PROCEDIMIENTO GENERAL. Auditorias Internas

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1 Página 1 de 8 1 OBJETO Establecer los lineamientos generales para efectuar las Auditorias del Sistema de Gestión de la Calidad, registrar sus resultados y los no-cumplimientos hallados, y verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas establecidas. 2 ALCANCE Todos los procesos comprendidos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, para verificar el cumplimiento y la eficacia del mismo. 3 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3.1 Auditoría de la Calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria. 3.2 Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 3.4 Plan de auditoría: Documento que establece, para una auditoría programada, el objeto, alcance, referencia, equipo auditor y cronograma de actividades a realizar. 3.5 Evidencia de auditoría: Registros declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría. 3.6 Hallazgos de auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. 3.7 Informe de auditoría: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. 3.8 Auditor Interno de la Calidad: Persona calificada para efectuar auditorias internas de la calidad. Auditor Líder: Auditor designado para conducir una auditoria de la calidad. 3.9 Auditoria Interna de la Calidad: Proceso interno, sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera Objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra Información que es pertinente para los criterios de auditoria y que son verificables. 4 RESPONSABILIDADES Representante de la Dirección

2 Página 2 de 8 Responsable de Calidad Auditores Responsable del Proceso 5 DESARROLLO 5.1 Las auditorias deberán realizarse por personal capacitado. Para ello las personas seleccionadas participarán de cursos de auditores de calidad, debiendo quedar registrada dicha actividad. Estos cursos se complementan con el acompañamiento, como observador, a un auditor ya formado a una auditoria. Los auditores quedan registrados en el Registro de Auditores Internos F-PG.Q05.04 El Responsable de la Calidad designa, a las personas que son formados como Auditores Internos. Los Auditores designados no deben ser en ningún caso directamente responsables del área auditada. 5.2 El Responsable de Calidad confecciona un Cronograma Anual de Auditorias, F-PG- Q05.01, en el cual se detallan los procesos a auditar y los auditores líderes para cada caso, teniendo en cuenta, además: la importancia del proceso a auditar los informes de auditorias anteriores los informes de revisión de la dirección las quejas las no conformidades detectadas las acciones correctivas y preventivas que debe verificarse su eficacia las fechas de auditorias externas y Que todos los procesos y todos los requisitos normativos sean auditados como mínimo una vez al año. El Cronograma, aprobado por el Representante de la Dirección, cubre todos los procesos y es difundido a los auditores de la empresa para que se notifiquen de las auditorias que deben hacer y la fecha probable. Dicho Cronograma, una vez aprobado, es enviado a los responsables de los procesos a ser auditados para su información. 5.3 El Responsable de Calidad puede organizar otras auditorias especiales, que no hayan sido programadas para verificar la eficacia de acciones correctivas, preventivas, debido a un aumento no conformidades detectadas o cuando el número de quejas haya aumentado considerablemente. Para esto emitirá un nuevo cronograma de auditoria. Cuando se aproxima la fecha de la auditoria, el Auditor Líder considera en la preparación del Plan de Auditoria el estado de las acciones correctivas pendientes de verificación de la eficacia y los resultados de la Auditoria inmediata anterior relacionada con el proceso a auditar. 5.4 En función de lo anterior, el Responsable de Calidad, elabora el Plan de auditoria, F- PG.Q05.02, para informar a los auditados el objetivo, alcance, fecha y duración y cronograma tentativo, indicando también quiénes son los auditores acompañantes. Los auditores analizan los documentos de referencia y los aplicables a la Auditoria y preparan, si lo desean, una lista de verificación que debe ser considerada sólo como una guía. El Auditor lider conduce y coordina las actividades de la auditoria, y junto con los auditores acompañantes comienzan el desarrollo de la misma según lo acordado.

3 Página 3 de El Equipo Auditor acuerda con los auditados los desvíos hallados y los registran en el formulario F-PG.Q03.01 Informe de No Conformidad. Durante el transcurso de la auditoria cada auditor toma nota de los resultados obtenidos en su investigación. Estas notas con su firma, aclaración y fecha formarán parte anexa al informe de auditoria. En el caso en que el equipo auditor cuando analiza los procesos y evalúa el Sistema de la Calidad detecta oportunidades de mejora las registra en una hoja que adjunta al informe final. El Auditor Lider conduce la reunión de cierre informando los desvíos detectados y completa el Informe de Auditoria. 5.6 El Informe de Auditoria, F-PG.Q05.03, es entregado a las áreas auditadas con copia al Representante de la Dirección. Los eventuales desvíos encontrados se tratan siguiendo los mismos pasos establecidos en el Procedimiento de No Conformidades. El Informe de Auditoria, debe contener como mínimo Fecha de realización de la auditoria. Nº de auditoria. Equipo Auditor (indicando auditor líder y acompañantes, observadores, en entrenamiento) Objetivo y alcance (procesos / sectores auditados). Documento de referencia. Hallazgos encontrados: no-conformidad, detalle de la misma y evidencia objetiva relacionada. Oportunidades de mejora. Firmas de los Auditores y el Responsable de la Calidad. En el término de dos semanas como máximo los auditados determinan: las acciones inmediatas (disposición), si correspondiera, las acciones correctivas de acuerdo al PG-Q04 Acciones Correctivas y Preventivas, los responsables por la ejecución de las acciones correctivas, El plazo estimado para su cumplimiento. Los auditados completan la parte correspondiente del formulario de Acción Correctiva. 5.7 El Responsable de Calidad o un auditor designado realizan el seguimiento de las acciones correctivas propuestas verificando que las mismas hayan sido implementadas y completa los campos correspondientes en el formulario F-PG.Q04.01 Formulario de Acciones Correctivas / Preventivas. Con esta actividad se cierra la Auditoria. 5.8 El Representante de la Calidad utiliza los informes de auditoria como parte de la revisión periódica de la dirección del Sistema de Gestión de la Calidad implementado.

