GUÍA DE USUARIO ELABORACIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA LA PRESENTACIÓN Y PAGO DE LA DECLARACIÓN DE RETENCIÓN EN LA FUENTE.

Transcripción

1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: FI-P15-G03 1 Septiembre de 2014 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX GUÍA DE USUARIO ELABORACIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA LA PRESENTACIÓN Y PAGO DE LA DECLARACIÓN DE RETENCIÓN EN LA FUENTE. Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 La siguiente guía tiene como objetivo preparar la información relacionada con las retenciones practicadas a los diferentes proveedores por la compra o la prestación de servicios a la Universidad, ya sea por las retenciones a título de renta o a título del Impuesto a las ventas, con el fin de elaborar y presentar de manera oportuna por parte de la Coordinación de Impuestos de la Oficina de Contabilidad las obligaciones tributarias de las cuales es sujeto pasivo la Universidad. INGRESO AL SISTEMA REGISTRO CONSULTA PAGOS ENVÍO DE INFORMACIÓN Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

3 Nota: Antes de iniciar las consultas se debe verificar que las cuentas de retención del CREE estén en cero, ya que según la normatividad vigente esta retención no debe ser practicada por la Universidad. Se debe solicitar a la Oficina de Contabilidad el balance general con el cierre definitivo del mes al cual corresponde la respectiva declaración de retención en la fuente, de acuerdo al cronograma de cada cierre contable establecido por dicha oficina. Una vez se tiene el cierre definitivo, se inicia la generación de la información de acuerdo a las consultas que se tienen para tal fin. 1.1 Las siguientes son las consultas que se deben tener en cuenta para preparar la información con el fin de elaborar mensualmente la declaración de Retención en la Fuente para su presentación y pago ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Se debe tener en cuenta que existen en la actualidad 3 consultas: Entradas Contables: UJ_AP_ENT_CONTABLES_CUENTA Pagos: AP_PROGRAM_PAGOS_RETENCIONES Bases y porcentajes: UJF_RETENCIONES_CUENTA

4 1.2 En el Sistema de Información Universitaria ingrese ID Usuario y Contraseña y siga la siguiente ruta: FN-Finanzas / Cuentas a Pagar

5 La siguiente guía tiene como objetivo preparar la información relacionada con las retenciones practicadas a los diferentes proveedores por la compra o la prestación de servicios a la Universidad, ya sea por las retenciones a título de renta o a título del Impuesto a las ventas, con el fin de elaborar y presentar de manera oportuna por parte de la Coordinación de Impuestos de la Oficina de Contabilidad las obligaciones tributarias de las cuales es sujeto pasivo la Universidad. INGRESO AL SISTEMA REGISTRO CONSULTA PAGOS ENVÍO DE INFORMACIÓN Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

6 2.1 Seleccione Herramientas de Informes/Gestor de Consultas, digite el nombre de la consulta UJ_AP_ENT_CONTABLES_CUENTA en el campo comienza por, seleccione el botón Buscar para visualizar el recuadro con el nombre de la consulta y elija la opción Excel.

7 2.2 Posteriormente aparece la siguiente pantalla donde se visualizan los campos a tener en cuenta en la consulta. Diligencie cada uno de los campos y seleccione Ver Resultado para generar la consulta Unidad de negocio: para el caso de la ciudad de Bogotá es PUJCB F Contable Inicial: escriba el primer día del mes al cual corresponde la información de la retención en la fuente que se va a presentar. Ejemplo: 01/07/ F Contable Final: Escriba el último día del mes al cual corresponde la información de la retención en la fuente que se va a presentar. Ejemplo: 31/07/ Cuenta Contable Inicial: Especifique el número de cuenta inicial que desea consultar. Ejemplo : Cuenta Contable Final: especifique el número de cuenta fin al que desea consultar. Ejemplo:

8 2.4 Una vez generada la consulta copie la información de las entradas contables extraída del sistema en un libro de Excel nuevo, con el fin de iniciar el archivo para la validación de información para la declaración de retención en la fuente.

9 2.5 Luego, abra otra hoja del archivo de Excel y de la base general tome únicamente la información correspondiente a ACCRUAL. La cual se selecciona del campo plantilla asiento. 2.6 Luego de tener la información de ACCRUAL, ordene la información por el ID del comprobante. Nota: Es decir, para este paso habrá dos hojas en el archivo de Excel, una que genero desde el sistema que contiene todas las entradas contables Accrual y Payment de la cuenta de retención de retefuente e IVA en un periodo determinado y la hoja con solo movimientos ACCRUAL

