MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Transcripción

1 Elaborado Nombre/Cargo/Unidad Licda. Floridal Leticia Simón Cuxil Subdirectora Administrativa Unidad Administrativa Financiera Revisado Nombre/Cargo Unidad Juan Tum González Director Unidad Administrativa Financiera Visto Bueno Nombre/Cargo Unidad Fecha MANUAL DE PROCEDIMIENTO Firma SUB DIRECTORA ADMINISTRATIVA El presente manual tiene como objetivo describir las actividades que tiene el puesto de Subdirectora Administrativa de la Defensoría de la mujer Indígena como parte de la división funcional de la Unidad de Administración Financiera. 1. Sustituir al Director en caso de Ausencia temporal. Unidad Responsable Pasos Actividades Dirección UDAF Subdirectora Administrativa 1 2 Entrega oficio a la sub-directora administrativa. Da seguimiento y coordinar actividades pendientes de los sub-alternos del director de Administración financiera. Toma decisiones en caso que haya necesidad de: Dar permisos al personal Aprobar compromiso de pago. Representar al director de la unidad en caso sea necesario. Traslada documentos director UDAF 1

2 Director UDAF Subdirectora Personal de UDAF Entrega oficio subdirectora Seguimiento y coordinar actividades pendiente de Director UDAF. Toma decisiones Aprobar compromisos de pago. Autorizar permisos al personal. Traslado documentos. de Representar al director de UDAF. Fin 2

3 2. Revisar y aprobar las ordenes de compras en el Sistema de Gestión. Unidad Responsable Pasos Actividades Diferentes Unidades Adquisiciones Sub-directora Administrativa Adquisiciones Subdirectora Administrativa Presentan solicitud de necesidad de compras de productos y/o servicios. Revisa el plan anual de sí está contemplado la compra. Cotiza el producto. Analiza los precios, calidad y tiempo de entrega se toma el precio más bajo. (que llene los requerimientos) Traslada documento de solicitud de compra y cuadro comparativo. Supervisa el trabajo de adquisiciones Aprueba la orden de compra Sella y comunica la cotización ganadora, mediante oficio. Entra al sistema para operar orden de compra Traslada el documento Autoriza la orden de compra Traslada la orden a presupuesto.

4 Subdirectora Administrativa Adquisiciones Diferentes Unidades Revisa el plan anual sí está contemplado la compra. Presentan solicitud se órdenes de compra Cotiza el producto Traslado documentos. de Analiza precios, calidad y tiempo. Supervisa el trabajo de adquisiciones. Aprueba la orden de compra Sella y comunica la orden ganadora mediante oficio Entra al sistema para solicitar la orden de compra Traslada orden de compra firmado a presupuesto. Autoriza la orden de compra Traslada la orden a presupuesto. Fin

5 . Coordinar la elaboración de anteproyecto de presupuesto y el Plan Operativo Anual de la UDAF. Unidad Responsable Pasos Actividades Sub-directora Administrativa 1 Analiza el presupuesto del año anterior 2 Hace proyección por rubros de la UDAF, tomando como base el presupuesto anterior. Hace proyección consolidada. Presenta a la dirección de la UDAF consolidado. el informe Director UDAF Integra al presupuesto anual. Director UDAF Subdirectora Personal de UDAF Analiza presupuesto año anterior Hace proyección por rubro de la UDAF Hace proyección consolida anteproyecto presupuesto Presenta anteproyecto a Director UDAF Integra el presupuesto anual Fin

6 . Presentar al Director informes de la ejecución presupuestaria. Unidad Responsable Pasos Actividades Sub-directora Administrativa 1 Ingresa a la página de SICOIN. 2 Imprime un informe detallado de ejecución. Analiza el informe. Hace un informe ejecutivo sobre posibles atrasos de ejecución y sobregiros de ejecución. Director UDAF 6 Traslada al director de UDAF. Toma decisiones Director UDAF Subdirectora Personal de UDAF Ingresa a la página de SICOIN Imprime el consolidado detallado de ejecución. Analiza el informe Hace un informe ejecutivo sobre atrasos y/o sobreejecciones Traslada informe a director UDAF Toma decisiones Fin 6

