SECRETARÍA GENERAL DEPARTAMENTO ESCOLAR Y DE ARCHIVO

Transcripción

1 DEPARTAMENTO ESCOLAR Y DE ARCHIVO

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4 Estructura Organizacional del Departamento Escolar y de Archivo de la UANL

5 Antecedentes 1933 El 25 de septiembre, inicia actividades la Universidad Autónoma de Nuevo León 1934 Se crea el Departamento Escolar y de Archivo, siendo Director el Sr. Vicente Reyes Aurrecoechea

6 Rector Estructura Organizacional a Noviembre de 1995 Secretario General Director Jefe: Sección de Títulos Jefe: Sección de Microfilm y Archivo Jefe: Sección de Documentos Jefe: Sección de Becas Jefe: Sección de Captura y Control Académico Jefe: Servicios de Difusión Externa

7 Reestructuración del Organigrama para optimizar personal y operatividad Noviembre de 1996 Rector Secretario General Director Coordinación Administrativa Sección Expedición de Documentos y Títulos Sección de Captura y Control Académico Sección Microfilm y Archivo Sección de Becas Estadística NOTA: Se fusionan las Secciones de Títulos y Documentos.

8 Funciones que se desincorporan del Departamento Escolar y de Archivo Sección de becas Se crea Departamento Pago de cuotas escolares Registro al examen de selección, elaboración de listados y credenciales a aspirantes y maestros Créditos, impresión de boletas de cuotas escolares así como su custodia y control. Se realizan en la Institución bancaria autorizada Se le asignan al Centro de Evaluaciones Se le asigna a Tesorería General y Auditoría de la U.A.N.L.

9 Reingeniería de Procesos 1998 Actividades: 37 Talleres de Modernización Implicaron 400 horas 73 Procesos Se analizaron, con mas de 20 años en práctica 38 Participantes Dueños de procesos y expertos del Departamento Escolar y de Archivo, así como de algunas Escuelas y Facultades

10 Reingeniería de Procesos 1998 Resultado: De los 73 procesos analizados 16 procesos se compactaron 10 se eliminaron Quedando 47 procesos Rediseñados

11 Fases de modernización administrativa 1998 Remodelación de oficinas Reingeniería de los procesos escolares Mejora Continua

12 Reestructuración del Organigrama Agosto de 1998 Rector Secretario General Dirección Subdirección División: Tramitación de Documentos Escolares y Títulos División: Archivo y Acreditación de Estudios División: Informática Escolar y Credencialización División: Control Académico e Inscripciones

13 Departamento Escolar y de Archivo Certificación de procesos Norma ISO 9001:2000

14 Implementación ISO 9001:2000 Desarrollo de actividades Documentación e Implementación SAC Pre - auditoría de Certificación TÜV América de México 5 meses Auditoría de Certificación TÜV América de México Octubre 2002 Febrero 2003 Marzo 2003

15 Capacitación de Auditores internos Auditoria Interna de procesos Desarrollo de actividades ISO 9001:2000 Auditoria de certificación TÛV Implementación del SAC Planeación Inducciónconcientización Entrega de Certificado SAC Actualización de auditores internos Integración del Comité de Calidad Auditorias de seguimiento Actualización de auditores internos

16 Estructura Documental Año: MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE 1 1 CALIDAD NIVEL I MANUAL DE ORGANIZACIÓN 1 1 PROCEDIMIENTOS GENERALES 27 *24 NIVEL II DOCUMENTOS EXTERNOS NIVEL III REGISTROS DE CALIDAD *De los cuales: 13 Procedimientos ISO 11 Procedimientos operativos

17 Auditoria de Certificación ISO 9001:2000 Se realizó durante los días 26, 27 y 28 de marzo de 2003 por auditores externos de la empresa TÜV América de México

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19 12 y 13 de Marzo 2015 Auditoría externa de recertificación en la que se renovó el certificado por 3 años, sujeto a revisiones de seguimiento por la firma certificadora TÜV SÜD América de México S.A. de C.V. El Certificado obtenido en la auditoría externa de renovación, efectuada los días 12 y 13 de marzo de 2015, se encuentra en PROCESO de elaboración por parte de la empresa certificadora. Esta práctica resultó premiada con el 2 lugar en el Reconocimiento a la Mejora de la Gestión 2015, en la categoría Mejora de la Gestión Administrativa, subcategoría Modelos de gestión susceptibles de acreditación o certificación.

