MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO

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1 Página 1 de 6 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Coordinador Centro Vacacional Superior Inmediato: Recreación, Deporte y Turismo Personal a Cargo: Auxiliar de Oficina, Auxiliar de Servicios Generales, Auxiliar Operativo, Encargado Finca Dependencia: Coordinación Centro Vacacional II. NATURALEZA DEL CARGO Coordinar las actividades relacionadas al Centro Vacacional con el fin de garantizar una estadía cómoda, segura y placentera de los usuarios. III. FUNCIONES 1. Hacer cumplir las funciones de todo el personal que labora a su cargo para prestar un eficiente servicio de acuerdo con los objetivos y metas de la zona a su cargo. 2. Coordinar la solución de problemas, inconvenientes y en general todo tipo de situación que afecte el normal desarrollo y desempeño de las actividades propias del Centro Vacacional. 3. Implementar estrategias de mercadeo de acuerdo a los planes, programas y metas trazadas por la Jefatura de la Unidad. 4. Elaborar el Plan Operativo y presupuesto de inversiones, ingresos y gastos del Centro Vacacional efectuando el control tanto presupuestal como de objetivos y metas asignados. 5. Establecer contactos con diferentes operadores turísticos para establecer paquetes que contribuyan a la difusión del Centro Vacacional y su crecimiento económico. 6. Hacer seguimiento a los contratos y convenios empresariales celebrados con el Centro Vacacional. 7. Responder y velar por la seguridad de los inventarios de Centro Vacacional y verificar que se encuentren debidamente asegurados. 8. Recibir los huéspedes y verificar la facturación de los servicios prestados. 9. Velar por el permanente mantenimiento y dotación de las habitaciones del Centro Vacacional. 10.Realizar los requerimientos de implementos y materiales necesarios para el normal funcionamiento del Centro Vacacional y solicitar la reposición de elementos cuando sea necesario. 11. Actualizar permanentemente la página Web con la información del centro vacacional. 12.Fomentar en sus colaboradores una política de autocontrol respecto a las actividades cotidianas de su dependencia, con el fin de que se ajusten a los procedimientos y a los objetivos misionales y estratégicos de la Corporación. 13.Tramitar las respuestas de las quejas, reclamos, sugerencias y derechos de petición relacionados con la dependencia y remitir copia de la respuesta enviada al cliente de forma oportuna a la Coordinación de Servicio al Cliente para su respectivo control y medición. 14 Presentar oportunamente los requerimientos de compra cumpliendo con las especificaciones del bien o servicio y anexando los soportes establecidos.

2 Página 2 de Realizar de manera objetiva la entrevista de valoración de competencias a su equipo de trabajo, estableciendo acuerdos constructivos y haciendo seguimiento de tal manera que aumenten la competencia y promuevan la mejora en el desempeño de sus procesos. 16. Remitir de forma oportuna la información relevante de la dependencia, dando cumplimiento legal y normativo, y contribuyendo al adecuado desarrollo de las actividades de otras dependencias. 17. Coordinar las actividades de su dependencia de tal manera que se evidencie un enfoque por procesos, tomando acciones de mejora continua, procurando un enfoque preventivo en su gestión y evitando reprocesos. 18. Cumplir con oportunidad las tareas e instrucciones proporcionadas por su superior inmediato e informar los avances u obstáculos, con el fin de generar altos niveles de solución, iniciativa, determinación y no dilatar soluciones. 19. Presentar mensualmente a su superior inmediato un reporte ejecutivo de seguimiento y control de datos e información crítica de su dependencia en donde se observe el estado actual de gestión y las acciones de mejora. 20. Gestionar la oportuna elaboración y facturación de los servicios prestados en la dependencia. 21. Presentar el informe de cartera en los periodos establecidos relacionando la cartera por edades y la gestión de cobro de cartera anticipada y preventiva. 22. Gestionar la oportuna elaboración y facturación de los servicios prestados en la dependencia. 23. Coordinar y controlar la elaboración y presentación de las cotizaciones solicitadas por los clientes, garantizando la oportunidad y competitividad de la propuesta. 24. Elaborar y presentar oportunamente las diferentes propuestas para participar en licitaciones y convocatorias que demanden los servicios de la Caja recopilando y presentando los documentos anexos requeridos en los términos establecidos. 25. Remitir en los tiempos establecidos a Cartera las obligaciones en mora mayor a 31 días para su gestión. 26. Implementar, mantener y mejorar los procesos y procedimientos de su dependencia, establecidos por el Sistema de Gestión de la Calidad. 27. Definir e implementar indicadores de gestión para los procesos de la dependencia teniendo en cuenta las metas institucionales, los planes, programas, proyectos, las necesidades de los clientes y al Plan Estratégico de la Corporación. 28. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado. 29. Proyectar y ejecutar el presupuesto de manera anual para la implementación de SG-SST y velar por el cumplimiento de los procedimientos, requisitos legales y normas del Sistema en su dependencia. 30. Disponer del tiempo para el entrenamiento, capacitación y formación y demás actividades de SST y promover la adopción de comportamientos seguros en el personal a cargo.

