SGC - VAF. Procedimiento de Control de Salidas No Conformes SGC - VAF

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1 SGC - VAF Procedimiento de Control de Salidas No Conformes SGC - VAF

2 Versión: 07 Página: 2 de 23 SGC - VAF 1. PROPÓSITO Establecer las directrices para identificar y controlar las fallas en los servicios no conformes, para prevenir su entrega o uso inadecuado, así como también las autoridades y responsabilidades relacionadas con su tratamiento en los diferentes procesos y/o subprocesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad VAF 1 SGC- VAF. 2. ALCANCE El procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que han adoptado el Sistema de Gestión de la Calidad VAF, en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. 3. RESPONSABLE Todo el personal que integra los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF es responsable por la aplicación de este procedimiento; siendo el Coordinador de Calidad el responsable de llevar el control de las no conformidades y salidas no conformes. 4. DESARROLLO DEL CONTENIDO Los líderes de los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF, deben asegurar que las salidas no conformes con los requisitos, se identifiquen y se controlen para prevenir su uso o entrega no intencional. Se hace apertura de una Salida No Conforme (SNC), cuando: Se compromete el cumplimiento de los requisitos del cliente tanto interno como externo en la Universidad de Santander. Algún requisito establecido en el proceso/subproceso no se cumpla o se omita. Se materialicen riesgos identificados en las actividades de los procedimientos institucionales de los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF. Existan hallazgos en las Auditorías Internas y de seguimiento. Los requisitos están determinados en los procedimientos establecidos en cada proceso y/o subproceso. 1 VAF,

3 Versión: 07 Página: 3 de 23 El Sistema de Gestión de Calidad VAF, cuenta con un aplicativo para su administración, en el cual se dispone del módulo Salidas No Conformes para facilitar el registro del servicio no conforme, tratamiento y cierre. Para el desarrollo de este procedimiento, el aplicativo para administración del SGC-VAF se denominará aplicativo. 4.1 DESCRIPCIÓN Identificación de la No Conformidad o Salida No Conforme Los líderes de los procesos y/o subprocesos, deben controlar el cumplimiento de los requisitos establecidos, identificando aquellos productos o servicios que no cumplen, con el fin de evitar su entrega final o uso no intencional por parte de los usuarios u otras partes interesadas; aplica también para los servicios no conformes detectados después de la entrega, durante o después de la provisión de los servicios; también se debe considerar las acciones inmediatas a realizar cuando se materialice el riesgo identificado en las actividades de los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF, indicadas en la Tabla de Identificación y Valoración del Riesgo VAF-FT-029-UDES. Al identificarlo, el líder realizará el registro de la salida no conforme en el aplicativo, por la opción Salidas No Conformes, Crear salidas No Conformes, Insertar. Se ingresa toda la información solicitada, indicando si la salida No Conforme requiere acción y el tipo de acción a realizar (opcional) para su tratamiento, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Para determinar la necesidad de acciones correctivas, se debe considerar la influencia o impacto de la salida no conforme en la prestación del servicio o la afectación al cliente u otras partes interesadas y la posible recurrencia de la no conformidad. Se debe realizar automáticamente la apertura de la oportunidad de mejora desde el módulo de Salidas No Conformes por la opción Abrir Oportunidad de Mejora; en este caso el registro aparece en el módulo Mejoramiento Continuo, con la información básica del hallazgo detectado y la selección de la Salida No Conforme como fuente de identificación. Se debe completar la información requerida pendiente en el registro en la oportunidad de mejora. En la descripción colocar en forma breve, clara y sencilla, la salida o servicio que no cumple requisitos y cuál es el requisito que se está incumpliendo. En la opción Adjuntar Archivo, se puede ingresar un archivo o una imagen con la evidencia que soporta el registro del servicio No Conforme. Si se realiza la entrega del producto o servicio y el cliente u otra parte interesada lo rechaza, el líder del proceso y/o subproceso debe atender el rechazo de forma inmediata; de no ser posible la solución, el líder trasladará la Salida No Conforme o la

