CARACTERIZACION DE MACROPROCESO GESTION LOGISTICA

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1 Página 1 de 6 TIPO DE MACROPROCESO: Apoyo. OBJETIVO: Asesorar, apoyar y tramitar la adquisición y entrega oportuna de bienes o servicios necesarios para la ejecución de las actividades de la Caja así como tramitar el pago de servicios públicos y la adquisición de pólizas de seguros. ALCANCE: Inicia con la requisición de compras y servicios que realizan los diferentes procesos de la Corporación y finaliza con la entrega del bien o servicio solicitado. LIDER: Jefe. INTERNO EXTERNO 1. PLANEAR INTERNO EXTERNO Gestión de la Dirección Direccionamiento y Planeación Estratégica Gestión Financiera Directrices y Recomendaciones Contexto Externo e Herramientas para la elaboración de presupuesto 1.1 Formular el plan operativo y presupuesto de la Dependencia. Plan operativo de la Dependencia Presupuesto de la Dependencia Direccionamiento y Planeación Estratégica Gestión Financiera ELABORÓ Cargo: Nombre: Diego Martin Ramírez Villamarin Firma: Vo. Bo. Jefe Área Calidad REVISÓ Comité de Procesos AUTORIZÓ Director Administrativo Nombre: Carlos Andrés Mesa Cargo: Jefe Planeación Nombre: Héctor Orlando Solano Barbosa Corporativa Novoa Nombre: Jaime Alejandro Delgado Cifuentes Firma: Firma: Firma: APROBÓ Consejo Directivo Nombre: Henry Rojas Betancourth Firma: DOCUMENTO CONTROLADO (SELLO)

2 Página 2 de 6 INTERNO EXTERNO 2. HACER INTERNO EXTERNO Todos los procesos Gestión Financiera Gestión Jurídica y Contratación Todos los Procesos Requisición Certificado Presupuestal Estudio de Conveniencia y Oportunidad Términos de Referencia Plan de Inversiones Contrato Facturas de Servicios Públicos 2.1 Realizar la adquisición del bien o servicio. Listado Maestro de Cotización Orden de Compra o Servicio Acta Comité de Compras Solicitud de Elaboración de Contrato Informes de Supervisión Acta de Inicio de Obra Recepción de Informes de Interventoría Informes de Supervisión de Obra Acta Parcial de Obra Acta de Recibo Final Entrada y Salidas de Almacén Factura del Inventario y Control de Activos Expedición y Renovación de Pólizas de Seguros Relación de Facturas de Servicios Públicos a Pagar Gestión Jurídica y Contratación Gestión de Mantenimiento e Infraestructura - Gestión Jurídica y Contratación Gestión de Tesorería

3 Página 3 de 6 INTERNO EXTERNO 2. HACER INTERNO EXTERNO Registro de Documentos de Registro de Selección del Carpeta Todos los Procesos Listado maestro de Carta Invitación a los Publicación en la Página Web Inventario de Activos Vigente Solicitud de Elementos de Baja Relación Activos Fijos, Elementos Controlados Concepto Técnico Estado de Equipos Publicación de Remate Activos Fijos y Elementos Controlados Traslado de Activos Fijos Requisición 2.2 Realizar la selección evaluación y reevaluación de proveedores. 2.3 Efectuar la Gestión de activos. Evaluación de Reevaluación de Inventario de Activos Vigentes Pólizas de Seguros para Activos Bajas de Activos Fijos por Ventas Orden de Retiro de Activos Fijos Traslado de Activos Fijos Gestión de Control Entes de Control y Vigilancia

4 Página 4 de 6 INTERNO EXTERNO 3. VERIFICAR INTERNO EXTERNO Informe de Gestión Direccionamiento y Plan Operativo Trimestral del Plan Planeación Operativo Estratégica Plan de Inversiones Ejecución Plan de Inversiones Listado Maestro de Indicadores de Gestión Gestión Humana Gestión del Control Inventario de Activos Vigentes Información Requerida Revisión de Mapas de Riesgos SG-SST Programa de Auditorias Cronograma de Auditorias 3.1 Realizar Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación del Proceso. Control de Inventarios Evaluación y Reevaluación de Riesgos y Oportunidades Informes de Auditoria SG-SST Plan de Acción o Mejoramiento Informes de Auditoria Gestión Humana Gestión del Control Entes de Control y Vigilancia

