Auditor Interno. Es encargado de cumplir con la ejecución de las Auditorías internas programadas. 4. DEFINICIONES

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1 PÁGINA 1 de 8 1. OBJETIVO Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas, políticas y normatividad aplicable a los diferentes procesos de la Universidad que faciliten el logro de los objetivos institucionales 2. ALCANCE Inicia con la ejecución del Programa de Auditorías y finaliza con la elaboración y presentación del informe consolidado para la revisión por la dirección para la retroalimentación del Sistema Integrado de Gestión de Calidad. 3. RESPONSABLE Interno. Es el encargado de establecer el Programa Anual de Auditorías Internas a intervalos planificados. Líder de Calidad. Es el encargado de apoyar las actividades de Auditorías Internas programadas por la Institución. Adicionalmente es el encargado de enviar la programación de Auditorías Internas al SIGC al Interno. Auditor Interno. Es encargado de cumplir con la ejecución de las Auditorías internas programadas. 4.1 Auditado: Organización que es auditada 4. DEFINICIONES 4.2 Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. 4.3 Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. 4.4 Conclusiones de auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos y todos los hallazgos de la auditoría. 4.5 Conforme: Es el cumplimiento de un requisito. 4.6 Criterio de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. 4.7 Documento: Información y su medio de soporte (registro, especificación, procedimiento, dibujo, informe, norma). 4.8 : Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario de expertos técnicos. 4.9 Evidencia de auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

2 PÁGINA 2 de 8 4. DEFINICIONES 4.10 Hallazgos de auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de la auditoría No Conformidad: Es el incumplimiento de un requisito o elemento especificado Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita y obligatoria Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. 5. CONTENIDO ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA Se elabora el Programa Anual de Auditoria contemplando los siguientes aspectos: 1. Identificación de las dependencias y/o procesos a auditar: teniendo en cuenta las auditorías realizadas y/o no ejecutadas durante la vigencia anterior, los planes de mejoramiento, los informes anteriores de los entes de control, aquellas auditorías recurrentes en cada vigencia. Interno Programa Anual de Auditorías Se debe elaborar el Programa Anual de Auditorias en el formato PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS. Una vez elaborado el programa anual de Auditorias, se debe firmar por parte del responsable de su elaboración para posteriormente ser enviado a aprobación.

3 PÁGINA 3 de 8 APROBACIÓN Y FIRMA 2. Una vez elaborado el programa anual de auditorías, es presentado a comité de coordinación de control interno donde es aprobado mediante acta y posteriormente firmado por Rectoría. Rectora Programa Anual de Auditorías 3. PUBLICAR EL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA Una vez aprobado el Programa Anual de Auditorías por parte de Rectoría, el Jefe de Control Interno debe enviar el formato PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS al Centro de Comunicaciones para la respectiva publicación en la página web de la Institución. Interno Coordinadora del CECOM Programa Anual de Auditorías 4. SELECCIONAR EL EQUIPO AUDITOR Se realiza la selección del equipo auditor, de acuerdo al perfil de la auditoria a realizar. Interno Base de datos de la universidad ELABORAR Y COMUNICAR EL PLAN DE AUDITORIA 5. Teniendo en cuenta las fechas pactadas en el Programa Anual de Auditorias, el Equipo Auditor responsable de realizar la Auditoria, debe elaborar el Plan de Auditoría diligenciando el formato PLAN DE AUDITORÍA, de acuerdo al análisis previo de la documentación que va a auditar. FO-CI-02 Plan de auditoría Una vez elaborado el Plan de Auditoria debe ser enviado y comunicado al Líder del Proceso a auditar con antelación a la auditoria.

4 PÁGINA 4 de 8 REVISIÓN DOCUMENTAL 6. El equipo Auditor con anterioridad debe realizar una revisión previa de la documentación relacionada con el proceso a auditar con la finalidad de elaborar las listas de Verificación de acuerdo a los criterios de la auditoria, diligenciando el formato LISTA DE VERIFICACIÓN. FO-CI-04 Lista de Verificación REUNIÓN DE APERTURA 7. El día de inicio de la Auditoria, se debe realizar la reunión de apertura con las personas que van hacer auditadas, con la finalidad de dar a conocer el Plan y los criterios de la Auditoria, diligenciando el formato ACTA DE APERTURA Y CIERRE DE AUDITORIA FO-CI-07 Acta de Apertura y Cierre de Auditoria REALIZAR AUDITORIA 8. Una vez terminada la reunión de Apertura se da inicio al proceso de Auditoria, teniendo en cuenta lo establecido en el plan de Auditoria, realizando una revisión documental y recolección de evidencias, con la finalidad de registrar los hallazgos de la auditoria, utilizando las listas de verificación. FO-CI-04 Lista de Verificación Una vez auditado(s) todo(s) el Proceso(s), antes de finalizar la auditoria, el equipo auditor debe reunirse para revisión de los hallazgos, acordar las no Conformidades y las observaciones encontradas en la auditoria. REUNIÓN DE CIERRE 9. Realizada la reunión entre el, se debe realizar una reunión de cierre de la auditoria, diligenciando el formato ACTA DE APERTURA Y CIERRE DE AUDITORIA, en la cual se presentan las fortalezas, las no conformidades, oportunidades de mejora y las conclusiones identificadas en el proceso de auditoría. FO-CI-07 Acta de Apertura y Cierre de Auditoria

