COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Transcripción

1 MACROPROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCESO VERÓN: 1 PROCEDIMIENTO REVISADO POR Líder Funcional de Compras APROBADO POR Director Financiero Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 VERÓN: 1 1. OBJETIVO Proveer a la Universidad de los bienes y servicios administrativos solicitados, con el fin de satisfacer las necesidades de las unidades, a costos razonables y entregas oportunas, para asegurar el desarrollo óptimo de todos los procesos de la institución. 2. ALCANCE Inicia con la identificación de la necesidad por parte de las unidades hasta la entrega del bien o servicio por parte del proveedor. 3. DEFINICIONES Activos: constituyen los recursos económicos en general que posee una empresa y que se espera que sus operaciones futuras. Pueden ser tangibles, como locales, edificios, maquinaria o mercancía, o intangibles, como ciertos derechos legales y títulos, cuentas por cobrar, inversiones, marcas de la empresa, etc. Bienes: todo aquello que puede ser objeto de apropiación, empleado para satisfacer alguna necesidad o cosas o derechos susceptibles de producir beneficios de carácter patrimonial. Se puede definir como un elemento tangible, con cuya producción o elaboración se persigue, al igual que con el servicio, colmar las necesidades de los clientes y la máxima satisfacción al consumirlo. Referencia en compras de bienes: es un consecutivo que se le asigna al activo y que está relacionado con el Plan Único de Cuentas de la Universidad. Terceros: son todas las personas o entidades que por realizar cualquier transacción activa o pasiva con la Universidad están registrados en la base de datos de terceros de la Universidad y tiene o han tenido algún movimiento en registros contables. Son terceros para la Universidad los proveedores, los estudiantes, los empleados, los terceros manejados por cajas menores y los clientes de cartera institucional. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 32

3 VERÓN: 1 4. CONDICIONES GENERALES Centralización y especializaciones por línea de productos y servicios. La unidad autorizada para realizar la compra de bienes y servicios administrativos en la Universidad es la Oficina de Suministros; esta unidad realizará las compras que requieran las demás unidades. La Oficina de Suministros buscará la mejor negociación con el proveedor con criterios de economía de escala a favor de la Universidad. La Oficina de Suministros está conformada por funcionarios especializados por línea de productos y servicios. La gestión de compras de bienes se realizará bajo criterios técnicos, económicos y de calidad que permitan dar cumplimiento a las políticas internas y generar economía y satisfacción a las diferentes unidades de la Universidad. La decisión de comprar bienes nacionales ó importados, existiendo las dos posibilidades, se tomará teniendo en cuenta parámetros de calidad, garantía, precio y tiempo de entrega. Por lo tanto se deberán evaluar las alternativas para asegurar que la compra se realice teniendo en cuenta la mejor relación costobeneficio. Se debe llevar a cabo un estricto seguimiento y control sobre las compras y los pendientes de entrega, tanto por la Oficina de Suministros como por las demás unidades de la Universidad, con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en la negociación con el proveedor. Las compras que se realicen en la Sede Central estarán regidas por las normas y lineamientos definidos en el Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación (LE-P11-MN01). La única unidad autorizada en la Pontificia Universidad Javeriana de recibir los bienes comprados en consignación es la Tienda Javeriana. Solicitudes de compras Todas las unidades deberán realizar las solicitudes de compra, de acuerdo con lo estipulado en el presente documento. Lo aquí establecido está soportado tecnológicamente por los módulos de PeopleSoft Purchasing y Payables. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 3 de 32

