SGC-VAF. Conciliación ICETEX VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIVERSIDAD DE SANTANDER SGC-VAF

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1 SGC-VAF Conciliación ICETEX VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIVERSIDAD DE SANTANDER SGC-VAF

2 Versión: 04 Página 1 de 7 1. PROPÓSITO Especificar las actividades que deben realizarse para la conciliación periódica de la información registrada en el Sistema de Información Contable por concepto de los desembolsos efectuados por ICETEX, comparando los valores registrados y reportados de las sedes, por concepto de abonos a la cartera de ICETEX. 2. ALCANCE Inicia con el envío mensual del Auxiliar de la cuenta contable para el registro de los desembolsos de ICETEX y reporte de los abonos realizados en las sedes, y finaliza con la identificación de diferencias, solicitud de ajustes, conciliación de saldos y archivo de los soportes de la conciliación realizada. 3. DEFINICIONES Conciliación: Es un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados en una cuenta, con los valores que le suministra otra entidad por medio de un extracto que suele recibirse cada mes CONDICIONES GENERALES La revisión de las contabilizaciones debe hacerse antes de la conciliación de ICETEX. Se debe confirmar previamente con el subproceso de Contabilidad, que se ha realizado el registro de los desembolsos del ICETEX y con los responsables del registro en el módulo de cartera, que se hayan efectuado los ajustes solicitados. La conciliación se realiza posteriormente a la integración del último día del mes. Previamente a la conciliación confirmar que la integración de los módulos de Facturación y Cartera se haya efectuado. En Bucaramanga por la Jefatura de Crédito y Cartera y en Cúcuta y Valledupar por la Coordinación de Crédito y Cartera. 1 Adaptación concepto

3 Versión: 04 Página 2 de 7 El campus de Bucaramanga es la responsable de realizar la conciliación de ICETEX. Los criterios para la aceptación de este instructivo son: oportunidad en la integración al módulo contable, disponibilidad y confiabilidad del sistema de información, disponibilidad de recursos y confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación cuando no se hayan especificado Las solicitudes de información, consultas o cambios en la aplicación de este instructivo serán atendidas mediante correo electrónico y deben ser aprobadas previamente por el líder del subproceso Las actividades posteriores a la entrega de este instructivo son: Realizar el respectivo seguimiento a los saldos que queden pendientes por legalizar de los giros recibidos. 5. La conciliación es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la UDES tiene registrados en la cuenta contable definida para el registro mensual de los valores consignados por el ICETEX, con los valores de las Resoluciones de Giro de ICETEX, los valores abonados en la entidad bancaria y lo registrado en Crédito y Cartera. a. Para iniciar la conciliación de los abonos efectuados por ICETEX, se tiene en cuenta que el mes a conciliar se haya integrado al módulo contable. Al inicio de cada mes, se solicita vía a Contabilidad de Bucaramanga la remisión de los siguientes archivos: ICETEX mes (corresponde al mes que se va a conciliar mes vencido) contiene la hoja de cálculo con el INFORME DE CONTROL MOVIMIENTO CONTABLE. Saldo mes (corresponde al mes que se va a conciliar) contiene la hoja de cálculo con el BALANCE DE PRUEBA. Estos archivos contienen los valores de las resoluciones giradas por el ICETEX a la cuenta corriente del Banco de Bogotá , y las contabilizaciones que han realizado en los campus de Bucaramanga, Cúcuta, Valledupar y Bogotá.

4 Versión: 04 Página 3 de 7 b. La secretaria de Crédito y Cartera de Bucaramanga solicita mensualmente vía correo electrónico a los coordinadores de Crédito y Cartera el diligenciamiento de los siguientes cuadros: RESOLUCION FECHA CONSIGNACION TOTAL GIRO A VALLEDUPAR LE CORRESPONDE oct oct oct oct c. El departamento de Contabilidad envía mensualmente el extracto bancario, con el fin de confirmar que los valores recibidos por concepto de ICETEX fueron afectados por Contabilidad en el INFORME DE CONTROL MOVIMIENTO CONTABLE, si se presentan inconsistencias, se informa a Contabilidad para los ajustes pertinentes. d. Una vez recibido los archivos mencionados anteriormente (con los ajustes si es el caso), se actualiza la hoja electrónica Conciliación ICETEX (ubicado en escritorio/2017/conciliaciones ICETEX) para que actualice la información en la hoja de Cálculo Resum y control.

