Caracterización de Gestión de la Infraestructura y Logística

Transcripción

1 Página 1 de 8 OBJETIVO DEL PROCESO RESPONSABLE Planear, desarrollar y ejecutar proyectos, planes y programas que garanticen el mantenimiento de la infraestructura física de la universidad de Pamplona, contribuyendo a un mejor desarrollo de Líder del Proceso las actividades académicas y laborales de la comunidad universitaria Inicia Se inicia desde la Identificación y/o recepción de las necesidades del servicio ALCANCE Termina En Medición, Análisis y Mejora INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA CLIENTE Plan operativo Direccionamient o Estratégico. Estado Plan de Desarrollo. Política de Calidad. Objetivos de Calidad. Normatividad Solicitud del servicio: mantenimiento general, transporte y logística. Medición de la satisfacción del cliente P H Diseño del Plan Operativo. Elaboración de la Documentación. Diseño de indicadores. Líder del proceso. Grupo de Mejoramiento. Documentación elaborada. Ficha indicadores. Planificación proceso. de del Solicitud de recursos ASGC financieros, tecnológicos y humanos. Mantenimiento general correctivo y Servicio de transporte y apoyo logístico ejecutado Resultados de la medición de la satisfacción del cliente Direccionamiento Estratégico. Gestión del Talento Humano. Vicerrectoría Administrativa.

2 Página 2 de 8 Comunidad universitaria / Todos los procesos del SGC Certificado de disponibilidad presupuestal Resolución de vinculación del recurso humano. Contrato de obra u orden de trabajo elaborados Asignación del bien o servicio solicitado H Identificar las necesidades del servicio Asignar al responsable del mantenimiento Prestar el servicio Jefe de Sección de Recursos Físicos y Apoyo Logístico Solicitud de disponibilidad presupuestal Solicitud de vinculación de Talento Humano Solicitud de Elaboración de Contrato de obra u orden de trabajo Formato de requerimientos de bienes y servicios. Comunidad universitaria / Todos los procesos del SGC Documentación del SGC (aprobadas) Informes de seguimiento del SGC (indicadores) Resultados de auditoria Calculo de los indicadores del proceso Resultados de acciones preventivas y correctivas

3 Página 3 de 8 Medición de Indicadores. Tratamiento producto y/o Servicio No conforme. Control Interno Administración del Sistema de Calidad. Indicadores Plan de Control Auditorias Internas V Seguimiento y medición. Líder del proceso Grupo de mejoramiento. Informes seguimiento y medición. Medición de la satisfacción del Cliente. Quejas, Reclamos y Sugerencias. Administración del Sistema de Gestión de Calidad. Control Interno Administración del Sistema de Calidad. Acciones aprobadas y recursos A Toma de acciones correctivas. Toma de Acciones preventivas. Toma de Acciones de mejora. Líder del proceso Grupo de mejoramiento Análisis y solicitud de recursos para toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Informe Plan de mejoramiento ejecutado. Administración del Sistema de Gestión de Calidad. Direccionamient o Estratégico.

4 Página 4 de 8 SECUENCIA DEL PROCESO Identificación y recepción de las necesidades del servicio Radicación de la solicitud Revisión de la solicitud Asignación del responsable Prestación del servicio Verificación de la ejecución del servicio Medición análisis y mejora Seguimiento y Control CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL Grupo de mejoramiento Comité de calidad Producto no conforme Acciones preventivas y correctivas Auditorias Indicadores de Gestión del Proceso

5 Página 5 de 8 RECURSOS TALENTO HUMANO Jefe de la Sección Coordinador de Mantenimiento de Infraestructura Tecnológica Coordinador de Mantenimiento y Apoyo Logístico Coordinador de Mantenimiento Deportivo Técnico de Sistemas Técnico de eléctrica Técnico de electrónica Técnico de microscopia Técnico de redes Técnico de almacén de deportes Tecnólogo de Obras Civiles Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar Administrativo Conductor INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Oficinas (Dotación básica, computadores software de oficina-impresoras, conexiones eléctricas de comunicación y archivador, planoteca) Unidad de Mantenimiento Implementos Deportivos Depósito de Materiales y Herramientas Estanterías para archivo Servicios de apoyo, teléfono y fax Oficina de Dirección (1) TECNOLOGICOS Software: de Mantenimiento, Antivirus, antispyware. REQUISITOS ASOCIADOS NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de Calidad y Requisitos NORMAS TECNICAS DE CALIDAD 6.3 ; 6.4;7.1; 7.2; 7.5; 8.2.1; 8.2.3; 8.2.4; 8.3; 8.4; 8.5. LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN Ley 30 de 1992, Título Tercero. Capítulo VI. Del régimen de contratación y control fiscal. Acuerdo 103 de 2002 Estatuto General de Contratación de la Universidad de Pamplona.

