ESCUELA NACIONAL DE ENFERMERÍA Y OBSTETRICIA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO: AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

Transcripción

1 CONTROL DE EMISIÓN Elaboró: Revisó: Autorizó: Nombre Gabriela Garza Infante Ma. Dolores Zarza Arizmendi Severino Rubio Domínguez Puesto Firma Representante de la Dirección Secretaria General Director Clave de Documento: PDI 02 Revisión: 1 Emisión: Abril OBJETIVO Establecer la metodología para planear y llevar a cabo Auditorías Internas al Sistema de Gestión de la Calidad con el fin de determinar si es conforme con las disposiciones planificadas de la Institución, con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 y con los requisitos especificados. 2.0 ALCANCE Es aplicable para la realización de Auditorías Internas a todos los procesos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad de la ENEO. 3.0 LINEAMIENTOS Las auditorías internas de calidad se deben realizar al menos 1 vez al año y cubriendo todo el Sistema de Gestión de la Calidad. Para la programación de las Auditorías Internas de Calidad deberán tomarse en cuenta los resultados de la última Auditoría (excepto en la primera), la importancia de los procesos, las áreas a evaluar, el nivel de satisfacción del cliente, los resultados de los indicadores de los procesos y objetivos de calidad, así como el alcance de la misma y la fecha de ejecución. El Programa Anual de Auditorías Internas puede modificarse para la ejecución de Auditorías no programadas, si el Representante de la Dirección lo determina, como resultado de modificaciones representativas en los procesos o como resultado de la Revisión por la Dirección al Sistema de Gestión de la Calidad. El equipo de auditores internos de calidad deben conducirse con ética, es decir actuar con profesionalismo, veracidad, confidencialidad y discrecionalidad. La selección de auditores y la realización de auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. En la planificación de cada auditoría se debe considerar la independencia del auditor, cuidando que no audite su propio trabajo. Página 1 de 7

2 Los responsables de las áreas auditadas pueden solicitar modificaciones a la Agenda de Auditoría Interna de Calidad, en el caso de que por alguna situación justificada, porque no puedan estar en el día u horario establecido; estas solicitudes de modificación se presentarán al Auditor Líder, inmediatamente después de haber recibido la notificación, para que éste realice las modificaciones pertinentes. Las auditorías deben conducirse siempre bajo el enfoque de procesos, considerando que la base de un Sistema de Gestión de la Calidad, consiste en que la organización sea vista bajo el enfoque de procesos, donde se promueva la rastreabilidad, la comunicación e interacción que deba existir para cumplir con los requerimientos del cliente. La recopilación y verificación de la información deberá estar fundamentada en la evidencia objetiva, la cual considera puede ser recolectadas a través de: entrevistas, declaración de hechos, revisión de documentos y registros, así como de la observación tanto de actividades como de condiciones de las áreas auditadas, Las evidencias detectadas durante la Auditoría Interna que sugieran la posibilidad de no conformidades, serán evaluadas por el Líder Auditor y el Equipo auditor; considerando que si se detectan no conformidades que involucren al Líder Auditor o algún miembro del equipo auditor, éstas serán analizadas por los auditores internos que no tengan participación en las áreas en las que se detectaron las no conformidades. El Informe de Auditoría Interna de Calidad deberá ser entregado a los responsables en un lapso no mayor a cinco días hábiles. 4.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Inicio de la auditoría DIRECTOR 1. Nombra por escrito al Auditor Líder y a los Auditores Internos de Calidad, los cuales deberán cumplir con los requisitos establecidos en el Anexo I. AUDITOR LÍDER 2. Elabora el Programa Anual de Auditorías Internas F01 PDI02 ya sean completas o parciales, durante el primer mes del año (preferentemente), indicando las fechas de su realización y recopila la autorización de la Dirección. AUDITOR LÍDER Se autoriza? 3. No: Realiza las modificaciones hechas por la Dirección y se regresa al paso anterior. 4. Sí: Envía el programa autorizado al Director, al Representante de la Dirección, así como a los responsables de las áreas participantes en la Auditoría Interna de Calidad. 5. Con anticipación a las fechas programadas a la realización de la auditoría, convoca, identifica y determina la asignación y participación de los auditores. Página 2 de 7

