Manual de conformación, organización y funcionamiento del Comité de Tecnologías de Información del IDA

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1 Manual de conformación, organización y funcionamiento del Comité de Tecnologías de Información del IDA Octubre 2012

2 Contenido Pág. 1. Capítulo I. 3 Disposiciones Generales Capítulo II....4 Funciones del Comité de TI Capítulo III...4 Organización Interna del Comité de TI.4 4. Capítulo IV...6 Disposiciones Finales Capítulo V Disposiciones Transtorias...6 2

3 La Junta Directiva del Instituto de Desarrollo Agrario, con fundamento en lo establecido en los artículos 4, 103, inciso 1 y 120, inciso 1 de la Ley General de la Administración Pública, No del 2 de mayo de 1978 y sus reformas y en el inciso g) del artículo 18 de la Ley de creación del Instituto de Desarrollo Agrario, No del 29 de marzo de 1982, dicta el presente; MANUAL DE CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN DEL INSTITUTO DE DESARROLLO AGRARIO CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1: DE LA CREACION DEL COMITE. Confórmese el Comité de Tecnologías de Información del Instituto de Desarrollo Agrario, en adelante y para los efectos de este manual denominado COMITÉ DE TI, el cual tendrá como finalidad el lograr una mejor coordinación, eficacia y calidad en el Área de Tecnología de Información, además de regular y supervisar las principales acciones de esta área en el Instituto de Desarrollo Agrario. ARTÍCULO 2: COORDINACION GENERAL DEL COMITÉ. El Comité de TI estará bajo la responsabilidad de la Gerencia General quien ejercerá la dirección, coordinación y el control de las actividades, procesos y programas que serán desarrollados por este Comité. ARTÍCULO 3: CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE TI. El Comité de TI, estará conformado por los titulares de los siguientes puestos de la estructura organizativa del Instituto: 1- Gerencia General. 2- Departamento de T.I. 3- Dirección de Planificación. 4- Dirección Agraria 5- Dirección de Desarrollo 6- Dirección Administrativa Financiera. 7- Dirección Regional General ARTÍCULO 4: DEL QUORUM. El quórum mínimo del Comité de TI estará conformado por cuatro de sus miembros, donde necesariamente deberá estar presente quien ostente la Gerencia General. ARTÍCULO 5: IDELEGABILIDAD DE FUNCIONES. Los funcionarios que conforman el Comité de TI no podrán delegar sus funciones y participación en las sesiones en representantes. ARTÍCULO 6: DE LAS SESIONES. El Comité de TI se reunirá en forma ordinaria una vez al mes y extraordinariamente cuando así sean convocadas por quien ostente la Gerencia General. La convocatoria de los miembros del Comité de TI a las sesiones estará a cargo del Gerente General, quien establecerá la fecha, hora y lugar de celebración de la sesión correspondiente. 3

4 Salvo en casos de urgencia y necesidad, así valorada por la Gerencia General, las convocatorias a las sesiones del Comité de TI se realizarán por medio escrito, electrónico o cualquier otro medio que permita corroborar la recepción de la convocatoria, con al menos veinticuatro horas de antelación A la convocatoria de las sesiones ordinarias se acompañará copia del orden del día y en la medida de lo posible en las convocatorias a las extraordinarias también, salvo en los casos de urgencia a juicio de la Gerencia General. ARTÍCULO 7: DE LOS DERECHOS DE LOS MIEMBROS. Todos los miembros del Comité de TI tendrán derecho a voz y voto y en caso de emitir voto negativo tendrán que fundamentar su posición. ARTÍCULO 8: APLICACIÓN NORMATIVA. Todas las actuaciones del Comité de TI serán regidas por lo establecido en el presente reglamento y en caso de duda por lo que al efecto establezca la Junta Directiva del Instituto de Desarrollo Agrario. CAPÍTULO II FUNCIONES DEL COMITÉ DE TI ARTICULO 9: El comité de TI tendrá las siguientes funciones: a) Proporcionar apoyo y soporte a la Presidencia Ejecutiva en todos los aspectos relativos a la toma de decisiones en el ámbito relativo a TI. b) Revisar y ajustar el Plan Estratégico de Tecnologías de Información, así como velar por su adecuada ejecución. c) Velar por el cumplimiento de las Normas Técnicas para el control y gestión de TI, emitidas por la Contraloría General de la República. d) Recomendar políticas, procedimientos, lineamientos y criterios para el desarrollo de la función y gestión de TI en la institución. e) Vigilar el cumplimiento de las políticas establecidas de tecnologías de información y seguridad de la información. f) Aprobar y dar prioridad de atención a los planes, programas, presupuestos y proyectos de TI. g) Monitorear, supervisar y dar seguimiento al desarrollo de la función de Tecnologías de Información en el Instituto para dar el apoyo necesario y seguimiento a los diferentes proyectos tecnológicos incluidos en los planes. h) Velar por el cumplimiento de las recomendaciones de Auditoría Interna o Externa relacionadas con TI. i) Revisar y aprobar las necesidades de educación en TI y con ello promover el desarrollo adecuado de la cultura informática institucional. j) Proponer modificaciones al presente Reglamento. k) Asegurar que los proyectos de tecnologías de información sean desarrollados y analizados bajo el criterio de oportunidad y conveniencia y con una relación costobeneficio. l) Aprobar las propuestas generadas por el Departamento de TI sobre la necesidad de disponer de equipo de cómputo, software y/o proyectos de desarrollo de sistemas adicionales a los contemplados por los planes estratégico, operativo y de normas técnicas. m) Aprobar la distribución y maximización de recursos tecnológicos propuesta por el Departamento de TI. 4

