GUÍA DE USUARIO ABRIR Y CERRAR VIGENCIAS EN EL MÓDULO CONTROL DE COMPROMISOS

Transcripción

1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: FI-P11-G09 1 Junio de 2014 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX GUÍA DE USUARIO ABRIR Y CERRAR VIGENCIAS EN EL MÓDULO CONTROL DE COMPROMISOS Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 La siguiente guía tiene como objetivo orientar sobre cómo crear la vigencia siguiente a la del año actual para poder asignar el presupuesto así mismo cómo cerrar la vigencia actual una vez la Oficina de Contabilidad ha cerrado sus estados financieros. ABRIR UNA VIGENCIA CERRAR UNA VIGENCIA Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

3 Ingrese al Sistema de Información Universitaria, registre su usuario y contraseña, en el menú de servicios ingrese a FN, específicamente a FN-Finanzas, luego seleccione Def Finanzas/Cadena Suministro:

4 A continuación seleccione Definiciones Comunes / Creación Calend Periodo Ppto:

5 En la ventana que habilita el sistema, registre PUJAV en campo ID set, luego seleccione buscar. En la ventana Resultados de Búsqueda seleccione en el ID Calendario Ab y en el campos Descripción Calendario Ppto Anual:

6 En la ventana Creación de Calendario de Periodo Presupuestario, ingrese en el campo *F Final la fecha final del año que se quiere abrir, Ej.: 31/12/2015, luego seleccione el botón y finalmente el botón.

7 En el menú principal seleccione Control de Compromisos/Definición Presupuesto Control/Definiciones de presupuesto, donde se registran los parámetros para Gastos (KK_PUJBG). En la ventana Definiciones de Presupuesto ingrese en el campo Valor ID Set PUJAV y en el Grupo Contable KK_PUJBG, luego seleccione el botón Buscar:

8 En la pestaña Opciones Presupuesto Control seleccione el botón Corregir historial para que el sistema le permita registrar información, luego seleccione el botón para agregar una nueva vigencia, registre la fecha en el campo *Fecha Efectiva, luego seleccione Guardar : 3 Registra el primer día del primer mes del año o vigencia que se quiere abrir 2 4 1

9 En la pestaña Estado Periodo de Presupuesto agregue una nueva vigencia, asigne el periodo, el estado del presupuesto y luego seleccione el botón Guardar : Seleccione el año de la nueva vigencia (Ej. 2015) Seleccione para agregar la nueva vigencia Seleccione la opción Abierto

10 En la pestaña Clave Contable de Control verifique y de ser necesario modifique las fechas para que la Fecha Inicial y la Fecha Final correspondan al mismo año de la vigencia creada (Ej.: si se crea la vigencia 2015 la Fecha Inicial y la Fecha Final deben corresponder al mismo año 2015), finalmente seleccione el cuadro Guardar.

11 En el menú principal seleccione Control de Compromisos/Definición Presupuesto Control/Definiciones de presupuesto. En la ventana Definiciones de Presupuesto ingrese en el campo Valor ID Set PUJAV y en el Grupo Contable KK_PUJBGIN, luego seleccione el botón Buscar: Nota: Se siguen los mismos pasos enunciados en Parámetros para Gastos (KK_PUJBG)

12 ABRIR UNA VIGENCIA CERRAR UNA VIGENCIA Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

13 Ingrese al Sistema de Información Universitaria, registre su usuario y contraseña, en el menú de servicios ingrese Control de Compromisos/Definición Presupuesto Control/Definiciones de presupuesto

14 En la ventana Definiciones de Presupuesto ingrese PUJAV en el campo Valor ID Set, y KK_PUJBG en el campo Descripción:

15 En la pestaña Opciones Presupuesto Control, seleccione el botón Corregir Historial, luego seleccione la opción Ver Todo, cambie el estado a Cerrado y finalmente seleccione el botón Guardar:

16 En la pestaña Estado Periodo Presupuesto en Periodo Presupuesto identificar el año a cerrar, en Estado de Presupuesto seleccionar la opción Cerrado y finalmente seleccione el botón Guardar: 1 2

17 En la pestaña Clave Contable de Control seleccione la opción Ver todo, en Estado Presupuesto seleccionar la opción Cerrado en cada una de las cuentas que se relacionan y finalmente seleccione el cuadro Guardar 2 1

18 En la ventana Definiciones de Presupuesto ingrese en el campo Valor ID Set PUJAV y en el Grupo Contable KK_PUJBGIN, luego seleccione el botón Buscar: Nota: Se siguen los mismos pasos enunciados en Parámetros para Gastos (KK_PUJBG)

19 Revisado por Jefe de la Oficina de Costos y Presupuesto Aprobado por Directora Financiera