FONATUR-BMO, S.A. DE C.V. Dirección Genera l Coordinación del P rograma de Calidad PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

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1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Noviembre, 2004

2 Í N D I C E PÁGINA 1. OBJETIVOS 3 2. LINEAMIENTOS GENERALES 3 3. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME 4 4. FLUJOGRAMA 6 5. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO 9 6. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN 11 2

3 1. OBJETIVOS El establecer los lineamientos para la identificación y control del producto o servicio no conforme para evitar su uso o entrega no intencional. 2. LINEAMIENTOS GENERALES a) El responsable del área en que se detecte la no conformidad deberá levantar el registro correspondiente de acuerdo al formato Registro de No Conformidad. b) El responsable del área deberá analizar las causas que generaron la desviación así como proponer las posibles soluciones al problema. En conjunto deberá identificar el producto o servicio no conforme de forma tal que se evite su uso o entrega no intencionado y determinará el tratamiento a dar al producto o servicio no conforme de acuerdo a una o mas de las siguientes opciones: Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente Tomando acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previsto c) El responsable del área deberá notificar a su jefe inmediato del área sobre la no conformidad registrada así como el análisis de sus causas, las posibles soluciones planteadas y las acciones tomadas para la identificación y control del producto no conforme. d) El responsable del área deberá aplicar las acciones necesarias para la solución de la no conformidad, cuando el responsable del área no este autorizado para la toma de las acciones correctivas necesarias, estas deberán ser dictadas y autorizadas para su aplicación por su superior o la función en línea ascendente con la capacidad y autoridad necesarias para dictarlas. e) Se deberán mantener registros de la no conformidad, la disposición del producto o servicio y las acciones tomadas para su solución de acuerdo al Procedimiento para el Control de Registros. 3

4 3. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME RESPONSABLE NO. OPERACIÓN REGISTRO Encargado de Área 1 Detecta el producto o servicio que no cumple con las especificaciones establecidas, esta detección se puede dar en las revisiones efectuadas o por notificación del cliente o usuario. 2 Informa al Gerente de Área sobre la existencia del producto o servicio no conforme. Gerente de Área 3 Registra el producto no conforme, cuando sea aplicable toma las acciones necesarias para la Cédula de Producto o Servicio No Conforme identificación del producto o servicio para evitar su uso o entrega. 4 Determina las acciones a tomar, estas acciones podrán ser: a) Acciones para eliminar la no conformidad b) Liberación por autorización de una autoridad competente o en su caso el cliente c) Acciones para impedir su uso original o para el desecho 5 Determina las acciones de re-trabajo del producto o servicio para eliminar la no conformidad. 6 Nombra a un responsable de aplicar las acciones dictadas. Responsable de Verificación 7 Aplica las acciones tomadas para eliminar la no conformidad del producto o servicio. 8 Verifica que el producto o servicio cumpla con los requisitos establecidos para este. 9 Informa al Gerente de Área sobre la aplicación de las acciones, los resultados obtenidos y en su caso y la conformidad con los requisitos preliminares, entregando los registros que demuestren dicha conformidad. Registros de Cumplimiento de Requisitos 4

5 RESPONSABLE NO. OPERACIÓN REGISTRO Gerente de Área 10 Libera el producto o servicio mediante autorización, de esta autorización deberá Oficio de Liberación del Producto mantenerse un registro, la liberación estará firmada por el Gerente de Área, por el Gerente General del Área en caso de no contar el primero con la autoridad necesaria para la liberación y en caso de ser requerido por el cliente. 11 Determina las acciones necesarias para evitar el uso inicial previsto del producto o servicio no Registro de disposición final o desecho conforme. 12 Recopila la información referente a las acciones tomadas respecto al producto o servicio no conforme. 13 Informa al Gerente General del Área sobre la ocurrencia de la no conformidad y las acciones tomadas. 14 Mantiene los registros de la no conformidad, las acciones tomadas y las verificaciones posteriores efectuadas para su liberación de acuerdo al Procedimiento para Control de Registros. Fin de Procedimiento 5

6 4. FLUJOGRAMA Encargado de Área Gerente de Área Responsable de Verificación Inicio 1 Detect a Product o o Ser vicio No Confor me 2 Infor ma Sobre Produc to No Confor me 3 Registra Produc to No Conf orme 4 Determina Acciones Tipo A Re-Trabajo B Liberación C Desecho 6

7 Encargado de Área Gerente de Área Responsable de Verificación A 5 Dicta Acciones Re-Trabajo 6 Nombra Responsabl e 7 Aplica Acciones 8 Verifica Producto o Servicio No Cumple Req. Cumple 9 Infor ma Gerente de Área D 7

8 Encargado de Área Gerente de Área Responsable de Verificación B 10 Libera Produc to C 11 Determina Acciones Evitar Uso D 12 Recopila Infor mación 13 Infor ma a G erent e General de Área 14 Mantiene Registros Fin 8

9 5. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO 1 Fecha Área, Departamento o Sucursal Descripción CEDULA DE PRODUCTO O SERVICIO NO C ONFOR ME Clave Acciones a) Re - Trabajo b) Liberación c) Desecho Descripción de Motodología y Acciones de Control 5 6 Registró No Conformidad Respo nsab le de Ap licar Acci ones 7 Nombre y Firma 8 Nombre y Firma Análisis de Causas y Riesgos Causas Riesgos Reales Riesgos Potenciales Acciones de Solución Correctivas Responsable Fecha Cumplimiento Preventivas Responsable Fecha Cumplimiento Encargado Área Nombre y Firma Respo nsab le Verific ador Nombre y Firma Verificación de Cumplimiento y Cierre Acciones Fecha Verificación Observaciones Responsable Verificación Nombre y Firma Gerente Genera l de Área Nombre y Firma F-DG-GC-NC -01 9

10 CÉDULA DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME 1. Fecha: Fecha de registro del producto o servicio no conforme. 2. Clave: Clave asignada al producto o servicio no conforme. 3. Área, Departamento o Sucursal: El área en que se detecto el producto o servicio no conforme. 4. Descripción: Descripción detallada de la no conformidad o incumplimiento con los requisitos establecidos. 5. Acciones: Se señala el tratamiento que se dará al producto o servicio no conforme. 6. Descripción de Metodología y Acciones de Control: Se señala la metodología para aplicar la acción tomada y los controles establecidos para la liberación del producto o servicio. 7. Registró No Conformidad: Nombre y firma del Gerente de Área que registra la No Conformidad. 8. Responsable de Aplicar Acciones: Nombre y firma de la persona designada por el Gerente de Área para la aplicación de las acciones y su verificación. El resto del registro se completará al aplicar los procedimientos de acciones correctivas y preventivas. 10

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