4 VERÓN: 1 Las solicitudes de compras de bienes realizadas por las unidades deberán realizarse buscando optimizar el consumo, garantizando que el gasto de los mismos se realice dentro del tiempo establecido, evitando así la existencia de inventarios de insumos en las unidades y el incremento de compra de bienes al final del año. Las solicitudes de compra que no hayan sido aprobadas por el ordenador del gasto serán anuladas automáticamente por el sistema Peoplesoft, ocho días después de la elaboración de la solicitud. Proveedores y distribuidores Cuando las compras se realicen a proveedores exclusivos será aceptable una única cotización. Cuando la compra de los bienes se realice a un distribuidor exclusivo, el proveedor deberá enviar a la Oficina de Suministros la certificación de la casa matriz. Criterios para la compra de activos, nacionales o importados equipos, insumos y repuestos La compra de activos fijos relacionados con tecnologías de información y comunicación deberá estar avalada por la Dirección de Tecnologías de Información, para lo cual está unidad realizará un diagnóstico y determinará la pertinencia y las especificaciones de la compra. Para la compra de equipos especializados solicitados por las unidades de la Universidad se deberá anexar el concepto técnico emitido por escrito por la unidad que tenga la competencia y tecnología asociada al equipo en cuestión, dicho concepto deberá incluir los motivos y criterios que sustentan la elección del proveedor propuesto y la pertinencia de la compra. Tanto la justificación y el concepto técnico de la compra del equipo deberán ser descritos en el formato Concepto Técnico y Justificación de la Compra de equipos (BS-P11-F24) y enviado a la Oficina de Suministros. Para la compra de activos fijos la Oficina de Suministros le exigirá al proveedor la garantía escrita de los mismos o verificará que ésta se encuentre reflejada en la factura de venta. La Oficina de Suministros, antes de realizar la compra de un activo, equipo, insumo o repuesto deberá consultar y evaluar el respaldo de la marca en el país. Además debe verificar anteriores experiencias de unidades de la Universidad con Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 32

5 VERÓN: 1 el fin de garantizar el adecuado funcionamiento del equipo o repuesto y su mantenimiento. Toda compra que requiera del pago de un anticipo deberá estar respaldada por una póliza de buen manejo. Igualmente se deberán solicitar pólizas de cumplimiento cuando a criterio de la Oficina de Suministros se requiera. Contratación La Oficina de Suministros determinará con el proveedor los casos en los cuales para la compra de bienes o servicios se requiera la elaboración de un contrato, teniendo en cuenta la solicitud de anticipo por parte del proveedor y los servicios adicionales por la compra del bien. Aprobación de las compras Al momento de realizar la aprobación de las compras se deberá contar con cotizaciones vigentes o con una lista de precios actualizada; en caso contrario se deberá cotizar nuevamente. El número de cotizaciones requeridas para la aprobación de las compras se encuentra definido en la Matriz de Atribuciones por Cuantía del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación (LE-P11-MN01). Las facturas y soportes correspondientes a la compra de bienes y servicios administrativos se recibirán únicamente en la Oficina de Cuentas por Pagar. Los cargos facultados y las cuantías para la aprobación de las compras se encuentran estipulados en la Matriz de Atribuciones por Cuantía del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 5 de 32

6 VERÓN: 1 5. DEL PROCEDIMIENTO 5.1 EN PLAZA Identifica la necesidad de la compra y valida la existencia y la referencia en los catálogos de bienes y servicios a través del ERP. 1. Si existe la referencia, Remítase a la actividad 2. Unidades de la Universidad Responsable de la Unidad Si no existe la referencia, Remítase al procedimiento Administración de Referencias (BS-P11-PR13). Elabora la solicitud de compra, notifica al ordenador del gasto y verifica el presupuesto a través del ERP. Si tiene disponibilidad presupuestal, 2. Remítase a la actividad 3. Si no tiene disponibilidad presupuestal, Unidades de la Universidad Responsable de la Unidad Remítase al procedimiento Control Presupuestal (FI-P11-PR02). Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 6 de 32