5 Versión: 04 Página 4 de 7 e. Se revisa si la resolución de giro ya ha sido utilizada o abonada, mediante confirmación en el archivo de Conciliación ICETEX- hoja Resum campo Relación. Si llegado el caso no está relacionada, se revisa por el total de resolución en el campo Total Consig. Una vez realizadas las revisiones, y la confirmación de la información ya sea por relación o por valor, se verifica que la fecha (mes) en el archivo corresponda a la de la resolución (siempre debe haber una coincidencia bien sea por número de relación o por valor total de la misma). f. Posteriormente se relaciona en el archivo de Conciliación ICETEX Consolidado hoja Resum la casilla de la sede respectiva (B/GA, CUCUTA, VALLEDUPAR, FABA) el total de la resolución o la sumatoria parcial de los giros relacionados en la resolución correspondientes a la sede. Se adiciona un comentario (en la barra de Excel, pestaña Revisar/Nuevo Comentario) especificando el número de factura, nota contable o crédito en la que se descargó el valor y el mes en el que se utilizó.

6 Versión: 04 Página 5 de 7 g. Una vez finalizado estas actividades de verificación, se revisa que no haya diferencias entre los saldos relacionados en los campos Saldos contabilidad y Saldo informe del archivo Conciliación ICETEX con el fin de confirmar que se efectuó correctamente la conciliación. Si quedan saldos pendientes por legalizar de las Resoluciones registradas, se comunica por correo electrónico a la Jefatura de crédito y cartera para que revise los pendientes con la coordinación de Icetex y haga seguimiento de su legalización. Se imprimen los movimientos relacionados en los archivos: Extractos bancarios Saldo del mes Y se anexa las resoluciones de giro y demás soportes. Se archiva toda la documentación en carpetas que contengan máximo 200 folios con su respectivo rotulo, el cual contiene la siguiente información: FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE SUBSERIE NOMBRE UNIVERSIDAD DE SANTANDER Gestión Administrativa y Financiera Credito y Cartea : Abril - Mayo 2016 CARPETA Número 1 de 1 SEDE Bucaramanga FOLIOS 200 FECHAS INICIAL: 01/04/2016 FINAL: 30/05/2016 UBICACIÓN

7 Versión: 04 Página 6 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACION 00 Versión Inicial Eliana Vargas Ariza Jefe de Crédito y Cartera 22/03/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016 Se aclara en las condiciones generales la responsabilidad de Crédito y Cartera Bucaramanga de realizar conciliación ICETEX. Eliana Vargas Ariza Jefe de Crédito y Cartera 02 En el numeral 5 Conciliación ICETEX se aclara las actividades de archivo de la documentación 30/09/2016 Se actualiza encabezado por la inclusión de la mención Vigilada Mineducación en el Logo Institucional Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF

8 Versión: 04 Página 7 de 7 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 03 En las Condiciones Generales, se adiciona los criterios de aceptación del instructivo y las actividades posteriores a la entrega. En el numeral 5 Conciliación ICETEX, ítem a: se incluye la cuenta contable donde consigna el ICETEX y en el ítem b: se anexan gráfica. Se modifican los responsables de las actividades. Se organizan y aclaran literales e, f y g. Eliana Vargas Ariza Jefe de Crédito y Cartera 13/11/ Ajuste de pie de página de acuerdo a Procedimiento Control de Documentos y Registros v 10. Esperanza Rojas Rojas Directora de Gestión Documental 11/08/2018