Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Transcripción

1 Versión: 10 Página 1 de 10 Campus Bucaramanga - Líder Nacional del Proceso o subproceso: JEFE DE COMPRAS NOMBRE DEL PROCESO O SUBPROCESO: COMPRAS Campus Cúcuta y Valledupar - Líder del Proceso o subproceso: COORDINADOR DE COMPRAS PROPÓSITO DEL PROCESO o SUBPROCESO: gestionar la adquisición de bienes y servicios, para el desarrollo de las actividades de la institución, aplicando estándares de calidad, eficiencia y oportunidad. ALCANCE DEL PROCESO O SUBPROCESO: inicia con la solicitud de compra de bienes y servicios y termina con la entrega de la compra en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. PROVEEDOR ENTRADA CICLO ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE Unidades académico administrativas Informe de salidas de almacén Kardex Identificar y formular las necesidades de insumos Plan de de Insumos Vicerrectoría Financiera y Solicitudes Lineamientos institucionales P Diseñar la propuesta de la política de compra Propuesta de la política de compras Jefatura de administrativa Procedimientos institucionales subproceso del Planificar las actividades del subproceso Plan de trabajo Jefatura y Financiera Proveedores de bienes, insumos y servicios Informes de gestión Información del proveedor Criterios para la selección y evaluación de proveedores Órdenes de compra H DESARROLLO DEL PLAN DE COMPRAS Y PLAN DE TRABAJO Seleccionar, evaluar y reevaluar proveedores Base de datos proveedores Evaluación de proveedores Revaluación de proveedores Evaluación de propuestas Orden de compra Proveedores

2 Versión: 10 Página 2 de 10 Presupuesto Jefatura Financiera y Unidades Académico s Jefatura de Plan de compras de insumos Requisiciones Productos Solicitud de pedido de almacén Solicitudes Gestionar las compras Recibir los pedidos Almacenar los insumos Entregar los pedidos Elaborar informes Factura, nota crédito y/o Documento de entrega de pedido Remisión institucional Saldos de inventarios actualizados Insumos almacenados Salida de almacén Factura con firma de recibido Informes Unidades académico administrativas Jefatura y Financiera Evaluación de proveedores Plan de compras de insumos V Efectuar la reevaluación periódica de proveedores Realizar la verificación del cumplimiento del plan de compras de insumos Informe de resultados Saldos de inventarios actualizados Inventario semestral Jefatura de Informe de resultados A MEJORAMIENTO CONTINUO Analizar las causas de los resultados para determinar acciones de mejora Plan de acción Jefatura de

3 Versión: 10 Página 3 de 10 RECURSOS REQUISITOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Talento humano: número de personas 13. Formación del equipo de trabajo: Profesionales especialistas, profesionales, tecnólogos, técnicos y educación secundaria. Infraestructura física: área administrativa, almacén y mobiliario. Infraestructura tecnológica: equipos de cómputo, equipos periféricos, telefonía, conectividad y sistema de información. Ambiente de trabajo: condiciones de humedad, temperatura, iluminación y ruido. Normatividad legal y reglamentaria Ley 30 de 1992 Ley 594 General de Archivo del 2000 Ley 1581 del 2012 Habeas Data Lista Clinton Estatuto tributario Régimen aduanero Código de comercio Normatividad institucional aplicable al subproceso Reglamento Interno de Trabajo UDES Documentación SG-SST REG-PI-001-UDES Política de tratamiento de protección de datos personales VAF-PI-001-UDES Políticas Institucionales VAF-MN-002-UDES Manual de responsabilidades y procedimientos VAF-PR-001-UDES Procedimiento de producto no conforme VAF-PR-002-UDES Procedimiento control de documentos y registros VAF-PR-003-UDES Procedimiento de acciones correctivas y preventivas VAF-PR-005-UDES Procedimiento de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones VAF-PR-006-UDES Procedimiento de gestión del cambio VAF-PR-007-UDES Procedimiento de gestión del riesgo GED-IN-002-UDES Instructivo organización de archivos de gestión y transferencias documentales GED-IN-003-UDES Instructivo de correspondencia y comunicaciones GED-IN-004-UDES Instructivo de documentos académicoadministrativos COP-PR-001-UDES Gestión de proveedores. Ver tablas de identificación y valoración de riesgos Ver listado de indicadores en aplicativo de administración del SGC-VAF

4 Versión: 10 Página 4 de 10 Recursos económicos: Presupuesto. COP-PR-002-UDES Gestión de compras COP-PR-003-UDES Recepción y almacenamiento de pedidos COP-PR-004-UDES Solicitud y entrega de pedidos de insumos de aseo, cafetería, útiles de oficina y papelería COP-IN-001-UDES Instructivo de compras Requisitos de la Norma ISO 9001:2015, aplicables al subproceso 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 Comprensión de la organización y su contexto. 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. 4.4 Sistema de Gestión de Calidad. 6. PLANIFICACIÓN 6.1 Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades. 6.3 Planificación y control de cambios. 7. APOYO Conocimientos de la Organización. 7.2 Competencia. 7.3 Toma de conciencia. 7.4 Comunicación. 7.5 Información documentada. 8. OPERACIÓN 8.1 Planificación y control operacional. 8.2 Requisitos para los productos y servicios. 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente. 8.5 Producción y provisión del servicio. 8.6 Liberación de los productos y servicios. 8.7 Control de las salidas no conformes. 9 EVALUACIÓN DESEMPEÑO