10 La siguiente guía tiene como objetivo preparar la información relacionada con las retenciones practicadas a los diferentes proveedores por la compra o la prestación de servicios a la Universidad, ya sea por las retenciones a título de renta o a título del Impuesto a las ventas, con el fin de elaborar y presentar de manera oportuna por parte de la Coordinación de Impuestos de la Oficina de Contabilidad las obligaciones tributarias de las cuales es sujeto pasivo la Universidad. INGRESO AL SISTEMA REGISTRO CONSULTA PAGOS ENVÍO DE INFORMACIÓN Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

11 3.1 Para ejecutar las consultas mencionadas en el paso 1 siga la ruta descrita en el paso 1.2. de este documento, luego seleccione la opción Consultas/Gestor de Consultas 3.2. Ingrese la Consulta que se va a realizar para obtener la información. Digite el nombre de la consulta en el campo comienza por, seleccione el botón Buscar, para visualizar el recuadro con el nombre de la consulta y elija la opción Excel.

12 3.3 Posteriormente aparece la siguiente pantalla para establecer los datos a tener en cuenta en la consulta. a. Unidad de negocio: para el caso de la ciudad de Bogotá es PUJCB b. De Fecha Contable: escriba el primer día del mes al cual corresponde la información de la retención en la fuente que se va a presentar. Ejemplo:01/07/2014 c. A Fecha Contable: Escriba el último día del mes al cual corresponde la información de la retención en la fuente que se va a presentar. Ejemplo: 31/07/2014 d. De Cuenta: Especifique el número de cuenta inicial que desea consultar. Ejemplo : 2365 e. A Cuenta: especifique el número de cuenta final que desea consultar. Ejemplo: f. Y por último seleccionar ver resultado para que se genere la consulta. Nota: Cuando se ejecute la consulta AP_PROGRAM_PAGOS_RETENCIONES el campo Prove Env Pg corresponde al Id de proveedor de la entidad a la cual se esta generando el informe de retención para este caso la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN - Id proveedor

13 La siguiente guía tiene como objetivo preparar la información relacionada con las retenciones practicadas a los diferentes proveedores por la compra o la prestación de servicios a la Universidad, ya sea por las retenciones a título de renta o a título del Impuesto a las ventas, con el fin de elaborar y presentar de manera oportuna por parte de la Coordinación de Impuestos de la Oficina de Contabilidad las obligaciones tributarias de las cuales es sujeto pasivo la Universidad. INGRESO AL SISTEMA REGISTRO CONSULTA PAGOS ENVÍO DE INFORMACIÓN Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

14 4.1. La consulta AP_PROGRAM_PAGOS_RETENCIONES de información de pagos para la elaboración de la declaración de retención en la fuente se genera para cruzar la información de entradas contables ACCRUAL y la información en la pestaña de pagos del mes que se va a presentar. El resultado de la generación de la consulta se debe incluir en el archivo de Excel La información se ordena por la columna Comprobante.

15 4.3 Se consolida la información de las hojas de Excel que contienen la información de ACCRUAL y PAGOS, agrupando por la columna COMPROBANTE; los valores de AP que corresponden a los valores retenidos que se encuentran en la hoja de ACCRUAL; Los Pagos y la Cuenta contable Con la información anterior se elabora un Resumen Consolidado por comprobante mediante la utilización de una Tabla dinámica, con el fin de observar en qué comprobantes se presentan diferencias y establecer la razón de las mismas. Los comprobantes no deben presentar ninguna diferencia, ya que los pagos deben ser iguales a lo que esté en Accrual. (La Tabla Dinámica contiene Comprobante, Suma AP, Suma Pago, Suma de Diferencia).

16 4.3.2 Con la información consolidada del paso 4.3; elabore otra tabla dinámica llamada resumen por cuenta, la cual tiene como objeto conocer el valor de la retención que se contabilizo en cada una de las cuentas contables de la retención en la fuente según cada concepto de retención aplicado. (la tabla dinámica contiene Cuenta contable y suma de AP) Con la información contenida en el resumen consolidado, envíe a nómina la información que corresponde a los valores de nómina una vez verificados los comprobantes respectivos, para que confirmen tanto en la Oficina de Cuentas por Pagar como en la Coordinación Tributaria que dichos valores son correctos. La tabla contiene Comprobante, Entrada contable, Pagos.

17 4.3.4 Posteriormente verifique que las cifras registradas en AP coincidan con los datos arrojados por el Balance General, los cuales no deben presentar ninguna diferencia Una vez se ha verificado que las cifras registradas en AP son iguales a las registradas en el Balance General, se procede a elaborar el documento de conciliación, el cual es enviado a la Coordinación Tributaria para que efectúe la revisión correspondiente. Este documento debe ser firmado por la persona que lo realiza y el Jefe de Cuentas por Pagar.