4 Versión: 07 Página: 4 de 23 No Conformidad al Comité de Calidad a través de la Coordinadora de Calidad, para que en un tiempo no superior a tres días hábiles determine la solución o acción necesaria Tratamiento: toma de Acción El líder de cada proceso y/o subproceso debe autorizar o determinar la acción inmediata, que puede ser: corrección por reproceso, reparación, desecho, liberación (aplica al procedimiento) o permiso de desviación; concesión (previa autorización del cliente o autoridad dentro de la organización para entregar el producto sin el cumplimiento de los requisitos); separación, contención, devolución o suspensión de productos y servicios, información al cliente, y registrarlo en el aplicativo por la opción Salidas No Conformes, señalando el registro y seleccionando la opción Modificar. El registro se realiza por la opción Tratamiento, diligenciando los campos solicitados. Las acciones de contención se toman cuando se detectan salidas que no cumplen con lo especificado durante o después de la provisión de los servicios, el cliente u otra parte interesada reporta la no conformidad, o por reclamos o quejas recibidos de los clientes u otras partes interesadas. La acción de contención es aquella tomada con el fin de evitar una afectación mayor al cliente. Se debe identificar el servicio no conforme y aplicar acciones de contención, mientras se analizan las causas de la no conformidad y se definen acciones para evitar la recurrencia de la salida no conforme. Se debe conservar la información documentada (registro) que describa la no conformidad, las acciones tomadas, todas las concesiones obtenidas; identificando la autoridad que decida la acción con respecto a la no conformidad Reporte de la Salida No Conforme Cada vez que se registra una Salida No conforme, el aplicativo genera automáticamente un correo, notificando al encargado de la ejecución y seguimiento esta responsabilidad. La Coordinación de Calidad debe realizar un informe semestral consolidado y detallado acerca de las No conformidades (NC) y las salidas no conformes (PNC) atendidas, registrada en el aplicativo y entregarlo a la Representante de la Dirección para ser tenido en cuenta en la revisión por la dirección Verificación de acciones tomadas

5 Versión: 07 Página: 5 de 23 Una vez registrado el tratamiento realizado a la salida no conforme, el aplicativo activa la opción Seguimiento para que el responsable de esta actividad registre la verificación realizada. La Coordinación de Calidad debe verificar el producto o servicio al cual se le aplicó el tratamiento definido, con el fin de verificar su conformidad con los requisitos establecidos cuando se han corregido las salidas no conformes; el seguimiento realizado, se registra en el aplicativo por la opción Salida No Conforme, Modificar, Tratamiento, en la opción Seguimiento. Se puede adjuntar un archivo como soporte de la verificación realizada por la opción Seleccionar archivo. De acuerdo al estado de la Salida No Conforme se selecciona Pendiente o Ejecutado en la opción Estado. Si en la verificación y seguimiento de las acciones se detecta que no han sido eficaces, la Coordinación de Calidad notificará al líder para que aplique nuevamente el procedimiento ACPM Cierre de la No conformidad y archivo La Coordinación de Calidad verifica que la salida no conforme reportada es conforme con los requisitos y registra en el aplicativo por el módulo Salidas No Conformes, Modificar y en la opción Estado de la salida no conforme, seleccionar cerrado. Realizado esto, la Salida No Conforme se reporta como Ejecutado. Si se ha indicado que la Salida No Conforme requiere una acción, la Coordinación de Calidad realizará el cierre de la No Conformidad, cuando las acciones planteadas sean realizadas y eficaces, tal como se establece en el Procedimiento de ACPM. 5. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Dependencia Cargo REGISTROS INICIO

