponible para realizar la compra. NOTA 5 Firma Nota de Pedido La directora de finanzas firma la nota de pedido, confirmando la disponibilidad presupuestaria, derivándola a la encargada de adquisiciones para que posteriormente realice la compra. NOTA 6 Emisión de Orden de Compra La encargada de adquisiciones emite la orden de compra (Anexo N 3), enviándola a la firma del administrador municipal quien también debe aprobar la compra. NOTA 7 Firma de la Orden de Compra El administrador municipal procede a firmar la Orden de Compra por orden del alcalde de la comuna. NOTA 8 Retiro de producto El encargado de bodega procede a retirar los productos de la casa comercial en que se realizara la compra, cuando es compra directa en Curanilahue. NOTA 9 Entrega de producto y factura El proveedor entrega los productos y la factura correspondiente, al encargado de bodega. NOTA 10 Recepción de factura y producto El encargado de bodega recepciona el producto y factura correspondiente a la orden de compra que se genero. 6

7 NOTA 11 Certificación de factura Encargado de bodega certifica la recepción conforme del producto, timbrando la factura. NOTA 12 Salida de bodega El departamento municipal solicitante procede a realizar la salida de bodega (Anexo N 4) por intermedio de la suite municipal, donde se registra la compra y luego se rebaja y se indica el departamento que lo solicito. NOTA 13 Recepción de producto Los encargados de los distintos departamentos que solicitan los productos, recepcionan estos. NOTA 14 Recepción de factura La encargada de adquisiciones recepciona la factura para enviar a su posterior pago. NOTA 15 Adjuntar documentos La encargada de adquisiciones adjunta toda la información necesaria para enviar a su posterior pago, aquí se debe incluir factura, orden de compra, nota de pedido, cotización. En el caso de ser una compra a través del Portal Chile compra, se debe adjuntar también la ficha de licitación (Anexo N 5), ofertas de los proveedores, acta de apertura (Anexo N 6), cuadros de evaluación (Anexo N 7), certificado de habilidad, acta de adjudicación (Anexo N 8), orden de compra del portal (Anexo N 9) y orden de compra de la suite municipal. NOTA 16 Envío a pago La encargada de adquisiciones hará entrega de toda la documentación a la dirección finanzas para su posterior pago. NOTA 17 Licitación pública La encargada de adquisiciones, en el caso de ser compras mayores a 3 UTM, procede a publicar en el Portal de mercado Público la respectiva licitación. NOTA 18 Apertura de licitación La encargada de adquisiciones una vez cumplido los plazos legales de publicación procede a realizar la apertura de la licitación, bajando las ofertas ingresadas por los proveedores. NOTA 19 Evaluación de la licitación Los encargados de los distintos departamentos municipales a realizar de la evaluación de las ofertas recibidas de acuerdo a los criterios de evaluación establecidos en la licitación. NOTA 20 Adjudicación de la licitación La encargada de adquisiciones una vez recepcionado los cuadros de evaluación, procede a realizar la adjudicación de la licitación, al proveedor mejor evaluado emitiéndose la respectiva orden de compra automática. Este proceso continua desde la NOTA 5 hasta la NOTA 15, con la cual termina el proceso. 7

8 7. INDICADORES DE DESEMPEÑO EFICACIA Nombre del Indicador: Cumplimiento en los plazos de entrega Descripción: Mide el tiempo desde la recepción de la Nota de Pedido hasta la recepción final de los bienes o servicios requeridos por nuestros usuarios. Formula: Número de pedidos cumplidos en plazos de entrega Total de pedidos entregados Periodo de medición: Mensual Responsable de la medición: Encargada de Adquisiciones Fuente de información: Suite financiera. EFICIENCIA Nombre del Indicador: Número de licitaciones desiertas o inadmisibles Descripción: Mide el número de licitaciones desiertas o inadmisibles que implica un mayor costo en horas hombre e insumos utilizados Formula: Número de licitaciones desiertas o inadmisibles Número total de licitaciones Periodo de medición: Mensual Responsable de la medición: Encargada de Adquisiciones Fuente de información: Plataforma de mercado público 8

9 8. REGISTROS Nombre del Registro Responsable del Registro Lugar de Archivo Nota de Pedido Tesorero Municipal Tesorería Orden de Compra Suite Municipal Tesorero Municipal Tesorería Salida de Bodega Encargado de Bodega Bodega Ficha de la Licitación Tesorero Municipal Tesorería Acta de apertura de la licitación Tesorero Municipal Tesorería Cuadro de evaluación Tesorero Municipal Tesorería Acta de Adjudicación Tesorero Municipal Tesorería Orden de Compra del Portal Mercado Tesorero Municipal Tesorería Público. 8. ANEXOS Anexo Nº1: Descripción global del proceso de Adquisiciones Anexo Nº2: Nota de Pedido Anexo N 3: Orden de Compra Suite Municipal Anexo Nº4: Salida de Bodega Anexo N 5: Ficha de la Licitación Anexo Nº6: Acta de apertura de la licitación Anexo N 7: Cuadro de evaluación Anexo Nº8: Acta de Adjudicación Anexo N 9: Orden de Compra del Portal Mercado Público. 9

10 ANEXO Nº1. Descripción global del proceso de Adquisiciones Nombre del Proceso: Abastecimiento municipal Tipo de Proceso: Apoyo. Objetivo del proceso: Compra de los bienes y servicios requeridos por los distintos departamentos municipales en forma oportuna y de acuerdo a los requerimientos solicitados. Dueño del proceso: Encargada de Adquisiciones Límite inicial: Recepción de la Nota de Pedido Límite final: Entrega del bien o servicio requerido PROVEEDORES Departamentos municipales CLIENTES Departamentos municipales ENTRADAS Nota de Pedido Disponibilidad presupuestaria PROCESO PRODUCTOS Bien o servicios requerido RECURSOS Capital Humano Equipamiento (Soporte informático) Ley de compras públicas Infraestructura 10

11 Anexo Nº2: Nota de Pedido 11

12 Anexo N 3: Orden de Compra Suite Municipal 12

13 Anexo Nº4: Salida de Bodega 13

14 Anexo N 5: Ficha de la Licitación 14

15 15

16 16

17 Anexo Nº6: Acta de apertura de la licitación 17

18 18

19 Anexo N 7: Cuadro de evaluación 19

20 Anexo Nº8: Acta de Adjudicación 20

21 21

22 22

23 Anexo N 9: Orden de Compra del Portal Mercado Público. 23