PROCEDIMIENTO MEDIANTE EL RÉGIMEN DE LICITACIÓN PÚBLICA PRO-DAF-ADM-003

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1 PÚBLICA Página 1 de 10 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO UNIDAD ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO SUMINISTROS, OBRAS Y SERVICIOS, PÚBLICA PRO-DAF-ADM-003 ELABORADO POR: Sergio Danilo Herrarte Pedroza Jefe Fecha: 16/02/2010 REVISADO Y PRESENTADO POR: Myriam Ovalle Gutiérrez de Monroy Directora Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala Fecha: 10/03/2010 APROBADO POR: Consejo Directivo Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala INACIF

2 PÚBLICA Página 2 de INTRODUCCIÓN Este procedimiento describe el proceso de compra y de contratación bienes, obras, suministros o remuneración de servicios dentro del rango de NOVECIENTOS MIL QUETZALES CON UN CENTAVO (Q.900, ) en adelante de las dependencias del Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala INACIF OBJETIVO Establecer el procedimiento para el proceso de compra y de contratación bienes, obras, suministros o remuneración de servicios, contemplados en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, como EVENTOS DE COMPRA POR LICITACION. 3. ALCANCE Este procedimiento es de observancia general para todo el personal del INACIF, en el proceso de compra y de contratación de bienes, suministros, obras y servicios a través de Evento de Licitación, abarca desde la solicitud de compra hasta la resolución de lo actuado por la Junta de Licitación nombrada por la Dirección. 4. RESPONSABLES 4.1. Miembros del Consejo Directivo 4.2. Director 4.3. Jefe del Administrativo Financiero 4.4. Jefe de la 4.5. Jefe de la Financiera 4.6. Personal del Área de Eventos en la Adquisiciones de la Personal nombrado como integrante de la Junta de Licitación 5. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 5.1. Consejo Directivo 5.2. Dirección 5.3. Administrativo Financiero Financiera 5.6. Jefes de /Sección 6. GLOSARIO: 6.1. Evento de Licitación: Procedimiento administrativo descrito en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, mediante el cual las Instituciones del Estado adquieren bienes, obras, suministros o remuneración de servicios, por una cantidad de Novecientos mil quetzales con un centavo en adelante Bases de Licitación: Documento escrito, aprobado por la Dirección del INACIF, en el que se describen los requisitos legales, requerimientos técnicos, plazos, y cualquier otro dato que la Institución considere necesario siempre y cuando se ajuste a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, para realizar una compra de bienes, obras, suministros o remuneración de servicios a través de un Evento de Licitación Portal de Guatecompras: Página Web, dispuesta para las Instituciones del Estado y oferentes, la cual debe ser utilizada dentro de un procedimiento de compra por Evento de Licitación, en la que se deberán realizar las publicaciones que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Expediente de un oferente: Documentación que presenta un proveedor interesado en proporcionar al estado bienes, obras, suministros o remuneración de servicios, mediante un

3 PÚBLICA Página 3 de 10 Evento de Licitación que contiene todos los documentos exigidos como requisito en las Bases de Licitación. 7. RECURSOS 7.1. Tecnológicos Computadora Impresora Portal de Guatecompras 7.2. Logísticos Bases de Licitación Expediente de los Oferentes Insumos de Oficina 8. ACTIVIDADES es Funcionales de los diferentes departamentos. Puesto de Trabajo Número de Operación Jefe De 8.1 Solicitud de compra al Jefe de que corresponda: Jefe de la interesada en adquirir un bien, elabora solicitud de compra (Ver Anexo 1). La solicitud de compra deberá ir acompañada de: a) ESPECIFICACIONES TECNICAS. Documento que contenga las especificaciones técnicas de bienes, suministros, o contratación de obras y servicios. Estos requerimientos deben ser elaborados por personal técnico, verificados por el Coordinador del Área o Jefe de Sección y trasladados con el visto bueno correspondiente por el Jefe de solicitante a la Jefatura de, según sea el caso. b) EXISTENCIAS EN ALMACEN E INVENTARIOS: Adicionalmente debe incorporar al expediente, el desplegado proporcionado por la Almacén o Inventarios, en un lapso no mayor de cinco días hábiles, previos a la fecha de entrega de la Solicitud de Compra. Cuando la solicitud de compra está acompañada de los documentos detallados en los incisos a y b, los traslada al Jefe de que corresponda.

