Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos. Externos ( usuarios, beneficiarios ) y Legales

Transcripción

1 A. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1. Nombre y sigla l Proceso: GESTION ESTUDIANTIL - GE 2. Tipo Proceso: PROCESOS DE APOYO 3. Responsable l Proceso: VICERRECTOR ASISTENTE DE ESTUDIOS, 4. Objetivo l Proceso: Prestar un servicio ágil y oportuno acuerdo con la admisión, matricula, tramites académicos y grado. 5. Alcance l Proceso: Inscripción l Aspirante hasta la tramitación grado l estudiante. 6.1 Interrelaciones con otros procesos y entes: Direccionamiento estratégico. Gestión la TICS. Gestión mercao. Gestión documental. Gestión bienestar universitario. Gestión documental. Gestión jurídica y control disciplinario. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos Externos ( usuarios, beneficiarios ) y Legales Decreto : Condiciones mínimas calidad y más requisitos para el ofrecimiento y sarrollo programas académicos educación superior. Ley Por la cual se organiza el Servicio Público la Educación Superior. Internos ( la institución ) Estatuto Estudiantil, Acuerdo N , Estructura Orgánica, Acuerdo 126, 1994 Estatuto General, Acuerdo 091, 1993 Acuerdo Derechos Pecuniarios, MECI 1000:2005 Elementos. 5: Molo operación por procesos. 12. Políticas operación 13. Procedimien NTCGP 1000:

2 Acuerdo. Estatuto docente, Acuerdo 096,1996, Articulo 46 Literal m. tos. 14. Controles. 15. Indicadores. 16.Manual procedimien tos C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar ) Emisor 8. Entradas 9. Actividas ( P_H_V_A ) INTERNOS Gestión documental. Docencia. Gestión las TIC S. Formularios Inscripción. Documentación aplicable al proceso inscripción, matrícula y vida académica l estudiante. (Formatos Evaluación Docente, Hojas Vida, Paz y Salvos Grado, Sticker Carnet, etc.) Requerimiento información académica. Bases Datos (SIA). P: Estructurar programación oferta académica semestralmente. P: Definir comunicaciones para la recolección, registro, procesamiento y análisis la información académica. P: Planear cronológicamente actividas académicas que competen a la Depenncia. 10. Salidas (Productos o Resultados) Aspirantes admitidos en los diferentes programas y modalidas.. Programación Académica. 11. Receptor Aspirante y Estudiante la Institución. Egresados, Docentes y Personas externas a la Universidad.

3 Registro Notas sistematizado. P: Solicitar la reproducción formatos que se requieren en los diferentes procesos académicos (Sticker Carnet, Estatutos, Hojas Vida, etc.). P: Estudiar las necesidas generadas por la acamia para el normal cumplimiento las actividas propuestas. H: Divulgar la Oferta Académica a la Comunidad en general. H: Realizar soporte técnico al proceso Evaluación Docente por parte los estudiantes semestralmente. H: Organizar y Archivar alfa y numéricamente las hojas vida académicas estudiantes y egresados en los diferentes programas y modalidas. H: Expedir Certificados Notas y Estudios acuerdo a los requerimientos. Calificaciones reportadas. Certificados expedidos. Estudiantes graduados. Imagen institucional acuada en el contexto regional. Informes gestión l proceso. Indicadores información estadística académica.

4 H: Atenr solicitus académicas internas y externas. H: Administrar y mantener actualizada la base datos académica. H: Realizar procesos trámites grado. H: Atenr y realizar proceso matrícula académica estudiantes nuevos. Docencia. Resoluciones y Documentación Traslados, Transferencias, Egresados y Homologaciones. Resoluciones Cancelación Semestre y Levantamiento Ceros en fecha extemporánea. A: Ajustar los trámites académicos acuerdo con la normatividad vigente. A: Realizar mantenimiento preventivo y correctivo al Sistema Información Académico. A: Dar repuesta a las quejas y reclamos en materia académica. A: Prestar atención personalizada a usuarios potenciales l.

