Elaboración y Auditoría de Nómina. Determinar las actividades necesarias en el proceso de Elaboración de Nómina.

Transcripción

1 Elaboración y Auditoría de Nómina Página 1 de 9 1. Objetivo y Alcance Determinar las actividades necesarias en el proceso de Elaboración de Nómina. Este procedimiento aplica desde la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal hasta el pago de la liquidación definitiva de prestaciones sociales. 2. Responsable El responsable por garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente documento es el (la) Líder del Proceso de Gestión del Talento Humano y el Técnico responsable de nómina, Técnico responsable de novedades y liquidación, Técnico responsable de vinculación. 3. Definiciones 3.1 Nómina Documento en el que una empresa específica la erogación por un servicio prestado. 3.2 Corrección Acción tomada para eliminar una no conformidad. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido N DE ACTIVIDAD 1 ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS SOLICITUD DE CDP (CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL) 1.1 Se solicita al Ordenador (a) del Gasto la disponibilidad presupuestal mediante carta, dejando evidencia de la entrega. 1 día Nómina Líder el Proceso de Gestión del Talento Humano FGT-14 Carta FGH-09 Control Salida de Documentos Elaboró Aprobó Validó Firma Alejandra Ramírez Acevedo Firma Avilio Villamizar Estrada Firma María Victoria Bautista Bochagá Fecha 09 de junio de 2016 Fecha 09 de junio de 2016 Fecha 17 de junio de 2016

2 Página 2 de 9 2 ELABORACIÓN DE NOVEDADES Para el ingreso de las novedades se debe tener en cuenta que debe estar ejecutado el IGH-01 Ingreso de Datos al Sistema. Las novedades de nómina se reciben hasta el día 10 de cada mes, las que sean recibidas después de la fecha establecida se aplican en la nómina del mes siguiente. Para el caso del personal que se posesiona fuera de la fecha límite para la inclusión de nómina, se reporta la novedad para que sea incluido en la planilla de seguridad social en forma manual ya que no se hace el respectivo pago del salario. Para el personal que no se vinculó pero fue afiliado a las entidades de seguridad social se envía mediante Carta la solicitud de cancelación, novedad que debe ser reportada durante el mes que se efectuó la afiliación. La Secretaría General, remite las novedades del personal posesionado, notificado y no posesionado mediante el FGH-01 Novedades, antes del día 10 de cada mes. 10 primeros días de cada mes 1 día 1 día Vinculación FGT-14 Carta Recibe novedades de descuento de las entidades externas tales como: - Fondo de empleados - Cooperativas - Bancos (Libranzas) - Juzgados - Seguros - Cambios de cuentas para pago de nómina las novedades internas de descuento para servicios educativos, administrativos previamente autorizados por la Dirección Administrativa. Si se presenta solicitud de autorización de libranzas, se efectuará un estudio de capacidad de endeudamiento con el fin de dar trámite. Se recibirán libranzas hasta el día 15 de cada mes. Las que se reciban después de esta fecha se procesarán el siguiente mes. Con el fin de garantizar el cumplimiento de las labores y/o funciones del personal que se encuentra vinculado mediante contrato a término fijo como lo son los Docentes Ocasionales, Docentes Hora Catedra, Tutores y Pasantes, se deberá reportar a esta dependencia aquellos docentes que no cumplieron a cabalidad con su horario de trabajo establecido, como por ejemplo la persona que no se presentó a laborar dentro del periodo objeto de informe. Es 10 primeros días de cada mes 15 primeros días de cada mes Día 20 de cada mes Decanos(as) Directores(as) de Departamento FGH-01 Novedades de FGH-01 Novedades de FGH-03 Constancia de Cumplimiento