7 VERÓN: 1 Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en el sistema ERP. Si aprueba la solicitud, Remítase a la actividad 4. Si rechaza la solicitud, 3. Informa al responsable de elaborar la solicitud de compra que realice los ajustes. Unidades de la Universidad Ordenador del gasto Remítase a la actividad 2. Si recicla la solicitud, Elige la opción recicla en el ERP. Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra recibidas y el tipo de solicitud de compra. Si es una importación, 4. Remítase al procedimiento de Compra por Importación (BS-P11-PR14). Oficina de Suministros Auxiliar de Compras Si no es una importación, Remítase a la actividad 5. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 7 de 32

8 VERÓN: 1 Valida la existencia del proveedor en el sistema ERP. Si el proveedor está creado, Remítase a la actividad Si el proveedor no está creado, Auxiliar de Compras Remítase al procedimiento Selección de Proveedores (BS-P10-PR04). Oficina de Suministros 6. Solicita las cotizaciones al proveedor a través de correo, WEB o fax. 7. Recibe, ingresa en el ERP y analiza las cotizaciones recibidas de los proveedores y envía notificación al Jefe de la Oficina de Suministros. Auxiliar de Compras Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 8 de 32

9 VERÓN: 1 Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP. Si aprueba la compra, Envía notificación al Jefe Oficina Administrativa. Remítase a la actividad 9. Si rechaza la compra, 8. ERP las razones. Oficina de Suministros Jefe de Oficina Remítase a la actividad 7. Si recicla la compra, Elige la opción reciclado en el ERP. Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 9 de 32

10 VERÓN: 1 Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP. Si aprueba la compra, Remítase a la actividad 10. Si rechaza la compra, 9. ERP las razones. Remítase a la actividad 7. Si recicla la compra, Elige la opción reciclado en el ERP. Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Oficina de Control de Giros Jefe Oficina Verifica si la Junta de compras debe aprobar, de acuerdo con el monto. Si la junta de compras debe aprobar, 10. Envía notificación a través del ERP al representante de la junta. Remítase a la actividad 11. Si la junta no aprueba, Remítase a la actividad 14. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 10 de 32

11 VERÓN: 1 Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla. Si aprueba la compra, Remítase a la actividad 12. Si rechaza la compra, 11. ERP las razones. Remítase a la actividad 7. Si recicla la compra, Elige la opción reciclado en el ERP e informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Junta de Compras Quien la preside Verifica si el Vicerrector Administrativo debe aprobar, de acuerdo con el monto. Si el Vicerrector debe aprobar, 12. Envía notificación a través del ERP al Vicerrector Administrativo. Remítase a la actividad 13. Si el Vicerrector no debe aprobar, Remítase a la actividad 14. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 11 de 32

12 VERÓN: 1 Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla. Si aprueba la compra, Elige la opción aprobado en el ERP. Remítase a la actividad 14. Si rechaza la compra, 13. ERP las razones. Vicerrectoría Administrativa Vicerrector Administrativo Remítase a la actividad 7. Si recicla la compra, Elige la opción reciclado en el ERP. Informa a la unidad que la solicitud no ha sido aprobada. Verifica si la compra requiere contrato. Si la compra requiere contrato, Realiza los trámites de la contratación con la Secretaría Jurídica. 14. Una vez el contrato este firmado por las dos partes, Oficina de Suministros Jefe Oficina Remítase a la actividad 15. Si la compra no requiere contrato, Remítase a la actividad 15. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 12 de 32

13 VERÓN: Ingresa al ERP, elabora la orden de compra de las solicitudes aprobadas y envía al proveedor. Oficina de Suministros Auxiliar de Compras 6.2 POR OUTSOURCING Identifica la necesidad de la compra y valida la existencia y la referencia en los catálogos de la unidad de compras a través del ERP. 1. Si existe la referencia, Remítase a la actividad 2. Si no existe la referencia, Remítase al procedimiento Administración de Referencias (BS-P11-PR13). Elabora la solicitud de compra, notifica al ordenador del gasto y verifica el presupuesto a través del ERP. Unidades de la Universidad Responsable de la Unidad Si tiene disponibilidad presupuestal, Remítase a la actividad Si no tiene disponibilidad presupuestal, Remítase al procedimiento Control Presupuestal (FI-P11-PR02). Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 13 de 32