3 Planeación de la auditoría 6. Elabora la Agenda de Auditoría Interna F02 PDI02 (Plan de auditoría) y la envía al Director, al Representante de la Dirección y a los responsables de las áreas a auditar. 7. En conjunto con el Equipo auditor se reúnen para revisar la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad y elaborar o actualizar Lista de Verificación F03 PDI02, de acuerdo con lo establecido en la Agenda de Auditoría Interna, cuidando que se contemplen la totalidad de los requisitos a auditar, los procesos incluidos dentro del alcance del SGC y los objetivos planteados para la Auditoría. Realización de la auditoría 8. De acuerdo a la Agenda de Auditoría, realiza la junta de apertura para: Recordar las áreas y procesos a auditar a los responsables. Mencionar el objetivo y alcance de la Auditoría. Presentar a los integrantes del equipo auditor. Confirmar lugar y fecha de la junta final. En su caso acordar la presentación de Informes parciales de Auditoría. Resolver cualquier duda que surja por parte de los participantes con respecto a la ejecución de la misma. 9. En conjunto con los auditores internos, ejecutan la Auditoría Interna según las Listas de Verificación F03 PDI02, obteniendo evidencias de las actividades y procesos que permitan el análisis y evaluación de los objetivos planteados, estos resultados serán considerados como hallazgos tanto de conformidad como de no conformidad, hasta que el equipo auditor se reúna y acuerde la clasificación de estos considerando los criterios establecidos (Ver Anexo II). 10. Realiza la junta de cierre con los responsables de las áreas auditadas, informando sobre los hallazgos de conformidad y de no conformidad encontrados durante la Auditoría, estableciendo fecha para la entrega del Informe de Auditoría Interna F04 PDI02. Preparación del informe 11. Con la información recopilada de la Auditoría Interna documentan los resultados obtenidos en el Informe de Auditoría Interna F04 PDI02, considerando lo indicado en el Anexo II para la clasificación de hallazgos de no conformidad Fin de la auditoría 12. Envía el Informe de Auditoría de Calidad F04 PDI02. a los responsables de áreas, incluyendo al Director y Representante de la Dirección para que se tomen acciones relacionadas con los hallazgos encontrados. Actividades de seguimiento de la auditoría 13. Recibe y anota en Avance de Acciones F02 PDI04 la Solicitud y Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas F01 PDI04, que deben entregar los responsables a quienes se les detectaron no conformidades, en un término no mayor a cinco días hábiles posteriores a la recepción del Informe de Auditoría Interna F04 PDI02, (para las acciones derivadas de la utilización del SGC, estas pueden surgir en cualquier momento) tomando como referencia el procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas PDI04. Página 3 de 7

4 14. Asigna a los auditores internos encargados de monitorear con los responsables de las áreas, el avance y conclusión de las actividades relacionadas al cierre de las acciones correctivas y preventivas. 15. Mensualmente actualiza una gráfica con el status de las acciones que entrega al Director y al Representante de la Dirección; asimismo, presenta la información correspondiente en las Juntas de Revisión por la Dirección. 16. Genera la Evaluación Continua del Desempeño del Equipo Auditor F05 PDI02 para identificar las necesidades y mejora de sus conocimientos y habilidades de los Auditores Internos de Calidad. 17. Resguarda los registros relativos a las Auditorías internas de calidad cada vez que se lleva a cabo. 6.0 GLOSARIO Auditoría de calidad: Es el proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoría. Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Los criterios de auditoría se utilizan como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. Evidencia de la auditoría: Registros, declaración de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia de la auditoría puede ser cuantitativa o cualitativa. Hallazgo de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, como oportunidades de mejora. Auditor de calidad: Es la persona calificada para realizar Auditorías de calidad. Auditado: Es la persona o Institución a ser auditada. No conformidad: Incumplimiento a los requisitos especificados en el Sistema de Gestión de la Calidad. Evidencia objetiva: Es la información que puede ser aprobada como verdadera, basada en hechos obtenidos por medio de observación, medición, prueba u otros medios. Lista de verificación: Es la relación de actividades o elementos que conforman el cumplimiento de los requisitos especificados por medio del examen y el aporte de evidencia objetiva. 7.0 REFERENCIAS MX-9001-IMNC-2008 NMX-CC IMNC-2000 MC01 Sistema de Gestión de la Calidad Directrices para la Auditoría Manual de Gestión de la Calidad de la ENEO Página 4 de 7

