CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y SERVICIO NO CONFORME

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1 ELABORÓ CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y SERVICIO NO CONFORME REVISÓ APROBÓ Douglas Lanny Alarcon Salazar Profesional de Apoyo SGC FECHA DEFINICIÓN Faber Andrés Gallego Figueroa Coordinador de Calidad FECHA Gloria Lucia Jiménez Valdés Asistente del Decano FECHA OBJETIVO Definir las actividades, responsables y autoridades para identificar y controlar los productos y servicios no conformes de las áreas administrativas de la Facultad de Medicina para prevenir su entrega o aplicación no intencional. 1.2 ALCANCE Este procedimiento inicia con la identificación de productos y servicios no conformes, finaliza con el registro de la información y el reporte para el informe. Aplica para todas las áreas administrativas asociadas a la Facultad de Medicina de la Universidad de Antioquia. 2 NOTAS DE CAMBIO N Descripción Página (s) RESPONSABILIDAD La implementación del presente procedimiento está a cargo de todas las personas que Participan en la elaboración o la prestación de servicio bajo los lineamientos para el SG. La administración y control de este documento, es responsabilidad del Coordinador de Calidad para el Sistema de Gestión (SG). Página 1 de 6

2 CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y SERVICIO NO CONFORME 3.1 RESPONSABLE DE IMPLEMENTAR LOS DOCUMENTOS Todos aquellos que pertenezcan a la Facultad de Medicina, de acuerdo con su nivel de responsabilidad. 4 GLOSARIO Y SIGLAS 4.1 CARACTERÍSTICA: Rasgo diferenciador. 4.2 CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. 4.3 CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto o servicio que no es conforme con los requisitos especificados. 4.4 CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. 4.5 DESECHO: Acción tomada sobre un producto o servicio no conforme para impedir su uso inicialmente previsto. 4.6 LIBERACIÓN: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso. 4.7 PERMISO DE DESVIACIÓN: Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto o un servicios antes de su realización. 4.8 PRODUCTO: Es el resultado de un proceso. 4.9 PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORMES: Resultado de un proceso que no cumple las especificaciones RECLASIFICACIÓN: Variación de la clase de un producto no conforme, de tal manera que sea conforme con los requisitos que difieren de los iniciales REPARACIÓN: Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista REPROCESO: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos. Página 2 de 13

3 CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y SERVICIO NO CONFORME 4.13 SERVICIO: Resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una actividad en la interacción entre el proveedor y el cliente y generalmente es intangible SG: Sistema de Gestión. 5 CONTENIDO 5.1 GENERALIDADES Cada área Administrativa de la Facultad debe establecer un Listado de Productos y Servicios No Conformes (F-04) de acuerdo con las características y requisitos de las áreas. Las acciones a tomar sobre el producto y servicios no conformes, son aplicables antes, durante y después de su realización. Los responsables de los procesos, deciden la aplicación de acciones correctivas para eliminar la causa del producto y Servicios no conforme. Cualquier comunicación con el cliente relacionada con productos y Servicios no conformes, debe registrarse en el formato Control y Tratamiento del Producto y Servicios No Conformes (F-05), en la casilla Observaciones. 5.2 DESCRIPCIÓN Actividades Identificar los prductos y servicios no conformes. Se identifica un producto y/o servicio no conforme cuando la información de entrada (insumo), tramite en proceso o información de salida (producto), incumple los requisitos de calidad requeridos para poder llevar a cabo o continuar el proceso, o cuando se incumplen las características de calidad de la caracterización de los procesos misionales para los productos o servicios Informar el hallazgo del producto o servicio no conforme. El funcionario, auditor o cliente final que detecto el producto o servicio no conforme debe informar al área correspondiente. Página 3 de 13

4 CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y SERVICIO NO CONFORME Determina las causas del producto o servicio no conforme. Analizar e identificar la causa que dio origen a la ocurrencia de la desviación usando las herramientas definidas para este fin como los diagramas de interrelación, diagrama de pareto, tormenta de ideas, causa efecto o espina de pescado Registrar la información de la evidencia. Cuando el incumplimiento es repetitivito o podría incidir el cumplimiento del objetivo del proceso se debe llevar a cabo el registro del producto o servicio no conforme en el formato Control y Tratamiento del Producto y Servicios No Conformes (F-05) Es posible dar alcance al producto y servicio no conforme? Si es posible dar alcance al producto o servicio no conforme vaya al paso 6 si no es posible vaya al paso Dar alcance al producto o servicio no conforme. Cuando se haya entregado el servicio o producto no conforme, los funcionarios responsables deberán comunicarse de manera inmediata con los usuarios de este para informar la inconsistencia presentada y evitar su uso o aplicación Tomar acciones para impedir su uso o aplicación. Los funcionarios responsables tomas las medidas necesarias para impedir su entrega o aplicación, originalmente prevista, cuando se corrige el producto o servicio no conforme, nuevamente se somete a todas las actividades de verificación para demostrar que ha cumplido con todos los requisitos establecidos Establecer acción correctiva. Cuando el producto o servicio no conforme no cumple con las especificaciones definidas en las caracterizaciones del proceso y presenta fallas se debe dar inicio a la aplicación del procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas (P-04), el análisis de la causa raíz de definirá por su importancia y relevancia Evaluar las acciones ejecutadas En líder del proceso en acompañamiento con el funcionario responsables del área evalúa el cumplimiento de la acciones ejecutadas por medio de indicadores de control y de metas establecidas al proceso. Página 4 de 13

5 CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y SERVICIO NO CONFORME 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6.1 PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS,. 6.2 NORMA NTC ISO 90:2008 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. REQUISITOS 7 LISTA DE REGISTROS En el Control de Registros (F-04) se referencia el control que se tiene sobre los registros generados por este documento. 7.1 FORMATO DE LISTADO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES (F- 04). 7.2 CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y SERVICIOS NO CONFORMES (F-05) 8 ANEXOS 8.1 FORMATO DE LISTADO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES (F-04) 8.2 FORMATO CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y SERVICIOS NO CONFORMES (F-05) Página 5 de 13

6 ANEXO: 1 FORMATO LISTADO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES LISTADO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES FACULTAD DE : F-04 : PRODUCTO O PROCESO NO CONFORMIDAD TRATAMIENTO DEL NO CONFORME RESPONSABLE Página 1 de 1

7 ANEXO: 2 FORMATO CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y SERVICIOS NO CONFORMES CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y SERVICIOS NO CONFORMES : F-05 : Detectado por: DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO Y SERVICIO NO CONFORME Fecha: CATEGORIA Señale con una X en la columna y describa el problema: Otro Responsable: TRATAMIENTO DEL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Fecha: Suspender Señale con una X en la columna y describa el tratamiento: Corregir Rechazar Desechar Retirar Repetir Otro Responsable: SEGUIMIENTO DEL PRODUCTO o SERVICIO NO CONFORME Fecha: SI NO POR QUÉ? EFICAZ REQUIERE ACCIÓN CORRECTIVA. OBSERVACIONES: SI: NO: SI: REQUIERE ACCIÓN PREVENTIVA. Nº Nº NO: Nombre Firma: Fecha de cierre: Página 1 de 1

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