SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT MANUAL DE PROCEDIMIENTOS BAJA DE BIENES MUEBLES

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1 SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT MANUAL DE PROCEDIMIENTOS BAJA DE BIENES MUEBLES UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE SU ELABORACION: DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES FECHA DE ELABORACION: 30 Julio 2013 Manual de Procedimientos 0

2 CONTENIDO Página I. INTRODUCCIÓN 2 II. OBJETIVO DEL MANUAL 3 III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 4 1. BAJA DE BIENES MUEBLES a) Objetivo del procedimiento. b) Normas de operación y Marco Jurídico. c) Descripción del procedimiento IV. ANEXOS 13 V. GLOSARIO DE TÉRMINOS.. 17 CRÉDITOS DE APROBACIÓN. 19 Manual de Procedimientos 1

3 I. INTRODUCCIÓN El presente procedimiento tiene como finalidad proporcionar ala Coordinación de Inventarios de Bienes Muebles del Departamento de Recursos materiales y Servicios Generales, los elementos normativos que le permitan administrar con eficiencia y eficacia los bienes muebles que integran el activo fijo de los Servicios de Salud de Nayarit. Describe de una manera detallada y ordenada las actividades a realizar cuando por causas normales o extraordinarias deban desincorporarse algunos bienes muebles del activo fijo, patrimonio de los Servicios de Salud de Nayarit, como son mobiliario, equipo de oficina, equipo de cómputo, equipo de transporte, equipo de fotografía, cinematografía, televisión, grabación, equipo de comunicación, instrumental médico, equipo médico y otros que se encuentren registrados dentro del activo fijo de los Servicios de salud de Nayarit. Inicia con Identificación, el Contenido, la introducción, el Objetivo del Manual, Presentación de los procedimientos, Desarrollo de los procedimientos, Nombre y Objetivo, Normas de operación, Descripción, Diagrama de flujo, Formas y guías de llenado, Otros documentos, Glosario de términos y Autorización. En su desarrollo, cada procedimiento, contempla su objetivo específico, las normas de operación, la descripción secuencial de las actividades por cada procedimiento y el diagrama de flujo que muestra la imagen de la ruta a seguir para cada una de las actividades. Por ser un documento de consulta frecuente, el manual deberá permanecer actualizado, lo que hace necesario que cada una de las áreas que integran la Coordinación de Inventarios del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, aporten la información necesaria para este propósito, manteniendo actualizados los cambios en los procedimientos que se generen, y las modificaciones que tenga la normatividad aplicable en materia de salud, siendo la Dirección de Planeación el área responsable de llevarla a cabo. Manual de Procedimientos 2

4 II. OBJETIVO DEL MANUAL Disponer de un instrumento administrativo, que muestre las rutas de actividades propias de la Coordinación de Inventarios de Bienes Muebles del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, a fin de cumplir de la mejor manera con las responsabilidades asignadas al personal, y a su vez optimizar los recursos disponibles. Manual de Procedimientos 3

5 III. PRESENTACIÓN DE LOSPROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4

6 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Baja De Bienes Muebles MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5

7 UNIDAD RESPONSABLE: Dirección de Administración DEPARTAMENTO: Recursos Materiales y Servicios Generales COORDINACION: Inventario de Bienes Muebles PROCEDIMIENTO: Baja de Bienes Muebles OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer un instrumento de consulta, una herramienta de información, que nos permita desincorporar y cancelar en los registros de inventarios y de contabilidad, los bienes muebles del activo fijo que por causas normales o extraordinarias así lo requieren, manteniendo así un inventario depurado y actualizado. NORMAS DE OPERACIÓN: El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través de la Coordinación de Inventarios de bienes muebles, realizará de manera periódica, revisiones de los bienes muebles del activo fijo que integran el patrimonio de los Servicios de Salud de Nayarit, con la finalidad de identificar bienes en mal estado o que no ofrezcan utilidad alguna. El Departamento de Recursos materiales y Servicios Generales, a través de la Coordinación de Inventarios de bienes muebles, en conjunto con las áreas operativas y/o administrativas de los Servicios de Salud de Nayarit, serán responsables de la identificación y ubicación de los bienes muebles que por su estado o características ya no resulten de utilidad para el fin que fueron adquiridos. La Baja de Bienes Muebles en el inventario de los S.S.N., solo procederá cuando se tenga un Dictamen Técnico de que sus bienes han perdido parcial o totalmente su funcionalidad o que resulta incosteable su reparación y/o mantenimiento en caso de robo o extravío, con la denuncia ante el Ministerio Público. El acta de baja para bienes deberá realizarse con la intervención de un representante de la Coordinación de Inventarios de bienes muebles, un representante del área solicitante y un representante de la Unidad de Contraloría Interna. La baja de bienes muebles podrán ser por: mal estado, obsolescencia, transferencia, cambio, donación, venta, duplicidad, robo y extravío. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 6