5 8.0 REGISTROS DE CALIDAD F01 PDI02 F02 PDI02 F03 PDI02 F04 PDI02 F05 PDI02 Programa Anual de Auditorías Internas Agenda de Auditoría Interna Lista de Verificación Informe de Auditoría Interna Evaluación Continua del Desempeño del Equipo Auditor 9.0 CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 0 Diciembre, 2009 Creación del Sistema de Gestión de Calidad 1 Abril 2010 Se integran los anexos mencionados Página 5 de 7

6 10.0 ANEXOS ANEXO I. CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DEL LÍDER AUDITOR Y AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD REQUISITOS DE COMPETENCIA: a) Requisitos generales: Pertenecer a la Escuela Nacional de Enfermería y Obstetricia (ENEO). Para Auditor Interno contar con al menos 6 meses de antigüedad laborando en la ENEO y un año para Auditor Líder, antes de participar en una auditoría interna de calidad (o que el personal tenga experiencia previa de auditorías). b) Requisitos de educación: Tener escolaridad mínima de preparatoria o equivalente c) Formación (Capacitación): Acreditar un curso de auditorías internas de calidad con una calificación mínima de 80 puntos para poder ser seleccionado como Auditor Interno y 90 para Líder Auditor. Participar en un curso de interpretación de la norma (ISO 9001:2008) NMX-CC-9001-IMNC-2008 Sistema de Gestión de la Calidad, requisitos o acreditar con una calificación mínima de 80 puntos como Auditor Interno y 90 para Líder Auditor En caso de ocurrir modificaciones a la norma aplicable, se requiere asistir al curso de actualización antes de efectuarse alguna auditoría interna de calidad. d) Experiencia: Haber participado como observador en una auditoría interna de calidad (no aplicable para los auditores que participan en la auditoría interna de calidad número uno). e) Habilidades: Ser objetivo, analítico, imparcial, redacción de las no conformidades y seguimiento de las acciones, de lo cual derive el que se detecten y documenten adecuadamente las no conformidades (incumplimiento a la norma de ISO 9001 y lo establecido en el SGC), que se cumpla con la planeación de la auditoría interna, el planteamiento de los hallazgos de conformidad y no conformidad seguimiento oportuno al cierre de las acciones. Lo anterior se puede evaluar durante su formación como auditor interno y a través de la Evaluación Continua del Desempeño del Equipo Auditor, para identificar las necesidades de mantenimiento y mejora de sus conocimientos y habilidades. Para el Auditor Líder, además se considera la organización del Equipo Auditor, la planeación y control en el desarrollo para el logro de cada objetivo de la Auditoría y la retroalimentación adecuada y oportunamente al Represente de la Dirección y al Director de la ENEO sobre cualquier situación presentada en las Auditorías Internas, incluyendo el seguimiento y cierre de las acciones. Página 6 de 7

7 f) Nombramiento: La autorización final para nombrar a los Auditores Internos del Sistema de Gestión de Calidad, es otorgada por el Director, a través de un nombramiento oficial. ANEXO II. CLASIFICACIÓN DE LOS HALLAZGOS No Conformidad Mayor: La ausencia o incumplimiento total de los requerimientos de la Norma ISO 9001:2008 y/o de los establecidos con el cliente. Varias no conformidades menores a un requerimiento que ocasionen el incumplimiento total del Sistema de Gestión de Calidad de la ENEO. No Conformidad Menor: Es un incumplimiento a un requerimiento que conforme a juicio y experiencia del auditor, puede ocasionar una falla parcial en el control del proceso y/o servicio prestado (siendo a la cuarta no conformidad menor se convierte en no conformidad mayor) Observación u oportunidad de mejora: Una situación que puede llevar a un error o no conformidad si no se corrige o situaciones en las cuales se observa una tendencia favorable de mejora, pero que requiere implementarse acciones que coadyuven a evitar riesgos potenciales en la realización del servicio y la satisfacción del cliente. Página 7 de 7