7 . Calcular y proporcionar los recursos de viáticos al personal de la Unidad de conformidad con el reglamento de viáticos y normas vigentes. Unidad Responsable Pasos Actividades Unidades Diferentes Sub-dirección Administrativa 1 2 Emiten la solicitud Recibe solicitud. Analiza solicitud -Revisa los cálculos Entrega formularios de Nombramiento para cumplimiento de comisión. Entrega formularios de Anticipo de viáticos, viatico constancia al interior y viatico liquidación. Diferentes Unidades Sub-directora Administrativa Firma libro de conocimiento de viáticos () Liquidación de viáticos (10 días hábiles siguientes) Comprobación de tiempo Notificar la aprobación y/o negación de pago 7

8 Unidades DEMI Sub-directora Administrativa Personal de UDAF Emiten solicitud Recibe solicitud Analiza solicitud y hace cálculos Reciben formularios de viaticos Entrega formularios de nombramiento, anticipo y liquidación de viaticos Firman libro de conocimiento de viaticas Entrega formularios de nombramiento, anticipo y liquidación de viáticos llenos. Comprobación de tiempo Aprobación o Negación viaticos fin 8

9 6. Coordinar y supervisar el levantamiento de inventarios físicos y en el Almacén de materiales y suministros y comparar con los resultados con los registros contables. Unidad Responsable Pasos Actividades Sub-directora Administrativa 1 Mediante oficio solicita al encargado de Inventarios el levantamiento del mismo. Encargado de Inventario 2 Levanta inventario (10 días hábiles plazo) Su-directora Administrativa Director UDAF Encargado de contabilidad Recibe documento digital e impreso del inventario. Procede a verificar los registros coinciden con los registros contables. Hace muestras selectivas para algunos bienes verificando si realmente existen (mínimo 10 activos) Realiza oficio con los resultados del inventario y se entrega al director de la UDAF. Emite opinión sobre inventario. Toma en cuenta observaciones y/o recomendación de Director UDAF Remitir a la dirección de contabilidad del estado a más tardar el El inventario 2 formularios. Formularios FIN01 y FIN02. Genera constancia del archivo en donde indique que el archivo ya fue cargado. Archivar constancia. Nota: el procedimiento para almacén es el mismo con la diferencia que no se envía a la dirección general de contabilidad. 9

10 Subdirectora Admón. Encargado Contabilidad Director UDAF Solicita encargado de inv. Levantamiento del mismo. Recibe solicitud Levanta Inventario Recibe documento digital e impreso Verifica sí los datos coinciden con los registros contables Verificar físicamente 10 activos. Realiza un oficio indicando los resultados Emite opinión sobre el inventario Toma cuenta Rec. y obser. del director UDAF Llena formulario FIN01 y FIN02 Genera constancia que el inventario ha sido Fin 10

11 7. Coordinar y ejecutar procesos de compra de bienes y servicios, por medio de contrato abierto, compra directa, eventos de cotización y/o licitación, de conformidad con la ley de compras y contrataciones. Unidad Responsable Pasos Actividades UDAF. 1 2 Autoridad Superior Compra directa Solicitud o requerimiento de bien o servicio. Invitación Términos de Referencia Modelo de oferta Contrato abierto Repetir pasos 2- Dictamen Jurídico Justificación de compra Estudio y/o diseños Documentos de respaldo Cotizaciones Se agrega proyecto de contrato (se repite pasos 1-10) Licitación Publica (se repite pasos 1-11) Publicación en Guate compras Diario Oficial Nombrar junta de licitación Aprueba adjudicación Notifica. 11

12 UDAF Compra directa Contrato Abierto Cotizaciòn Solicitud o requerimiento del bien. Solicitud o requerimiento del bien. Solicitud o requerimiento del bien. Invitación Invitación Invitación Términos de Referencias Términos de Referencias Términos de Referencias Modelo de oferta Modelo de oferta Modelo de oferta fin Aprueba los documentos Pasos 7-10 (Autoridad superior) Aprueba los documentos Pasos 7-10 fin Proyecto de Contrato Autoridad superior) fin 12

13 8. Velar por el envío en tiempo oportuno los contratos aprobados de suministros, activos y arrendamientos a la contraloría General de cuentas. Unidad Responsable Pasos Actividades Asistencia Dirección UDAF 1 Solicita documentos para iniciar proceso de arrendamiento. 2 Recibe documentos de las regionales para respaldar contratos de arrendamientos. Sub-directora Administrativa Sub-directora administrativa Elabora Minutas de contratos de arrendamiento de la sede Central y Regionales. Envía contrato a la secretaria general de la presidencia, para su revisión. Se recibe las correcciones de la secretaría de la presidencia. Se elabora contratos ya con la firma de la defensora Se retorna a la secretaria de la presidencia para su aprobación. Se manda contrato (copia a la contraloría general de cuantas (0 días plazo) Archivar contratos 1