14 VERÓN: 1 Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en el sistema ERP. Si aprueba la solicitud de compra, Remítase a la actividad Si rechaza la solicitud de compra, Informa al responsable de elaborar la solicitud de compra que realice los ajustes. Unidades de la Universidad Ordenador del gasto Remítase a la actividad 2. Si recicla la solicitud de compra, 4. Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra recibidas y las asigna de acuerdo con el proveedor y notifica al Jefe de Suministros para aprobación. Auxiliar de Compras Outsourcing Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en el sistema ERP. Si aprueba la compra, Remítase a la actividad 7. Si rechaza la compra, Oficina de Suministros 5. ERP las razones para que se realicen los ajustes. Jefe de Oficina Remítase a la actividad 4. Si recicla la compra, Elige la opción reciclado en el ERP. Remítase a la actividad 6. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 14 de 32

15 VERÓN: 1 6. Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Auxiliar de Outsourcing Verifica si la Junta de compras debe aprobar, de acuerdo con el monto. Si la junta de compras debe aprobar, 7. Envía notificación a través del ERP al representante de la junta. Oficina de suministros Jefe de Oficina Remítase a la actividad 8. Si la junta no aprueba, Remítase a la actividad 13. Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla. Si aprueba la compra, Remítase a la actividad 10. Si rechaza la compra, 8. ERP las razones para que se realice la corrección. Junta de Compras Quien la preside Remítase a la actividad 4. Si recicla la compra, Elige la opción reciclado en el ERP. Remítase a la actividad Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Oficina de Suministros Auxiliar de Compras por Outsourcing Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 15 de 32

16 VERÓN: 1 Verifica si el Vicerrector Administrativo debe aprobar, de acuerdo con el monto. Si el Vicerrector Administrativo debe aprobar, 10. Envía notificación a través del ERP al Vicerrector Administrativo. Junta de Compras Quien la preside Remítase a la actividad 11. Si el Vicerrector no debe aprobar, Remítase a la actividad 13. Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla. Si aprueba la compra, Elige la opción aprobado en el ERP. Remítase a la actividad Si rechaza la compra, Vicerrectoría Administrativa Vicerrector Administrativo ERP las razones para que se realicen los ajustes. Remítase a la actividad 4. Si recicla la compra, Elige la opción reciclado en el ERP. Remítase a la actividad Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Oficina de Suministros Auxiliar de Compras por Outsourcing Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 16 de 32

17 VERÓN: Ingresa al ERP, elabora la orden de compra de las solicitudes aprobadas. Auxiliar de 14. Realiza la selección automática de solicitudes por proveedor. Oficina de Suministros Compras por Outsourcing Consolida las órdenes de compra por proveedor en 15. un archivo plano y envía el consolidado a cada proveedor por correo electrónico. 5.3 COMPRAS EN CONGNACIÓN Solicita la creación en el ERP de las referencias de los productos en consignación al Auxiliar de compras 1. y entrega los documentos soporte (factura). Tienda Javeriana Jefe Remítase al procedimiento Administración de referencias (BS-P11-PR13). Crea las referencias de los productos en 2. consignación en el ERP con el atributo inventario en consignación y le informa a la Jefe de la Tienda Oficina de Suministros Auxiliar de compras Javeriana que ya fueron creados los productos. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 17 de 32

