MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO COSTOS REGISTRO EN SIIGO DEL COSTO DE VENTAS PRODUCTOS EN CONSIGNACIÓN (TIENDA JAVERIANA).

Transcripción

1 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO COSTOS MANUAL DE USUARIO REVISADO POR Jefe Tienda Javeriana APROBADO POR Directora de Servicios Universitarios Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESARROLLO DEL MANUAL DE USUARIO GENERALIDADES DEL SISTEMA CONSIGNACIÓN.. 5 Página 2 de 14

3 1. OBJETIVO Realizar en el sistema SIIGO el registro contable del costo de ventas de los productos en consignación vendidos, con el fin de asegurar una correlación entre los ingresos y los costos en un mismo periodo. 2. DEFINICIONES SIIGO: Software genérico administrativo, integrado por dieciséis módulos, disponible en la Tienda Javeriana para su gestión administrativa y financiera. Productos en consignación: son aquellos productos entregados por terceros en calidad de consignación para ser vendidos en la Tienda Javeriana; en caso que la venta no se realice estos podrán ser devueltos al proveedor. 3. CONDICIONES GENERALES El valor a registrar en la cuenta Costo de Ventas corresponderá al indicado en el informe de rentabilidad por línea. Al momento de registrar el costo de ventas en SIIGO se deben tener en cuenta las cuentas correspondientes a la línea de librería, almacén y música en consignación: Número de la Cuenta Nombre de la Cuenta Costo de ventas librería en consignación Inventario librería en consignación Costo de ventas almacén en consignación Inventario almacén en consignación Costo de ventas música en consignación Inventario música en consignación Página 3 de 14

4 4. DESARROLLO DEL MANUAL DE USUARIO 4.1 GENERALIDADES DEL SISTEMA. Iconos Principales. A continuación se explica la funcionalidad de los botones que se encuentran en la barra de herramientas que encontrará en el sistema SIIGO. ÍCONO DESCRIPCIÓN Salir: Permite salir de la ventana donde se encuentra ubicado. Ayuda: Permite solicitar la ayuda del aplicativo. Deshacer: Permite eliminar la ultima acción realizada. Buscar: Permite abrir la ventana de búsqueda productos y referencias. Grabar: Permite grabar el registro Eliminar: Permite eliminar un registro. Generar archivo: Permite generar un archivo en excel. Vista Preliminar: Permite visualizar el documento por pantalla Imprimir: Permite imprimir los documentos. Página Anterior: Permite visualizar el primer registro. Página siguiente: Permite visualizar el último registro. Búsqueda por Descripción: Permite realizar la búsqueda de acuerdo a la descripción del producto. Búsqueda por Código: Permite realizar la búsqueda de acuerdo al código del producto. Página 4 de 14

5 4.2 REGISTRO DEL COSTO DE VENTAS DE PRODUCTOS EN CONSIGNACIÓN. 1. Ingrese a la opción 01 Documentos. 2. Seleccione la opción Notas. Página 5 de 14

6 3. Automáticamente el sistema nos muestra la Ventana Elaboración de Notas, seleccione la opción F2 Documentos Notas haciendo doble click. 4. Automáticamente el sistema nos muestra la Ventana Documentos, seleccione la opción N 001 Provisión Cortes haciendo doble click. Página 6 de 14

7 5. Automáticamente el sistema nos muestra la Ventana Elaboración de Notas, en el campo Fecha el sistema nos muestra la fecha actual y oprima la tecla Enter. 6. En el campo Centro de Costo (C.C) el sistema nos muestra automáticamente el número 1, en el Campo NIT digite el NIT de la Pontificia Universidad Javeriana, en el campo Sucursal digite el número 1 y en el Campo Nombre el sistema nos muestra PONTIFICIA JAVERIANA GENERAL. Página 7 de 14

8 7. En el campo Vendedor digite el número 45 que corresponde al vendedor genérico de la Tienda Javeriana. 8. El sistema automáticamente nos muestra la ventana Transacciones, en el campo Secuencia el sistema nos muestra automáticamente el número 1 que corresponde al número del registro. Página 8 de 14

9 9. En el campo Cuenta digite la cuenta correspondiente al costo de ventas de la línea de inventario que se requiere afectar contablemente, en el campo Centro de Costo el sistema nos muestra automáticamente el número 1. Nota: Las cuentas contables que se requieren para realizar el registro contable del costo de ventas son las siguientes: Costo de ventas librería en consignación Costo de ventas almacén en consignación Costo de ventas música en consignación Página 9 de 14

10 10. En el campo NIT el sistema nos muestra automáticamente el NIT registrado en el numeral 6, en el campo Sucursal el sistema nos muestra el número 1 y en el campo Descripción ingrese la siguiente información: Costo de Venta-Mes y año, así como el siguiente ejemplo: Costo de Ventas Enero En el campo Débito/Crédito digite la letra D que corresponde a naturaleza Débito y en el campo Valor digite el valor correspondiente al costo de ventas de cada línea de inventario de acuerdo con el Informe de Rentabilidad por Línea y oprima la tecla Enter. Página 10 de 14

11 12. El sistema nos muestra la segunda secuencia para registrar la contrapartida del costo de ventas, en el campo Cuenta digite el número de la cuenta de Inventario correspondiente a cada línea de inventario. Nota: Las cuentas contables que se utilizan para realizar el registro contable de la contrapartida (Cuenta de Inventario) son las siguientes: Inventario librería en consignación Inventario almacén en consignación Inventario Música en consignación Página 11 de 14

12 13. El campo NIT es alimentado en forma automática por el sistema con el NIT de la Pontificia Universidad Javeriana, en el campo Descripción digite Costo de Venta-Mes y año u oprima la tecla F2 para copiar la descripción de la primera secuencia. 14. En el campo Débito/Crédito verifique que aparezca la letra C que corresponde a naturaleza Crédito y en el campo Valor verifique que el valor corresponda al costo de ventas registrado en la primera secuencia. Página 12 de 14

13 15. Una vez registrada la información para todas las líneas de inventario haga click en el icono Grabar u oprima la tecla F Verifique que el campo Balance aparezca en ceros, el sistema nos muestra automáticamente la ventana Seleccione Opción si el Comprobante se elaboró correctamente haga click en el botón SI, en caso contrario haga click en el botón NO para realizar los ajustes correspondientes. Página 13 de 14

14 17. El sistema automáticamente nos muestra la ventana Número del documento y nos indica el número consecutivo del comprobante y finalmente haga click en el botón Continuar. 18. El sistema automáticamente nos muestra la ventana Impresión de Notas para imprimir, visualizar por pantalla o exportar a Excel active la casilla Destacado y haga click en los iconos Imprimir, Vista preliminar o Generar Archivo respectivamente, si lo que desea es salir de la ventana haga click en el icono Salir ; Página 14 de 14