TALENTO HUMANO. Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera. PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO:

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1 Versión: 05 Página 1 de 9 PROCESO y/o SUBPROCESO: TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: CONDICIONES GENERALES Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales y documentación propia del subproceso. El proceso de selección para el ingreso de docentes a la UDES, por su naturaleza está bajo la orientación del departamento de Desarrollo Académico. El proceso de selección del personal administrativo, consta de: entrevistas, pruebas psicotécnicas y examen médico laboral. Para realizar contratación de docentes, se debe contar con la autorización de la Dirección Financiera. Para la contratación de docentes, se inicia este procedimiento a partir de la verificación de referencias y datos personales. Para realizar contratación del personal administrativo por nuevo cargo, se debe contar con autorización de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. Los criterios de aceptación para este procedimiento son: solicitud del jefe inmediato y confirmar los requisitos del cliente cuando no estén documentados. Durante la ejecución de este procedimiento, se atenderán las consultas, incluyendo los cambios. Para vinculación de personal masculino, se verificará que la persona tenga definida la situación militar. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

2 Versión: 05 Página 2 de 9 PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO Reporte de la necesidad de personal Para el caso del personal administrativo, cada unidad académica administrativa, realiza la solicitud del personal con su respectiva justificación, diligenciando el formato TAH-FT-001-UDES Solicitud de personal. En el caso de personal docente, la solicitud se hace al Comité Institucional de Nómina Docente, en cada período académico. la unidad académica administrativa Según necesidad Solicitud de Personal TAH-FT-001-UDES Reporte consolidado de nómina docente Master Web P Análisis de la solicitud de personal El líder de, analiza la solicitud de personal administrativo, si corresponde a un requerimiento temporal, se revisa si se puede cubrir con personal de la institución, para lo cual, deberá contar con el aval del jefe actual de la persona a reubicar. 10 Solicitud de Personal TAH-FT-001-UDES Correo Electrónico Para el caso de los Campus de Cúcuta y Valledupar, la Coordinación, enviará a la Jefatura el requerimiento, junto con alternativas de solución, concepto y visto bueno del jefe inmediato; con la información anterior, la Jefatura valida y aprueba la solicitud o en caso de no aprobarse, solicitará ajustes a la coordinación correspondiente. Coordinador (a) de Una vez aprobado, se informa a la coordinación del campus respectivo, quien notificará los cambios aprobados a realizarse.

3 Versión: 05 Página 3 de 9 Si el requerimiento es de un nuevo cargo, la Jefatura de, solicitará autorización a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de esta contratación, donde se determinará el salario. Vicerrector (a) Administrativa y Financiera Para el caso de los Campus de Cúcuta y Valledupar, las Coordinaciones de, deben remitir la solicitud a la Jefatura de para su trámite. Búsqueda y recolección de hojas de vida Una vez emitido el concepto, la Jefatura de comunica al solicitante la decisión frente al requerimiento. En caso de ser aprobada la contratación, se registra la vacante en la agencia pública de empleo del SENA y en la agencia de empleo de la Caja de Compensación. Jefe de Secretaria (o) de 5 Aviso Publicado Base de datos de Hojas de Vida Correo electrónico Hojas de Vidas Referenciadas Registro de la bolsa de empleo H Se inicia la búsqueda del personal con el perfil solicitado en la base de datos, hojas de vida referidas o convocatoria por prensa, en caso de no contar con hojas de vida en las dos anteriores que cumplan con el perfil. Tamizaje y Selección Se verifica en las hojas de vida el cumplimiento de los requisitos exigidos por el solicitante, y las que cumplan, se proceden a citar para la presentación de las pruebas psicotécnicas y entrevista psicológica. Secretaria (o) de 3 Citación a presentación de pruebas Hojas de Vida con Soportes Correo Electrónico

4 Versión: 05 Página 4 de 9 Se solicita la autorización del manejo de tratamiento de datos personales. Autorización de tratamiento de datos personales TAH-FT-014-UDES H Verificación de referencias y datos personales Mediante comunicación telefónica o correo electrónico, se realiza la verificación de referencias laborales e información personal de las hojas de vida seleccionadas para pruebas psicotécnicas y entrevista psicológica. Adicionalmente se hace verificación de los siguientes antecedentes: judiciales v.co:7005/webjudicial/index.xh tml, disciplinarios o/certweb/verpdf.aspx y fiscales siborinternet/certificados/certifi cadospersonanatural.asp Secretaria (o) 5 Verificación de Referencias y datos personales TAH-FT-002-UDES Correo electrónico Registro de consulta de antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales Aplicación y calificación de pruebas psicotécnicas Se aplican las pruebas psicotécnicas establecidas por la Institución. Se consolida la información, se realiza el análisis de las pruebas y se emite un concepto. Psicólogo (a) 1 hora por Candidato Formato Pruebas Psicotécnicas entregadas por el Proveedor Informe de Calificación Entrevista Psicológica Se realiza de manera individual la entrevista estructurada. Psicólogo (a) 1 hora por Candidato Informe de Entrevista

