Control del Producto o Servicio no Conforme

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. Objetivo y Alcance Describir metodología para realizar el control al servicio o producto no conforme, que aplica a todo el Sistema de. Comprende desde Identificación del Servicio o Producto no Conforme, hasta el Control y Seguimiento del Proceso por parte de. 2. Responsable El responsable por garantizar adecuada aplicación y ejecución del presente procedimiento es el Administrador(a). 3. Definiciones 3.1 Acción Preventiva Acción tomada para eliminar causa de una no conformidad (3.6.2) potencial u otra situación potencial no deseable NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. NOTA 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que acción correctiva (3.6.5) se toma para prevenir que vuelva a producirse. 3.2 Acción Correctiva Acción tomada para eliminar causa de una no conformidad (3.6.2) detectada u otra situación no deseable NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad. NOTA 2: La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que acción preventiva (3.6.4) se toma para prevenir que algo suceda. NOTA 3: Existe diferencia entre corrección (3.6.6) y acción correctiva. 3.3 Corrección Acción tomada para eliminar una no conformidad (3.6.2) detectada NOTA 1: Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva (3.6.5). Eboró Aprobó Validó Mabel Johanna Coronel Acevedo María Victoria Bautista Bochagá Maria Victoria Bautista Bochagá Fecha 8 de abril de 2011 Fecha 11 de abril de 2011 Fecha 15 de abril de 2011

2 Página 2 de 5 NOTA 2: Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso (3.6.7) o una recsificación (3.6.8). 3.4 Conformidad Cumplimiento de un requisito. 3.5 No Conformidad Incumplimiento de un requisito. 3.6 Servicio Resultado de llevar a cabo actividades para satisfacer los requerimientos del cliente. 3.7 Servicio no Conforme Servicio que no cumple con los requisitos del cliente. Es el resultado de un proceso que no cumple con una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempdas en norma NTC ISO-9000:2005. Sistema Fundamentos y Vocaburio 4. Contenido 4.1 Identificación del Producto o Servicio no Conforme del Proceso Identifica s situaciones que afectan prestación del servicio o eboración del producto no conforme por medio de s siguientes fuentes: a) Resultados de medición y seguimiento de los Procesos (indicadores) según el PAC-03 Evaluación y Análisis de Procesos b) Las Quejas, Recmos y Sugerencias. Según IAC-01 Trámite de Quejas, Recmos y Sugerencias. c) Las que surjan de prestación del servicio. 4.2 Tratamiento del Producto o Servicio no Conforme Según el tipo de no conformidad del servicio o del producto, el grupo de mejoramiento analiza el halzgo, identifica s causas de su ocurrencia y toma s acciones que considere necesarias para eliminar s no conformidades teniendo en cuenta el PAC-05 Acciones Correctivas, el PAC-06 Acciones Preventivas y diligenciando el FCI-19 Pn de Mejoramiento.

3 Página 3 de 5 NOTA: El pn de mejoramiento de producto o servicio no conforme establecido por el proceso se debe remitir cuando se presenten estas situaciones a del Sistema junto con el FAC-08 Acta de Reunión y el FCI-19 Pn de Mejoramiento debidamente escaneadas por correo electrónico. 4.3 Ejecución de s Acciones Tomadas del Proceso Ejecutan s actividades según el FCI-19 Pn de Mejoramiento en los tiempos establecidos. Si se incumple con su ejecución en grupo de mejoramiento se repntean s fechas en el FCI-19 Pn de Mejoramiento y se deja evidencia en el FAC-08 Acta de Reunión Si se identifica en grupo de mejoramiento que s acciones tomadas no dan resultados satisfactorios, se tienen en cuenta los siguientes criterios: Modifica acción pnteada. Modifica el responsable de ejecutar acción si es necesario. 4.4 Control y Seguimiento Responsable: Grupos de Mejoramiento / Control y Seguimiento en los Procesos En reunión de grupo de mejoramiento analizan y verifican efectividad de s acciones tomadas registrando el cierre en el FAC-08 Acta de Reunión ; de lo contrario proceden de acuerdo a actividad 4.3 Ejecución de s Acciones Tomadas del presente procedimiento Control y Seguimiento a efectividad de s acciones tomadas por los Procesos: Para adecuada aplicación del presente procedimiento realiza el control y seguimiento a efectividad de s acciones en reuniones de grupo de mejoramiento con cada proceso según s fechas establecidas en el FAC-23 Pnificación, Control y Seguimiento al Sistema. Posterior a reunión de control y seguimiento ingresa estos insumos en el FAC- 28 Verificación a Efectividad de s Acciones de los Pnes de Mejoramiento. La información registrada en el FAC-28 Verificación a Efectividad de s Acciones de los Pnes de Mejoramiento, sirve de insumo para el FAC-10 Informe para de Revisión por Dirección.

4 Página 4 de 5 En caso de que los resultados obtenidos no sean satisfactorios cita a reunión al grupo de mejoramiento para informarles situación, acompañar y asesorar metodología para el mejoramiento del mismo. 5. s de Referencia - NTC ISO 9000:2005 Sistema. Fundamentos y Vocaburio. - NTC ISO 9001:2000 Sistema. Requisitos - NTC ISO 9001:2008 Sistema. Requisitos - NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en Pública. - NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en Pública. - MECI Modelo Estándar de Control Interno - Ley 962 de 2005 Antitrámites - PAC-03 Evaluación y Análisis de Procesos - IAC-01Trámite de Quejas, Recmos y Sugerencia - PAC-05 Acciones Correctivas - PAC-06 Acciones Preventivas 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio documento documento Se realizaron cambios en todas s actividades del presente procedimiento según FAC-08 Acta de Reunión Nº 53 documento en todas s actividades según lo descrito en acta N 010 del 22 de abril de 2010 Aprobación Validación Mayo 05 de 2005 Junio 21 de de Octubre de de Octubre de 2007 Enero 18 de 2008 Enero 22 de 2008 Enero 25 de 2008 Enero 31 de 2008 Abril 07 de 2008 Abril 10 de de octubre de de Noviembre de de abril de de abril de 2010

5 Página 5 de 5 Versión 07 Naturaleza del Cambio documento según lo establecido en el acta Nº 009 del 12 de abril de 2011 Aprobación Validación 12 de abril de de abril de de Formatos Código Nombre Responsable del Almacenamiento FAC-08 Acta de Reunión Autorizado FAC-10 FAC-23 FAC-28 FCI-19 Informe de Revisión del de por Dirección Pnificación, Control y Seguimiento al de Verificación a Efectividad de s Acciones de los Pnes de Mejoramiento Pn de Mejoramiento Autorizado Autorizado Autorizado Líderes de los Procesos del de Ubicación Acceso el de el de el de el de el de Tiempo de Retención Disposición Final de de de de de 8. Anexos No Aplica