5 Versión: 10 Página 5 de Seguimiento, medición, análisis y evaluación. 10. MEJORA 10.1 Generalidades No conformidades y acciones correctivas Mejora continua. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Plan de desarrollo Institucional Proyecto Educativo Institucional VAF-MN-001-UDES Manual de calidad VAF-PG-001-UDES Programa de capacitación VAF-PG-002-UDES Programa de auditorías VAF-PR-004-UDES Procedimiento de auditorías VAF-GU-001-UDES Guía de requisitos de documentos para aprobación presupuestal y pagos DIF-GU-002-UDES Guía para el manejo de viáticos GED-GU-001-UDES Guía uso adecuado del papel ACF-GU-001-UDES Guía de activos fijos para el usuario LOG-RG-001-UDES Reglamento sala de audiovisuales REGISTROS Órdenes de compra Facturas Notas crédito Remisiones Kardex Cotizaciones y ofertas Contratos Catálogo de mercancía Salida de almacén Base de datos proveedores Correo electrónico VAF-FT-004-UDES Plan de Acción VAF-FT-007-UDES Acta VAF-FT-010-UDES Listado de Asistencia VAF-FT-011-UDES Requisición VAF-FT-013-UDES Control de llamadas VAF-FT-026-UDES Plan de Trabajo LOG-FT-005-UDES Solicitud servicio de imprenta GED-FT-005-UDES Inventario único documental GED-FT-015-UDES Nota interna GED-FT-016-UDES Circular interna COP-FT-003-UDES Remisión de documentos de Registro de compras COP-FT-005-UDES Evaluación de Propuestas COP-FT-006-UDES Pedido de insumos de almacén COP-FT-007-UDES Matriz de evaluación, selección y revaluación de proveedores

6 Versión: 10 Página 6 de 10 COP-FT-008-UDES Matriz de seguimiento gestión de compras. CONTROL DE CAMBIOS

7 Versión: 10 Página 7 de 10 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de 24/04/ Se realiza cambio en el encabezado de los documentos según lineamientos del Procedimiento Control de documentos y Registros Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental 18/06/ Ajuste de la trazabilidad de acuerdo a la versión (03) vigente del procedimiento de control de documentos y registros. Revisión general de la caracterización, se ajustaron salidas, entradas y formatos. Gloria Liliana Osorio Avendaño Representante de la Carmen Guerrero Gonzalez Coordinadora de Calidad Liliana Jimena Naranjo Cepeda Auditora Interna 09/04/2015 Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de

8 Versión: 10 Página 8 de 10 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN En el PLANEAR Se elimina: 03 Entradas: Presupuestos de dependencias, proyectos designados Salidas: Cumplimiento de las especificaciones de producto En el HACER Se modifica: Entradas: Remesas aprobadas por autorizadas. Requisición por orden de compra y soportes. Se elimina: Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de 10/06/2015 Salidas: Vo. Bo en remesa 04 Se incluye: Remisión descargues de almacén Se incluye en cliente, orden de Compra, Proveedores Modificación herramienta para elaboración y seguimiento de indicadores en el campo Indicadores del proceso, por ajuste en Manual de Calidad SGC-VAF v.03 Fredy Bayona Arenas Director Administrativo 12/08/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016

9 Versión: 10 Página 9 de 10 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN En el Hacer: Actividades: se elimina la Validación de ofertas propuestas por las sedes (Aplica solo a Bucaramanga) 06 Salidas: se modifica el nombre de Cuadro Comparativo e ofertas por Evaluación de propuestas Cliente: se elimina el nombre Comité Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de 17/08/2016 En las Entradas del Actuar y Salidas del Verificar, se aclara el nombre del Informe Se elimina de los Registros el Inventario, Lista de Chequeo, se aclara el nombre Salida de almacén por Descargue. 07 Actualización del encabezado, por inclusión en el Logo institucional de la mención Vigilada Mineducación Carmen Guerrero Gonzalez Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 29/09/2016

10 Versión: 10 Página 10 de 10 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Gloria Cajica Arias Jefe de 08 Se ajusta la estructura del documento a los lineamientos de la norma ISO 9001 versión 2015 y a lineamientos institucionales Elda Botello Rodríguez Coordinadora Campus Cúcuta María Trinidad Galvis Jiménez Coordinadora Campus Valledupar 14/08/2017 Gloria Liliana Osorio Avendaño Asesora VAF 09 Se modifica la denominación del procedimiento COP-PR-OO1-UDES Convocatoria y selección de proveedores por Gestión de Proveedores, el Requisito de la norma ISO 9001:2008 por ISO 9001:2015. Gloria Cajica Arias Jefe de 07/11/17 Se elimina el formato COP-FT-002-UDES 10 Ajuste de pie de página de acuerdo a Procedimiento Control de Documentos y Registros v 10. Esperanza Rojas Rojas Directora de Gestión Documental 29/07/2018