5 Versión: 05 Página 5 de 9 Análisis de resultados Se analizan los resultados de las pruebas psicotécnicas, así como el resultado de la entrevista y se emite un concepto de aptitud de los aspirantes. Se remiten a la oficina de el informe del proceso de evaluación, junto con las hojas de vida evaluadas y demás soportes. Psicólogo (a) 3 Informe del proceso de evaluación Hojas de Vidas con los soportes Selección Se envían las hojas de vida de los candidatos finales al solicitante, para que realice la elección de la persona que será vinculada laboralmente y este comunica la decisión tomada a. Líder unidades académico administrativa 2 Nota interna GED-FT-015-UDES Correo electrónico Hoja de vida H Realización del examen médico laboral de ingreso Una vez seleccionado el candidato, se programa el examen médico laboral de ingreso y se le notifica. Secretaria (o) 2 Correo electrónico Concepto médico Teniendo en cuenta el concepto médico, se informará al solicitante la aprobación para la vinculación y se iniciará el procedimiento de contratación, activación y desvinculación de personal TAH-PR-002-UDES. V Evaluación de desempeño Para el caso de los empleados administrativos, la evaluación de desempeño se hará anualmente en el mes de noviembre y en el caso de los docentes, se hará semestralmente, a cargo de la Vicerrectoría de Docencia, a quien se le solicitará los resultados de esta evaluación. talento humano Vicerrectoría de Docencia 20 Evaluación de desempeño Con los datos obtenidos, se hará la respectiva consolidación, tabulación y análisis.

6 Versión: 05 Página 6 de 9 A Toma de decisión A partir de los resultados obtenidos, se generan los planes de acción correspondientes. talento humano 10 Plan de acción FIN

7 Versión: 05 Página 7 de 9 DEFINICIONES Candidato: todas aquellas personas que acuden a la Universidad con el claro objetivo de poder ocupar el cargo que ha quedado libre o que ahora se ofrece porque es necesario cubrirlo. Entrevista Estructurada: se basa en una serie de preguntas predeterminadas e invariables que deben responder todos los aspirantes a un determinado puesto de trabajo. Evaluación Psicotécnica: es un instrumento para evaluar el nivel de desarrollo de determinadas capacidades y aptitudes: verbal, numérica, administrativa, razonamiento, memoria, entre otras. Perfil del Cargo: es la relación cargo-función-responsabilidad como también los componentes, actitudes, habilidades y destrezas que se requiere para el desempeño de dicho cargo, identifica las cualidades personales específicas para desarrollar una tarea. Referencia Laboral: es el informe sobre una persona que debe hacer el empleador anterior en donde se destaca el desempeño que haya tenido en su permanencia en la empresa o cargo anteriormente ocupado. Selección: es un proceso aplicado para prever cuáles solicitantes tendrán éxito si se les contrata con base en las exigencias propias del cargo que va a ser ocupado.

8 Versión: 05 Página 8 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Psi. María Isabel Guerrero G. 18/06/ Se actualiza el pie de página por cambio en la definición de responsabilidades en el procedimiento de control de documentos y registros Cp. Patricia Pinzón Barón 28/04/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ Actualización del encabezado por inclusión de Vigilada Mineducación junto a logo institucional. Actualización del pie de página según Procedimiento Control de Documentos y Registros Ing. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 02/04/2017

9 Versión: 05 Página 9 de 9 04 Se ajusta la estructura del documento a los lineamientos de la norma ISO 9001 versión 2015 y a lineamientos institucionales. Se corrige pie de página en campo elaboró. Jorge Eduardo Quintero Muñoz Karin Shirley Plata Rivera Coordinadora Campus Cúcuta Astrid Rangel Ávila Coordinadora Campus Valledupar 17/08/2017 Gloria Liliana Osorio Avendaño Asesora VAF Jorge Eduardo Quintero Muñoz 05 Se incluye en la descripción de la actividad Tamizaje y selección, la autorización de tratamiento de datos personales. Karin Shirley Plata Rivera Coordinadora Campus Cúcuta Astrid Rangel Ávila Coordinadora Campus Valledupar 27/11/2017