UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA GESTIÓN DE LA CALIDAD AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

Transcripción

1 CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2013 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer las directrices para la planificación y ejecución de las auditorías internas del sistema de gestión de calidad de la Universidad, con el fin de determinar la conformidad con los requisitos normativos, legales, del cliente y de la organización que le aplican a la Institución. 2. ALCANCE Inicia con la elaboración y aprobación del Programa de Auditoria Interna del Sistema de Gestión de Calidad para la respectiva vigencia y finaliza con la evaluación del equipo auditor y las acciones a las que haya lugar. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Coordinador Sistema Gestión de Calidad 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver Normograma 5. DEFINICIONES Para efectos de la comprensión de este documento se debe tener en cuenta las siguientes definiciones: 1. Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la expansión en que se cumplen los criterios de auditoría. 2. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Los criterios de auditoria se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. 3. Evidencias de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. 4. Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria. 5. Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. 6. Cliente de la auditoria: Organización o persona que solicita una auditoria. 7. Auditado: Organización que es auditada. 8. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria 9. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo si es necesario de expertos técnicos. 10. Programa de auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigida hacia un propósito especificado. 11. Plan de auditoria: Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoria

2 CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2013 Página 2 de Alcance de la auditoria: Extensión y límites de una auditoria. 13. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. 14. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. 15. SGC: Sigla del Sistema de Gestión de Calidad. 16. Ciclo PHVA: ciclo Deming (planear, hacer, verificar y actuar) del sistema de gestión de Calidad. 17. Observador: Persona que acompaña el equipo auditor pero que no audita

3 CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2013 Página 3 de 6 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Elaborar y Al iniciar cada vigencia, se elabora el EV-CAL-FO-13 PROGRAMA DE Coordinador del EV-CAL-FO-13 aprobar el AUDITORIAS SGC. SGC y Equipo de PROGRAMA DE 1. Programa anual Nota: el equipo auditor evaluará la pertinencia de incluir o no en el EV- Trabajo AUDITORIAS SGC de de auditorías CAL-FO-13 PROGRAMA DE AUDITORIAS SGC de la vigencia aquellos la respectiva vigencia internas del procesos en los cuales no se hayan identificado no conformidades en los SGC. últimos dos años. Identificación y Identificar y definir el equipo auditor de acuerdo a los siguientes criterios Coordinador del Acta de auto-control propuesta del de competencia que comprende el perfil del auditor: SGC equipo auditor Educación: Como mínimo nivel técnico Formación: Curso de Auditor Interno de Calidad mínimo 24 horas. Experiencia: haber participado como observador mínimo en 3 auditorías internas de calidad. Nota: para ser auditor líder de calidad, el auditor deberá haber participado cómo mínimo en dos auditorías internas de calidad Habilidades: Conducta ética: (profesionalidad, confianza, integridad, confidencialidad y discreción.) Presentación ecuánime: obligación de informar con veracidad y exactitud. Debido cuidado profesional; aplicación de diligencia y juicio al 2. auditar. Independencia (imparcial y objetividad de las conclusiones de la auditoria; los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgos y conflictos de intereses) Enfoque basado en la evidencia (método racional aplicado para alcanzar conclusiones de la auditoria verificables y confiables) Puntualidad y buen manejo del tiempo. Facilidad de expresión verbal y escrita dada la necesidad de preparar informes, redactar no conformidades y aspectos positivos y por mejorar, expresar oralmente ideas y resultados a los auditados y líder del proceso auditado. Diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas Observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las actividades Perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender

4 CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2013 Página 4 de 6 Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO las situaciones Versátil, es decir, se adapta fácilmente a diferentes situaciones Capacidad de análisis, de tal forma que pueda relacionar los datos y hechos que encuentra en una auditoria, con base en un razonamiento lógico para llegar a conclusiones basadas en evidencia objetiva. Seleccionar y Con base en los resultados de la evaluación aplicada al equipo auditor en Coordinador del Formato EV-CAL-FO-13 conformar el la vigencia anterior, se seleccionan y conforma el equipo auditor interno SGC PROGRAMA DE 3. equipo auditor, con las personas que aprobaron la evaluación EV-CAL-FO-18 AUDITORIAS SGC EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DEL SGC Designar equipo auditor por proceso Publicación del programa de auditoría interna de calidad Elaboración del Plan de Auditoria Notificación auditoria interna Reunión de apertura auditoria interna Ejecución auditoria interna Realizar informe final de la Nota: Esta actividad no aplica para auditores internos nuevos Se determinan los equipos de auditores internos, definiéndose el auditor líder y el equipo auditor, se designa el o los procesos a auditar y se diligencia el formato EV-CAL-FO-13 PROGRAMA DE AUDITORIAS SGC Se solicita la publicación del programa de auditoría interna de calidad para la vigencia respectiva en la página web institucional en el link El auditor líder y el equipo auditor, elaboraran el EVCAL-FO-14 PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS DEL SGC para la auditoria interna del proceso respectivo Mediante comunicación oficial y/o correo electrónico se notifica con tres días hábiles previo a la fecha de la auditoria al líder del respectivo proceso En la fecha, hora y lugar indicado en la comunicación oficial de notificación de la auditoria interna y/o correo electrónico, se lleva a cabo entre el auditor líder, equipo auditor y líder del proceso junto con su equipo de trabajo si así lo requiere, la reunión de apertura de la auditoria interna, dejando como evidencia un acta de apertura.. De acuerdo a la fecha, hora y lugar indicado en el plan de auditorías internas se desarrolla la auditoria, verificando en sitio la información suministrada, por el(os) auditados responsables Con base en la información recolectada y las evidencias verificadas, se Coordinador SGC elabora el informe final de la auditoria interna del respectivo del auditor auditor Auditor líder de trabajo de trabajo Formato EV-CAL-FO-13 PROGRAMA DE AUDITORIAS SGC Formatos. EV-CAL-FO-14 PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS DEL SGC Formatos. EV-CAL-FO- 14 PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS DEL SGC Comunicación oficial y/o correo electrónico Acta de apertura de la auditoria interna del SGC. EV-CAL-FO-14 PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS DEL SGC firmado Formato EV-CAL-FO-16 INFORME DE

5 CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2013 Página 5 de 6 Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO auditoria interna proceso en el formato EV-CAL-FO-16 INFORME DE AUDITORIA AUDITORIA INTERNA INTERNA DEL SGC. DEL SGC Reunión de pre En la fecha, hora y lugar indicado en el formato EVCAL-FO-14 PLAN DE Auditor y líder auditor Acta de cierre de la cierre y cierre AUDITORIAS INTERNAS DEL SGC, el auditor líder y equipo auditor auditoria auditoria interna socializan al líder del proceso junto con su equipo de trabajo si así lo formato EV-CAL-FO-16 requiere, el informe final producto del desarrollo de la auditoria interna del SGC en el formato EV-CAL-FO- 16 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DEL SGC y se suscribe la respectiva acta de cierre de la auditoria del INFORME AUDITORIA DEL SGC DE INTERNA 11. SGC En caso de presentarse objeciones con respecto al informe final por parte del líder del proceso, se llevarán a cabo los ajustes a que haya lugar en consenso firmándose el informe respectivo por parte del líder de proceso y auditor líder. Nota: cuando las partes involucradas no lleguen a un consenso, el auditor líder informa al Coordinador de Calidad y este a su vez al representante de la dirección para que se tomen las medidas a Entrega de la documentación de la auditoria interna de calidad realizada Evaluación del equipo auditor Archivo documentación 7. OBSERVACIONES: las que haya lugar. El auditor líder hace entrega al líder del proceso auditado y al Coordinador de calidad de la documentación surtida en el desarrollo de la auditoria interna de calidad del proceso auditado (acta de apertura, informe final y acta de cierre) El líder del proceso una vez finalizada la auditoria interna, procederá a evaluar a cada uno de los miembros del equipo auditor de forma objetiva, coherente, justa y confiable diligenciando el formato EV-CAL-FO- 18 EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DEL SGC, el cual entregará al coordinador En caso de que el auditado obtenga como resultado una evaluación negativa (no cumple) en uno o más de los criterios evaluados debe fortalecer sus competencias mediante una retro-alimentación orientada por el coordinador. Se archivan los registros generados durante el procedimiento en la carpeta archivo Auditorias Auditor y líder auditor Coordinador SGC Líder de proceso auditado Formato EV-CAL-FO-18 EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DEL SGC Equipo de Calidad Carpeta archivo Auditorias

6 CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2013 Página 6 de 6 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION DESCRIPCION DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011 Actualización documentos 04 Formato CAL-FO-17 Julio 30 de 2012 Actualización documentos 05 Formato CAL-FO-17 Agosto 09 de 2013 Actualización documentos ELABORÓ REVISÓ APROBÓ EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN DE CALIDAD CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC JOSÉ DAVID RIVERA ESCOBAR Representante de la Dirección