4 PÚBLICA Página 4 de 10 Técnico Científico/Administra tivo Financiero Puesto de Trabajo Jefe De Número de Operación 8.2 Aprobación y Trámite de la Solicitud De Compra: El Jefe de que corresponda, evalúa la petición. Si la considera conveniente, solicita a la Jefatura de la Financiera, dictamen sobre la disponibilidad de fondos para la adquisición del bien o servicio. Financiera Jefe De 8.3 Emisión de dictamen sobre la disponibilidad de fondos: La Financiera emite dictamen en un lapso de 2 días hábiles, a partir de la recepción de la solicitud. Jefe De Técnico Científico/Administra tivo Financiero Dirección Consejo Directivo Dirección Jefe De Director Miembros Del Consejo Directivo Director 8.4 Traslado de Solicitud de Compra a Dirección : Con el soporte de la Financiera y expediente que le fue remitido, el Jefe de que corresponda, emite opinión - favorable o desfavorable-, según proceda y traslada expediente completo a Dirección. 8.5 Dirección conoce el expediente remitido: Conoce el expediente remitido por el Jefe de correspondiente, de ser necesario convoca a reunión con ambos jefes de departamento, para APROBAR O IMPROBAR la solicitud de compra. Cuando la compra sea aprobada: Propone a los miembros de la Junta de Licitación. Propone a los funcionarios que deberán emitir dictámenes técnico y jurídico. Propone a los funcionarios que realizarán labor de supervisores del evento. Traslada la solicitud de compra al Consejo Directivo para que apruebe el inicio del procedimiento de compra de bienes, obras, suministros o remuneración de servicios, por evento de licitación. Estas actividades debe realizarlas en un plazo no mayor de dos semanas calendario. 8.6 Consejo Directivo conoce la solicitud de compra: En reunión ordinaria de Consejo, conoce la solicitud de compra y aprueba o imprueba la solicitud de compra. De esta actividad puede resultar: a) Que continúe el trámite para iniciar evento de licitación b) Que el Consejo Directivo no apruebe iniciar el evento de licitación. 8.7 Continuación de Trámite de Solicitud de Compra por Evento de Licitación: Si es aprobada la compra por parte del Consejo Directivo la Dirección traslada el expediente al Jefe del Administrativo Financiero para continuar su trámite.

5 PÚBLICA Página 5 de 10 Administrativo Financiero Área de Eventos, Funcionario nombrado para emitir dictamen técnico Puesto de Número de Trabajo Operación Jefe de 8.9 Elaboración De Las Bases De Licitación: Jefe de la traslada expediente a la Adquisiciones para elaborar las Bases de Licitación. Jefe De 8.8 Traslada el expediente de solicitud de compra a la para Jefe de Sección Elaboración de Bases de Licitación Asignación de elaboración de Bases de Licitación: Jefe de Adquisiciones asigna a un miembro (asistente) del área de eventos la elaboración de las Bases de Licitación Asistente 8.11 Elabora Bases de Licitación: Este documento, debe incluir toda la información que la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento establecen los fundamentos legales que aplican, los plazos establecidos, las descripciones técnicas, diagramas,- si fuera necesario-, como otros aspectos técnicos, administrativos, jurídicos e institucionales establecidos, dentro de los que se destaca las letras iniciales del nombre de quien elabora el documento como parte del pie de página. Una vez concluido el documento lo traslada al Jefe de la Adquisiciones. Jefe de Sección 8.12 Revisión de Bases de Licitación por el Jefe de Adquisiciones: Recibe las bases impresas y en formato electrónico, realiza una revisión exhaustiva y efectúa las correcciones que considere necesarias, otorga el visto bueno y las traslada al Jefe de, Jefe de 8.13 Revisión y solicitud de Dictámenes: Revisa las bases solicita reunión con el Jefe de Solicitante para una lectura final. Jefe de 8.14 Reunión con Solicitante: Jefe de la se reúne con el jefe de la unidad solicitante, como consecuencia de esta revisión final, el jefe de la unidad solicitante firmará y sellará los borradores impresos con el fin de patentizar su conformidad en el contenido de cada uno de los folios. Jefe de Adquisiciones 8.16 Notificación del Nombramiento al Personal que elabora Dictamen Jurídico: La a través de la notifica al funcionario que fue nombrado para la elaboración del dictamen jurídico, el que debe entregar en un plazo no mayor de 24 horas hábiles Emite dictamen técnico y lo traslada a la para continuar el trámite.

6 PÚBLICA Página 6 de 10 Funcionario nombrado para emitir dictamen jurídico Dirección Administrativo Financiero Dirección Puesto de Trabajo Número de Operación 8.18 Emite dictamen jurídico y lo traslada a la para continuar el trámite Jefe de 8.19 Recibe los dictámenes técnico y jurídico y traslada el expediente a la Dirección para que autorice la publicación de las Bases del Evento de Licitación mediante Resolución. Director 8.20 Resolución de Aprobación de las Bases de Licitación: Dirección emite la resolución de aprobación de las bases para el Evento de Licitación. Jefe de 8.21 Solicitud de Autorización de Publicación de las Bases en el Portal de Guatecompras: La recibe la resolución de aprobación de las Bases de Licitación y solicita autorización a la Jefatura del Administrativo Financiero para publicar el Evento de Licitación en el portal de Guatecompras. Jefe de 8.22 Autoriza la publicación del Evento de Licitación en el portal de Guatecompras. Asistente 8.23 Publicación de las Bases En el Sistema Guatecompras: Una vez se cuente con la resolución de aprobación el personal autorizado en la publica las bases y otros documentos de acuerdo a lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento y el portal de GUATECOMPRAS en formato electrónico. (PDF u otro que permita el sistema) Asistente 8.24 Difusión por Medio Escrito: Además de la publicación en el portal de GUATECOMPRAS, se realizará la difusión en el Diario Oficial, cinco días calendario después de haber publicado las bases en el sistema Director GUATECOMPRAS Aprobación de Integrantes de Junta De Licitación: La Directora traslada al Secretario del Consejo Directivo de INACIF la solicitud de incluir en la agenda de reunión ordinaria, la petición de APROBAR EL NOMBRAMBIENTO DE LOS INTEGRANTES DE LA JUNTA PARA EL EVENTO DE LICITACION,