8 UNIDAD RESPONSABLE: Dirección de Administración DEPARTAMENTO: Recursos Materiales y Servicios Generales COORDINACION: Inventario de Bienes Muebles PROCEDIMIENTO: Baja de Bienes Muebles La solicitud de baja de bienes deberá contener el listado de bienes con su número de inventario, dictámenes que justifiquen su baja, denuncia ante el ministerio público (en su caso) y fotografías de los bienes muebles sujetos a baja. MARCO JURÍDICO: Ley orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Nayarit. Reglamento de Resguardo Patrimonial del Poder Ejecutivo del Estado de Nayarit. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Reglamento Interior de los Servicios de Salud del Estado de Nayarit. Manual General de Organización de Servicios de Salud de Nayarit. Manual Específico de Organización del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 7

9 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Baja de bienes muebles. ÁREA: Coordinación de inventarios de bienes muebles. Generales. RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales: DEPARTAMENTO: Recursos Materiales y Servicios 1 Recibe de las áreas operativas y/o administrativas de los S.S.N., la solicitud de baja de bienes muebles, la cual especificará los motivos de baja. FORMA O DOCUMENTO Oficio, fotos y dictamen o denuncia penal Coordinación de Inventarios de Bienes Muebles 2 3 Turna a la Coordinación de Inventarios de Bienes Muebles la solicitud recibida por el área correspondiente. Recibe la solicitud con listado, dictámenes o denuncia penal (en su caso) y fotografías de los bienes sujetos a baja. 4 Notifica al área solicitante y a la Unidad de Contraloría Interna, la fecha y hora en que entregaran los bienes sujetos de baja para realizar el acta. Oficio de notificación Área solicitante 5 Envía los bienes muebles al lugar, fecha y hora señalados por la Oficina de Inventarios. Coordinación de Inventarios de Bienes Muebles 6 Conjuntamente con el área solicitante y ante la presencia de un representante de la Unidad de Contraloría Interna, procede a la verificación física de los bienes sujetos a trámite de baja. Nota: De conformidad con las atribuciones previstas por el artículo 30 del Reglamento Interior de los Servicios de Salud del Estado de Nayarit. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8

10 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Baja de bienes muebles. ÁREA: Coordinación de inventarios de bienes muebles. Generales. RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEPARTAMENTO: Recursos Materiales y Servicios FORMA O DOCUMENTO Coordinación de Inventarios de Bienes Muebles 7 Dada la verificación de los bienes, procede a levantar el acta de baja correspondiente, misma que deberá ser firmada por el representante de la Coordinación de Inventarios de Bienes Muebles, el área solicitante y el representante de la Unidad de Contraloría Interna y en la cual se asentará entre otras cosas, el destino final de los bienes que puede ser: venta, donación o destrucción. 8 Registra la baja y actualiza el inventario en la base de datos correspondiente. 9 Remite copia de acta de baja a la oficina de contabilidad, para la cancelación contable correspondiente. Nota: De conformidad con lo previsto por el artículo 28 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental. Acta de Baja de bienes Oficio de envío y copia de acta de Baja de bienes 10 Archiva en forma definitiva el expediente de baja de bienes Expediente de Baja de bienes TERMINA EL PROCEDIMIENTO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 9

11 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: Baja de bienes muebles. ÁREA: Coordinación de inventarios de bienes muebles. Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DEPARTAMENTO: Recursos Materiales y Servicios Generales. Coordinación de inventarios de bienes muebles. Área solicitante INICIO 1 Oficio de Dictamen solicitudo Denuncia penal Fotografías Recibe de las áreas operativas y/o administrativas de los S.S.N., la solicitud de baja de bienes muebles, la cual especificará los motivos de baja. Turna a la Coordinación de inventarios de bienes muebles, la solicitud recibida por el área correspondiente. 2 Recibe la solicitud con listado, dictámenes o denuncia penal y fotografías de los bienes sujetos a baja. Si Está correcta y completa la información? 3 No Regresa la documentación al área solicitante para su corrección. Notifica al área solicitante y a la Unidad de Contraloría Interna, la fecha y hora y lugar en que entregaran los bienes sujetos a baja para realizar el acta. 4 A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 10