3 Página 3 de importante aclarar que si no se reporta novedad alguna de incumplimiento, por el motivo que fuese se da por entendido que el trabajador cumplió exitosamente con su labor. Para el pago de bonificaciones por Seminarios de Postgrados o cursos de Educación Continua, la dependencia respectiva (División Administrativa de Postgrados o Planeación) entrega en el formato validado por las firmas correspondientes la información necesaria para la novedad del docente o administrativo. Esta información debe entregarse con corte a 15 de cada mes, en caso de recibirse extra temporáneo se procesa como novedad del periodo siguiente. Para el pago de horas extras para los funcionarios administrativos se debe tener en cuenta el IGH-22 Trámite Horas Extras. Para el pago de horas adicionales para los Docentes de Tiempo Completo, Medio Tiempo, Tiempo Completo Ocasional y Medio Tiempo Ocasional se debe tener en cuenta el IGH-23 Trámite de Horas Adicionales. El Auditor deberá verificar que la información se encuentra registrada en el sistema, que se cumplió con los requisitos exigidos para la vinculación. Igualmente deberá revisar que cada empleado, cuente con el CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal), en donde verificará que el valor corresponda al costo total del empleado durante el tiempo que dure su relación laboral. 15 primero días del mes 15 primero días del mes 15 primero días del mes 1 vez por semana Oficina de Planeación División Administrativa de Postgrados Liquidación Liquidación Liquidación FGH-65 Bonificación No Constitutiva de Salario Nota. El auditor deberá verificar que el valor del salario que aparece registrado en el sistema concuerde con el último título, o en su de defecto el título más reciente que el empleado presenta en su hoja de vida CONSOLIDACIÓN DE NOVEDADES DE NÓMINA Ingresa las novedades diariamente al sistema, organiza y consolida en físico el FGH-01 Novedades y las remite al Nómina y a los Técnicos de Vinculación. Los (a) Técnicos de Vinculación validan en el sistema las novedades reportadas por. El Auditor solicita al Novedades el FGH-01 Novedades y el soporte de las novedades que se reciben en la semana, con el fin de verificar si efectivamente se encuentran o no registradas en el sistema, de estarlo 5 días hábiles 3 días hábiles 1 vez por semana Técnicos de Vinculación Técnicos de Vinculación FGH-01 Novedades de

4 Página 4 de 9 verificara que esta se encuentre correctamente ingresada. Si se evidencia que faltan novedades por ingresar en el sistema, debe informarle al Novedades para que este proceda a realizar el cargue, y si llagase a presentar inconsistencia alguna en el registro, de la misma, debe informar para que se realice la corrección respectiva. Nota: El auditor es el encargado de garantizar que el proceso de novedades se realice correctamente 4 ELABORACIÓN DE NÓMINAS Con la información reportada en el FGH-01 Novedades ingresa al sistema de nóminas, se asocia el salario y el tipo de nómina, se verifica el FGH-03 Constancia de Cumplimiento. Nota 1. El FGH-03 Constancia de Cumplimiento es requisito que solo se exige para el personal que es vinculado a término fijo (docentes ocasionales, hora cátedra, tutores y pasantes). Nota 2. El FGH-03 Constancia de Cumplimiento debe ser remitido hasta el día 20 de cada mes. En caso de presentarse novedades después del día 15 de cada mes deben ser reportada por la dependencia pertinente al proceso de Gestión de Talento Humano con el objeto de realizar los ajustes pertinentes que solo aplican en los siguientes casos: abandono de cargo, renuncia, fallecimiento, declaración de insubsistencia. El Nómina debe entregar al auditor la pre-nómina correspondiente al periodo objeto de liquidación. El auditor debe verificar que en ella se evidencien los cambios que el haya sugerido en cada una de las revisiones realizadas. Igualmente debe verificar que la liquidación se encuentre correcta, teniendo en cuenta las novedades de incumplimiento reportadas por las facultades, también analizar que se encuentren todas las novedades recibidas en el tiempo estipulado y que se realicen los descuentos de ley como lo son Salud, Pensión y para las personas que adquieran el derecho la retención en la fuente. Nota: El Auditor debe verificar que el costo de la nómina no sobrepase el monto total expedido en los CDP. De evidenciarse inconsistencia alguna en la pre nómina el auditor deberá regresarla al nómina para su respectiva corrección. 10 días hábiles Nómina Día 20 de cada mes Dependencia competente Nómina FGH-01 Novedades de FGH-03 Constancia de Cumplimiento FGH-03 Constancia de Cumplimiento 21 de cada mes