18 VERÓN: 1 Elabora la solicitud de compra de los productos en consignación, notifica al ordenador del gasto y verifica el presupuesto a través del ERP. Si tiene disponibilidad presupuestal, 3. Remítase a la actividad 4. Tienda Javeriana Responsable de elaborar Si no tiene disponibilidad presupuestal, Remítase al procedimiento Control Presupuestal (FI-P11-PR02). Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en el sistema ERP. Si aprueba la solicitud de compra, Remítase a la actividad Si rechaza la solicitud de compra, Informa al responsable de elaborar la solicitud de compra que realice los ajustes. Tienda Javeriana Jefe de la Tienda Javeriana Remítase a la actividad 3. Si recicla la solicitud de compra, 5. Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra recibidas y las asigna de acuerdo con el proveedor y notifica al Jefe de Suministros para aprobación. Oficina de Suministros Auxiliar de Compras Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 18 de 32

19 VERÓN: 1 Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en el sistema ERP. Si aprueba la solicitud de compra, Remítase a la actividad 8. Si rechaza la compra, 6. ERP las razones para que se realicen los ajustes. Jefe de Oficina Remítase a la actividad 3. Si recicla la compra, Elige la opción reciclado en el ERP. Remítase a la actividad 7. Oficina de Suministros 7. Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Auxiliar de Compras Verifica si la Junta de compras debe aprobar, de acuerdo con el monto. Si la junta de compras debe aprobar, 8. Envía notificación a través del ERP al representante de la junta. Remítase a la actividad 9. Jefe de Oficina Si la junta no debe aprobar, Remítase a la actividad 14. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 19 de 32

20 VERÓN: 1 Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla. Si aprueba la compra, Remítase a la actividad 11. Si rechaza la compra, 9. ERP las razones para que se realice la corrección. Junta de Compras Quien la preside Remítase a la actividad 5. Si recicla la compra, Elige la opción reciclado en el ERP. Remítase a la actividad Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Oficina de Suministros Auxiliar de Compras Verifica si el Vicerrector Administrativo debe aprobar, de acuerdo con el monto. Si el Vicerrector Administrativo debe aprobar, 11. Envía notificación a través del ERP al Vicerrector Administrativo. Junta de Compras Quien la preside Remítase a la actividad 12. Si el Vicerrector no debe aprobar, Remítase a la actividad 14. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 20 de 32

21 VERÓN: 1 Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla. Si aprueba la compra, Elige la opción aprobado en el ERP. Remítase a la actividad 14. Si rechaza la compra, 12. Vicerrectoría Administrativa Vicerrector Administrativo ERP las razones para que se realicen los ajustes. Remítase a la actividad 5. Si recicla la compra, Elige la opción reciclado en el ERP. Remítase a la actividad Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Oficina de Suministros Jefe de Oficina 14. Ingresa al ERP, elabora la orden de compra. Auxiliar de Compras Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 21 de 32

22 VERÓN: 1 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO MBRE Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 22 de 32

23 VERÓN: 1 EN PLAZA INICIO Responsable en la Unidad Identifica la necesidad de la compra y valida la existencia y la referencia en los catálogos de bienes y servicios a través del ERP. Existe la referencia 4 Responsable en la Unidad Responsable en la Unidad Remítase al procedimiento Administración de Referencias (BS-P11-PR13). Elabora la solicitud de compra, notifica al ordenador del gasto y verifica el presupuesto a través del ERP. Administración de Referencias (BS-P11- PR13). Tiene disponibilidad presupuestal 1 Ordenador del gasto Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en el sistema ERP. Responsable en la Unidad Remítase al procedimiento Control Presupuestal (FI-P11-PR02). Control Presupuestal (FI-P11-PR02). 2 Aprueba la solcitud Rechaza la solcitud Auxiliar de Compras Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra recibidas y el tipo de solicitud de compra. Ordenador del gasto Elige la opción recicla en el ERP. Es una importación 3 Ordenador del gasto Auxiliar de Compras Remítase al procedimiento de Compra por Importación (BS-P11-PR14). Informa al responsable de elaborar la solicitud de compra que realice los ajustes. 4 Compra por Importación (BS-P11- PR14). 5 A Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 23 de 32

