MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIOS

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE 1

2 ÍNDICE OBJETIVO.. 3 JUSTIFICACIÓN 3 POLÍTICAS.. 4 BASE LEGAL.. 5 NATURALEZA 6 RESPONSABLES.. 6 AUTORIZACIÓN. 7 INVENTARIO... 7 PROCEDIMIENTO FLUJOGRAMA 13 2

3 OBJETIVO Mejorar la calidad y eficiencia de las actividades realizadas en la sección de Inventario de la Federación, mediante la formalización y estandarización de los métodos de trabajo, así como la presentación de normas internas que regulen los procedimientos establecidos. Establecer procedimientos adecuados para el desarrollo de las funciones operativas de registro, control y resguardo de activos fungibles y no fungibles. Señalar de manera clara y precisa las actividades y responsabilidades de quienes participen en los procesos de la sección de Inventario. JUSTIFICACIÓN El presente trabajo surge de la necesidad de actualizar los procedimientos de control, registro y resguardo de activos fungibles y no fungibles de la Federación de Andinismo; lo que permitirá simplificar los métodos de trabajo, evitar duplicidad de procesos, optimización de recursos, obteniendo una mayor eficiencia en los procesos operativos. Su aplicación y vigencia servirá de base para la orientación de personal de nuevo ingreso, al proveerle la herramienta técnica que facilite su incorporación al puesto de trabajo. Se encuentra orientado al personal involucrado en las actividades del Departamento de Inventarios, además de aquellos ajenos a la misma con interés de conocer su funcionamiento organizacional1; por tratarse de un documento normativo y de consulta deberá permanecer en los centros de trabajo, por lo que se recomienda realizar su revisión y actualización constante; así como la socialización del mismo, con el personal de la institución. 3

4 POLÍTICAS El Encargado (a) de Inventarios es el responsable de llevar un control de registros en los libros de activos fungibles y no fungibles, así como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros, ambos deben estar autorizados por la Contraloría General de Cuentas CGC-. Es responsabilidad del Encargado de Inventario elaborar la tarjeta de responsabilidad inventario de activos fungibles y no fungibles por cada bien, así como registrar cada una de ellas en el libro de registro de inventario autorizado por la CGC. Es responsabilidad del Encargado (a) de Inventario la codificación individual de todos los activos fungibles y no fungibles de la Federación de Andinismo. El Encargado (a) de Inventario es responsable de operar todas las alzas y bajas de activos no fungibles en el módulo de inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-. Cada Servidor Público de la entidad, según su grado de responsabilidad y funciones le serán otorgados bienes para el desempeño de sus labores, por lo que está obligado a firmar la tarjeta de responsabilidad de activos fungibles y no fungibles, siendo el responsable del manejo y custodia del bien designado. Los activos fungibles y no fungibles, pueden ser utilizados fuera de las instalaciones de la Federación, únicamente con previa autorización de la Dirección General o quien haga sus veces6, cuando sean actividades que realice la institución, siempre y cuando se cuente con la solicitud o requerimiento para poder ser utilizados. El Presidente de Comité Ejecutivo y Encargado (a) de Inventarios, están obligados a remitir a más tardar el treinta y uno (31) de enero de cada año, un informe pormenorizado de los bienes muebles que tenga registrado la 4

5 Federación al treinta y uno (31) de diciembre de cada año, a las Direcciones de Bienes del Estado y Licitaciones y Contabilidad, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas MFP-. Es responsabilidad del Tesorero y Presidente de Comité Ejecutivo conjuntamente con el Encargado de Inventarios, reportar a la Dirección General o quien haga sus veces, la existencia de activos fungibles y no fungibles no utilizables o en desuso, por encontrarse en mal estado, para que por medio de esta instancia se solicite a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, proceda al traslado, destrucción o trámite de baja correspondiente. En los casos de pérdida, faltante, robo o extravío, Tesorero o Presidente de Comité Ejecutivo, a través del Encargado de la Unidad debe suscribir acta, solicitando la intervención de la persona que tenga firmado el bien o los bienes. BASE LEGAL Constitución Política de la República de Guatemala. Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número Decreto Número Del Congreso De La República de Guatemala, Reformas al Decreto Número Del Congreso De La República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobados por Contraloría General de Cuentas. Decreto , Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas. Acuerdo Gubernativo , Reglamento de Inventario de los Bienes Muebles de la Administración Pública. 5

6 Acuerdo Gubernativo , Proceso de Baja de Bienes de Inventario. Decreto , Venta o permuta de bienes. Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado. NATURALEZA El contenido del presente manual tiene aplicación práctica en todas las operaciones que tengan relación en cuanto al control, registro y resguardo de activos fungibles y no fungibles de la Federación Nacional de Andinismo, donde cada Servidor Público y empleado tiene definido el grado de responsabilidad en la ejecución de los procedimientos de acuerdo al puesto de trabajo que desempeña. RESPONSABLES El encargado de inventarios responsable de ejecutar actividades relacionadas con el movimiento, rotación y consistencia de mobiliario y equipo registrado en inventarios (sistema físico), brindar atención cuando se solicitan bienes, proteger mobiliario y equipo que se encuentran en bodega de resguardo. Realizar las gestiones correspondientes a los cambios de tarjeta de responsabilidad autorizados por la Contraloría General de Cuentas CGC- y reportes en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-. Así como todas aquellas atribuciones que se desprendan del departamento de Inventarios conjuntamente con Contador General, auxiliar contable, gerencia y comité Ejecutivo para velar por el cumplimiento del mismo. 6