4 Página 4 de 8 6 REGISTROS Código del Nombre del Estado de Área de Tiempo Responsable Registro Registro Revisión Archivo Mínimo Cronograma de F-PG.Q05.01 auditorias Internas 00 Responsable de Calidad Calidad permanente F-PG.Q05.02 Plan de auditorias 00 Responsable de Calidad Calidad permanente F-PG.Q05.03 Informe de auditorias 00 Responsable de Calidad Calidad permanente F-PG.Q05.04 Registro de auditores internos 00 Responsable de Calidad Calidad permanente 7 ANEXOS Anexo I F-PG.Q05.01 Cronograma Anual de Anexo II F-PG.Q05.02 Plan de Auditoria Anexo III F-PG.Q05.03 Informe de Auditoria Interna Anexo IV F-PG.Q05.04 Registro de auditores internos ANEXO I Cronograma Anual de F-PG FORMULARIO F-PG. Q05.01 CRONOGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS AÑO: MESES PROCESO AUDITORES E F M A M J J A S O N D PREPARO: APROBÓ : FIRMA FIRMA:

5 Página 5 de 8 ANEXO II Plan de Auditorias F-PG Auditoria Nº: 1 Procesos/ Áreas a Auditar: Objetivo: Alcance de la Auditoría: Auditor Lider: Auditores Acompañantes: Fecha prevista de la Reunión de Apertura Día: Hora: Fecha prevista para la Reunión Final Día: Hora: Cronograma de la Auditoría Proceso/ Área Auditor/es Fecha Observaciones Documentos de Referencia Firma Auditor Líder Fecha.../.../...

6 Página 6 de 8 ANEXO III Formulario Informe de Auditorias F-PG Formulario INFORME DE AUDITORIA Auditoría Nº: Fecha: Pagina de Proceso/s Auditado/s: Objetivo: Alcance: Auditor Líder: Documentos de referencia: Auditor/es Acompañante/s: No conformidades se informan en XXX formularios de Acción Correctiva. Oportunidades de mejora: Firma Auditor Líder Fecha: Toma conocimiento: Responsable de la Calidad Fecha:

7 Página 7 de 8 Anexo IV Registro de auditores internos F-PG APELLIDO Y NOMBRES: FUNCION: EVALUACIÓN PARA LA CALIFICACIÓN PUNTAJE EDUCACIÓN 1) Educación secundaria completa (Un punto) 2) Educación terciaria/ universitaria completa (Tres puntos) 3) Cursos de Calidad ISO 9000, más de 16 Hrs. (Dos puntos) 4) Cursos de Calidad más de 40 Hrs. (Tres puntos) TOTAL(mínimo 3 puntos) HABILIDAD DE COMUNICACIÓN 1) Oral. Buena (2p) Regular (1p) Mala (0p) 1) Escrita Buena (2p) Regular (1p) Mala (0p) TOTAL (mínimo 3 puntos) EXPERIENCIA 1)Desempeño en la función hace menos de 1 año (1 punto) 2) Desempeño en la función superior a 1 año (2 puntos) 3)Desempeño en la función superior a 5 años (4 puntos) TOTAL TOTAL GENERAL ENTRENAMIENTO ASISTENCIA A UN CURSO PARA SER CAPACITADO EN (Solo para aquellos que no hayan recibido capacitación en ISO 9000) 1) Comprensión de normas, manual de calidad y procedimientos 2) Estructura general del sistema a auditar. 3) Técnicas de Auditoría para evaluar las áreas auditadas. 4) Seguimientos de acciones preventivas y correctivas. 5) Planeamiento y programación de auditorías. CURSO DE AUDITORÍA INTERNA Curso de Auditor interno de la Calidad. (de 16 Hrs. mínimo.) Se califica la ejecución de una Auditoría, acompañado de un auditor experimentado. La aprobación de este módulo es condición de calificación SE CERTIFICA LA CALIFICACIÓN COMO AUDITOR Fecha:... Firma del Evaluador Sello INTERVENCIÓN EN AUDITORIAS AREAS AUDITORÍA Nº FECHA

8 Página 8 de 8 8. DOCUMENTOS RELACIONADOS 9. MODIFICACIONES Fecha Modificaciones Revisado por: Aprobado por: Responsable de Calidad Representante de la Dirección Fecha:01/11/05 Fecha: