MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL, SERVICIO Y REPARACIÓN DE EQUIPO DE CÓMPUTO DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD, PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Transcripción

1 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL, SERVICIO Y REPARACIÓN DE EQUIPO DE CÓMPUTO DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD, PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA CONJUVE

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3 3 PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA Licda. Mayra Alejandra Carrillo De León Directora General Héctor Alfredo Ruiz Fuentes Director Ejecutivo CUERPO DE ASESORES Licda. Ingrid Ofelia Castillo Barrientos Asesora Jurídica Licda. Ana Roxana Urrutia Oliva Asesora de Recursos Humanos Lic. Hamilton Estuardo Espina González Asesor Financiero COLABORACIÓN Lic. Marvin Eli Omar Calderón Abrego Auditor Interno Francisco Alexander Bautista Burgos Unidad de Informática Jorge Gabriel Sagastume García Unidad de Informática Guatemala, Febrero 2014

4 4 ÍNDICE GENERAL Dirección Ejecutiva, Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República -CONJUVE- i. Introducción. 6 ii. Objetivos. 7 iii. Justificación. 8 iv. Importancia. 9 v. Disposiciones legales. 10 vi. Estructura organizacional Dirección Ejecutiva -Unidad de Informática Normas específicas Procedimiento Flujograma Anexos. 18

5 5 ÍNDICE DE FORMAS Dirección Ejecutiva, Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República -CONJUVE- Formulario de control, servicio y reparación de equipo de cómputo del Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República -CONJUVE-. (Forma. CSR-EC-014) Anexo I.

6 6 INTRODUCCIÓN El presente trabajo, pretende dar a conocer el procedimiento de control, servicio y reparación de equipo de cómputo del Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República -CONJUVE-; su contenido pretende que el Consejo cuente con un instrumento de consulta, que presente en forma ordenada, secuencial y detallada las actividades de la Unidad de Informática; al establecer de manera formal los métodos de trabajo, precisar los responsables de la ejecución, control y evaluación de las actividades, facilitar la interrelación entre ellos y agilizar la gestión operativa; incluye además normas, flujogramas y formularios vinculados al procedimiento mencionado. Está orientado a los servidores públicos del Consejo, además de aquellos ajenos a la misma con interés de conocer su funcionamiento organizacional 1 ; por tratarse de un documento normativo y de consulta deberá permanecer en los centros de trabajo, por lo que se recomienda realizar su revisión y actualización constante; así como la socialización del mismo, con el personal de la institución. 1 DECRETO , LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA.

7 7 OBJETIVOS GENERAL Establecer políticas y normas para el control, servicio y reparación de equipo de cómputo del Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República -CONJUVE-; estableciendo detalladamente los pasos necesarios para una eficiente y eficaz prestación de servicios de informática. ESPECÍFICOS 1. Maximizar la utilización de los recursos técnicos y humanos del CONJUVE. 2. Planificar y solicitar oportunamente los recursos técnicos y financieros para prestar un buen servicio al usuario del CONJUVE. 3. Proveer a la Unidad de Informática del CONJUVE, las herramientas básicas que facilitarán los pasos que conllevarán a tener un mejor resultado en dicha área. 4. Mantener un control sobre los servicios prestados a los diferentes equipos de cómputo del CONJUVE. 5. Servir como material de consulta para la inducción y capacitación de personal.

8 8 JUSTIFICACIÓN El presente documento surge de la necesidad de actualizar los procedimientos de la Unidad de Informática, del Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República -CONJUVE-; permitiendo simplificar los métodos de trabajo, evitar duplicidad de procesos, optimización de recursos humanos y materiales, con el propósito de lograr una mayor eficiencia en los procesos operativos. Las causas que justifican la actualización del manual pueden ser originadas por: cambios en la estructura orgánica, base legal, funciones, u otros que incidan en la aplicación del mismo; estas podrán generar modificaciones al formato del procedimiento, cambio o eliminación de una actividad, cambio del responsable, etc. Su vigencia servirá de base para la orientación de personal de nuevo ingreso, al proveerle la herramienta técnica que facilite su incorporación al puesto de trabajo.

9 9 IMPORTANCIA El contenido del presente manual tiene aplicación práctica en todas las unidades del Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República -CONJUVE-; donde cada funcionario y empleado tiene definido el grado de responsabilidad en la ejecución de los procedimientos de acuerdo al puesto de trabajo que desempeña. Hoy en día es indispensable optimizar el uso de equipo de informática, ya que por medio de ellos, se siguen desarrollando actividades que facilitan las tareas cotidianas. En tal virtud, es necesario mantener los manuales actualizados, mediante revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.

10 10 DISPOSICIONES LEGALES 1. Constitución Política de la República de Guatemala. 2. Acuerdo Gubernativo , Creación del Consejo Nacional de la Juventud. 3. Decreto , Ley de Acceso a la Información Pública.

11 11 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA CONJUVE Fuente: Subdirección de Recursos Humanos

12 12 DIRECCIÓN EJECUTIVA -UNIDAD DE INFORMÁTICA- CONTROL, SERVICIO Y REPARACIÓN DE EQUIPO DE CÓMPUTO DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA -CONJUVE-

