PROCEDIMIENTO DE PRODUCTO NO CONFORME, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CÓDIGO:NG-P-07

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1 DE CÓDIGO:NG-P-07 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

2 PÁGINA 2 de OBJETIVO Asegurar que el producto no conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional, tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir y las no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. 2. ALCANCE Comienza con identificación de No Conformidad y termina con Verificación de cierre. 3. RESPONSABLE Coordinador SGI. 4. RECURSOS Computador, papelería, recurso humano. 5. VOCABULARIO CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. DEFECTO: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar un no conformidad detectada. REPROCESO: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos. RECLASIFICACIÓN: Variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con los requisitos que difiere de los iniciales. REPARACIÓN: Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista. DESECHO: Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto.

3 PÁGINA 3 de 10 CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados. PERMISO DE DESVIACIÓN: Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto antes de su realización. LIBERACIÓN: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso. 6. ACTIVIDADES Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Identificación de No Conformidad: Se identifica la No Conformidad detectada en el formato de Reporte de No Conformidad, Acciones Correctivas y Preventivas. 2 Tratamiento de No Conformidad: La persona que identifica la No Conformidad es la encargada de diligenciar el formato de Reporte de No Conformidad, Acciones Correctivas y Preventivas, proponer y/o ejecutar el tratamiento para la misma, se envía a líder de proceso para su revisión. 3 Solicitud de acción correctiva/ acción preventiva: si la No conformidad reportada sea potencial o real, se considera que debe tener una acción preventiva o correctiva respectivamente, se hace la solicitud al realizar el reporte y se entrega a líder de proceso en donde se detecta la No Conformidad. 4 Conformación de equipo de análisis: Se asigna a un equipo de trabajo calificado para analizar la situación, se debe promover la participación del personal operativo y realizar el respectivo seguimiento en el registro de Reporte de No Conformidad, Acciones Correctivas y Preventivas. 5 Análisis de las causas: Se identifica y evalúa las causas para las No conformidades Cualquier integrante de la organización Cualquier integrante de la organización Quien reporta la no conformidad Líder de proceso Equipo de análisis

4 PÁGINA 4 de 10 encontradas y se procede así: Determinar las posibles causas Establecer cual es la causa raíz Plantear las acciones a implementar Tramitar los recursos necesarios Acordar fecha de entrega de los resultados (Fecha de cierre de la No Conformidad) 6 Verificación de cierre: Vencido el tiempo de ejecución del plan o corrección, se verifica el cierre de la No Conformidad y su eficacia, de la siguiente manera: Sí aún no se ha cerrado la No Conformidad, se solicita a Líder del proceso en el que se detectó la misma un informe donde explique las causas del incumplimiento en el cierre de la no conformidad, además se reúne con Coordinador SGI para analizar y presentar alternativas de solución para que se implementen de nuevo actividades. Sí se cerró la No conformidad y no fue eficaz (la No Conformidad persiste), se reúne el Líder de proceso y Coordinador SGI, analizan y presentan otras alternativas de solución. Equipo de análisis/ Coordinador SGI/ Líder de Proceso 7. GENERALIDADES Situaciones que justifican acciones preventivas: Sugerencias de los empleados, Revisión del desempeño de proveedores, Resultados sobre tendencias en los indicadores de gestión, Resultados de: Informes de auditorías internas, Objetivos y metas, Monitoreo y medición y Revisión Gerencial. Situaciones que justifican acciones correctivas: Quejas y reclamos del cliente, Repetición de un problema con un proceso o actividad, Comunicaciones de partes interesadas, Revisiones por parte de la alta dirección, Detección de no conformidades en el servicio, proceso o sistema

5 PÁGINA 5 de 10 de gestión detectadas por personal de la empresa, o por el Organismo Certificador durante una auditoría interna integral, Situaciones recurrentes o situaciones que nos pueden llevar a un problema mayor y Situación puntual con resultados graves que no deben volver a presentarse. Para este análisis se pueden utilizar herramientas estadísticas como tormenta de ideas, Diagrama Causa-Efecto, Diagrama de Pareto entre otras. La elección de estas herramientas depende de la complejidad del problema. 8. FORMATOS RELACIONADOS Reporte de No Conformidad, Acciones Correctivas y Preventivas NG-F-22 Informe de Gestión NG-F CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN CAMBIO REALIZADO REVISÓ: APROBÓ: Mariana Paternina Navarro Coordinadora SGI Liliana Álvarez Gerente

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