18 4.4 Para realizar la consultas de bases y porcentajes, realice los pasos descritos en el numeral 3.3. de este documento y en la opción comienza por digite el nombre de la consulta UJF_RETENCIONES_CUENTA, seleccione el botón Buscar, para visualizar el recuadro con el nombre de la consulta y elija la opción Excel.

19 4.5 Tenga presente el siguiente número de cuenta para la consulta bases y porcentajes durante la elaboración de la declaración de retención en la fuente: La información extraída del sistema se copia a una nueva hoja de Excel del archivo creado inicialmente, con el fin de iniciar su análisis Se verifica que el valor de las retenciones de la consulta de Bases y porcentajes sea igual a la obtenida en la consulta de Accrual En caso de no ser igual verifique que comprobantes están en la información de Accrual y no están en la información de Bases y porcentaje Si se presentan diferencias entonces se debe completar la información de la consulta de Bases y Porcentajes con los comprobantes que hacen falta, con el fin de que al final tanto la retención en la fuente obtenida en Accrual, sea igual a la información de la consulta de Bases y porcentaje.

20 4.6 Con la información de las BASES Y PORCENTAJES, se elabora un Resumen de Bases por cada cuenta de la retención mediante la utilización de una Tabla dinámica, con el fin de obtener el valor de la base y el valor retenido por cada cuenta contable. La Tabla Dinámica contiene Cuenta Contable, Suma de Impt Base (hace referencia a la Base de la retención), Suma de Importe ( se refiere al valor total retenido por cada concepto).

21 4.6.1 Con la información obtenida de la tabla dinámica anterior elabore un cuadro que contenga la siguiente información: - Cuenta Contable - Descripción - Suma de Imp Base ( Hace referencia a la Base de la retención) - Suma de Importe ( se refiere al valor total retenido por cada concepto) Nota: Es decir, para este paso tendrá las siguientes hojas en el archivo de Excel: hoja con entradas contables Accrual y Payment de la cuenta de retención de retefuente e IVA en un periodo determinado, hoja con solo movimientos ACCRUAL, hoja con información de la pestaña de pagos, hoja con la información de comprobantes, valores y cuentas de la hoja de ACCRUAL y Pagos, hoja con resumen consolidado de la hoja anterior, hoja con la información de resumen por cuenta, hoja con la información de la consulta de bases y porcentajes, hoja con el resumen de bases y porcentajes, hoja con cuadro resumen para información a la Coordinación.

22 La siguiente guía tiene como objetivo preparar la información relacionada con las retenciones practicadas a los diferentes proveedores por la compra o la prestación de servicios a la Universidad, ya sea por las retenciones a título de renta o a título del Impuesto a las ventas, con el fin de elaborar y presentar de manera oportuna por parte de la Coordinación de Impuestos de la Oficina de Contabilidad las obligaciones tributarias de las cuales es sujeto pasivo la Universidad. INGRESO AL SISTEMA REGISTRO CONSULTA PAGOS ENVÍO DE INFORMACIÓN Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

23 5.1 Una vez analizada y consolidada la información correspondiente a la retención en la fuente, esta debe ser enviada a la Coordinación Tributaria con: Cuadro de la conciliación Cuadro Porcentajes y Bases La información en Excel de la consulta de bases y porcentajes. 5.2 Una vez se ha realizado el pago por parte de la Oficina de Tesorería y con base en la información de la declaración que remite la Coordinación Tributaria, se procede a realizar los comprobantes mencionados a continuación, para enviar a la Oficina de Tesorería la relación de los mismos. Comprobantes que se realizan: Se registra el comprobante por el valor de la retención en la fuente por cobrar a la seccional de Cali, correspondiente a las retenciones practicadas por Cali Se realiza el ajuste al peso. Teniendo en cuenta el valor pagado y lo registrado en la contabilidad Una vez realizados los ajustes mencionados anteriormente, se procede a enviar a la Oficina de Tesorería vía correo la relación de todos los comprobantes de pago correspondiente a las retenciones en la fuente practicadas para que sean descargados del sistema. Nota: Al finalizar el proceso se archiva en un folder copia de la información que se entrega a la Coordinación Tributaria y la que ellos entregan como soporte de la declaración que se presenta y se paga ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN

24 La siguiente guía tiene como objetivo preparar la información relacionada con las retenciones practicadas a los diferentes proveedores por la compra o la prestación de servicios a la Universidad, ya sea por las retenciones a título de renta o a título del Impuesto a las ventas, con el fin de elaborar y presentar de manera oportuna por parte de la Coordinación de Impuestos de la Oficina de Contabilidad las obligaciones tributarias de las cuales es sujeto pasivo la Universidad. INGRESO AL SISTEMA REGISTRO CONSULTA PAGOS ENVÍO DE INFORMACIÓN Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

25 Revisado por Analista de Cuentas por Pagar Aprobado por Director Financiero