6 Versión: 07 Página: 6 de 23 Identificación y registro de la Salida No Conforme Se registra en el aplicativo de administración del SGC-VAF por el módulo Salidas No conformes, Crear, el Producto o Servicio No conforme, ingresando la información solicitada y haciendo una breve descripción y análisis de lo encontrado, indicando claramente la evidencia objetiva que sustenta el PNC, adjuntando si es posible el archivo que soporta el registro. Si el producto o servicio No Conforme requiere una Acción, se marca Si en la opción correspondiente, y se registra por la opción Abrir oportunidad de mejora desde el módulo de Salidas No Conformes, para que el aplicativo registre la incidencia en el Módulo Mejoramiento Continuo. Todos los procesos y/o subprocesos Líder del proceso y/o subproceso Registro en el aplicativo Se evalúa el Producto o servicio No Conforme y se determina la acción pertinente que se debe tomar para tratamiento de la situación de forma inmediata. Las correcciones pueden ser: reproceso, reparación, liberación, desecho o permiso de desviación; separación, contención, devolución o suspensión de productos y servicios; información Todos los procesos y/o Líder del proceso y/o Registro en el aplicativo

7 Versión: 07 Página: 7 de 23 Tratamiento de la Salida No conforme al cliente; obtención de autorización para su aceptación bajo concesión del cliente o autoridad dentro de la organización. Si la salida no conforme corresponde a una nueva ocurrencia, se aplica el procedimiento ACPM, una vez solucionada la salida no conforme. Seguimiento de la Salida No Conforme Una vez registrado el tratamiento el aplicativo activa la opción Seguimiento y genera automáticamente un correo electrónico indicando al responsable del seguimiento que ya puede realizar la verificación de la corrección aplicada. Todos los procesos y/o subprocesos SGC-VAF Líder del proceso y/o Subproceso Registro en el aplicativo Verificación de las Acciones tomadas. La Coordinación de Calidad verificará el estado de la Salida No conforme, con el fin de comprobar su conformidad. Debe registrar la verificación realizada y adjuntar si es posible el archivo respectivo como soporte. Dependiendo del estado del servicio, selecciona la opción Pendiente o Ejecutado. Si en la verificación y seguimiento de las acciones se detectan que no han sido eficaces, se notificará al líder para que aplique SGC - VAF Coordinación de Calidad SGC-VAF Registro en el aplicativo

8 Versión: 07 Página: 8 de 23 nuevamente el procedimiento ACPM. Cierre de la No Conformidad y Archivo Cuando la salida No Conforme tiene estado Ejecutado, la Coordinación de Calidad realizará el cierre de la salida No Conforme, señalando el registro correspondiente, Modificar y en la opción Estado de la Salida No conforme seleccionar Cerrado. SGC-VAF Coordinación de Calidad SGC-VAF Registro en el aplicativo

9 Versión: 07 Página: 9 de DEFINICIONES A continuación se definen algunos significados importantes para tener en cuenta en este procedimiento: ACCIÓN DE CONTENCIÓN: acción tomada para evitar un perjuicio mayor al cliente o partes interesadas, por la entrega o uso de la salida que no cumple con lo especificado, por ejemplo, identificación y suspensión de la prestación del servicio, clasificación del producto no conforme, cambio del producto. CONFORMIDAD: cumplimiento de un requisito. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). CONCESIÓN: autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados. Una concesión está generalmente limitada a la entrega de un producto que tiene características no conformes, dentro de límites definidos por un tiempo o una cantidad de producto acordados. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). CORRECCIÓN: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva, por ejemplo, un reproceso o una reclasificación (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). DEFECTO: incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). DESECHO: acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto. Ejemplos: Reciclaje o destrucción. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). EVIDENCIA OBJETIVA: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. (3.8 Términos relativos al examen, NTC - ISO 9000).

10 Versión: 07 Página: 10 de 23 LIBERACIÓN: autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). NO CONFORMIDAD: incumplimiento de un requisito. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). PERMISO DE DESVIACIÓN: autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto antes de su realización. Un permiso de desviación se da generalmente para una cantidad limitada de producto o para un periodo de tiempo limitado, y para su uso específico. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). REPARACIÓN: acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista. Al contrario que el reproceso, la reparación puede afectar o cambiar partes de un producto no conforme. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). REPROCESO: acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). REVISIÓN: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la educación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. (3.8 Términos relativos al examen, NTC - ISO 9000). VALIDACIÓN: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. (3.8 Términos relativos al examen, NTC - ISO 9000). VERIFICACIÓN: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos específicos. (3.8 Términos relativos al examen, NTC - ISO 9000). CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión Prueba Liliana Naranjo Facilitadora SGC-VAF 16/09/2013