12 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: Baja de bienes muebles. ÁREA: Coordinación de inventarios de bienes muebles. Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DEPARTAMENTO: Recursos Materiales y Servicios Generales Coordinación de inventarios de bienes muebles. Área solicitante 6 Conjuntamente con el área solicitante y ante la presencia de un representante de la Unidad de Contraloría Interna, procede a la verificación física de los bienes sujetos a trámite de baja. A Envía los bienes muebles al lugar, fecha y hora señalados por la Oficina de Inventarios 5 Nota: De conformidad con las atribuciones previstas por el artículo 30 del Reglamento Interior de los Servicios de Salud del Estado de Nayarit. 7 Original: Coord. Inventarios Copias: Área solicitante Contraloría Interna Oficina de contabilidad Dada la verificación de los bienes, procede a levantar el acta de baja correspondiente, misma que deberá ser firmada por el representante de la Coordinación de Inventarios de bienes muebles, área solicitante y representante de la Unidad de Contraloría Interna y en la cual se asentará el destino final de los bienes que puede ser: venta, donación o 8 Registra la baja y actualiza el inventario en la bases de datos B MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 11

13 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: Baja de bienes muebles. ÁREA: Coordinación de inventarios de bienes muebles. Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DEPARTAMENTO: Recursos Materiales y Servicios Generales. Coordinación de inventarios de bienes muebles. Área solicitante B 9 Remite copia de acta de baja a la oficina de contabilidad, para la cancelación contable correspondiente. Acta de baja de bienes Nota: De conformidad con las atribuciones previstas en el artículo 30 del Reglamento Interior de los Servicios de Salud del Estado de Nayarit. 10 Archiva en forma definitiva el expediente de baja de bienes Expediente de baja de bienes TERMINA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 12

14 IV. ANEXOS AREA: No. OFICIO: / EXPEDIENTE:, Nayarit a de del. C. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. P R E S E N T E. Por este medio solicito a usted se realice el trámite correspondiente de baja y destino final del mobiliario y equipo relacionado a continuación: No. De inventario Descripción Anexando los dictámenes de baja correspondiente a cada bien mueble, debidamente elaborados y firmados por las partes involucradas. Sin más por el momento, me despido de ustedes, enviándoles un cordial saludo. A T E N T A M E N T E. EL JEFE JURISDICCIONAL, COORDINADOR MUNICIPAL, DIRECTOR DE HOSPITAL, JEFE DE DEPARTAMENTO ETC. C.c.p. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 13

15 AREA: No. OFICIO: / EXPEDIENTE:, Nayarit a de del. C. JEFE JURISDICCIONAL, COORDINADOR MUNICIPAL, DIRECTOR DE HOSPITAL, JEFE DE DEPARTAMENTO ETC. P R E S E N T E. En contestación a su oficio No. girado el pasado dia del mes informo a usted que una vez revisados los dictámenes de baja de mobiliario y equipo, procederemos a recibir los bienes muebles en calidad de chatarra para su trámite de baja y destino final el dia de del presente año, a las horas, en el corralón de ciudad industrial, propiedad de este organismo público descentralizado. Sin más por el momento, me despido de ustedes, enviándoles un cordial saludo. A T E N T A M E N T E. EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. C.c.p. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 14

16 SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT EN ESTE ESPACIO LLEVA EL NOMBRE DE CADA JURISDICCION, COORDINACION, HOSPITAL, ETC. DICTAMEN DE BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO MEDICO DICTAMEN No. PROGRESIVO FECHA: GRUPO DE BIENES: MOBILIARIO, EQUIPO MEDICO, ETC. FOTOGRAFIA NUMERO DE INVENTARIO: DESCRIPCION DEL BIEN: AREA DE ADSCRIPCION: NUMERO DE INVENTARIO QUE LE CORRESPONDE A CADA BIEN CARACTERISTICAS DEL BIEN EN MENCION LUGAR AL QUE PERTENECE DICHO BIEN DIAGNOSTICO INDICAR AQUI, LAS CONDICIONES Y CARACTERISTICAS EN QUE SE ENCUENTRA EL BIEN AL MOMENTO DE SOLICITAR LA BAJA OBSERVACIONES: ANOTAR LAS OBSERVACIONES PERTINENTES QUE REFUERCEN LA SOLICITUD DE BAJA COSTO DE LA REPARACION, SUGERIR DESTINO FINAL, ETC. NOMBRE, CARGO Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACION DE CADA UNIDAD ADMINISTRADOR JURISDICCIONAL NOMBRE, CARGO Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO DE CADA UNIDAD RESPONSABLE DEL AREA DE MANTENIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 15