5 servicio. Docencia Solicitus Oferta Académica. Validaciones. Recepción y Entrega Listas Notas a Docentes. Reporte Matrícula Estudiantes: Nuevos, Traslados y Transferencias, Preuniversitarios. Documentación estudiantes en trámite grado. Registro sistematizado solicitus académicas: -Cancelación semestre, parcial materias, levantamiento ceros.. V: Velar por el cumplimiento los requisitos para las admisiones académicas. V: Verificar el cumplimiento l buen funcionamiento la Depenncia D. Actividas l Actuar ( Ajustar, Asegurar )

6 12. Llevar a cabo Acciones Mejora Continua, Correctivas y Preventivas F. Intificación Riesgos E. RECURSOS l Proceso ( Ver mapa riesgos asociados a cada proceso ), códigos: 13. Tecnológicos 14. Físicos 15. Humanos G. CONTROLES AL PROCESO: Recurso Condición Recurso Condición Cargo Funcionamiento la Red. Equipos alta capacidad. Actualización software y capacidad instalada en la Vicerrectoría. Mantenimientos Preventivos y Correctivos. Cumplimiento los requerimientos la Comunidad Universitaria. Instalaciones locativas, equipos y res computo y comunicación, sistemas información. Cumplimiento los mínimos requerimientos para el buen funcionamiento las instalaciones locativas y equipos. Jefe Depenncia: División Sistemas, Admisiones y Registro Académico. Profesional Universitario encargado l Sistema Informático y Base Datos. Auxiliares y Técnicos. Verificación la información registrada en el SIA y documento físico. Acuación un sistema archivo central la Universidad. Cumplimiento los procesos académicos a la fecha establecida por Calendario Académico. Divulgar por los diferentes canales comunicación institucional las modificaciones efectuadas a la normatividad estudiantil. Actualizar permanentemente el Estatuto Estudiantil según normatividad vigente.

7 H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO NOMBRE DE INDICADOR Eficacia en la Promoción la Oferta Académica. Eficiencia en el archivo Documentación y Hojas Vida estudiantes. Efectiva expedición Certificados Notas y Estudios. Eficacia semestral en matrícula. Eficaz actualización bases datos académica. Efectiva atención diaria a usuarios. FORMULA Actividas Promoción realizadas/actividas Promoción Programadas Documentación y Hojas Vida archivadas/ Total Documentos y Hojas Vida estudiantes No. Certificaciones expedidas. No. Estudiantes matriculados/no. Estudiantes Admitidos No. Información Académica Actualizada No. usuarios atendidos diariamente. I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO META Incrementar semestralmente un 10% el número inscritos Mejorar en un 80% la atención personalizada a usuarios potenciales l servicio diariamente. TIPO DE INDICADOR RESPONSABLE FRECUENCIA DE MEDICION EFICACIA SEMESTRAL EFICIENCIA AUXILIARES SEMESTRAL EFECTIVIDAD SECRETARIA PERMANENTE EFICACIA EFICACIA OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADEMICO OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADEMICO Y DIVISION DE SISTEMAS SEMESTRAL PERMANENTE EFECTIVIDAD AUXILIARES PERMANENTE FUENTE DE INFORMACION Estadísticas Inscritos. Informes Estudiantes admitidos. Recibos Solicitud. Estadísticas Estudiantes Matriculados. Base Datos Académica. El Usuario l Servicio.

8 J. DOCUMENTACION ASOCIADA 17. Documentos Internos (Procedimientos, Instructivos, 18. Documentos Externos ( Si los hay) Formatos, Guías, ) (Ver listado maestro documentos internos) (Ver listado maestro documentos externos) Fecha Control Cambios Cambio Justificación y Qué se Modifico? Versión Distribución Elaboró Revisó Aprobó Fecha Fecha Fecha