5 Página 5 de 6 INTERNO EXTERNO 4. ACTUAR INTERNO EXTERNO Gestión del Control Direccionamiento y Planeación Estratégica Gestión Humana Entes de Control y Vigilancia Informes de Auditoria Indicadores de Gestión Acta de Revisión por la Dirección Reporte y Seguimiento de No Conformidades Plan de Mejoramiento Informe de Gestión Trimestral del Plan Operativo Riesgos y Oportunidades Evaluaciones y Reevaluaciones de Inventario de Activos Vigentes Informes de Auditoria SG- SST Solicitud Mesa de Trabajo Necesidades de Mejora Problemas Reales o Potenciales a Corregir 4.1 Realizar planes de acción para: abordar los riesgos, planes de mejoramiento. Hallazgos de auditoria, compromisos de revisión por la dirección e indicadores de procesos. 4.2 Convocar mesas de trabajo para solución de problemas. 4.3 Revisión y mejora continua del proceso Cumplimiento de los Planes de Acción Establecidos Acta Mesa de Trabajo Modificaciones de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad Seguimiento de No Conformidades y Acciones Correctivas Cumplimiento de Objetivos de la Calidad Eficacia de Acciones Correctivas Conformidad del Proceso Gestión del Control Dependencias Convocadas Entes de Control y Vigilancia

6 Página 6 de 6 REQUISITOS LEGALES 5. RECURSOS MECANISMO DE SEGUIMIENTO Y 5.1. RECURSOS HUMANOS MEDICION 1. Código de Comercio. 2. Decreto 2463 de 1981: Por el cual se determina el Régimen de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades de los funcionarios de las Cajas de compensación Familiar y de las asociaciones de cajas y de los miembros de sus organismos de dirección, administración y fiscalización. 3. Estatuto Tributario y Decretos Reglamentarios Vigentes. 4. Ley Estatutaria 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. 5. Decreto 1072 de 2015: Decreto Único Reglamentario del sector Trabajo. 6. Ley 1562 del 11 de julio de 2012: Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional. Jefe Jefe Área de Mantenimiento e Infraestructura, Coordinador de Almacén Secretaria, Auxiliar de Compras, Auxiliar Administrativo, Auxiliar de Oficina, Auxiliar Financiero, Auxiliar de Contabilidad y Finanzas, Asistente de Inventarios, Auxiliar de Inventarios. MA-335-S2A1 Matriz de Medición de Objetivos Tablero de Indicadores de Proceso DOCUMENTOS RELACIONADOS 5.2. HARDWARE, SOFTWARE DE INFORMACION Y COMUNICACIONES GESTION DEL RIESGO 1. RE : Registro de de compras internas. 2. RE : Compras y Servicios. 3. RE : Administración de Inventarios y activos fijos. 4. RE : Comité de Compras Internas. 5. RE : Control de líneas móviles y teléfonos celulares. 6. RE : Comité de Inventarios. 7. PD : Compras Internas. 8. PD : Selección, Evaluación y Reevaluación de. 9. PD : Baja y venta de activos fijos y elementos de consumo controlado. 10. PD : Traslado de activos y elementos de consumo controlados. 11. MA : Manual de Contratación 12. MA : Interventoría y Supervisión. 13. PD : Elaboración de Contratos. Aplicativo SEVEN Computadores, Scanner, Teléfono, Impresora, Internet, Paquete Office. Ver Mapa de Riesgo del proceso 5.3. INFRAESTRUCTURA REQUISITOS NORMATIVOS Infraestructura con la que tenga al Servicio la Corporación Norma ISO 9001/2015