7 PÚBLICA Página 7 de 10 Puesto de Número de Trabajo Operación Secretaría Secretario 8.26 Incluye en la agenda de la reunión ordinaria del Consejo Directivo la aprobación de los integrantes de la Junta de Licitación para el evento en cuestión. (SUSTITUCIONES. Cuando exista impedimento, ausencia temporal o permanente de alguno de los miembros de la Junta de Licitación, el Consejo Directivo a petición del Jefe de la Dirección nombrará a un funcionario para sustituir a quien se excusa) Consejo Directivo Miembros del Consejo 8.27 Conocen a los integrantes de la Junta Propuestos por la Dirección, los Directivo aprueban, solicitan cambios o los imprueban. Oferentes 8.28 Consultas a Las Bases Del Evento Publicado: Los interesados en participar en los eventos publicados por el INACIF, se enteran del evento por medio del portal Guatecompras y del diario oficial, y las consultas que genere dicha publicación deberán s realizarlas a través del portal de Guatecompras. Junta de Licitación Miembros de la Junta de Licitación 8.29 Recepción de Plicas: La Junta de Licitación se constituirá en EL LUGAR ESTABLECIDO EN LAS BASES PARA LA RECEPCION DE OFERTAS en la fecha y hora indicadas en la Invitación a Licitar. Junta de Licitación Miembros de la Junta de Licitación 8.30 Apertura de Ofertas. Transcurridos treinta minutos del horario indicado, en acto público la Junta de Licitación procederá a la apertura de plicas suscribiendo el acta correspondiente la cual debe incluir el cuadro de oferentes. (VER ANEXO 2) El acta deberá ser publicada en el portal de GUATECOMPRAS a más tardar al día posterior de la apertura de plicas. Junta de Licitación Miembros de la Junta de Licitación 8.31 Verificación: La Junta de Licitación en pleno procederá a verificar que los oferentes cumplan con los requisitos FUNDAMENTALES solicitados en las bases de licitación. Si alguno de los oferentes no presenta la documentación formal requerida, la Junta descalificará la oferta. Si a la convocatoria se presentara un solo oferente, podrá adjudicarse la negociación, siempre que: a) El oferente cumpla con lo requerido en la invitación a licitar, b) La Junta cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

8 PÚBLICA Página 8 de 10 Junta de Licitación Dirección Secretaría Consejo Directivo Puesto de Trabajo Miembros de la Junta de Licitación Director Secretario Miembros del Consejo Directivo Jefe de Adquisiciones Número de Operación 8.32 Calificación Y Adjudicación: La Junta de Licitación dispondrá del plazo fijado en las bases, contado a partir del día siguiente que reciba las ofertas, para calificar, adjudicar o descalificar la negociación o para declarar desierto el evento. Los miembros de la Junta de Licitación deberán observar que los totales que figuren en las ofertas sean fijos y expresados en quetzales, tanto en cifras como en letras, y después de haber calificado las ofertas procederán a realizar la adjudicación Aprobación. La Junta de Licitación traslada el expediente a la Dirección a efecto de que el Secretario de Consejo Directivo agende en reunión del Consejo Directivo dentro de los plazos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. El Consejo Directivo del INACIF aprobará o improbará lo actuado por la junta 8.34 Incluye en la agenda de la reunión ordinaria del Consejo Directivo la aprobación de lo actuado por la Junta de Licitación Consejo Directivo aprueba o imprueba lo actuado por la Junta de Licitación Coordina la notificación a los oferentes de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. 9. REFERENCIAS 9.1. Decreto número del Congreso de la República de Guatemala. Ley de Contrataciones del Estado, El Reglamento y sus modificaciones. 10. SITUACIONES EXCEPCIONALES La Dirección, su representante autorizado o el personal designado por ésta son los responsables de resolver cualquier aspecto técnico relacionado con este procedimiento. 11. ANEXOS Formato de Solicitud de Compra Formato de Cuadro de Oferentes

9 PÚBLICA Página 9 de Formato de Solicitud de Compra

10 PÚBLICA Página 10 de Formato de Cuadro de Oferentes INSTITUTO NACIONAL DE CIENCIAS FORENSES DE GUATEMALA CUADRO DE OFERENTES EVENTO DE LICITACIÓN No. XXXX PARA LA ADQUISICIÓN DE XXXXXXXXXXXXXX DEL INSTITUTO NACIONAL DE CIENCIAS FORENSES DE GUATEMALA -INACIF- No. OFERENTE MONTO EN LETRAS MONTO EN NÚMEROS FIRMAN MIEMBROS DE LA JUNTA DE LICITACIÓN