13 NORMAS ESPECÍFICAS 1. El interesado ó solicitante que requiera la prestación de algún tipo de servicio a la Unidad de Informática, deberá requerirlo a la Dirección Ejecutiva para visto bueno; para cual utilizará el formulario de control, servicio y reparación de equipo de cómputo (Forma. CSR-EC-014) ver anexo I Previo requerir la prestación de algún tipo de servicio a la Unidad de Informática, el interesado ó solicitante, debe verificar si el equipo cuenta con garantía de fábrica, para lo cual solicitará fotocopia de la factura o garantía a la Subdirección Financiera o quien haga sus veces, para proceder hacer efectivo el reclamo de garantía correspondiente. 3. Es responsabilidad del interesado ó solicitante, verificar que el equipo se encuentre debidamente registrado con número de inventario del Consejo Nacional de la Juventud; en caso contrario deberá solicitarlo al Encargado (a) de Inventario. 4. El Encargado de Informática es el responsable de programar y realizar las visitas técnicas a las Unidades solicitantes. 5. En el caso de que no se cuente con recursos técnicos para la realización del servicio requerido, el interesado ó solicitante debe realizar su gestión a través del procedimiento de Compra de bienes, materiales y servicios del Consejo Nacional de la Juventud, descrito en el Manual de procedimientos de la Subdirección Administrativa; para lo cual utilizará la (Forma SC-003). 6. Es responsabilidad del Encargado de Informática llevar un historial de los servicios prestados a los diferentes equipos del Consejo Nacional de la Juventud. 7. Es responsabilidad del Encargado de Informática, notificar los primeros diez (10) días de cada mes, a la Dirección General y Dirección Ejecutiva los servicios prestados a las diferentes unidades, para efectos de registro y control. 8. El Encargado de Informática es el responsable de requerir oportunamente los recursos técnicos y financieros a la Subdirección Administrativa para prestar un servicio eficiente.

14 PROCEDIMIENTO Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Dirección Ejecutiva - Unidad de Informática - Título del Procedimiento: Control, servicio y reparación de equipo de cómputo del Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la Republica. Hoja: ½ Número de formas: 1 Inicia: Unidad Solicitante Departamento Unidad Solicitante Dirección Ejecutiva Unidad de Informática Puesto Responsable Interesado o solicitante Director Ejecutivo Encargado de Informática Paso No. 1 2 Finaliza: Unidad de Informática Plazo día/s Actividad 14 Previo a requerir la prestación de algún tipo de servicio a la Unidad de Informática, debe verificar en la unidad de Inventario del Consejo, si el Equipo cuenta con garantía de fábrica. 2 En caso que el equipo 3 no cuente con garantía, debe solicitar el visto bueno a la Dirección Ejecutiva; para ello utilizará formulario de Control, servicio y reparación de equipo de cómputo (Forma. CSR-EC- 014) ver anexo I. Recibe y verifica (Forma. CSR-EC-014), en caso de cumplir con los requerimientos descritos en el formulario autoriza con visto bueno, de lo contrario finaliza el proceso. Traslada al Encargado de Informática (Forma. CSR-EC-014) autorizada de visto bueno, para que proceda a programar la visita técnica al solicitante. Recibe (Forma. CSR-EC-014) autorizada por el Director Ejecutivo, y verifica historial de equipo, así mismo de acuerdo a sus actividades programa visita técnica para la prestación de los servicios requeridos. Evalúa y verifica el equipo, así mismo procede a prestar el servicio, para cual debe indicar en (Forma. CSR-EC-014) el tipo de trabajo realizado; en el caso de que no se cuente con recursos técnicos, debe notificarlo al interesado ó solicitante para que proceda a realizar su gestión a través del procedimiento de Compra de bienes, materiales y servicios del Consejo Nacional de la Juventud; para lo cual utilizará la (Forma SC-003). 2 SI EL EQUIPO CUENTA CON GARANTÍA DE FABRICA, DEBE SOLICITAR FOTOCOPIA DE FACTURA A LA SUBDIRECCIÓN FINANCIERA O QUIEN HAGA SUS VECES, PARA QUE EL INTERESADO O SOLICITANTE PROCEDA A SER EFECTIVA LA GARANTÍA CORRESPONDIENTE. 3 (CPU, MONITOR, MOUSE, TECLADO, UPS, BOCINAS, LAPTOP, ENTRE OTROS) QUE REQUIERAN REPARACIÓN O SERVICIO; PREVIO A SOLICITAR SU MANTENIMIENTO, EL INTERESADO Ó SOLICITANTE DEBE VERIFICAR QUE EL MISMO SE ENCUENTRE DEBIDAMENTE REGISTRADO CON NÚMERO DE INVENTARIO DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD.

15 Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Dirección Ejecutiva - Unidad de Informática - Título del Procedimiento: Control, servicio y reparación de equipo de cómputo del Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la Republica. Hoja: 2/2 Número de formas: 1 Inicia: Unidad Solicitante Departamento Unidad de Informática Unidad Solicitante Unidad de Informática Puesto Responsable Encargado de Informática Interesado o solicitante Encargado de Informática Paso No Finaliza: Unidad de Informática Plazo día/s Actividad 15 Finaliza el servicio y requiere al solicitante ó interesado firma de conformidad en (Forma. CSR-EC-014). Recibe y verifica (Forma. CSR-EC-014) firmando de conformidad y archiva; en el caso de que no se cumplirá con el servicio requerido por falta de recursos técnicos, el interesado debe solicitarlo a través del procedimiento de Compra de bienes, materiales y servicios del Consejo Nacional de la Juventud; para lo cual utilizará la (Forma SC-003), adjuntando para ello copia de (Forma. CSR-EC-014). Recibe (Forma. CSR-EC-014) aceptada de conformidad por parte del solicitante o interesado, por lo que procede a llevar un control de los servicios prestados a los diferentes equipos del Consejo. 4 Debe notificar los primeros diez (10) días de cada mes, a la Dirección General y Dirección Ejecutiva los servicios prestados a las diferentes unidades, para efectos de registro y control. 4 EL ENCARGADO DE INFORMÁTICA DEBE LLEVAR UN HISTORIAL DEL LOS SERVICIOS TÉCNICOS PRESTADOS A LAS DIFERENTES UNIDADES DEL CONSEJO.