11 Versión: 07 Página: 11 de Cambio responsables numeral 4.1.1/4.1.3 Incluye tipo de correcciones numeral 4.3 Actualización Flujograma de acuerdo a las modificaciones. Liliana Naranjo C. Patricia Pinzón B. Amelia Gonzalez Equipo Facilitador SGC-VAF Gloria Liliana Osorio A. Representante de la Dirección. Carmen Guerrero Coordinadora Calidad SGC-VAF 19/06/2014 Cambio formatos 02 VAF-FT-001-UDES VAF-FT-002-UDES Se elimina Pie de Pagina Esperanza Rojas Coordinadora Gestión Documental 25/07/ Se detalla y profundiza la descripción de las siguientes actividades del procedimiento: 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, y Se eliminan los numerales 4.2, 4.3 y 4.4 Gloria Liliana Osorio A. Representante de la Dirección. Carmen Guerrero Coordinadora Calidad 25/03/2015 Reajuste del Flujograma. 04 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN

12 Versión: 07 Página: 12 de Se documenta uso del aplicativo para el registro del PNC. Se actualiza el flujograma. Se actualiza el encabezado por inclusión en el Logo institucional de la mención Vigilada Mineducación SGC - VAF Carmen E. Guerrero G. Coordinadora de Calidad SGC-VAF 28/09/ Revisión del documento y actualización de acuerdo al requisito 8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES. Se ajusta nombre del procedimiento, de acuerdo a la denominación del requisito. Carmen E. Guerrero González Coordinadora de Calidad SGC-VAF 21/11/2017 Procedimiento de Control Ajuste de pie de página de Carmen E. Guerrero González de Salidas No Conformes Coordinadora de Calidad SGC-VAF 07 acuerdo a Procedimiento Control de Documentos y Registros v 10. Esperanza Rojas Rojas Directora de Gestión Documental 14/05/2018 Hewlett-Packard Company SGC - VAF

13 Versión: 07 Página: 13 de PROPÓSITO Establecer las directrices para identificar y controlar las fallas en los servicios no conformes, para prevenir su entrega o uso inadecuado, así como también las autoridades y responsabilidades relacionadas con su tratamiento en los diferentes procesos y/o subprocesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad VAF 2 SGC- VAF. 8. ALCANCE El procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que han adoptado el Sistema de Gestión de la Calidad VAF, en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. 9. RESPONSABLE Todo el personal que integra los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF es responsable por la aplicación de este procedimiento; siendo el Coordinador de Calidad el responsable de llevar el control de las no conformidades y salidas no conformes. 10. DESARROLLO DEL CONTENIDO Los líderes de los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF, deben asegurar que las salidas no conformes con los requisitos, se identifiquen y se controlen para prevenir su uso o entrega no intencional. Se hace apertura de una Salida No Conforme (SNC), cuando: Se compromete el cumplimiento de los requisitos del cliente tanto interno como externo en la Universidad de Santander. Algún requisito establecido en el proceso/subproceso no se cumpla o se omita. Se materialicen riesgos identificados en las actividades de los procedimientos institucionales de los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF. Existan hallazgos en las Auditorías Internas y de seguimiento. Los requisitos están determinados en los procedimientos establecidos en cada proceso y/o subproceso. El Sistema de Gestión de Calidad VAF, cuenta con un aplicativo para su administración, en el cual se dispone del módulo Salidas No Conformes para facilitar el registro del servicio no conforme, tratamiento y cierre. Para el desarrollo de este 2 VAF,

