a) Establecer normas generales para la adquisición de bienes y/o servicios.

Transcripción

1 DOCUMENTO: CONTROL DE ADQUISICIONES Núm. DAF-PR ELABORO: COMPRAS Y ASUNTOS INTERNOS REVISO: CONTRALORIA Y FINANZAS Revisión No. : 3 Inicia Aplicación: Marzo 2014 HOJA: 1 DE 3 AUTORIZO: GERENTE GENERAL Hugo Cristóbal Javier Rubio. 1. OBJETIVO Establecer criterios de Compra en los diferentes Centros de Trabajo, buscando obtener los mejores precios existentes en el mercado Nacional e Internacional cumpliendo siempre con los estándares de calidad requeridos, que reporten beneficios económicos para las Compañías del Grupo, por el potencial negociador con base en los volúmenes globales alcanzados. El Área de Compras es la reguladora de las funciones relacionadas con todas las adquisiciones de Bienes o Servicios que se efectúen. 2. ALCANCE. Es aplicable a todas las Centros de Trabajo de Grupo Geoprocesados, debiendo contemplar los siguientes puntos: a) Establecer normas generales para la adquisición de bienes y/o servicios. b) Negociar condiciones y términos de pago con los proveedores de insumos que tengan el mayor plazo de pagos posible. c) Aceptar proveedores confiables y éticos que satisfagan nuestras necesidades de compra. 3. DESARROLLO Los Procedimientos para la adquisición de bienes y/o servicios en los Centros de Trabajo, deberán ser congruentes con las Políticas y Normas descritas en este documento. Los tipos de compra definidos en el sistema de adquisiciones son los siguientes: Compra Normal: Es aquella que considera como tiempo máximo de colocación de pedido 5 días a partir de la fecha de entrega de la requisición al comprador. 1

2 Compra de Prioridad: Es aquella a la que se debe dar trato especial para la colocación de pedido, con objeto de que el material requerido esté en el Centro de Trabajo en la fecha solicitada, ya que de no llegar oportunamente puede interrumpir la continuidad de una operación o provocar pérdidas económicas de consideración, este tipo de compras deberán contar con la justificación de la urgencia y dichas compras deberán evitarse en lo posible; cuando se presente esta situación deberá contar con la autorización de la Gerencia General. Compra Menor. Es aquella compra que se realiza en efectivo con el fondo fijo asignado, cumpliendo con los requisitos de control interno y fiscales correspondientes. Es responsabilidad del Área de Compras en forma enunciativa, lo siguiente: Llevar a cabo la negociación de compra de Insumos, servicios, equipos y refacciones nacionales y de importación. Abastecer los bienes y servicios requeridos en todos los Centros de Trabajo. Mantener actualizado el catálogo de proveedores validados y autorizados Efectuar Investigaciones de mercado periódicas para detectar nuevos proveedores, bienes, servicios y precios, así como evaluar la capacidad de servicio de los proveedores. Verificar que todas las compras se realicen con las mejores condiciones existentes en el mercado, en cuanto a Precio, Condiciones de Crédito, Plazos de entrega y Calidad en el Producto y Servicio, cumpliendo con los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios en la presente Política. REQUISICIONES DE COMPRA: La solicitud de compra de bienes o servicios se tramitará mediante una requisición debidamente autorizada y firmada por el Gerente de Área correspondiente. Cuando sea necesario se deberá anexar la información adicional a toda requisición que permita orientar y facilitar la función del comprador. Cualquier cambio a una requisición se hará invariablemente por escrito y estará sujeta a confirmación por el Área de Compras. 2

3 Cada partida de requisición deberá ser cotizada de acuerdo a la tabla siguiente: Importe total por partida Hasta 50 USD Dos cotizaciones verbales Hasta 100 USD Cuando menos una cotización escrita y una verbal Hasta 300 USD Cuando menos dos cotizaciones escritas Mas de 300 USD Tres cotizaciones escritas NOTA: Las excepciones al cumplimiento del número de cotizaciones requeridas deberán consignarse mediante claves en las observaciones de los pedidos correspondientes de acuerdo a lo siguiente: Clave 01 Proveedor Único Clave 02 Según contrato vigente Clave 03 Urgencia.- Firma del Gerente de Área correspondiente. Clave 04 Otros (Requiere explicación y/o justificación) NOTA: Proveedor único. Es el único fabricante nacional de un producto genérico (no de marcas o números de modelo específicos). Es responsabilidad del Área de Compras el verificar que las requisiciones cuenten con su número de partida presupuestal o Solicitud de Inversión debidamente autorizada. Toda requisición deberá contar con presupuesto aprobado. En caso de no contar con la partida presupuestal necesaria, es responsabilidad del Usuario solicitar y en su caso obtener la autorización de la Partida Extraordinaria. Los solicitantes proporcionarán toda la información necesaria para una adecuada cotización, la asesoría técnica y cuando la compra de los artículos o servicios así lo requieran, la validación Técnica del Proveedor. Contar con las autorizaciones correspondientes de acuerdo con la tabla de niveles de autorización establecida en el Anexo 1 del presente documento. PEDIDOS: Generación: Se generarán pedidos escritos, amparados siempre con requisiciones autorizadas; y de acuerdo a lo indicado en el anexo 1 Nivel de Autorización. 3

