Recepción, Trámite, Pago y Archivo de Cuentas

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1 Página 1 de 5 1. Objetivo y Alcance Definir las actividades y criterios necesarios en la Recepción, Trámite, Pago y Archivo de las cuentas en el Proceso de Gestión de Tesorería de la Universidad de Pamplona. Comprende desde la Planificación para la Autorización de Orden de Pago hasta la Elaboración y Entrega de Certificados de Retención. 2. Responsable El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente documento es el (la) Director(a) de la Oficina de Tesorería de la Universidad de Pamplona 3. Definiciones 3.1 Acreencia Obligación de índole financiera y/o monetaria contraída por dos partes. 3.2 Acreedor Es aquella persona (física o jurídica) legítimamente facultada para exigir el pago o cumplimiento de una obligación contraída por dos partes con anterioridad. Es decir, que a pesar de que una de las partes se quede sin medios para cumplir con su obligación, ésta persiste. 3.3 Comprobante de Egresos Documento que sirve de apoyo y soporte a la Institución cuando se efectúa un pago y que es anexado a la cuenta. 3.4 Gastos Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes. 3.5 Otras definiciones: Contenidas en el ITP-01 Registro y Expedición del Comprobante de Egreso, ITP-20 Identificación y Control de Rechazos por Giro Electrónico Elaboró Aprobó Validó Edwin Darío Mantilla Gómez Alexandra Vargas Staper María Victoria Bautista Bochaga Fecha 24 de Mayo de 2013 Fecha 29 de Mayo de 2013 Fecha 4 de Junio de 2013

2 Página 2 de 5 Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido N DE ACTIVIDAD ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS 1 PLANIFICACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 1.1 Autorización del pago de cuentas 2 RECEPCIÓN DE CUENTAS 2.1 Recepción de las cuentas por pagar Verificación de la documentación recibida y firma del recibido en el listado impreso Devolución a vicerrectoría administrativa de las cuentas que presentan alguna inconsistencia. Ver ACTA No abril de 2013 Punto II Primer día hábil de cada semana Lunes a viernes de 10:00a.m. a 11:00 a.m. y 4:00PM a 5:00 pm. recibida Entre (10 minutos y 60minutos) Líder del Proceso de Gestión Administrativa y Financiera Líder del Proceso de Gestión de Tesorería. Dirección Administrativa y Técnico Tesorería FPT-01 Relación de para Autorización de Pago Reporte impreso y FGP-32 Causación de Pago y soportes anexos 15 Minutos FPT-20 Devolución de 3 VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL APLICATIVO recibida Entre (10 minutos y 60minutos) de Pagaduría y Tesorería FPT-01 Relación de para Autorización de Pago FGP-32 Causación de Pago 3.1 Chequear el autorizado de cada causación de pago en el aplicativo Gestasoft.

3 Página 3 de 5 N DE ACTIVIDAD ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS 4 PAGO DE LA CUENTA 4.1 Remitir la cuenta al técnico de pagaduría para la elaboración del comprobante de egreso. ITP-01 Registro y Expedición del Comprobante de Egreso. Egreso Según el tipo de pago entre 15 Minutos y 4 horas Líder de Proceso de Tesorería de Tesorería Técnico de Pagaduría Pago de FPT-03 v.00 Movimiento Mensual de Cheque Envío del pago: Banco de Bogotá: Envío pago nómina y proveedores Servicios públicos: Pagos 4.2 Remitir al líder del proceso de Tesorería para aplicación del pago en banca virtual, firma de cheque, oficio, PSE. BBVA: Enviar archivos firmados Popular: Histórico de transacciones Davivienda: Autorizaciones realizadas RECEPCIÓN DE COMPROBANTES DE EGRESO CON LOS SOPORTES DE CUENTAS - CUSTODIA Y ENTREGA DE CHEQUES Recepción de los comprobantes de egreso y verificación de la existencia y valor del cheque Identificar el beneficiario del cheque y comunicar vía telefónica o por correo electrónico la existencia del mismo. Solicitar el original del documento de identidad, firma en comprobante de egreso y entregar copia del mismo. Si el beneficiario no se encuentra en la ciudad o si en los archivos de la Dependencia no reposa una certificación bancaria a nombre del beneficiario, le solicita una certificación bancaria para realizar la consignación correspondiente. Si el beneficiario no tiene cuenta bancaria, le da la opción de presentar una autorización notariada con el nombre y el 20 Minutos Líder de Proceso de Tesorería - tesorería administrativo- Técnico de Pagaduría Pago de Carta VA20.SO00- XX Egreso FPT-04 Entrega de Cheques y Control de Consignación FPT-17 Control y Corrección de Rechazos Respuestas: Banco de Bogotá: Consulta histórico pago de nominas Popular:

4 Página 4 de número de identificación tanto de la persona como de la cuenta a consignar, identificando la entidad bancaria donde posee la cuenta y el tipo de cuenta (Ahorros o Corriente). Recepción de los comprobantes de egreso y envíos de pagos. Imprimir de los portales bancarios las respuestas de los pagos realizados mediante giro o transferencia electrónica Registrar en el formato de Control y Corrección de rechazos Separar los comprobantes de egreso y respuesta del pago para adjuntar el legajo que va para jurídica Reportar rechazos para nuevo cargue en el aplicativo Entregar la documentación al auxiliar de Pagaduría-Archivo de para el archivo correspondiente en el proceso ARCHIVO DE CUENTAS, COPIAS DE SEGURIDAD Y ENTREGA DE CERTIFICADOS DE RETENCIÓN Recepcionar los comprobantes de egreso con los soportes respectivos y verifica que cumplan con los requisitos en cualquiera de los casos Archivar en orden consecutivo los comprobantes de egreso con los soportes respectivos De uno a tres días hábiles siguientes a la fecha del pago 45 minutos 30 minutos 1 Hora 1 Hora 6 Horas pagaduría y Tesorería de Pagaduría-Archivo Consulta pagos masivos BBVA: Consulta devolución de ordenes DAVIVIENDA: Estado de Pago Egreso con sus respectivos soportes 6.3 Reportar novedad 7 REPORTE DE PAGOS Proveedores: Informar mediante correo electrónico, medio físico según el requerimiento, los pagos realizados Atender solicitudes internas y externas de pago a proveedores Servicios públicos: Reportar adicional el número de factura o número de suscriptor que se está pagando según el caso. Descuentos de nómina: Reportar adicional el listado que emite Talento Humano. Según el tipo de proveedor 6 minutos solicitada. Entre 15 minutos y un día. 15 minutos Entre 1 y 3 días después de realizado el pago de la nómina. Administrativo Egreso Respuesta bancaria Listado descuentos de nomina Planilla de la Administradora de fondos y cesantías Archivo Excel listado de pólizas canceladas 7.5 Planillas de Cesantías 15 minutos

5 Página 5 de Pólizas ELABORACIÓN, ENTREGA DE CERTIFICADOS DE RETENCIÓN Generar el Certificado de Retención por el Aplicativo GESTASOFT de acuerdo al tipo de retención aplicado y según lo establecido en el IPT-02 Elaboración y Entrega de Certificados de Retención. Los envía a los diferentes proveedores por correo electrónico. Entre 20 minutos y 2 horas 5 minutos 5 minutos FPT-05 Certificado de Retención IVA : FPT-06 Certificado de Retención I.C.A FPT-07 Certificado de Retención en la Fuente 5. Documentos de Referencia - NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. - NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. - MECI Modelo Estándar de Control Interno. - IPT-01 Registro y Expedición del Comprobante de Egreso. - IPT-02 Elaboración y Entrega de Certificados de Retención 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Actualización del FPT-04 Control de Consignación de Cheques Actualización del procedimiento acorde a lo establecido en el acta Nª 003 Actualización del procedimiento acorde a lo establecido en el acta Nª 005 del 29 de mayo de Anexos No Aplica.

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