17 SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES OFICINA DE INVENTARIOS ACTA DE BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA No. EN LA CIUDAD DE TEPIC NAYARIT, SIENDO LAS HORAS DEL DÍA DE DEL DOS MIL, REUNIDOS EN EL LUGAR QUE OCUPA EL ALMACEN DE CIUDAD INDUSTRIAL, PROPIEDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT, SITO EN CIUDAD INDUSTRIAL, CONTANDO CON LA PRESENCIA DE LOS C.C.:, REPRESENTANTE DE LA CONTRALORIA INTERNA;, REPRESENTANTE DE LA JURISDICCION, COORDINACION HOSPITAL O DEPARTAMENTO;, REPRESENTANTE DE LA COORDINACION DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES, SE PROCEDE A LEVANTAR LA PRESENTE ACTA DE BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO PROPIEDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT, QUE CORRESPONDEN A LAS DIFERENTES AREAS ADSCRITAS A, QUE SE ENCUENTRAN DETERIORADOS Y EN MALAS CONDICIONES Y QUE SE CONSIDERA INCOSTEABLE SU REPARACION, CONSIDERANDO SU DESTINO FINAL COMO, MISMOS QUE SE ENLISTAN A CONTINUACIÓN, INCLUYENDO SUS COSTOS DE INVENTARIO : No. DE INVENTARIO DESCRIPCION MARCA MODELO SERIE COSTO CIERRE DEL ACTA SIN MÁS ASUNTO QUE TRATAR, SE DA POR TERMINADA LA PRESENTE ACTA A LAS HORAS DEL DÍA DE SU FECHA, FIRMANDO AL MARGEN Y AL CALCE LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON REPRESENTANTE DE LA CONTRALORIA INTERNA REPRESENTANTE DE CADA JURISDICCION, COORDINACION, HOSPITAL O DEPARTAMENTO REPRESENTANTE DE LA COORDINACION DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 16

18 V. GLOSARIO DE TÉRMINOS Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.- Área encargada de consolidar la administración de los recursos materiales y los servicios generales, a través del desarrollo del sistema de abasto y el programa de servicios generales, para optimizar los recursos y eficientar su aplicación. Coordinación de inventarios de bienes muebles.- Es el áreadel Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales encargada de mantener actualizado el inventario de bienes muebles, con la finalidad de contar con información confiable, tanto física como contable. Área Solicitante.- Es el área que solicitará la baja de bienes muebles que se encuentran bajo su resguardo y que por causas normales o extraordinarias deban desincorporarse del activo fijo, propiedad de los Servicios de Salud de Nayarit. Unidad de Contraloría Interna.- Órgano de control Interno de los Servicios de Salud de Nayarit, encargada entre otros aspectos, de la vigilancia, seguimiento y control de los recursos públicos aportados a los Servicios de Salud de Nayarit. Dictamen.- Opinión técnica y experta sobre las condiciones de los objetos o bienes muebles sujetos a baja. Denuncia penal.-documento en que se da noticia a la autoridad competente de la comisión de un delito o de una falta, en este caso por el robo o extravío de los bienes objeto de baja. Bien Mueble.- Es todo objeto que por su naturaleza puede trasladarse de un lugar a otro, ya sea por sí mismo o por efecto de una fuerza exterior. Baja de bien mueble.- Es el procedimiento Administrativo mediante el cual los Servicios de Salud de Nayarit, decide retirar definitivamente un bien mueble de sus activos, realizando el descargue de los inventarios y de los registros contables y su retiro físico. Baja de bienesmuebles por mal estado.- Son aquellos bienes muebles que por su estado de desgaste total, deterioro u obsolescencia física o tecnológica, no son útiles para el servicio que deben prestar y tampoco es posible el uso o aprovechamiento de sus partes. Baja de bienes por donación: Es la autonomía de los Servicios de Salud de Nayarit, para transferir gratuita e irrevocablemente un bien mueble de su propiedad a otra persona jurídica de derecho público que lo acepta. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 17

19 Destrucción de bienes.- Reducir a pedazos o a cenizas los bienes muebles objeto de la baja. Baja de bienes por obsolescencia.- Es el retiro definitivo del patrimonio de los Servicios de Salud de Nayarit, de aquellos bienes muebles que estando en buenas condiciones de funcionamiento presentan una tecnología inadecuada a las circunstancias actuales, generando altos costos de mantenimiento o que estos no se justifiquen en relación con el servicio que prestan o que las condiciones tecnológicas del bien no garanticen la idónea prestación del servicio. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 18

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