14 Subidrectora Admón. Asistente Director UDAF Secretaría General presidencia y contraria Solicita documentos para inicia proceso Elabora Minutas de contratos de arrendamientos Recibe documentos de las regionales Minutas contratis de Si Secretaria de la presidencia aprueba o No Recibe doc. con sin observaciones. Elaboran contratos ya con la firma de la defensora Documentos para su aprobación final Se documentos. archivan Copia de doc. A contraloría G.C. Fin 1

15 9. Resolver las solicitudes de baja de mobiliario y equipo de la sede central y sede Regionales, conforme a las normas y procedimientos vigentes. Unidad Responsable Pasos Actividades Sub-directora Administrativa 1 2 Recibe solicitud de baja. Analiza la solicitud. Solicita por medio de oficio al encargado operar la baja. Encargado de Inventario Encargado de inventarios elabora el expediente según sea el caso. Sub-directora administrativa 6 Da baja al activo Comunica la acción Director UDAF Encargado de Inventario Personal de UDAF Recibe la Solicitud de baja Analiza la solicitud Solita mediante oficio baja Prepara expediente según sea el caso Da baja al activo Comunica la Acción Fin 1

16 10. Velar por la actualización de tarjetas de responsabilidad cuando se produzca rotación y/o retiro de personal, adquisiciones, bajas o traslados de bienes de la central a las regionales. Unidad Responsable Pasos Actividades Sub-directora UDAF 1 Solicitar al Encargado de Inventarios mediante oficio la carpeta de Tarjetas de responsabilidades Encargado de Inventarios 2 Hace muestra selectiva sobre la cantidad de bienes que dispone algunos miembros del personal de distintas aéreas. Incluye Activos fijos y fungibles. Verifica si el registro es correcto. Notifica al encargado de inventario el resultado de la verificación. Actualiza la tarjeta en los siguientes casos: 6 Rotación de personal Traslado de bienes de la Central a las regionales. Por mal funcionamiento del activo Por deshuso 7 Guarda en un leitz, todos las tarjetas debidamente firmadas y actualizadas. 16

17 Subdirectora UDAF Encargado de Inventario Personal de UDAF Solicitar actualización de TR Realiza muestra selectiva Notifica resultado de la verificación Actualiza tarjetas de R. Guarda Tarjetas Fin 17

18 11. Velar por el mantenimiento adecuado de las instalaciones físicas. Unidad Responsable Paso Descripción de la actividad Subdirectora UDAF 1 Coordina con las conserjes sobre mantenimiento de instalaciones. Conserjes 2 Realiza limpieza en todas las áreas de las instalaciones incluyendo mobiliario y equipo Subdirectora UDAF Conserjes 6 7 Supervisa cada 1 días la higiene de las instalaciones y atención a visitantes. Hace encuesta a las distintas unidades para corroborar en otras unidades. Comparte con las encargadas de limpieza el resultado del sondeo en otras áreas. Sugiere técnicas sobre utilización de tiempo y atención al público. Retroalimentan sus procesos. 18

19 Subdirectora UDAF Conserjes Personal de UDAF Coordina con las conserjes Realizan limpieza Supervisa cada 1 días Encuesta a distintas unidades Comparte info. Con conserjes Sugiere técnicas de optimización de tiempo Retroalimentan sus procesos 19

20 12. Procedimiento general de vehículos, el uso, control y mantenimiento de los vehículos Unidad Responsable Paso Descripción de la actividad Adquisiciones 1 Adquisición de cupones Su-directora Administrativa 2 Entrega de cupones Verificar saldo físico de cupones Diferentes unidades Piloto Solicitan utilización de vehículo Su-directora Administrativa 6 Autoriza el vehículo que se utilizará. Comunica al piloto sobre la gestión a realizar. Piloto 7 Llena control diario de uso de vehículo. 8 Informa a subdirectora de cualquier novedad o percance (se usa formulario) Adquisiciones Subdirectora Administrativa. y 9 Mantenimiento preventivo, correctivo y trámites para seguro. 20

21 Diferentes Unidades Piloto Personal de UDAF Adquisición de cupones Entrega cupones Solicitan uso de Vehìculo Verifica saldo físico de cupones Autorización de Vehículo a utilizar Comunica al piloto s/salida Autorización de Vehículo a utilizar Llena control diario de vehículos Informa a subdirectora novedad Mante. Correctivo y preventivo y seguro Fin 21