SGC-VAF. Protocolo Aplicación de la marca de conformidad de la Certificación ICONTEC VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

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1 SGC-VAF Protocolo Aplicación de la marca de conformidad de la Certificación ICONTEC VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIVERSIDAD DE SANTANDER SGC-VAF

2 Versión: 02 Página 1 de PROPÓSITO Este documento contiene las reglas establecidas por ICONTEC para aplicación de la marca de conformidad de su certificación para sistemas de gestión y servicios, con el fin de facilitar su uso y aplicación. 2. ALCANCE Aplica para los documentos de los procesos y/o subprocesos del Sistema de Gestión de Calidad VAF y los servicios ofertados por la Institución a través del Centro de Conciliación 3. CONDICIONES GENERALES La tipografía, el diseño de la marca y el logo alusivo a la marca de conformidad de la certificación ICONTEC no pueden ser modificados. La marca siempre de conformidad debe ir acompañada del código del certificado asignado a la organización por ICONTEC. El uso de la marca de certificación ICONTEC, aplica para los procesos y/o subprocesos del alcance del Sistema de Gestión de Calidad VAF y para los servicios del Centro de Conciliación. Gestión Documental es el responsable de incorporar en la documentación del SGC-VAF, la marca de conformidad de la certificación ICONTEC. Este documento aplica durante la vigencia de la certificación otorgada por ICONTEC. Este protocolo está basado en el Reglamento de la Certificación ICONTEC de Sistemas de Gestión y en los Manuales de aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC para sistemas de gestión y para producto, procesos y servicios suministrados por ICONTEC. Los auditores de ICONTEC, realizan la verificación de cumplimiento de las disposiciones establecidas para uso de marcas de conformidad de la certificación otorgada, durante el desarrollo de las auditorías y los hallazgos encontrados se reportan en el informe. (ICONTEC ES-P-GM-01-A-007 v0). Se establece en el Manual de aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC para Sistemas de Gestión, que los cambios y uso indebido

3 Versión: 02 Página 2 de 10 de la marca, serán motivo de sanción de acuerdo al Reglamento de la Certificación ICONTEC de Sistemas de Gestión y con la ley. En la Universidad de Santander, el tamaño mínimo en el cual debe reproducirse el logosímbolo del certificado es de 1.5 cm de ancho (tamaño dentro de los parámetros aceptados por ICONTEC). Cualquier inquietud o duda sobre los colores o tamaño del logosímbolo debe comunicarse con la Coordinación de Gestión Documental para dar solución. 4. DEFINICIONES Organización: empresa, corporación, firma, institución, empresa unipersonal, asociación o una parte de las anteriores constituida como entidad jurídica, que solicita o es titular de la Certificación ICONTEC de Sistemas de Gestión. ICONTEC: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. Es el organismo Nacional de Normalización de Colombia. Logosímbolo: es la unión de elementos formales, simbólicos y tipográficos, que sirve de insignia a una empresa; la caracterizan, la representan y la diferencian de su competencia, sería el dibujo que la empresa utiliza para que la identifiquen DESARROLLO DE CONTENIDO 5.1. DISPOSICIONES DE USO DEL CERTIFICADO Se incluyen las condiciones establecidas por ICONTEC para uso de la marca de certificación ICONTEC, tal como se expresan en los documentos tomados como referencia para este documento: Transcripción del numeral 7.3 del Reglamento de la Certificación ICONTEC de Sistemas de Gestión v. 7:.. El certificado debe usarse siguiendo las disposiciones que se indican a continuación: a. Por el titular del certificado b. Con la razón social de la Organización. c. Con el código asignado al certificado. 1 Tomado de diloengrafico.wikispaces.com

4 Versión: 02 Página 3 de 10 d. Con indicación al documento normativo, con el cual se otorgó la certificación. e. Dentro del periodo de validez del certificado. f. Dentro del alcance certificado. g. Sin ningún cambio h. En los colores especificados en el manual de calidad ES-P-GM-01-A-011, con la información correcta del estado de su certificación en los medios de comunicación, tales como, Internet, folletos o publicidad, u otros documentos. i. Sin ninguna declaración engañosa concerniente a la declaración j. Con modificaciones en la publicidad, en caso de reducción del alcance de la certificación. Otras disposiciones incluidas en el Reglamento de la Certificación ICONTEC de Sistemas de Gestión, aplicables al certificado del SGC-VAF: 7.3 El Certificado no puede ser usado de manera que induzca o pueda inducir a confusión con otras actividades o instalaciones que no estén bajo el alcance de la certificación, ni puede ser utilizado a título de publicidad relacionada directamente con los productos, ni en el producto o en el empaque en el que llega al consumidor o en cualquier otra forma de manera que pueda hacer entender que el producto ha sido certificado 5.2 LOGOSÍMBOLO de ICONTEC Se establecen condiciones de: fuentes a utilizar, colores, posición, tamaño y uso Tipografía Se debe utilizar la tipografía ITC Avant Garde Gothic, Demi condensed para el logosímbolo, el Código del certificado debe escribirse en Arial Regular.