24 VERÓN: 1 A Auxiliar de Compras Valida la existencia del proveedor en el sistema ERP. El proveedor está creado Auxiliar de Compras Solicita las cotizaciones al proveedor a través de correo, WEB o fax. Auxiliar de Compras Recibe, ingresa en el ERP y analiza las cotizaciones recibidas de los proveedores y envía notificación al Jefe de la Oficina de Suministros Auxiliar de Compras Remítase al procedimiento Selección de Proveedores (BS-P10-PR04). Selección de Proveedores (BS-P10- PR04). Jefe Oficina de Suministros Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP. 12 Aprueba la solcitud Rechaza la solicitud Jefe Oficina de Suministros Envía notificación al Jefe Oficina Administrativa. 6 Jefe Oficina de Suministros ERP las razones. Jefe Oficina Administrativa Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP. Ordenador del gasto Elige la opción recicla en el ERP, informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. 7 Aprueba la solcitud Rechaza la solicitud Jefe Oficina Administrativa Jefe Oficina Administrativa Verifica si la Junta debe aprobar de acuerdo con el monto. ERP las razones. 8 Ordenador del gasto B Elige la opción recicla en el ERP, informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. 9 Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 24 de 32

25 VERÓN: 1 B La junta de compras debe aprobar Jefe Oficina Administrativa Envía notificación a través del ERP al representante de la junta. Quien preside la junta Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP. Aprueba la solcitud Quien preside la junta Verifica si el Vicerrector Administrativo debe aprobar, de acuerdo con el monto. Rechaza la solicitud Jefe Oficina Administrativa ERP las razones. El vicerrector debe aprobar Quien preside la junta Envía notificación a través del ERP al Vicerrector Administrativo. Jefe Oficina Administrativa Elige la opción recicla en el ERP, informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada Vicerrector Administrativo Rechaza la solicitud Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP. Vicerrector Administrativo ERP las razones. Aprueba la solcitud 12 Vicerrector Administrativo Elige la opción recicla en el ERP, informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Jefe Oficina de Suministros 13 Verifica si la compra requiere contrato. C Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 25 de 32

26 VERÓN: 1 C La compra requiere contrato Jefe Oficina de Suministros Realiza los trámites de la contratación con la Secretaría Jurídica. Auxiliar de Compras Ingresa al ERP, elabora la orden de compra de las solicitudes aprobadas y envía al proveedor. FIN Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 26 de 32

27 VERÓN: 1 POR OUTSOURCING INICIO Responsable en la Unidad Identifica la necesidad de la compra y valida la existencia y la referencia en los catálogos de bienes y servicios a través del ERP. Existe la referencia 4 Responsable en la Unidad Responsable en la Unidad Remítase al procedimiento Administración de Referencias (BS-P11-PR13). Elabora la solicitud de compra, notifica al ordenador del gasto y verifica el presupuesto a través del ERP. Administración de Referencias (BS-P11- PR13). Tiene disponibilidad presupuestal 1 Ordenador del gasto Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en el sistema ERP. Responsable en la Unidad Remítase al procedimiento Control Presupuestal (FI-P11-PR02). Control Presupuestal (FI-P11-PR02). 2 Aprueba la solcitud Rechaza la solcitud Auxiliar de compras Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra recibidas y las asigna de acuerdo con el proveedor y notifica al Jefe de Suministros para aprobación. 5 7 Ordenador del gasto Elige la opción recicla en el ERP. 3 Jefe Oficina de Suministros Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP. Ordenador del gasto Informa al responsable de elaborar la solicitud de compra que realice los ajustes. 4 A Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 27 de 32