5 PÁGINA 5 de 8 PREPARACIÓN DE INFORME 10. Se debe preparar el informe de auditoría, en el formato INFORME AUDITORIA INTERNA, el cual deberá ser entregado máximo (8) días después de la fecha de cierre o en la fecha definida en el plan de auditoria. FO-CI-05 Informe Auditoria Interna De igual forma se debe remitir el informe de auditoría al líder del proceso auditado para la elaboración del plan de mejoramiento. ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO 11 Teniendo en cuenta los hallazgos reportados en el informe de la auditoria, el auditado debe establecer el plan de diligenciando el formato PLAN DE MEJORAMIENTO, para ser enviado a la oficina de control interno. Líder del Proceso Plan de SEGUIMIENTO DE PLAN DE MEJORAMIENTO 12. De acuerdo al plan de mejoramiento producto de la auditoria, se programa al año siguiente una auditoria de seguimiento para verificar el cumplimiento y la eficacia de las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora planteadas. / Interno / Líder de Calidad Plan de EVALUACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR 13. Una vez entregado el informe de la auditoria el líder del proceso junto con el apoyo de los Líder del Proceso auditados debe realizar la evaluación del auditado desempeño de los miembros del equipo auditor diligenciando el formato EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE LOS AUDITORES y remitirla a la oficina de control interno. FO-CI-06 Evaluación de Desempeño de los Auditores

6 PÁGINA 6 de 8 RETROALIMENTACIÓN 14. Una vez recibida la Evaluación de Desempeño de los Auditores por parte de la Oficina de Control Interno se debe realizar la retroalimentación a los auditores sobre el resultado de la evaluación de desempeño y en caso de ser necesario establecer planes de mejoramiento. / Interno / Líder de Calidad Plan de 15. SEGUIMIENTO AL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS Teniendo en cuenta el Programa Anual de Auditorias, se debe verificar el cumplimiento de lo establecido, según las fechas establecidas y las Auditorias programadas. En caso de ser necesario se debe elaborar plan de mejoramiento. Interno / Líder de Calidad Programa Anual de Auditorías Plan de ELABORAR INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO 16. De forma cuatrimestral se debe elaborar el informe pormenorizado del estado de control interno en el cual se relacionará el avance del Programa Anual de Auditorías y demás información relacionada con el Sistema de Control Interno Institucional. Posteriormente ser enviado al Centro de Comunicaciones para la respectiva publicación en la página web de la Institución. Informe pormenorizado del estado de control interno

7 PÁGINA 7 de 8 6. FLUJOGRAMA INICIO 1 Elaboración del Programa Anual De Auditoria Programa Anual de Auditorías Reunión de Cierre FO-CI-07 Acta de Apertura y Cierre de Auditoria Aprobación Y Firma Programa Anual de Auditorías Preparación de Informe FO-CI-05 Informe Auditoria Interna Publicar El Programa Anual De Auditoria Programa Anual de Auditorías Elaboración del Plan De Plan de Seleccionar el Equipo Auditor Seguimiento de Plan de Plan de Elaborar y Comunicar el Plan de Auditoria FO-CI-02 Plan de auditoría Evaluación del Equipo Auditor FO-CI-06 Evaluación de Desempeño de los Auditores Revisión Documental FO-CI-04 Lista de Verificación Retroalimentación Reunión de Apertura FO-CI-07 Acta de Apertura y Cierre de Auditoria Seguimiento al Programa Anual De Auditorias Realizar Auditoria Elaborar Informe Pormenorizado Del Estado De Control Interno 1 FIN

8 PÁGINA 8 de 8 7. S DE REFERENCIA TIPO CODIGO NOMBRE INTERNO FO-CI-02 FO-CI-04 FO-CI-05 FO-CI-06 FO-CI-07 Libre Programa Anual de Auditorías Plan de auditoría Lista de Verificación Informe Auditoria Interna Evaluación de Desempeño de los Auditores Acta de Apertura y Cierre de Auditoria Plan de Informe pormenorizado del estado de control interno EXTERNO Libre NTCGP 1000:2009 Numeral 5.6 Libre MECI 1000:2014 Modulo 2 Componente CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA RESPONSABLE APROBACIÓN Se modificó por cambio de encabezado y ajuste de contenido teniendo en cuenta los requisitos de la NTC GP 1000:2009 y MECI 1000:2014 Se modificó por cambio de encabezado teniendo en cuenta el acuerdo 014 del 24 de Febrero del 2017 que ajusta lo referido a la imagen corporativa de la Universidad como requisito a lo exigido en la resolución del 20 de Junio del 2016 emitida por el Ministerio de Educación Nacional. Líder de Calidad 03/04/2017 Líder de Calidad