5 Versión: 02 Página 4 de 10 Para el Centro de Conciliación, se utiliza esta misma tipografía, la información sobre la certificación otorgada se describe así: bajo el logosímbolo se debe registrar la Norma técnica colombiana referente y en línea la mención del servicio. Norma Técnica referencial NTC 5906 Alcance del proceso o servicio Centro de conciliación y/o arbitraje Variaciones Cromáticas El logosímbolo puede ser usado en blanco y negro o a color (ver 5.2.3), en versión positivo y negativo. La versión negativa solo puede ser aplicada sobre un fondo de color azul Pantone 301. Si el fondo no tiene esa configuración de color es mejor abstenerse de usar esta versión para no incurrir en un uso indebido (ICONTEC ES-P- GM-01-A-007)

6 Versión: 02 Página 5 de Logosímbolo en color En caso de que no sea posible utilizar los logos de ICONTEC en sus colores permitidos por el número de tintas en la pieza gráfica, se informará a la coordinación del SGC-VAF para solicitar la aprobación del encargado del manejo de la marca al interior de ICONTEC, para utilizar el color predominante de la impresión.

7 Versión: 02 Página 6 de Logosímbolo invertido Para presentaciones del logosímbolo en invertido, es indispensable mantener la forma mínima de aislamiento para que este no se vea saturado dentro de un espacio determinado; de igual forma sus elementos deben mantener sus proporcionalidad y espesor para evitar empastelamientos y confusión de los mismos Área de protección del logosímbolo El área de protección establecida equivale al símbolo del logo de ICONTEC que se encuentra al interior del logotipo de certificación. Es de suma importancia respetar el área de protección porque de esta manera se garantiza la legibilidad del logo. Ningún elemento gráfico o borde puede invadir este perímetro de protección.

8 Versión: 02 Página 7 de Marca IQNET de certificación de sistema de gestión. Se establece en el numeral 6 del Manual de aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC para sistemas de gestión, que la marca IQNet de certificación de sistema de gestión debe ser usada conjuntamente con el logosímbolo de certificado de gestión ICONTEC, y de manera exclusiva por las organizaciones con certificación IQNet otorgada por ICONTEC Aplicaciones NO permitidas No eliminar elementos No alterar el color No alterar la tipografía No ubicar el referencial verticalmente No cambiar las proporciones y no distorsionar No invadir el fondo con elementos gráficos

9 Versión: 02 Página 8 de 10 No alterar el orden de los elementos No reproducir el logosímbolo inclinado No aplicar sombreado o efectos gráficos Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC en la documentación El uso de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC solo se podrá aplicar en los siguientes tipos de documentos: manuales, políticas, caracterizaciones, procedimientos, instructivos, guías, protocolos, programas, reglamentos, ficha técnica y los formatos de uso exclusivo de la, asociados a los procedimientos documentados obligatorios, formatos de los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF. Los formatos de uso institucional no utilizarán los logosímbolos del certificado, ya que el Reglamento de la Certificación ICONTEC de Sistemas de Gestión, establece que el uso es exclusivo para los procesos y/o subprocesos del alcance del certificado. Los logosímbolos del certificado de ICONTEC y de IQNet, se ubicarán en el encabezado de los documentos. Gestión Documental será el responsable del manejo de estos logosímbolos para garantizar el cumplimiento de las condiciones establecidas por el ICONTEC. En cuanto los documentos pre-impresos, se agotarán las existencias de los formatos actuales y la modificación del encabezado se realizará en la nueva solicitud de impresión.

10 Versión: 02 Página 9 de 10 Ejemplo gráfico del uso de la marca para el Sistema de Gestión de la Calidad VAF Logosímbolo ICONTEC Certificado ISO 9001 Logo IQNet Nombre del Sistema Fecha de aprobación Versión vigente Sistema de Gestión de la Calidad VAF MANUAL DE CALIDAD SGC-VAF VAF-MN-001-UDES Fecha 20/02/2018 Versión: 09 Página 9 de 10 Logo UDES Nombre y trazabilidad del Documento Versión vigente Número de página Ejemplo gráfico del uso de la marca en formatos para el Centro de Conciliación Campus Bucaramanga Logosímbolo ICONTEC Logo UDES Nombre de Facultad Facultad de Derecho y Ciencias Políticas NTC 5906 Centro de conciliación y/o arbitraje SUGERENCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS CEC-FT-015-UDES Fecha: 25/10/2017 Versión: 02 Referencial y alcance del servicio Nombre y trazabilidad del Documento Versión vigente

11 Versión: 02 Página 10 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de prueba 01 Se actualiza el encabezado por la aplicación de la mención Vigilada Mineducación junto al logo institucional. Se ajusta propósito y alcance para incluir los servicios del Centro de Conciliación En numeral 5.1 se ajustas Disposiciones de uso del certificado Ing. Carmen E. Guerrero G. Coordinadora de Calidad del SGC-VAF Ing. Carmen E. Guerrero G. Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 01/03/ /02/ En numeral se ajusta concepto de Variaciones cromáticas según ES-P-GM- 01-A-007 ICONTEC Ing. Carmen E. Guerrero G. Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 23/02/2018 Se incluye descripción de uso de imagen relacionada con certificación de servicios. Se ajusta pie de página según Procedimiento Control de documentos y registros v10.