20 Estructura Organizacional Actual Rector Secretario General Director Departamento Escolar y de Archivo Secretarias de Dirección Subdirección de Inscripciones y Credencialización Subdirección de Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación Subdirección Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios Subdirección de Normatividad y Legislación Educativa Jefe de la División de Inscripciones y Credencialización Jefe de la División de Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación Jefe de la División de Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios

21 Responsabilidades del Director Cumplir con la programación de actividades académico-administrativas aprobadas por el H. Consejo Universitario. Verificar la implementación de los procedimientos generales establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad Asegurar la buena comunicación entre todo el personal del DEyA para garantizar el servicio efectivo en los trámites escolares. Mantener junto con el comité de calidad el estricto apego a la Política de Calidad, Visión, Misión y Valores Organizacionales del Departamento Escolar y de Archivo. Asegurar la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad, en una mejora continua de los servicios que ofrece el DEyA. Supervisar y coordinar los procesos relacionados con los clientes (internos y externos). Asegurar la actualización y control de los documentos propios del DEyA. Dar seguimiento de las quejas de los clientes. Examinar mediante revisiones periódicas la efectividad del SGC del DEyA.

22 Responsabilidades del Director Nombrar un representante para asegurar la implementación y mantenimiento del SGC. Cumplir con las disposiciones emanadas del H. Consejo Universitario, Rectoría y Secretaría General. Planear y coordinar reuniones de trabajo con las diferentes entidades administrativas de la Universidad que intervienen en los procesos de inscripción, tales como: Centro de Evaluaciones, Tesorería General, Auditoria General, Dirección General de Informática, Departamento de Becas, entre otros. Acudir a las comparecencias que instruya la Secretaría General ante las diversas comisiones del H. Consejo Universitario. Presentar estadística de la conformación de la matrícula escolar de la UANL a las autoridades superiores que lo soliciten. Presentar informe anual de las actividades administrativas a la Rectoría. Asistir a eventos nacionales en los que se requiera la participación de la UANL y que atañen al DEyA.

23 Responsabilidades del Director Comparecer, asistido por la Oficina del Abogado General a la instancia judicial que requiera conocer la autenticidad de documentos escolares emitidos por esta universidad. Planear y coordinar las reuniones semestrales con los responsables de la administración escolar de las Escuelas y Facultades, en la que se realiza la orientación otorgándoles información actualizada de trámites y servicios del DEyA. Contribuir con la Rectoría en el fortalecimiento del Programa de Desarrollo Institucional a través de la planeación estratégica de proyectos. Resguardar la confidencialidad de los archivos personales de los estudiantes que están en poder del Departamento Escolar y de Archivo, salvo petición por escrito de instancias judiciales. Mantener un adecuado clima laboral, que motive un buen desempeño del personal del DEyA.

24 Personal Activo en el Departamento Escolar y de Archivo *93 *De los cuales 8 son de contratación exclusiva, para el programa de Modernización del Archivo Académico Administrativo de estudiantes

25 Misión A V A N C E Inscripción Definitiva Control Académico Expedición de Documentos Escolares y Títulos Recepción de Integración de A documentos expediente Conformación probatorios de académico del expediente C antecedentes administrativo probatorio de académicos del estudiante antecedentes A escolares D Revisión Revisión final É Primer revisión intermedia Convenio de durante algún validación M trámite escolar electrónica UANL - SEP I C O INGRESO PERMANENCIA EGRESO Niveles: * Medio Superior * Superior AVANCE EN EL TIEMPO

