Caracterización de Gestión Académica

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1 Página 1 de 10 OBJETIVO DEL PROCESO Planificar la gestión académica contando con talento humano calificado, apoyado en herramientas tecnológicas para el desarrollo de las actividades de admisión, control académico, selección docente, asignación de responsabilidad académica, evaluación docente, asignación de puntaje, ascenso en el escalafón, renovación de registros calificados y acreditación de alta calidad. ALCANCE Inicia Termina Planificación de la Gestión Medición, Análisis y Mejora RESPONSABLE LÍDER DEL PROCESO INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Direccionamiento Estratégico Estado MEN Plan de Desarrollo Plan de Acción Institucional Política de Calidad Objetivos de Calidad Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones), Requisitos, Normatividad Resolución de Registro Calificado de programas P Planificación de la Gestión Identificación de necesidades Definición de programas a ofertar Vicerrector(a) Académico Decanos Comité de Admisiones Cronograma de Planificación (Calendario Académico) Solicitud de Recursos Estudiantes Direccionamiento Estratégico Gestión del Talento umano Gestión Adquisición de bienes y servicios Gestión de la Infraestructura y Apoyo Logístico. académicos Oferta de programas Parte interesada EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Facultades Consideraciones para la elaboración de horarios y asignación de recursos Proyección de los horarios para el semestre y asignación de los recursos Decanos Directores del Departamento y de programa orarios y recursos asignados Estudiantes,

2 Página 2 de 10 Director(a) Admisiones, registro y control académico Coordinador de Recursos Físicos Oficina de Planeación Aprobación de la Convocatoria Publicación Inscripción de Aspirantes Preselección de Candidatos Director de la Oficina de Gestión de Talento umano Director Oficina de Planeación Director de la Oficina de Contabilidad y Presupuesto Rector y Consejo Superior Necesidades de docentes Designación de la Comisión Evaluadora del Concurso Evaluación de Méritos Tiempo Completo y de Medio Tiempo Valoración de las ojas de Vida Nombramientos y Posesión Devolución de ojas de Vida Consejo Académico Consejos de Facultad Comités de Programa. Comité de Concurso Secretaria General Comité de Asignación y Reconocimiento de Puntaje Comisión Evaluadora del Concurso Líder del Proceso de Nombramientos y Posesión

3 Página 3 de 10 Archivo de la documentación Comunicación. Definición del Cronograma de Actividades Vicerrectoría Oficina de Admisiones Registro y Control Académico Planes de Estudio Reporte de horarios Estudiantes matriculados Planificación de la Responsabilidad Revisión de Planificación de la Responsabilidad Registro de la Responsabilidad en el Sistema Auxiliar Administrativo de la vicerrectoría Vicerrector(a) Decano(a) de Facultad Director(a) de Departamento Aprobación y asignación de la Responsabilidad en el Sistema Estudiantes Revisión y Aprobación de la Responsabilidad en el Sistema Director(a) de programa Necesidad de la Modificación de la Responsabilidad

4 Página 4 de 10 Programación De Actividades Planificación de recursos semestrales Planificación de clase Desarrollo de la clase Asesorías FGA-155 Plan de Trabajo FGA-152 Control de Asistencia a Clase Vicerrectoría Asignación de responsabilidad académica Preparación de la evaluación Aplicación de la evaluación FGA-22 Asistencia a Asesorías FGA-23 Contenidos Programáticos Calificación de la evaluación Estudiantes Director de Departamento FLA-23 Guía Unificada de Laboratorios Socialización de notas Publicación de notas Preparación de habilitaciones Docente Director de Departamento FGA-154 Socialización de Notas Realización de habilitación Publicación de la nota de habilitación Validaciones Cursos vacacionales o de nivelación FGA-25 Acta de Validación

5 Página 5 de 10 Planificación de la Evaluación Docente Evaluación de la Formación Docente Vicerrectoría Acuerdo 133 del 5 de Diciembre de 2003} Acuerdo 134 del 05 de Diciembre de 2003 Evaluación de Investigación y Proyección Social al Docente en Periodo de Prueba. Evaluación Académico Administrativo. Análisis de la Evaluación Docente Vicerrectoría de Investigaciones Director de Departamento Vicerrectoría Comité de Evaluación y Perfeccionamiento Profesoral FGA-32 Evaluación de Investigación y Proyección Social al Docente en Periodo de Prueba FGA-33 Evaluación Docente Académico Administrativo. Docente evaluado Programación de la Capacitación Evaluación de la Capacitación Docente Comité de admisiones Oferta académica Parametrización del sistema académico. Publicación oferta académica. Inscripción del aspirante. Recepción y verificación de requisitos de inscripción y matrícula. Director Oficina de Registro y Control Académico Comité de Admisiones Aspirante Direcciones de CREAD Direcciones Unidades Operativas Vicerrectoría Estudiantes admitidos orarios y recursos físicos asignados Estudiantes matriculados Registro extendido de notas Partes interesadas