7 AUTORIZACIÓN La entrada y salida de materiales, bienes, y/o suministros al igual que la baja de alguno de éstos, será revisada y autorizada por parte de Gerencia y Comité Ejecutivo de la Federación de Andinismo y posterior registro en el libro de inventarios. INGRESO A INVENTARIO Es el acto de registrar y codificar todos aquellos activos fungibles y no fungibles, propiedad de la entidad, de conformidad con las bases legales vigentes. ACTIVO Se refiere a los bienes no fungibles adquiridos por entidades del sector público en un periodo determinado, comprende la adquisición de maquinarias, equipos y accesorios nuevos que se usan o completan a la unidad principal, tales como: maquinaria y equipo de producción, equipo de oficina, educacionales, de transporte, entre otros. ACTIVO NO FUNGIBLE Son aquellos bienes de inventario que tienen una vida útil mayor a un año. ACTIVO FUNGIBLE Son aquellos que tienen una vida útil menor a un año. BIENES MUEBLES Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad. 7

8 BIENES INMUEBLES Son aquellos considerados bienes raíces, por tener de común la circunstancia de estar íntimamente ligados al suelo, tales como terrenos, casas, entre otros. TARJETA DE RESPONSABILIDAD Son documentos autorizados por la Contraloría General de Cuentas CGC- y sirven para determinar la responsabilidad por los activos no fungibles que el servidor público o empleado tiene cargado o en uso, independientemente del puesto que desempeñe, se detallan los bienes con las mismas características descritas en los documentos de soporte, incluyendo una codificación del mismo para facilitar su búsqueda. LIBRO DE REGISTRO DE INVENTARIO Es utilizado para registrar los activos fungibles y no fungibles de acuerdo a la documentación de soporte, el cual debe estar autorizado por la Contraloría General de Cuentas CGC-, así mismo los ingresos y los egresos deben operarse en orden cronológico, además que las mismas deben realizarse en el mismo año de realizada la compra o donación. CODIFICACIÓN Se refiere a la forma que se identifican los activos fungibles y no fungibles, con el propósito de facilitar su control y búsqueda. BAJA DE ACTIVOS Es la rebaja física y contable que se realiza a los activos fungibles y no fungibles cuando estos se encuentren en mal estado, obsoletos, haya vencido su vida útil, entre otros. Dicho registro debe ser autorizado por la Dirección de Bienes del Estado 8

9 y Contraloría General de Cuentas a solicitud de las autoridades de Comité Ejecutivo o Gerencia de la Federación de Andinismo. 9

10 PROCEDIMIENTOS ÁREA DE CONTABILIDAD EJECUCIÓN DE PROCEDIMIENTO DE Objetivo del Procedimiento: Mejorar la ejecución del procedimiento para el registro de materiales y/o suministros, activos fijos, bienes fungibles y no fungibles dentro de inventarios, a través de controles que definen una comunicación directa entre los involucrados. Alcance: Encargado de Inventarios Fecha: Mayo, 2017 No. Actividades Responsable 1 Entrega a encargado de compras los bienes o activos fijos al encargado de compras contra factura, solicitud y envío Proveedor de documentos relacionados. 2 Revisa factura contra solicitud, bienes o activos fijos dadas por el proveedor y Encargado de Compras traslada a Encargado de Inventarios. 3 Recibe y revisa bienes o activos fijos de acuerdo a las características descritas en factura y que coincida entre sí. Encargado de Inventarios 4 Se efectúa el ingreso a inventarios y verifica si es fungible o no comprados quedando bajo su responsabilidad. Encargado de Inventarios 10

11 Codifica el bien con el código asignado por el sistema SICOIN, en lo que respecta a los bienes no fungibles y los fungibles con registros internos. Ingresa la descripción del bien al libro de inventarios autorizado por la -CGC-, registrando el código del activo no fungible y al SICOIN. Elabora la tarjeta de responsabilidad con los datos registrados en libro de inventarios. Traslada el activo al responsable y solicita firma de la persona que tendrá en uso y custodia el bien. Traslada a auxiliar contable documentación completa referente a la compra referida para continuar con los trámites correspondientes. Procede el ingreso a portal Guate Compras y posterior registro en módulo SIGES y traslada a Contador General para el trámite de cheque y posterior pago a proveedor. Elabora proceso de trámite de cheque e imprime el mismo y voucher en sistema SICOIN de pago a proveedores y traslada a Secretaria Recepcionista. Encargado de Inventarios Encargado de Inventarios Encargado de Inventarios Encargado de Inventarios Encargado de Inventarios Auxiliar Contable Contador General 11

12 12 Procede a realizar el pago respectivo de bienes o activos fijos a proveedor respectivo. Secretaria Recepcionista Formatos e Instructivos: Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. Referencia: Ley de Contrataciones del Estado. Normas de Control Interno Gubernamental. 12

13 13

14 14