4 Las requisiciones que originen pedido deberán hacerse con la razón social de la empresa que solicite la adquisición. Para cualquier caso el Área de compras no elaborará pedidos abiertos, entendiéndose por esto, aquellos que no especifican cantidad y precio. Toda la correspondencia mantenida entre el usuario y los proveedores, debe enviarse copia al Área de Compras. Modificación: Un pedido podrá ser editado siempre y cuando se encuentre en estatus de PENDIENTE o AUTORIZADO POR PRESUPUESTO en el ERP. Una vez AUTORIZADO POR CONTABILIDAD el pedido, se deberá generar una modificación la cual consiste en crear un documento complementario al pedido original. Existen tres tipos de cambio sobre el pedido original: 1. Edición de algún campo del encabezado del pedido, Ej; Sucursal, almacén de entrega, Proveedor, fecha estimada de entrega o centro de costos. 2. Edición de algún producto o servicio solicitado. Ej; Cantidad, Descripción, costo unitario, descuento. 3. Agregar o eliminar algún producto o servicio solicitado. Una vez modificada la Orden de compra se llevará una bitácora de cambios plasmadas en un documento (Aviso de cambio) el cual se anexará a la orden de compras modificada para solicitar las firmas de autorización. Existen tres casos: 1. Se envía notificación para que estén enterados Cancelación: Son motivos de cancelación de pedidos a proveedores las siguientes causas: Retraso en las fechas de entrega Cambios de la calidad especificada Mercancía defectuosa Modificaciones de precios Variaciones en las condiciones de pago Los pedidos en que la fecha comprometida de entrega esté vencida, deberán tener consignado en el reverso de la copia del comprador las causas del retraso y los 4

5 trámites efectuados que faciliten su seguimiento y status, en su caso establecer penas convencionales por retraso en la entrega del bien o servicio. 4. REQUISITOS DE PAGO: 4.1.La autorización final de facturas es exclusiva de Cuentas por Pagar quien debe recibir las facturas perfectamente soportadas con pedidos, remisiones, informes de entrada o recepción y avisos de cambio (En su caso). 4.2.El usuario o solicitante es responsable de obtener las autorizaciones correspondientes para llevar a cabo la adquisición del bien o servicio. 4.3.Los usuarios no deberán establecer compromisos de compras implícitas o explícitas, verbales o escritos con los proveedores, para adquirir bienes o servicios. No están facultados para negociar con los proveedores; asuntos relacionados con precios y/o condiciones de pago. 4.4.El Área de Compras no realizará trámites de compra de bienes o servicios adquiridos directamente por los solicitantes. 4.5.El Área de Compras o cualquier Usuario no están facultados para colocar pedidos sin contar con las autorizaciones correspondientes de acuerdo con el Anexo I de Autorizaciones. 5 REFERENCIAS: Requisitos de deducibilidad de compras para efectos fiscales. Política de Control Presupuestal de Adquisiciones 5

6 6 ANEOS. DOCUMENTO REQUISICIONES NIVEL DE AUTORIZACIÓN EN PESOS MENORES A / FIRMA REQUERIDA 20,000 Anexo 1 MAYORES A EQUIPOS ESPECIALES Y PROYECTOS DE INVERSIÓN SE REQUIERE ESTUDIO DE RENTABILIDAD ORDENES DE COMPRA / PEDIDOS Y AVISO DE CAMBIO GERENTE GENERAL CONTRATOS Y CONVENIOS GERENTE GENERAL AUTORIZACIONES DE FLETES Y OTROS CARGOS / DEVOLUCIONES GERENTE GENERAL 6

7 7