14 Versión: 07 Página: 14 de 23 procedimiento, el aplicativo para administración del SGC-VAF se denominará aplicativo. 4.1 DESCRIPCIÓN Identificación de la No Conformidad o Salida No Conforme Los líderes de los procesos y/o subprocesos, deben controlar el cumplimiento de los requisitos establecidos, identificando aquellos productos o servicios que no cumplen, con el fin de evitar su entrega final o uso no intencional por parte de los usuarios u otras partes interesadas; aplica también para los servicios no conformes detectados después de la entrega, durante o después de la provisión de los servicios; también se debe considerar las acciones inmediatas a realizar cuando se materialice el riesgo identificado en las actividades de los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF, indicadas en la Tabla de Identificación y Valoración del Riesgo VAF-FT-029-UDES. Al identificarlo, el líder realizará el registro de la salida no conforme en el aplicativo, por la opción Salidas No Conformes, Crear salidas No Conformes, Insertar. Se ingresa toda la información solicitada, indicando si la salida No Conforme requiere acción y el tipo de acción a realizar (opcional) para su tratamiento, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Para determinar la necesidad de acciones correctivas, se debe considerar la influencia o impacto de la salida no conforme en la prestación del servicio o la afectación al cliente u otras partes interesadas y la posible recurrencia de la no conformidad. Se debe realizar automáticamente la apertura de la oportunidad de mejora desde el módulo de Salidas No Conformes por la opción Abrir Oportunidad de Mejora; en este caso el registro aparece en el módulo Mejoramiento Continuo, con la información básica del hallazgo detectado y la selección de la Salida No Conforme como fuente de identificación. Se debe completar la información requerida pendiente en el registro en la oportunidad de mejora. En la descripción colocar en forma breve, clara y sencilla, la salida o servicio que no cumple requisitos y cuál es el requisito que se está incumpliendo. En la opción Adjuntar Archivo, se puede ingresar un archivo o una imagen con la evidencia que soporta el registro del servicio No Conforme. Si se realiza la entrega del producto o servicio y el cliente u otra parte interesada lo rechaza, el líder del proceso y/o subproceso debe atender el rechazo de forma inmediata; de no ser posible la solución, el líder trasladará la Salida No Conforme o la No Conformidad al Comité de Calidad a través de la Coordinadora de Calidad, para que en un tiempo no superior a tres días hábiles determine la solución o acción necesaria.

15 Versión: 07 Página: 15 de Tratamiento: toma de Acción El líder de cada proceso y/o subproceso debe autorizar o determinar la acción inmediata, que puede ser: corrección por reproceso, reparación, desecho, liberación (aplica al procedimiento) o permiso de desviación; concesión (previa autorización del cliente o autoridad dentro de la organización para entregar el producto sin el cumplimiento de los requisitos); separación, contención, devolución o suspensión de productos y servicios, información al cliente, y registrarlo en el aplicativo por la opción Salidas No Conformes, señalando el registro y seleccionando la opción Modificar. El registro se realiza por la opción Tratamiento, diligenciando los campos solicitados. Las acciones de contención se toman cuando se detectan salidas que no cumplen con lo especificado durante o después de la provisión de los servicios, el cliente u otra parte interesada reporta la no conformidad, o por reclamos o quejas recibidos de los clientes u otras partes interesadas. La acción de contención es aquella tomada con el fin de evitar una afectación mayor al cliente. Se debe identificar el servicio no conforme y aplicar acciones de contención, mientras se analizan las causas de la no conformidad y se definen acciones para evitar la recurrencia de la salida no conforme. Se debe conservar la información documentada (registro) que describa la no conformidad, las acciones tomadas, todas las concesiones obtenidas; identificando la autoridad que decida la acción con respecto a la no conformidad Reporte de la Salida No Conforme Cada vez que se registra una Salida No conforme, el aplicativo genera automáticamente un correo, notificando al encargado de la ejecución y seguimiento esta responsabilidad. La Coordinación de Calidad debe realizar un informe semestral consolidado y detallado acerca de las No conformidades (NC) y las salidas no conformes (PNC) atendidas, registrada en el aplicativo y entregarlo a la Representante de la Dirección para ser tenido en cuenta en la revisión por la dirección Verificación de acciones tomadas

