Caracterización del Proceso de Gestión Administrativa y Financiera

Transcripción

1 Página 1 de 10 OBJETIVO DEL PROCESO Apoyar y controlar la gestión financiera y administrativa de la Universidad de Pamplona, la equitativa distribución de los recursos para promover la transparencia y el efectivo cumplimiento de los objetivos de nuestra Institución Inicia Planificación del Proceso ALCANCE Termina Medición, Análisis y Mejora RESPONSABLE LIDER DEL PROCESO INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS Normatividad Direccionamiento Estratégico Planeación Direccionamiento Estratégico Estado Plan de Desarrollo Institucional Presupuesto Institucional aprobado Política de calidad Objetivos de calidad P Elaboración del Plan de Acción Identificación de Necesidades Plan de acción elaborado personal, bienes, equipos e insumos del Talento Humano Adquisición de Bienes y Servicios de la Infraestructura y Apoyo Logístico Sistema Integrado de Manual de Procedimientos y Operaciones FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Revisión de su pertinencia y/o actualización Documentos revisados y/o actualizados Sistema Integrado de

2 Página 2 de 10 Financiación de Matricula Estudio de aprobación de la Financiación Financiación Aprobada Estudiantes Estudiantes Reembolso de Matricula Verificación de la solicitud de reembolso Autorización del trámite para pago de reembolso presupuestal presupuestal y registros presupuestal elaborados H Verificación de documentos soporte Autorización de Pago Cuenta por pagar aprobada Proceso de Pagaduría y Tesorería Académica Calendario Académico para liquidación de matricula financiera Parametrización del aplicativo Asignación de Descuentos Pruebas de liquidación Profesional y de Liquidación de Matriculas Publicación de la liquidación de matricula financiera Estudiantes Verificación de la liquidación

3 Página 3 de 10 de Recursos Físicos y Apoyo Logístico Personal directivo autorización de combustible autorización de línea celular Disponibilidad presupuestal y registros presupuestal elaborados H Verificación de la solicitud Autorización Verificación de documentos soporte Autorización de Pago Rectoría Viáticos autorizados Liquidación de viáticos Líder del proceso, OPS Rectoría Disponibilidad presupuestal, registros presupuestal y Orden de Pago elaborados Constancias de cumplimientos y cuentas de cobro Autorización de tiquetes aéreos y reservas de hotel Elaboración de Resolución y legalización mediante la firma Recepción y verificación de los documentos Establecen contacto con la agencia de viajes y los hoteles para la solicitud de reserva Verificación de la documentación de Nómina Asistente presupuestal Relación para pago de líneas de celular Cuenta por pagar aprobada presupuestal Resolución y soportes de la cuenta para pago Relación de Pagos presupuestal de Pagaduría y Tesorería Proceso de Pagaduría y Tesorería Proceso de Pagaduría y Tesorería Presupuesto y Pagaduría Alta Dirección Autorización de contratación de OPS Ingreso de datos al sistema Elaboración, perfeccionamiento del contrato Asistente Contrato elaborado OPS

4 Página 4 de 10 del Talento Humano necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social Identificación de necesidades necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social del Talento Humano Infraestructura y Logística Necesidades de mantenimiento de equipos e infraestructura.análisis de necesidades de infraestructura y mantenimiento de equipos requerimientos Infraestructura y Logística Documental Directrices de la documentación H Aplicación de las directrices documentales Revisión, análisis de la gestión documental en el Proceso Ejecución de los documentos exigidos por la norma Solicitud para inclusión o eliminación de documentos en las Tablas de Retención Documentación actualizada Documental Administración del SIG PAC-01, PAC-02, PAC- 04, PAC-05, PAC-06, PAC-08, PAC-12 FAC- 23 Ejecución del FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al SIG Medición de indicadores Toma de acciones de mejora continua FAC-08 Actas de Reunión Informes acorde a las fechas establecidas en el FAC-23 Administración del SIG

5 Página 5 de 10 Administración del Plan de Auditorías Ejecución de Auditorias Informes de Auditorias SIG Internas Planes de V Control Interno Elaboración del plan de Plan de mejoramiento Control Interno mejoramiento producto mejoramiento aprobado de auditorias informes de avance Ejecución de acciones correctivas y preventivas Control y seguimiento a la efectividad de las acciones correctivas y preventivas Administración del SIG Control Interno Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) A Seguimiento y control a los riesgos Identificados y valorados Riesgos actualizados y controlados Administración del SIG Control Interno

6 Página 6 de 10 CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Calendario Académico para liquidación de matricula financiera Teniendo en cuenta los criterios establecidos en: Reglamento académico Calendario académico Normatividad interna y externa aplicable Líder del proceso semestral Aplicativo ACADEMOSOFT Copias de seguridad Control en las entradas reembolsos parametrización del aplicativo Verificación de la solicitud (actividad 4.2 del PDE.DA-02 Verificación de la Solicitud) Líder del proceso Permanente FDE.D-01 Reembolso Controles en las actividades financiación de matricula financiera Estudio de aprobación de la Financiación Acuerdo 86 del 2 de diciembre de 2005 A través del PDE.DA- 06 Financiación de Matricula Financiera Según lo establecido en la actividad 4.2 y 4.3 del PDE.DA-06 Financiación de la Matricula Financiera y Aprobación Financiación Líder del proceso Semestral Semestral FDE.DA-08 Financiación de Matricula Financiera y Compromiso de Pago FDE.DA-08 Financiación de Matricula Financiera y Compromiso de Pago

7 Página 7 de 10 CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Liquidación de viáticos Con la autorización de viáticos Normatividad vigente PDE.DA-03 Trámite de Viáticos Líder del proceso Permanente Correo electrónico de autorización. FDE.DA-03 Liquidación de Viáticos Controles a las salidas Cuentas por pagar aprobadas presupuestal Entrega de cuentas al proceso de Pagaduría descritas en el libro radicador donde se relacionan los soportes Solicitud registrada en el libro radicador para entrega al Proceso de Presupuesto Líder del proceso Permanente Libro radicador Líder del proceso Permanente Libro radicador

8 Página 8 de 10 RECURSOS TALENTO HUMANO de Administrativa y Financiera Asistente INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Oficinas (Dotación básica, computadores software de oficina-impresoras, conexiones eléctricas de comunicación y archivador, planoteca) Estanterías para archivo Servicios de apoyo, teléfono y fax TECNOLOGICOS Hardware y Software Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet, spark, etc ) REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2009 de la Calidad en el Sector Público MECI Resolución No. 089 del 8 de febrero de 2010 Resolución No 005 del 20 de enero de 2009 Resolución 0321 de fecha 30 de abril de 2009 Acuerdo 186 del 2 de Diciembre del año 2005 Decreto No del 26 de Abril de Departamento de la Función Pública. Resolución No.0036 del 17 de Enero de 2006, Oficina de Rectoría Acuerdo No de diciembre de 2005, Por el cual compila y actualiza el Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado.

9 Página 9 de 10 NTCGP 1000:2009 de la Calidad en el Sector Público NTCISO 9001:2005 Sistema de de la Calidad. Fundamentos y vocabulario Acuerdo No de Julio de 2008, Por el cual se establecen, unifican y actualizan las Normas relacionadas con los derechos académicos de los programas de pregrado de la modalidad a Distancia (Acuerdo Vigente). Acuerdo No.080 del 17 de agosto de Por el cual se establecen los costos de unos derechos académicos de la modalidad a distancia. Acuerdo No de marzo de Por el cual se establece la tabla de matrículas para los programas de pregrado de modalidad presencial de la Universidad de Pamplona a partir del primer periodo de Acuerdo No de enero de Por el cual se establece la tabla de matrículas para los programas de pregrado de modalidad presencial de la Universidad de Pamplona primer periodo académico Acuerdo No de junio de Por el cual se establece la tabla de matrículas para los programas de pregrado de modalidad presencial de la Universidad de Pamplona segundo periodo académico Acuerdo No de octubre de Por el cual se establece la tabla de matrículas para los programas de pregrado de modalidad presencial de la Universidad de Pamplona primer periodo académico (Acuerdo vigente) Ley 403 de Por la cual se establecen estímulos para los sufragantes. Resolución 379 del 27 de Noviembre del 2008, por la cual la Secretaria de Hacienda del Departamento Norte de Santander establece el cobro de la Estampilla Pro-cultura. Acuerdo 0121 del 16 de Agosto de Por el cual se crea el fondo de capital semilla para planes de negocio

10 Página 10 de 10 DOCUMENTOS DOCUMENTOS ASOCIADOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos REGISTROS INDICADORES RIESGOS OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos Ver FCI-10 Mapa de Riesgos Ampliar la cobertura institucional Mejora de la cultura institucional