28 VERÓN: 1 A Aprueba la solcitud Jefe Oficina de Suministros Verifica si la Junta debe aprobar de acuerdo con el monto. La junta de compras debe aprobar Jefe Oficina de Suministros 5 Rechaza la solicitud Jefe Oficina de Suministros ERP las razones. Ordenador del gasto Elige la opción recicla en el ERP, informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Envía notificación a través del ERP al representante de la junta. 6 Quien preside la junta Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP. Aprueba la solcitud Quien preside la junta Verifica si el Vicerrector Administrativo debe aprobar, de acuerdo con el monto. Rechaza la solcitud Quien preside la Junta El vicerrector debe aprobar ERP las razones para que se realice la corrección. Quien preside la junta 7 Envía notificación a través del ERP al representante de la junta. Quien preside la Junta Elige la opción reciclado en el ERP. Vicerrector Administrativo Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP. Quien preside la Junta Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Aprueba la solcitud 8 Auxiliar de compras Ingresa al ERP, elabora la orden de compra de las solicitudes aprobadas. B Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 28 de 32

29 VERÓN: 1 B Auxiliar de Compras Realiza la selección automática de solicitudes por proveedor. Auxiliar de Compras Consolida las órdenes de compra por proveedor en un archivo plano y envía el consolidado a cada proveedor por correo electrónico. FIN Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 29 de 32

30 VERÓN: 1 COMPRA EN CONGNACIÓN INICIO Jefe Tienda Javeriana Solicita la creación en el ERP de las referencias de los productos en consignación al Auxiliar de compras y entrega los documentos soporte (factura). Remítase al procedimiento Administración de referencias (BS-P11-PR13). Administración de referencias (BS-P11- PR13) Auxiliar de compras Crea las referencias de los productos en consignación en el ERP con el atributo inventario en consignación y le informa a la Jefe de la Tienda Javeriana que ya fueron creados los productos. Responsable de Elaborar en la Tienda Javeriana Elabora la solicitud de compra de los productos en consignación, notifica al ordenador del gasto y verifica el presupuesto a través del ERP. 2 4 Tiene disponibilidad presupuestal Responsable en la Unidad Jefe Tienda Javeriana Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en el sistema ERP. Remítase al procedimiento Control Presupuestal (FI-P11-PR02). Control Presupuestal (FI-P11-PR02). Aprueba la solcitud Rechaza la solcitud 1 Auxiliar de Compras Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra recibidas y las asigna de acuerdo con el proveedor y notifica al Jefe de Suministros para aprobación. Jefe Tienda Javeriana Informa al responsable de elaborar la solicitud de compra que realice los ajustes. 2 Jefe Tienda Javeriana Recicla la solicitud de compra A 3 Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 30 de 32

31 VERÓN: 1 A Jefe Oficina de Suministros Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en el sistema ERP. Aprueba la solcitud Jefe Oficina Administrativa Verifica si la Junta debe aprobar de acuerdo con el monto. La junta de compras debe aprobar Rechaza la solicitud Jefe Oficina de Suministros ERP las razones. Jefe Oficina de Suministros Envía notificación a través del ERP al representante de la junta. Quien preside la junta Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP. El vicerrector debe aprobar Quien preside la junta Envía notificación a través del ERP al Vicerrector Administrativo. Jefe Oficina de Suministros Elige la opción reciclado en el ERP. Auxiliar de Compras Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. 4 Vicerrector Administrativo Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP. Aprueba la solcitud Auxiliar de Compras Ingresa al ERP, elabora la orden de compra. FIN 1 3 Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 31 de 32

32 VERÓN: 1 7. RELACIÓN DE REGISTROS MBRE CÓDIGO 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO INTER MBRE Procedimiento Administración de Referencias (BS-P11- PR13). Procedimiento Ejecución y Control Presupuestal (FI-P11- PR02) Procedimiento de Compra por PR14). Importación (BS-P11- Procedimiento Selección de Proveedores (BS-P10-PR04). Formato Concepto Técnico y Justificación de la Compra de equipos (BS-P11-F24) Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación (LE-P11-MN01). Matriz de Atribuciones por Cuantía EXTER Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 32 de 32