6 Página 6 de 10 Selección de admitidos Matricula financiera Planeación de la matrícula académica Administrativa y Financiera Director de Departamento Evaluación académica Validación Cancelación de asignaturas Cursos vacacionales Determinación de necesidades de creación de nuevos Programas Consejo de facultad Necesidad de un programa nuevo o de la Renovación de Registro Calificado Socialización, discusión y aprobación de la denominación, justificación, construcción de la malla curricular y estudio económico de creación del Programa. Consejo de Facultad SAAI Comité de Autoevaluación y Acreditación de la Facultad Grupo de Expertos Radicación de documento maestro y soportes en el SACES Partes interesadas Construcción de los acuerdos de creación de programa y acuerdo de aprobación de la malla curricular. Consejo Académico Consejo Superior Construcción del

7 Página 7 de 10 documento de registro calificado y del proyecto educativo del programa para programas nuevos. Entrega de los productos exigidos por el SAAI. Determinación de la necesidad de autoevaluación y creación de CAAP. Director de Programa Capacitación y ponderación calificación de indicadores. Comité de Autoevaluación y Acreditación de Programa Ministerio de Educación Decreto 1075 del 26 de mayo del 2015 Construcción documento de autoevaluación y plan de mejoramiento. Control y seguimiento plan de mejoramiento. Revisión y aprobación del documento. SAAI Oficina de Planeación Comité de Autoevaluación y Acreditación de la Facultad SIG Plan de mejoramiento Partes interesadas Actualización de la información personal de los docentes. del Programa Construcción de los cuadros maestros evaluación externa. Ministerio de Educación Nacional

8 Página 8 de 10 Comisión Evaluadora del Concurso Solicitudes de asignación de puntaje Recepción de las solitudes de ascenso en el escalafón docente Estudio de la solicitud Selección de pares externos Remisión al consejo académico y aprobación por parte del Consejo superior Secretaria de Facultad Consejo de Facultad Consejo de Facultad Secretaría General Oficina de Talento umano Resolución de aceptación o negación de asignación de puntaje Docente Archivo de documentos Planeación Institucional Lineamientos y herramientas para la identificación y valoración de los riesgos y oportunidades Análisis del contexto y las partes interesadas Identificación y valoración del riesgo y las oportunidades Mapa de riesgos y oportunidades del proceso aprobados Planeación Institucional Administración del SIG Lineamientos para la elaboración, seguimiento y control de la documentación y registros del SIG Estudio de creación, modificación o eliminación de documentos y su respectiva revisión y aprobación Líder del Proceso y Grupo de Mejoramiento Acta de aprobación de documentos para validación Administración del SIG

9 Página 9 de 10 EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Control Interno Administración del SIG Plan de Auditorías Internas y evaluaciones de Control Interno FAC-23 Planificación y Control de Actividades V Atención de la auditoria interna Recolección y medición de indicadores Atención de reuniones de control y seguimiento Líder del Proceso y Grupo de Mejoramiento Informe de auditorias Reporte del Informe de Indicadores Planes de gestión del Cambio y Mejora Continua Todos los procesos Administración del SIG Plan de Acciones Correctivas EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Administración del SIG Solicitud de avance y cumplimiento de los planes de acciones correctivas. Mapas de riesgos o plan de gestión del cambio y mejora continua A Ejecución de acciones correctivas, acciones para controlar riesgos y de mejora Líder del Proceso y Grupo de Mejoramiento Informes de avance y cumplimiento (actas de reunión y soportes) Administración del SIG Control Interno Planeación

10 Página 10 de 10 RECURSOS TALENTO UMANO Vicerrector(a) Académico Decano Comité de Admisiones Comités de Asignación y reconocimiento de Puntaje Comité de Evaluación y Perfeccionamiento Profesoral Asesor Director de Admisiones, Registro y Control Académico Consejo de Facultad Director de Departamento Director de Programa Comité de Programa Personal de apoyo INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Aulas de clase Laboratorios dotados Oficinas y equipos Recursos bibliográficos Campus Universitario TECNOLOGICOS Academusoft 3.2 Equipos multimedia Computadores Revistas Electrónicas Base de Datos NTC ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad Ver FAJ-15 Matriz de Requisitos Legales. REQUISITOS ASOCIADOS DOCUMENTOS REGISTROS INDICADORES RIESGOS OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS DOCUMENTOS ASOCIADOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos Ver FDE.PL-33 Mapa de Riesgos Asegurar la excelencia e innovación en lo Académico y en la Gestión