PROCESO EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO PR-P4-S1-01 AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

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1 PROCESO EALUACIÓN Y SEGUIMIENTO PR-P4-S1-01 AUTOEALUACIÓN INSTITUCIONAL

2 1. OBJETIO: Monitorear la gestión de los procesos basado en indicadores y tomar correctivos que permitan la orientación de la Entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos. 2. RESPONSABLE: Es responsabilidad del el cumplimiento y aplicación de este procedimiento. 3. ALCANCE: erificación de la Gestión Institucional del Canal, los resultados generados en cada proceso, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros; finaliza con el seguimiento de estos mismos durante un periodo determinado y la medición de su eficacia. 4. CONTENIDO 4.1 Autoevaluación del control y gestión No ACTIIDAD CICLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1 Planeación de la búsqueda y evidencia de la Información P Conforme al Plan Estratégico y a los indicadores de los procesos, se planea la búsqueda y evidencia de la información. N.A. 2 Búsqueda de la Información Se asiste a la Coordinación de Planeación para recopilar la información del Plan Estratégico y de los indicadores de los procesos, posteriormente se acude ante los líderes de procesos para solicitar las evidencias. NA 3 erificación Se procede a verificar el cumplimiento del Plan Estratégico y los indicadores de los procesos, con base en el seguimiento realizado por la NA

3 No ACTIIDAD CICLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Coordinación de Planeación. 4 Elaboración de pre informe Elaboración del pre informe de auditoría con base en las evidencias y observaciones encontradas dentro de la ejecución. Informe 5 Revisión y aprobación del pre informe Analizar y verificar la idoneidad del pre informe. Informe 6 Socialización y radicación del pre informe Socialización del pre informe con las personas incluidas en los procesos. El pre informe se envía con copia a la Gerencia. Acta 7 Respuesta a las observaciones del pre informe A Se concede un término de 10 días hábiles para que el responsable del proceso dé respuesta a las observaciones presentadas con sus respectivas evidencias. Responsable del proceso Comunicación interna 8 Ajustes del informe final Se realizan los ajustes al informe final de acuerdo a las respuestas dadas. Pre informe 9 Envió informe final con los hallazgos. Se envía a los responsables con copia a la Gerencia, para la verificación de los hallazgos. 10 Radicación del informe final Se radica informe final dirigido a la Gerente con copia a los responsables del proceso auditado. Técnica Administrativa 11

4 No ACTIIDAD CICLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Plan de Relacionar las observaciones en FO-P4-S3-01 mejoramiento el FO-P4-S3-01 Plan de Plan de Mejoramiento Mejoramiento 12 Envío formato Enviar a los responsables el formato FO-P4-S3-01 Plan de Mejoramiento, para su debido diligenciamiento. FO-P4-S3-01 Plan de Mejoramiento 13 Formulación de las acciones de mejora El Director o responsable es el encargado de diseñar la acción de mejora. Director Unidad de Gestión responsable del hallazgo FO-P4-S3-01 Plan de Mejoramiento 14 Ejecución de las acciones correctivo y de mejora A El Director o responsable, procederá a ejecutarlo y cumplir con la acción correctiva. Director Unidad de Gestión 15 Seguimiento de las acciones correctivas y de mejora Seguimiento a las acciones de mejora implementadas y medición de la eficacia de la misma. Equipo Control Interno Comunicación interna 16 Elaboración de informe final de seguimiento a las acciones correctivas y de mejora Elaboración del informe final con los resultados obtenidos. Técnico Control Interno 17 Socialización del informe final Socialización del informe final con los responsables del proceso Comunicación interna 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NOMBRE DEL DOCUMENTO INTERNO EXTERNO Plan Estratégico X Manual de Operaciones del SIG X

5 Decreto 943 de 2014 X 6. REGISTROS: Código Nombre Responsable Almacenamiento FO-P4-S3-01 Plan de Mejoramiento Tiempo de Retención Archivo de Gestión Disposición Final Almacenar Destruir AC A Físico 2 años SI NA NA 7. DEFINICIONES Y TERMINOS Acción de mejora: Son aquellas con las cuales se evidencia la mejora del SGC, más que el mantenimiento del mismo, y que no corresponden exactamente a correcciones, acciones correctivas o preventivas. Se relacionan con el hecho que a pesar que las cosas se están haciendo bien, o se está cumpliendo con los requisitos del sistema, se pueden hacer mejor. Son aquellas acciones que aumentan la capacidad de respuesta al usuario. Acción Correctiva: Es aquella emprendida para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseada, con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir. Auditoría: Proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, constituyéndose en una herramienta de retroalimentación para el Sistema de que examina las debilidades y fortalezas del control en la operación de la entidad. Autoevaluación: Conjunto de Elementos de Control que al actuar en forma coordinada en la Entidad, permite en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos por la Entidad. Autoevaluación del Control: Conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, que determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requerido. Autoevaluación de la Gestión: conjunto de indicadores de gestión diseñados en los Planes y Programas y en los Procesos de la Entidad que permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la Entidad hacia el cumplimento de su objetivos institucionales. Indicador: procedimiento que permite cuantificar alguna dimensión conceptual y que, cuando se aplica, produce un número.

6 MECI: Modelo Estándar de. Plan Estratégico: es un programa de actuación que consiste en aclarar lo que pretendemos conseguir y cómo nos proponemos conseguirlo. Esta programación se plasma en un documento de consenso donde concretamos las grandes decisiones que van a orientar nuestra marcha hacia la gestión excelente. Sistema Integrado de Gestión: es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestión de Calidad, Modelo Estándar de, Gestión Ambiental, Gestión de Desarrollo Administrativo, entre otros. 8. CONTROL DE CAMBIOS: ERSION FECA RAZON DE LA ACTUALIZACION Proviene de la transformación del proceso y se incluyen los siguientes elementos: Portada, Codificación, Contenido, Registros y Control de Cambios.