5 Página 5 de 9 5 PRE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA. 5.1 Procesadas las novedades correspondientes al periodo objeto de liquidación, se procede a realizar la pre liquidación de la nómina y verificar que el cargue de las novedades se realizó correctamente. Nota. Si al momento de la revisión de la pre liquidación no se evidencian errores, se procederá a realizar la siguiente actividad. En caso contrario de encontrarse algún tipo de error, se deberán hacer las correcciones necesarias y realizar nuevamente el proceso. Día 23 de cada mes Nómina 6 LIQUIDACIÓN DE NÓMINAS Una vez realizada la pre liquidación de la nómina, el técnico de liquidación deberá ejecutar la liquidación definitiva de la misma, igualmente verificar o constatar que esta se encuentra de forma correcta. Evidenciada que la liquidación definitiva de nómina se encuentra correcta deberá entregarse al Auditor encargado para que proceda a realizar su revisión y dé el visto bueno para que el líder del proceso autorice el respectivo trámite. El Liquidación debe entregar al auditor la liquidación definitiva de la nómina, en donde se verificara que Ésta esté acorde con la pre nómina, es decir que no sufra variación de ningún tipo. El auditor deberá dar el visto bueno y presentarle un informe al líder de talento humano, para que esté de su autorización para el pago de la nómina. VERIFICACIÓN YCORRECCIÓN DE LA NÓMINA Ejecutada la nómina se realiza la revisión de la información asociada a cada trabajador, para que coincida con la información suministrada de salarios, seguridad social, tiempo de servicio, descuentos, novedades generales. En caso de inconsistencias se procede a realizar la respectiva corrección para generar la nómina. 1 día Día 25 de cada mes Nómina 5 días hábiles Nómina 2 días hábiles Nómina 8 APROBACIÓN NÓMINA 8.1 Una vez liquidada y revisada la nómina, se entrega al Auditor para que la revise y de su visto bueno para que el Responsable o Líder del proceso de Talento Humano proceda da dar la autorización respectiva. 1 día hábil Nómina

6 Página 6 de CIERRE Y CONTABILIZACIÓN DE LA NÓMINA Aprobada la nómina por el responsable del Proceso de Talento Humano, el Liquidación procede a realizar el cierre de la misma. 1 día hábil Nómina 10 ENTREGA DE NÓMINA La nómina elaborada en el sistema y la impresa FGH-12 Planilla de Nomina con sus respectivos soportes (FGH-38 Relación de Terceros ) firmada por el Nómina y el (la) Líder del Proceso de Gestión del Talento Humano se entregan mediante FGH-35 Control de al proceso de Gestión Presupuestal y Contable para realizar la contabilización de la nómina. El auditor, deberá verificar que se realicen de forma correcta los pagos a terceros o entidades externas, como lo bancos, juzgados, etc. Para lo cual debe revisar que en el auxiliar que genere el Novedades se discrimine el nombre del trabajador por el cual se realiza el pago, el valor y la obligación a la cual debe abonarse el descuento practicado. En caso de evidenciar que faltase por relacionar algún descuento que se practicó, deberá regresar la información para que sea corregida. 2 días 5 primeros días de cada mes Líder del Proceso de Talento Humano Nómina FGH-12 Planilla de Nomina FGH-38 Relación de Terceros FGH-35 Control El auditor debe dar su Vo.Bo, para que el líder del proceso autorice el giro a estas entidades. Debe verificar que el pago se realizó en forma exitoso REMISIÓN DESPRENDIBLES DE NÓMINA Una vez realizado el cierre y pago de la nómina, se procede a enviar mediante correo electrónico el respectivo desprendible de nómina a cada uno de los empleados FGH-37 Desprendible de LIQUIDACIÓN Y ENTREGA DE APORTES SOCIALES Y PARAFISCALES Cerrada la nómina se elabora la planilla de Aportes Sociales y Parafiscales del respectivo mes. 1 día Nómina FGH-37 Desprendible de 12.1 El responsable, verifica que en el archivo plano se identifiquen cada una de las novedades presentadas en el periodo de liquidación de la nómina y que interfieren directamente en el pago de aportes parafiscales y seguridad social, como ingresos, retiros, licencias no remuneradas, horas extras, Incapacidades, vacaciones, entre otras. 3 días Nómina

