CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTION DE ADMISIONES Y REGISTRO COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR

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1 Objetivo del proceso: Dirigir, coordinar, supervisar y controlar de manera eficiente, efectiva y eficaz la ejecución de los planes, programas, políticas y reglamentación, formulada y adoptada en la institución en lo referente a los servicios de inscripción, admisión, matrícula, registro de información y control de a través del uso y disposición de sistemas informáticos que ofrezcan información actualizada a quien lo requiera. Líder del proceso: Coordinador Grupo de Admisiones, Registro y Control Académico. Identificar los beneficiarios de las exoneraciones para Listado de a Proceso Gestión Académica Calendario Académico el período académico vigente exonerar Listado de inscritos Comité de Admisiones, registro y Control Académico Recursos Educativos Proceso Gestión Académica Consejo Académico Consejos de Programa y/o Facultad IDEA Información de los Aspirantes Acuerdos Superiores Acuerdos Académicos Resoluciones Actas de Comité con las decisiones tomadas Programación de salones y horarios Listado de Docentes activos Acuerdos académicos de Modificación a los planes de estudios Estudios de Homologación de Informe de Admitidos P H Organizar logística con respecto al examen de admisión Revisar normatividad para la gestión de liquidaciones y exoneraciones Realizar la programación en el Sistema de Información Incluir en el sistema de información los cambios a los planes de estudios Incluir en el sistema de información los estudios de homologación Admitir en las diferentes modalidades de estudio de la Universidad Citación al examen de admisión Tipos de exoneraciones a aplicar. Acuerdos de liquidación Horarios académicos Asignación de grupos Nuevos planes de estudios Homologaciones Aspirantes Página 1 de 5

2 Centro de Posgrados y Informe de educación continua Admitidos Notificación del estado de Oferta Recibir inscripciones de aspirantes inscripción Aspirante Entidad Evaluadora Resultados Examen Publicar lista de admitidos Examen de Admisión de Admisión Datos admitidos Asignación de Códigos a Código estudiantil Certificación de logros de de la Listado de exoneraciones de Universidad en Bienestar Universitario artistas y deportistas eventos culturales y/o deportivos Oficina Control Disciplinario Dirección de Prácticas Profesionales Dirección de Programa de Medicina s Informe de sanciones Disciplinarias Listado de s aptos para la realización de la Práctica Profesional Listado de s aptos para la realización del Internado Rotatorio Solicitudes Solicitudes de reembolso Solicitudes de cancelación de semestre Datos personales Resultados procesos de inscripción, admisión y matrícula Asignación de exoneraciones a Realizar y entregar liquidaciones de Matrícula de Listado de sancionados Listado de de practica exonerados Liquidación de matricula Universitaria universitaria Tramitar solicitudes de reembolso Listado de reembolsos Dirección financiera Tramitar solicitudes de cancelación Respuesta a la solicitud Listado de con semestre cancelado Realizar carnets de Carnet estudiantil Elaborar informes de resultados de procesos de inscripción, admisión y matrícula Informe de resultados Universitaria Proceso Dirección y planeación Página 2 de 5

3 Documentos presentados para la inscripción Dirección de Bienestar Universitario Oficina Control Disciplinario Académica Universitaria Usuario Archivo Sistema SNE Consejo académico Certificación de logros de de la Universidad en eventos culturales y/o deportivos Informe de sanciones universitarias Pagos matrícula financiera Listado de Docentes activos Hoja de Vida Pagos registrados por concepto de matrícula Actas de actualización Solicitud Solicitud Situación Académica Situación financiera Historial académico, financiero y disciplinario Información del examen de admisión Calendario académico Solicitud de formatos de expedición de planillas de notas Apertura, mantenimiento y actualización de los Historiales de los Registrar matricula financiera Creación de cuentas para Docentes para la digitación de notas Expedir Paz y salvos académicos y financieros para grados Tramitar de solicitudes y comunicaciones escritas presentadas por los usuarios Historiales académicos, financieros y disciplinarios Sistema habilitado para el registro académico Clave de ingreso Paz y salvo Académico Paz y salvo Financiero Solicitudes tramitadas Proceso Gestión Docentes Generar certificados Certificado Usuario Poner a disponibilidad del público los servicios web de matrícula financiera y Expedición de planillas de notas Sistema Web Planillas de notas s Procedimiento Gestión de Grados Universitaria Universitaria Página 3 de 5

4 Realizar mantenimiento a módulos Web de matrícula financiera y, registro de notas e inscripción Módulos Actualizados s Docentes Docentes Notas Definir situación a Hoja de Vida Académica s Oficina Control Disciplinario Informe de sanciones Incluir sanciones disciplinarias de los en el disciplinarias Historial Académico, Financiero y Disciplinario Hoja de Vida Académica s Verificar el estado del portal Web de la División de Admisiones, Registro y Control Académico en todos Portal Web Revisado s sus módulos Revisión a las actividades de matrícula financiera y Informes final Proceso de Dirección y Planeación Resultados de la ejecución del proceso Efectuar seguimiento al proceso Proceso Analizado la Usuarios la Política de Objetivos de Indicadores del Proceso Control del servicio no conforme definido Metodología para la atención de Peticiones, PQRS Proceso analizado Indicadores e informes analizados y evaluados Registro de Control del Servicio No Conforme Registro de Peticiones, V Analizar indicadores e informes de resultados Realizar el control del servicio no conforme Atender Peticiones, Indicadores e informes analizados y evaluados Registro de Control del Servicio No Conforme Registro de Peticiones, A Tomar acciones de mejora Correcciones Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora Plan de Mejora la la Página 4 de 5

5 Recursos Físicos: oficina con dotación, computadores, software, hardware. Humanos: Profesional Especializado Grupo de Admisiones, Registro y Control Académico, integrantes comité de calidad del proceso, profesionales de apoyo, técnicos en sistemas, auxiliares administrativos, asesor jurídico. Información documentada para la operación del Proceso Ver Procesos / Apoyo / Gestión de Admisiones y Registro Seguimiento y Medición Indicadores: Ver Indicadores del Proceso Riesgos y Oportunidades: Ver Mapa de riesgo del proceso Ambiente de Trabajo: Iluminación, temperatura adecuada, bajo nivel de ruido. REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO ISO 9001:2015 NTCGP 1000:2009 MECI 1000: Enfoque al cliente Infraestructura Ambiente para la operación de los procesos 8.1. Planificación y control operacional 8.2. Requisitos para productos y servicios Control de la producción y de la prestación del servicio Identificación y trazabilidad Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos Preservación Generalidades 8.6. Liberación de productos y servicios 8.7. Control de las salidas no conformes 10. Mejora 5.2 Enfoque al cliente 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo 7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio 7.2 Procesos relacionados con el cliente Control de la producción y de la prestación del servicio Identificación y trazabilidad Propiedad del cliente Preservación del producto y/o servicio Seguimiento y Medición de los procesos Seguimiento y Medición del producto y/o servicio 8.3 Control del Producto y/o servicio No Conforme 8.5 Mejora Direccionamiento Estratégico Autoevaluación institucional. Auditoría Interna Controles Planes de Mejoramiento Información y Comunicación Fecha de actualización: 25 de enero de 2017 Página 5 de 5

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