5 n) Resolver problemas actuales y potenciales, así como otros que se eleven a su competencia en materia de TI. o) Rendir Informes anuales a la Presidencia Ejecutiva sobre el cumplimiento de las funciones señaladas. p) Evaluar conforme a Informes de avance el desarrollo y resultado final de las contrataciones que hace el IDA, respecto a tecnologías de información. q) Las demás que le asignen la Presidencia Ejecutiva o la Junta Directiva del Instituto. ARTÍCULO 10: CONTRATACIÓN DE ASESORES EXTERNOS. El Comité de TI está facultado para recomendar a la Presidencia Ejecutiva la contratación, de ser necesario, una persona física o jurídica, para que asesore a sus miembros, en materia de TI, para considerar una opinión externa sobre algún tema o proyecto que así lo requiera, con el fin de fortalecer y fundamentar los acuerdos, así como las recomendaciones que se emitan a a la administración del Instituto. ARTÍCULO 11: OBLIGACION DE VISTO BUENO POR PARTE DEL COMITÉ. Toda contratación que se realice por parte del Instituto, que tenga relación directa o indirecta con TI, deberá contar con el visto bueno del Comité de TI, excepto aquellas contrataciones de emergencia. Para las contrataciones de emergencia la Jefatura del Departamento de Tecnologías de Información emitirá un informe de lo realizado para ser conocido en la sesión siguiente del Comité de TI. ARTÍCULO 12: Los planes, programas, presupuestos y proyectos relativos a TI deberán contar con la aprobación previa del Comité de TI, y deberán también cumplir con el formato establecido, según los estándares vigentes en la institución. Los cambios, adiciones y eliminaciones a los planes, programas, presupuestos y proyectos de TI, deben ser analizados por el Comité de TI para su aprobación. CAPÍTULO III ORGANIZACIÓN INTERNA DEL COMITÉ DE TI ARTÍCULO 13: DE LA PRESIDENCIA DEL COMITÉ DE TI. El Gerente General fungirá como Presidente del Comité de TI y en esa condición deberá asumir las tareas que le asigna el presente manual. ARTÍCULO 14: DE LA SECRETARIA. La Jefatura del Departamento de Tecnologías de Información, fungirá como Secretaría Técnica del Comité de TI, quien será la responsable de levantar las actas de las sesiones y proponer a la Gerencia General el orden del día. Igualmente, deberá proporcionar las copias y documentos necesarios para que los demás miembros del Comité de TI puedan consultar en las respectivas sesiones. ARTÍCULO 15. DEL LIBRO DE ACTAS. El Comité de TI tendrá un libro de actas, debidamente legalizado por la Auditoría Interna, en el cual se registrarán todos los acuerdos tomados durante las sesiones del Comité de TI. ARTÍCULO 16: DE LA REPROGRAMACIÓN DE LAS SESIONES. En caso de que transcurridos 15 minutos de la hora para el inicio de la respectiva sesión, no se encuentre el quórum establecido en el artículo 4 de este manual, se tendrá por no realizada la misma, en cuyo caso quedará automáticamente programada para el siguiente día hábil a la 5

6 hora acordada por la Gerencia General y así sucesivamente hasta que se pueda realizar la sesión. ARTÍCULO 17: JUSTIFICACIÓN DE AUSENCIAS. Los miembros que puedan asistir a una sesión deberán presentar una justificación por escrito al Gerente General, a más tardar 24 horas después de fecha señalada para iniciar la sesión. ARTÍCULO 18: DE LAS VOTACIONES. Los acuerdos del Comité de TI serán tomados por mayoría simple de los votos, en caso de empate, el Gerente General tendrá doble voto. Si alguno de los miembros considera que un acuerdo es contrario a los intereses del IDA, podrá presentar por escrito, sus observaciones ante el Presidente del Comité, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que se tomó el acuerdo, sea éste en firme o no. ARTÍCULO 19: DEL COMITÉ DE TI AMPLIADO. En caso de requerir asesoría o en consideración de asuntos a tratar, el Comité de TI podrá sesionar en forma ampliada, con la participación de los titulares subordinados que se requieran para la toma de la decisión correspondiente. ARTÍCULO 20: DE LAS ACTAS. De cada sesión deberá redactarse un acta con los acuerdos tomados, así como con los asuntos tratados. Una copia o fotocopia del borrador del acta se entregará a cada uno de los miembros, antes de sesión siguiente, para su revisión y aprobación. En cada inicio de sesión, una vez vista la agenda del día, se someterá a discusión el borrador del acta anterior, para efectos de proceder a su aprobación y firma; se podrán realizar las modificaciones, de forma y de fondo, que los miembros estimen procedentes debidamente justificadas. Una vez firmada el acta se archivará en el expediente de control con su respectivo folio. CAPÍTULO IV DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 21. REFORMAS. El presente manual podrá ser reformado a solicitud del mismo Comité de TI, de la Gerencia General, de la Presidencia Ejecutiva o de la misma Junta Directiva. ARTÍCULO 22: VIGENCIA. El presente manual rige a partir de la aprobación por la Junta Directiva. CAPÍTULO V DISPOSICIONES TRANSITORIAS TRANSITORIO 1: TRANSFORMACIÓN DEL IDA A INDER. A partir del 29 de noviembre del año 2012, cuando entre en vigencia la Ley 9036 de Transformación del Instituto de Desarrollo Agrario en Instituto de Desarrollo Rural, del 11 de mayo del año 2012 y publicada en La Gaceta número 103 de 29 de mayo del 2012, a los efectos del artículo tres de este manual, deberá entenderse que el Comité de TI estará conformado por los titulares de los siguientes puestos de la estructura del INDER: Gerencia General, Fondo de Tierras, Secretaría Técnica, Dirección Administrativa Financiera, Dirección General Territorial y Tecnologías de la Información. 6

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