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1 Código:PE-GS PR-3 Versión: 4 Fecha de actualización: 04/09/2015 Página 1 de 6 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: 2. RESPONSABLE(S): Gestión de la Calidad - Gestión de la Calidad administrativa Líder del proceso del Sistema Integrado de Gestión. Los responsables, están definidos en el ítem 6. Contenido de éste procedimiento. 3. OBJETIVO: Resolver las causas de las no conformidades encontradas, toma de decisiones preventivas y correctivas procurando que no haya reincidencia u ocurrencia. 4. ALCANCE: Aplica para todos los procesos y subprocesos, inicia con la revisión de la No conformidad y finaliza con el seguimiento para determinar la eficacia de la acción implementada. 5. MARCO NORMATIVO: Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública NTCGP:1000:2009 Numerales ( 8.5.2) y ( 8.5.3) 6. CONTENIDO: No. Descripción de la Actividad Cargo Punto de Control 1 Identifica el origen y las posibles causas de la no conformidad Funcionario del proceso Verifica fuentes de información que hacen parte de este documento 2 Informa al responsable de la no conformidad Funcionario del proceso 3 Registra las causas de la no conformidad en los documentos establecidos por el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad. Proceso Verifica diligenciamiento del formato, cada vez que sea necesario 4 Plantea posibles soluciones que resuelven la no conformidad. Proceso y Equipo de

2 Código:PE-GS PR-3 Versión: 4 Fecha de actualización: 04/09/2015 Página 2 de 6 trabajo 5 Registra en el documento las acciones correctivas y/o preventiva Proceso y Equipo de trabajo Revisión por parte del de proceso 6 Evalúa las acciones tomadas y registra el resultado y observaciones en el formato del seguimiento Verifica formato cada vez que sea necesario 7 Cierra la acción preventiva, correctiva o de mejora y realiza su registro en el formato del seguimiento Verifica formato cada vez que sea necesario 7. FORMATOS: PE-GS FOR-13 Acciones Correctivas y preventivas 8.ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: Acción Correctiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción preventiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Conformidad. Cumplimiento de un requisito. Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados. NOTA1: Una concesión está generalmente limitada a la entrega de un producto que tiene características no conformes, dentro de límites definidos por un tiempo o una cantidad acordados. Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. El propósito es resolver el efecto de la no conformidad para tomar una acción correctiva posteriormente. Queja: Documentación de la no satisfacción por la parte interesada No conformidad. El incumplimiento de un requisito legales y/o normativos y de la parte interesada Permiso de desviación: Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto y/o servicio, antes de su realización.

3 Código:PE-GS PR-3 Versión: 4 Fecha de actualización: 04/09/2015 Página 3 de 6 Liberación: Acción mediante la cual se aprueba un Producto y/o servicio No conforme. Rechazo. Acción tomada sobre un producto o servicio no conforme para impedir su uso inicialmente previsto. Reparación. Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable. Reproceso: Acción tomada sobre un producto o servicio no conforme para que cumpla con los requisitos establecidos Requisito: Acción que tiene aplicación de carácter obligatorio Servicio o Producto. Es el resultado de un proceso. Servicio o Producto No Conforme. Es el incumplimiento de los requisitos, para satisfacer necesidades y expectativas. Verificación: Comprobación sobre la evidencia. 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: FECHA VERSI ÓN: No CÓDIGO ME-CM-2.2-PR ME-CM-2.2-PR ME-CM-2.2-PR PE-GS-GS-2.2-PR PE-GS PR-3 MODIFICACIONES Construcción : Procedimiento Para Acciones Correctivas y Preventivas Construcción : Ajuste en las actividades del procedimiento de acuerdo a la Norma NTCGP1000 Para un mejor entendimiento se mejoró el desarrollo de las actividades del procedimiento Mejoras en el desarrollo del procedimiento y ajuste en la codificación de los documentos Actualización del nombre, código, proceso/subproceso, objetivo y ajuste de las actividades 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento

4 Código:PE-GS PR-3 Versión: 4 Fecha de actualización: 04/09/2015 Página 4 de 6 ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Cargo: Fecha: REVISIÓN Nombre: Subproceso Cargo: Fecha: APROBACIÓN Nombre: Proceso Cargo: Rector Fecha: Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

5 Código:PE-GS PR-3 Versión: 4 Fecha de actualización: 04/09/2015 Página 5 de 6 Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

6 Código:PE-GS PR-3 Versión: 4 Fecha de actualización: 04/09/2015 Página 6 de 6 Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento FUNCIONARIO RESPONSABLE PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO INICIO Identifica el origen y las posibles causas de la no conformidad Informa al responsable de la no conformidad Registra las causas de la no conformidad en los documentos establecidos por el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad. Junto con el equipo de trabajo plantea posibles soluciones que resuelven la no conformidad. Registra en el documento las acciones correctivas y/o preventiva Evalúa las acciones tomadas y registra el resultado y observaciones en el formato Cierra la acción preventiva, correctiva o de mejora y realiza su registro en el formato FIN