16 Versión: 07 Página: 16 de 23 Una vez registrado el tratamiento realizado a la salida no conforme, el aplicativo activa la opción Seguimiento para que el responsable de esta actividad registre la verificación realizada. La Coordinación de Calidad debe verificar el producto o servicio al cual se le aplicó el tratamiento definido, con el fin de verificar su conformidad con los requisitos establecidos cuando se han corregido las salidas no conformes; el seguimiento realizado, se registra en el aplicativo por la opción Salida No Conforme, Modificar, Tratamiento, en la opción Seguimiento. Se puede adjuntar un archivo como soporte de la verificación realizada por la opción Seleccionar archivo. De acuerdo al estado de la Salida No Conforme se selecciona Pendiente o Ejecutado en la opción Estado. Si en la verificación y seguimiento de las acciones se detecta que no han sido eficaces, la Coordinación de Calidad notificará al líder para que aplique nuevamente el procedimiento ACPM Cierre de la No conformidad y archivo La Coordinación de Calidad verifica que la salida no conforme reportada es conforme con los requisitos y registra en el aplicativo por el módulo Salidas No Conformes, Modificar y en la opción Estado de la salida no conforme, seleccionar cerrado. Realizado esto, la Salida No Conforme se reporta como Ejecutado. Si se ha indicado que la Salida No Conforme requiere una acción, la Coordinación de Calidad realizará el cierre de la No Conformidad, cuando las acciones planteadas sean realizadas y eficaces, tal como se establece en el Procedimiento de ACPM. 11. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Dependencia Cargo REGISTROS INICIO

17 Versión: 07 Página: 17 de 23 Identificación y registro de la Salida No Conforme Se registra en el aplicativo de administración del SGC-VAF por el módulo Salidas No conformes, Crear, el Producto o Servicio No conforme, ingresando la información solicitada y haciendo una breve descripción y análisis de lo encontrado, indicando claramente la evidencia objetiva que sustenta el PNC, adjuntando si es posible el archivo que soporta el registro. Si el producto o servicio No Conforme requiere una Acción, se marca Si en la opción correspondiente, y se registra por la opción Abrir oportunidad de mejora desde el módulo de Salidas No Conformes, para que el aplicativo registre la incidencia en el Módulo Mejoramiento Continuo. Todos los procesos y/o subprocesos Líder del proceso y/o subproceso Registro en el aplicativo Se evalúa el Producto o servicio No Conforme y se determina la acción pertinente que se debe tomar para tratamiento de la situación de forma inmediata. Las correcciones pueden ser: reproceso, reparación, liberación, desecho o permiso de desviación; separación, contención, devolución o suspensión de productos y servicios; información al cliente; obtención de Todos los procesos y/o Líder del proceso y/o subproceso Registro en el aplicativo

18 Versión: 07 Página: 18 de 23 Tratamiento de la Salida No conforme autorización para su aceptación bajo concesión del cliente o autoridad dentro de la organización. Si la salida no conforme corresponde a una nueva ocurrencia, se aplica el procedimiento ACPM, una vez solucionada la salida no conforme. Seguimiento de la Salida No Conforme Una vez registrado el tratamiento el aplicativo activa la opción Seguimiento y genera automáticamente un correo electrónico indicando al responsable del seguimiento que ya puede realizar la verificación de la corrección aplicada. Todos los procesos y/o subprocesos SGC-VAF Líder del proceso y/o Subproceso Registro en el aplicativo Verificación de las Acciones tomadas. La Coordinación de Calidad verificará el estado de la Salida No conforme, con el fin de comprobar su conformidad. Debe registrar la verificación realizada y adjuntar si es posible el archivo respectivo como soporte. Dependiendo del estado del servicio, selecciona la opción Pendiente o Ejecutado. Si en la verificación y seguimiento de las acciones se detectan que no han sido eficaces, se notificará al líder para que aplique nuevamente el procedimiento ACPM. SGC - VAF Coordinación de Calidad SGC-VAF Registro en el aplicativo