7 Página 7 de 9 De encontrarse correcto, el archivo disponible para el pago de aportes y seguridad social, se procede a ingresar o cargar y validar la información en el operador correspondiente. Posteriormente, se remite el archivo al Proceso de Gestión de Pagaduría y Tesorería para que procedan a realizar el respectivo pago y al Proceso de Gestión Presupuestal y Contable para que realice la respectiva contabilización Nota: Debe dejarse constancia del respectivo pago. El auditor verificará que en el archivo generado como liquidación para pago de planilla integrada pila (seguridad social y aportes parafiscales), se encuentren los ingresos que se efectuaron dentro del mes, las incapacidades, licencias no remuneradas, vacaciones dadas dentro del periodo objeto de cancelación, los encargos, bonificaciones, horas extras, retiros y todas aquellas novedades que afecten de forma directa en la planilla. Igualmente verificar que se estén realizando los aportes correspondientes de acuerdo la norma que se encuentre vigente a la fecha del pago, y validar que la información fue cargada y validada de manera correcta. Último y Primer día del mes Verificar que se realizó de manera éxitos el pago de aportes y seguridad social del mes correspondiente PAGO DE LIQUIDACIÓN DEFINITIVA DE PRESTACIONES SOCIALES Una vez cerrada, cancelada la nómina y la seguridad social se procede a generar del sistema informes auxiliares e independientes, discriminando el tercero o la entidad a la cual debe realizarse el pago de los descuentos realizados en el periodo objeto de liquidación. El técnico de Novedades, deberá revisar que la información generada es correcta. En caso de presentar inconsistencias, deberá revisar y solucionar. Una vez se evidencie que la información es correcta debe pasarla a revisión por parte del Auditor, quien dará su visto bueno para que el Líder del Proceso autorice el trámite para el pago de las mismas. Día siguiente al cierre de la nómina Nómina Una vez se obtenga el visto del Líder del Proceso, se procede a remitir la información al área de Gestión de Pagaduría y Tesorería, discriminando empleado por empleado el valor a cancelar por cada uno de ellos y el total a girarle a la entidad

8 Página 8 de 9 correspondiente. Una vez realizado el cierre de la nómina, el técnico de liquidación, verifica el personal que presentó renuncia voluntaria, terminación del periodo pactado o terminación justificada, con el fin de elaborar la liquidación definitiva de prestaciones sociales a que este tenga derecho. Para lo cual debe tener en cuenta la normatividad vigente a la fecha. Una vez realizada la liquidación, esta debe ser aprobada por el Auditor, como requisito para contar con la aprobación del Líder del Proceso. Se remite al proceso de Gestión Presupuestal y Contable para que realice el respectivo descargue de la misma y a Gestión de Pagaduría y Tesorería para realizar el pago Nota. La liquidación debe ser entregada al empleado como constancia de cumplimiento por parte de la universidad en el pago de sus obligaciones, y por lo tanto deberá ser firmada por las partes Al momento del retiro definitivo de un empleado, el auditor debe verificar la liquidación definitiva de prestaciones sociales que realiza el técnico de liquidación de nómina, con el fin de garantizar que esta se encuentre liquidada en forma correcta. En caso de presentar errores debe regresar la liquidación al técnico responsable para que realice los cambios pertinentes hasta evidenciarse que se encuentra correcta. Día siguiente al cierre y pago de la nómina 13.3 Si se evidencia que la liquidación definitiva de prestaciones sociales se encuentra correcta, debe poner su VoBo. En el formato para que pase a la autorización del líder de proceso. El auditor debe asegurar que se realizó el pago de la liquidación definitiva de prestaciones sociales y que la misma fue debidamente firmada por las partes, con el fin de asegurar la disolución de la relación laboral Día siguiente al cierre y pago de la nómina 5. Documentos de Referencia NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública MECI Modelo Estándar de Control Interno 2014 IGH-01 Ingreso de Datos al Sistema IGH-22 Trámite Horas Extras

9 Página 9 de 9 IGH-23 Trámite de Horas Adicionales 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Actualización del procedimiento por correcciones y cambio de roles. Cambio de roles y de procedimientos Se realiza la modificación de todas las actividades del procedimiento según acta N 02 del 7 de julio de 2010 Se realiza la modificación del numeral 4.2 Elaboración de Novedades según acta N 16 del 27 de abril de 2015 Actualización del Procedimiento según consta en el acta N 9 del 09 de junio de Fecha de Aprobación 17 de octubre de 2007 Fecha de Validación 25 de octubre de de abril de de mayo de de julio de de julio de de abril de de mayo de de junio de de junio de Anexos. No Aplica