MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CUENTAS POR PAGAR

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CUENTAS 1

2 ÍNDICE OBJETIVO.. 3 JUSTIFICACIÓN 3 POLÍTICAS.. 4 BASE LEGAL.. 5 NATURALEZA 5 RESPONSABLES.. 6 AUTORIZACIÓN. 6 CUENTAS POR PAGAR. 6 PROCEDIMIENTO.. 7 FLUJOGRAMA 9 2

3 OBJETIVO Describir las normas y procedimientos correspondientes para el pago de cuentas por pagar o proveedores que la Federación Nacional de Andinismo de Guatemala lleva a cabo para lograr su buen funcionamiento de los procesos del mismo. Este Manual tiene como objetivo fundamental, la definición y documentación de los Procedimientos, que sustentan la operación de cuentas por pagar. JUSTIFICACIÓN El presente manual se realiza con el propósito de normar los procedimientos y actividades que realiza el área financiera para el adecuado registro de las cuentas por pagar conforme a las diferentes modalidades de compras y adquisiciones que se lleven a cabo. Establecer un mecanismo de control, que permita dirigir, supervisar y verificar, las actividades que se llevan a cabo en el área de Compras y éste a su vez para las cuentas por pagar, cumpliendo con los principios de oportunidad, transparencia y eficiencia administrativa. Proporcionar una herramienta, que facilite el proceso de inducción y capacitación del personal de nuevo ingreso. 3

4 POLÍTICAS El plazo para pago a proveedores es de 30 días posteriores a la fecha de recepción del documento que respalda la cuenta por pagar. Solo se creará una cuenta por pagar cuando se evidencie la existencia de una obligación para pagar a través de facturas. La cuenta por pagar podrá ser creada por el departamento de contabilidad. Toda cuenta por pagar debe estar debidamente respaldada con documentos probatorios. Para que una factura sea válida como cuenta por pagar debe estar debidamente registrada en el sistema SIGES. Toda cuenta por pagar debe estar debidamente autorizada por el encargado de compras del bien, material o servicio solicitado. Para la autorización de los pagos, el empleado responsable deberá verificar que la documentación que ampare las erogaciones cumpla con los requisitos legales, fiscales y administrativos establecidos. El encargado de compras será el responsable de preparar la documentación del proveedor. Todo pago efectuado deber ir respaldado por orden de compra y cotización realizada. No se recibirá mercadería de parte de los proveedores, que no vengan acompañados de su factura original y orden de compra correspondiente. Para el pago de cheques, el proveedor tendrá que consignar dentro del apartado para firmar de recibido en respectivo voucher, nombre completo, número de DPI, firma y sello de la entidad cuando se requiera y colocar cancelado a dicha factura. Cada factura deberá contener recibo de caja cuando lo requiera. 4

5 BASE LEGAL Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , del Congreso de la República, y sus reformas Decreto Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número Decreto Número Del Congreso De La República de Guatemala, Reformas al Decreto Número Del Congreso De La República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobados por Contraloría General de Cuentas. Ley del Impuesto Sobre la Renta, Decreto No , sus reformas y Acuerdo Gubernativo No Ley del Impuesto al Valor Agregado, Decreto No , sus reformas y Acuerdo Gubernativo No NATURALEZA Las actividades diarias desempeñadas en cada área que conforman esta administración pública, tienen diferentes necesidades y requerimientos, por lo que el mantener el funcionamiento con eficacia y efectividad, en busca de la mayor calidad al realizar las compras, está relacionado con la creación e implantación de métodos, formas o procesos, que de forma responsable y correspondida estén conformados para el pago a proveedores. 5

6 RESPONSABLES Las compras y adquisiciones que se efectúen a través del encargado de compras debe realizar la elaboración de la solicitud de compras conforme a la solicitud de cada jefe de los diferentes departamentos de lo requieran y de los suministros, materiales y servicios que se necesiten en los diferentes eventos y actividades realizados por la entidad, para el pago de proveedores con su respectiva factura. AUTORIZACIÓN Al finalizar la solicitud de bienes, suministros, materiales o servicios, se emitirá el pago correspondiente y éste a su vez puede generar una cuenta por pagar y será revisada y autorizada por parte de Gerencia y Comité Ejecutivo de la Federación de Andinismo y posterior pago. CUENTAS Son las cantidades en deuda de una compañía a los acreedores por los servicios o bienes adquiridos. Un proveedor es un profesional o empresa que abastece a otros profesionales o empresas con existencias o servicios dirigidos directamente a la actividad. Las facturas conjuntamente con sus respectivos respaldos deberán ser archivadas adecuadamente para garantizar el buen estado de los documentos, así como la rápida utilización de los mismos. 6

7 PROCEDIMIENTOS ÁREA DE CONTABILIDAD EJECUCIÓN DE CUENTAS Objetivo del Procedimiento: Mejorar la ejecución del procedimiento para el procedimiento de cuentas por pagar, a través de controles que definen una comunicación directa entre los involucrados. Alcance: Contabilidad Fecha: Mayo, 2017 No. Actividades Responsable 1 Selecciona al proveedor que ofrezca el mejor precio, calidad y buen tiempo de entrega y entrega a Gerente General. Encargado de Compras 2 Autoriza a proveedor seleccionado. Gerente General Confirma la compra con el proveedor seleccionado y solicita dicho producto, bien o servicio. Entrega los bienes, materiales, insumos o servicios, que se solicitaron y presenta factura original y copia, para firma y sello, para posterior pago y da a encargado de compras. Recibe la factura original conjuntamente con el bien, material, insumo o servicio y Encargado de Compras Proveedor Encargado de Compras 7

8 entrega a Encargado de Almacén e Inventarios Procede el ingreso a módulo Inventarios o libro de almacén cual sea la naturaleza del sistema SICOIN para su registro y traslada a Auxiliar Contable. Procede el ingreso a portal Guate Compras y posterior registro en módulo SIGES y traslada a Gerente General. Procede a la autorización de trámite de cheque y respectivo pago y traslada a Contador General, sino es así queda reflejado en cuentas por pagar. Elabora proceso de trámite de cheque e imprime el mismo y voucher en sistema SICOIN de pago a proveedores y traslada a Secretaria Recepcionista. Procede a realizar el pago respectivo de la adquisición de bienes, suministros o contratación de servicios a proveedor respectivo. Encargado de Almacén e Inventarios Auxiliar Contable Gerente General Contador General Secretaria Recepcionista Formatos e Instructivos: Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. Referencia: Ley de Contrataciones del Estado. Normas de Control Interno Gubernamental. 8

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