6 Página 6 de 8 NTC GP1000:2004 Sistema de Gestión de Calidad para la Gestión Publica Constitución Política de Colombia de Capitulo 5. De la función administrativa. Art. 269 Reglas oficiales (federacion internacional de baloncesto, futbol,volibol,tenis,softbol, futbol de salon). REGISTROS DOCUMENTOS ASOCIADOS PGI-01 Mantenimiento General PGI-02 Prestación del Servicio de Transporte PGI-03 Prestación del Servicio de Vigilancia y/o Aseo PGI-04 Apoyo Logístico en Eventos Organizados en las Instalaciones de la Universidad PGI-05 Interventoria de Obras Ejecutadas por la Universidad de Pamplona IGI-03 Mantenimiento de Escenarios Deportivos. IGI-04 Mantenimiento de Recursos Computacionales y Equipos. IGI-05 Mantenimiento de Infraestructura Física. IGI-06 Autorización para la Salida o Ingreso de Elementos que Pertenecen o no a la Universidad. GGI-01 Pliego de Condiciones para la Contratación del Servicio de Vigilancia y/o Aseo GGI-02 Requisitos para la Prestación del Servicio de Transporte. GGI-03 Codificación de Equipos GGI-04 Mantenimiento Cancha de Baloncesto. GGI-05 Mantenimiento Cancha de Voleibol GGI-06 Mantenimiento Cancha de Fútbol GGI-07 Mantenimiento Canchas de Tenis. GGI-08 Mantenimiento Campo de Softbol y Pista Atlética GGI-09 Mantenimiento Campo de Fútbol de Salón. GGI-10 Mantenimiento de Hardware y Software GGI-11 Mantenimiento de Maquinaria y/o Equipo GGI-12 Topología para el Tratamiento del Producto o Servicio no Conforme HGI-01 Ficha Técnica de Equipos HGI-02 Ficha Técnica de Hardware y Software HGI-03 Ficha de Revisión HGI-04 Ficha Técnica de Infraestructura HGI-05 Ficha Técnica de Vehículo HGI-06 Documento Externo Prestación del Servicio de Impresos y Publicaciones

7 Página 7 de 8 REGISTROS FGI-01 Programación de Mantenimiento General FGI-02 Solicitud de Servicio de Mantenimiento FGI-03 Solicitud Materiales del Depósito FGI-04 Registro de Entrada y Salida de Materiales del Depósito FGI-06 Hoja de Vida de Infraestructura FGI-07 Hoja de Vida de Vehículo FGI-11 Carta de Autorización para Préstamo de Escenarios Deportivos FGI-12 Tabla de Herramientas y Materiales FGI-13 Actividades Académicas, Recreativas y Culturales de los Escenarios Deportivos FGI-14 Registro de Solicitudes FGI-15 Registro Diario de Novedades FGI-16 Control de Salida e Ingreso de Elementos que Pertenecen o no a la Universidad de Pamplona FGI-18 Autorización para la Salida o Ingreso de Elementos que Pertenecen o no a la Universidad de Pamplona FGI-20 Registro de Propuestas para el Servicio de Vigilancia y/o Aseo FGI-21 Acta de Inicio de Contrato de Vigilancia y/o Aseo FGI-22 Concepto de Propuestas FGI-23 Requisitos para la Prestación del Servicio FGI-24 Constancia del Servicio Prestado FGI-25 Salones, Dependencias, Instalaciones y Seccionales de la Universidad de Pamplona FGI-26 Presentación de la Propuesta FGI-27 Resumen de Estados Financieros FGI-28 Precios de Implementos de Aseo FGI-29 Experiencia de la Empresa Participante FGI-30 Solicitud del Servicio de Transporte FGI-31 Control y Mantenimiento de Escenarios Deportivos FGI-32 Carta de Invitación para la Prestación de Servicios de Vigilancia y/o Aseo FGI-33 Programación de Recorrido Semestral FGI-34 Control de Préstamo de Escenarios Deportivos FGI-35 Carta para la Solicitud del Servicio de Transporte FGI-36 Planilla Diaria de Transporte FGI-37 Novedades del Transporte FGI-38 Acta de Liquidación del Contrato de Vigilancia y/o Aseo FGI-39 Registro de las Solicitudes para el Apoyo Logístico en Eventos FGI-40 Revisión del Complejo Deportivo

8 Página 8 de 8 REGISTROS INDICADORES FGI-41 Planeación de Proyectos FGI-42 Solicitud del Servicio de Apoyo Logístico en Eventos FGI-45 Solicitud de Disponibilidad FGI-46 Recomendación para Contratar el Servicios de Vigilancia y/o Aseo FGI-47 Asignación de Actividades FGI-48 Planificación del Mantenimiento Deportivo FGI-49 Seguimiento al Servicio FGI-50 Carta de Invitación a Cotizar Contratos de Obra FGI-51 Verificación de Documentos Invitación Privada FGI-52 Evaluación Financiera Invitación Privada FGI-53 Evaluación Técnica Invitación Privada FGI-54 Recomendación para Contratar Obras Civiles FGI-55 Acta de Inicio de Obra FGI-56 Acta de Recibo Parcial de Obra FGI-57 Acta de Modificación de Obra FGI-58 Acta de Recibo Final de Obra FGI-59 Acta de Liquidación de Obra FGI-60 Necesidad de Contratar HGI-07 NPPPE = (Números Proyectos, Planes y Programas Ejecutados por Semestre/Numero total de Proyectos propuestos para el semestre)*100 HGI-08 SBI = (Número de Eventos de Pérdida, hurto o daño presentados en el trimestre). HGI-09 CPS = (Número de Solicitudes ejecutados/numero total de solicitudes recibidas)*100. HGI-10 EPSM = (Número de Usuarios satisfechos con los servicios/número total de solicitudes de servicios)*100. RIESGOS Ver mapa de riesgos