19 Versión: 07 Página: 19 de 23 Cierre de la No Conformidad y Archivo Cuando la salida No Conforme tiene estado Ejecutado, la Coordinación de Calidad realizará el cierre de la salida No Conforme, señalando el registro correspondiente, Modificar y en la opción Estado de la Salida No conforme seleccionar Cerrado. SGC-VAF Coordinación de Calidad SGC-VAF Registro en el aplicativo 12. DEFINICIONES

20 Versión: 07 Página: 20 de 23 A continuación se definen algunos significados importantes para tener en cuenta en este procedimiento: ACCIÓN DE CONTENCIÓN: acción tomada para evitar un perjuicio mayor al cliente o partes interesadas, por la entrega o uso de la salida que no cumple con lo especificado, por ejemplo, identificación y suspensión de la prestación del servicio, clasificación del producto no conforme, cambio del producto. CONFORMIDAD: cumplimiento de un requisito. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). CONCESIÓN: autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados. Una concesión está generalmente limitada a la entrega de un producto que tiene características no conformes, dentro de límites definidos por un tiempo o una cantidad de producto acordados. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). CORRECCIÓN: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva, por ejemplo, un reproceso o una reclasificación (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). DEFECTO: incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). DESECHO: acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto. Ejemplos: Reciclaje o destrucción. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). EVIDENCIA OBJETIVA: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. (3.8 Términos relativos al examen, NTC - ISO 9000). LIBERACIÓN: autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). NO CONFORMIDAD: incumplimiento de un requisito. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). PERMISO DE DESVIACIÓN: autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto antes de su realización. Un permiso de desviación se da generalmente para una cantidad limitada de producto o para un periodo de tiempo limitado, y para su uso específico. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000).

21 Versión: 07 Página: 21 de 23 REPARACIÓN: acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista. Al contrario que el reproceso, la reparación puede afectar o cambiar partes de un producto no conforme. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). REPROCESO: acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000). REVISIÓN: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la educación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. (3.8 Términos relativos al examen, NTC - ISO 9000). VALIDACIÓN: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. (3.8 Términos relativos al examen, NTC - ISO 9000). VERIFICACIÓN: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos específicos. (3.8 Términos relativos al examen, NTC - ISO 9000). CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión Prueba Liliana Naranjo Facilitadora SGC-VAF 16/09/ Cambio responsables numeral 4.1.1/4.1.3 Incluye tipo de correcciones numeral 4.3 Actualización Flujograma de acuerdo a las modificaciones. Liliana Naranjo C. Patricia Pinzón B. Amelia Gonzalez Equipo Facilitador SGC-VAF Gloria Liliana Osorio A. Representante de la Dirección. Carmen Guerrero Coordinadora Calidad SGC-VAF 19/06/2014 Cambio formatos 02 VAF-FT-001-UDES VAF-FT-002-UDES Se elimina Pie de Pagina Esperanza Rojas Coordinadora Gestión Documental 25/07/2014

22 Versión: 07 Página: 22 de Se detalla y profundiza la descripción de las siguientes actividades del procedimiento: 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, y Se eliminan los numerales 4.2, 4.3 y 4.4 Gloria Liliana Osorio A. Representante de la Dirección. Carmen Guerrero Coordinadora Calidad 25/03/2015 Reajuste del Flujograma. 04 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Se documenta uso del aplicativo para el registro del PNC. 05 Se actualiza el flujograma. Se actualiza el encabezado por inclusión en el Logo institucional de la mención Vigilada Mineducación Carmen E. Guerrero G. Coordinadora de Calidad SGC-VAF 28/09/ Revisión del documento y actualización de acuerdo al requisito 8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES. Se ajusta nombre del procedimiento, de acuerdo a la denominación del requisito. Carmen E. Guerrero González Coordinadora de Calidad SGC-VAF 21/11/2017

23 Versión: 07 Página: 23 de Ajuste de pie de página de acuerdo a Procedimiento Control de Documentos y Registros v 10. Carmen E. Guerrero González Coordinadora de Calidad SGC-VAF Esperanza Rojas Rojas Directora de Gestión Documental 14/05/2018