3 Página 3 de Presentar los resultados de seguimiento a indicadores del SG-SST en coordinación con el Jefe de la y el Gestor de Seguridad y Salud en el Trabajo. 32. Presentar el estado actual de las no conformidades, cumplimiento legal y Acciones de mejora continua. 33. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato. IV. AUTONOMIA - Ejercer control de las actividades planificadas - Asignación de turnos para los trabajadores del Centro Vacacional V. RESPONSABILIDAD 1. Responsabilidades por proceso Proceso Responsabilidad - Realiza requerimiento a Jurídica para la elaboración de contratos. Elaboración de contratos - Realiza seguimiento a la ejecución de los contratos realizados con el Centro Vacacional. - Realiza requerimientos para compra de elementos y Compras Internas materiales. Informe consolidado de - Reporta la cartera generada por prestación de cartera servicios en el Centro Vacacional. - Gestiona el cobro de la cartera generada en el Recaudo de cartera Centro Vacacional. -Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo de los colaboradores de su dependencia, participar en las actividades de capacitación e informar oportunamente todo accidente de trabajo. Seguridad y Salud en el Trabajo -Responsable del desempeño de SST de su dependencia, de mantener ambientes de trabajo saludables y seguros acordes a los factores de riesgos identificados y promover la participación de todos sus trabajadores en el cumplimiento de los objetivos del Sistema. -Debe garantizar que el SG_SST opere bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artículo

4 Página 4 de 6 14 de la Ley 1562 de Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Respuestas a las Sugerencias, Quejas, Reclamos y Derechos de Petición Gestión por Competencias Gestión de la Calidad Gestión Documental - Proyecta las respuestas a las diferentes reclamaciones emitiendo el concepto sobre la reclamación para la validación de Jurídica. - Participa en la entrevista técnica de selección y acompaña la inducción de su equipo de trabajo cuando así se requiera. - Facilita la asistencia del personal a cargo en la formación y entrenamiento programado y participa en la evaluación de su eficacia. - Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el programa de Formación anual, Plan de inducción y cronograma de Seguridad y salud en el trabajo. - Facilita la evaluación de la eficacia de las capacitaciones recibidas. - Participa en las acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo. - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad. - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad. - Cumple con todas las normas, proceso y procedimientos del Sistema de Gestión Documental.

5 Página 5 de 6 2. Comités en los que participa Comité Objetivo Frecuencia No aplica 3. Informes que reporta Informes Dirigido a: Frecuencia Informe de coberturas Mensual Recreación Deporte y Turismo Informe de inventarios Mensual Recreación Deporte y Turismo Informe de cartera Jefe Area de Cartera Mensual Informe de contratos Asesor Jurídico Mensual Informe de ventas Recreación Deporte y Turismo Mensual Internas Externas 4. Relaciones con el entorno Recreación y Deporte y Turismo Coordinador de Zona Auxiliar Servicios Generales Encargado Finca Clientes Proveedores 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o - Equipo de computo equipos: - Impresora - Infraestructura - Inventario b. Dinero, títulos o documentos c. Nivel de Confidencialidad Alto - Pólizas - Contratos - Recibos de servicios públicos - Papelería para el desarrollo de la actividad

6 Página 6 de 6 VI. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACION FORMACION EXPERIENCIA CONOCIMIENTOS ESENCIALES Profesional en administración hotelera o administración empresarial o afines - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo - Servicios de la Corporación - Aplicativo de la dependencia - Normatividad del Subsidio familiar - Aplicativo informáticos del Centro - Diseño productos y paquetes turísticos o recreativos - Auditoria Interna de Calidad Dos (2) años de experiencia relacionada - Administración de personal - Reservas hoteleras - Turismo rural - Agroturismo - Costos y presupuesto - Office Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2012 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Calidad del servicio 10 X Liderazgo para el cambio 10 X Pensamiento estratégico 10 X Trabajo en equipo 10 X Orientación a resultados 10 X Comunicación efectiva 10 X Desarrollo de relaciones 10 X Administración del servicio 30 X ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Jefe de División de Gestión Humana Nombre: Jorge Arturo Leyva Pedraza Cargo: Recreación, deporte y turismo. Nombre: Catherine Peñate Gonzalez. Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Gregory Enrique Martínez solís Acta: DOCUMENTO CONTROLADO