26 Política de Calidad 1 Incrementar nuestro nivel de calidad 2 En apego a la Normatividad y Legislación. Servicio altamente competitivo 99.61%99.69% 100% 99.69% 100% Estatuto General Ley Orgánica Leyes y Reglamentos de la UANL Leyes Estatales y Federales de Educación 100% 99% 98% 96% 95% 95% 94% 92% Objetivo e calidad Revisión Marzo 2013 Revi si ón Octubre 2013 Revisión Marzo 2014 Revi si ón Octubre 2014 Revi si ón Febrero Buscando la Mejora Continua Dirección Inscripciones y Credencialización Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación

27 División: Inscripciones y Credencialización Inscripción Sistematizada Primer Ingreso Reingreso Regularización Cambio de Escuela o Facultad Entrega de Credencial Universitaria Credencial estudiantil Duplicado de Credenciales Resello de Credenciales Módulo de Información Baja como estudiante universitario Corrección de datos del estudiante Afiliación al IMSS de los estudiantes inscritos

28 División: Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios Programa de Digitalización de los documentos contenidos en el expediente académico administrativo de los estudiantes y egresados. Conformación del archivo académico administrativo de los estudiantes activos Revisión de expedientes para autorización de trámites solicitados por los estudiantes Control de situaciones escolares de los estudiantes Atención y control de estudiantes que provienen de otros países

29 División: Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación

30 División: Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación Expedición de Títulos y Cédula Profesional Duplicado de cédula profesional Títulos Post - Mórtem

31 Población Escolar Semestre: Agosto - Diciembre 2015

32 Comportamiento de la Matrícula Estudiantil 39.96% Incremento 200, , , , , ,000 80,000 60,000 40,000 20,

33 Proceso de Inscripción Sistematizada Primer Ingreso 1.Realiza registro para el proceso de asignación al concurso de ingreso vía internet (según corresponda al nivel educativo) Estudiante 2.Captura de fotografía del aspirante a través del SIASE Unidad Académica 3.Procesa base de datos de aspirantes asignados o seleccionados a las diferentes Escuelas y Facultades Centro de Evaluaciones 4.Programa el Proceso para la inscripción sistematizada DEyA

34 Proceso de Inscripción Sistematizada REGULARIZACIÓN 1. Realiza la preinscripción Estudiante 2. Valida el kárdex necesario para el proceso Unidad Académica 3. Procesa la solicitud y autoriza la inscripción de forma sistematizada Departamento Escolar y de Archivo 4. Completa el proceso de asignación de carga horaria Unidad Académica

35 Proceso de Inscripción Sistematizada REINGRESO 1. Estudiante cubre el pago del recibo de cuotas escolares Tesorería General 2. Valida y habilita a los estudiantes con inscripción definitiva Departamento Escolar y de Archivo 3. Completa el proceso de asignación de carga horaria Unidad Académica

36 2015 Proceso de Auditoría de la Matrícula Estudiantil INTERACCIÓN Escuela o Facultad Departamento Escolar y de Archivo Acta de auditoría de la matrícula Dictamen de la población auditada Se realiza análisis de estudiantes inscritos en la dependencia y a nivel central DEyA. Se concilian las bajas, abandonos y suspensiones. Se acuerda la firma del acta y se turna a un despacho externo.

37 Distribución de la Población por Nivel Académico Preparatoria Técnica 14,997 8% Técnico Superior Universitario 123 0% Preparatoria 59,262 34% Licenciatura 94,116 53% Universidad para los Mayores 56 Posgrado 0% 5,590 3% Escuelas Incorporadas 2,641 2% Matrícula estudiantil Semestre Agosto Diciembre ,033 estudiantes

38 Blindaje en los documentos académicos expedidos por el Departamento Escolar y de Archivo

39 Seguridad en los documentos escolares expedidos por el DEyA Cambio de color el marco Holograma hot stamping y folio Holograma de seguridad exclusivo de la UANL Papel seguridad oculta Marca de agua ligada con el número de trámite Timbre holograma para certificados de estudios exclusivo de la UANL

40 Evolución de los formatos de Certificados de Estudios